ለአነስተኛ ቡድኖች የስራ ፍሰት አውቶሜሽን፡- ያለ ጭንቀት ባለ 5-ደረጃ ማስጀመሪያ መመሪያዎ

ትንሽ ቡድንህ ቀጭን ነው የተዘረጋው። የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኞችን በማስኬድ፣ የደንበኛ ጥያቄዎችን በማስተዳደር እና ፕሮጀክቶችን በመከታተል መካከል፣ በጣም ጠቃሚው ንብረትዎ - ጊዜ—በተደጋጋሚ እና በእጅ በሚሰሩ ስራዎች እየፈሰሰ ነው። ይህ አሰልቺ ብቻ አይደለም; በእድገትህ እና በሞራልህ ላይ የተደበቀ ግብር ነው። የስራ ፍሰት አውቶማቲክ መፍትሄ ነው, ነገር ግን ለብዙ ትናንሽ ቡድኖች, ለትልቅ ኮርፖሬሽኖች የተያዘ ውስብስብ, ውድ የሆነ ፕሮጀክት ነው. እንደ እውነቱ ከሆነ፣ አውቶሜሽን ለውጤታማነት ትልቁ ተቆጣጣሪዎ ነው፣ እና መጀመር እርስዎ ከሚያስቡት በላይ ቀላል ነው። ይህ መመሪያ በትክክል የት እና እንዴት እንደሚጀመር ለማሳየት ጫጫታውን ያቋርጣል፣ ጊዜ የሚወስዱ የቤት ውስጥ ስራዎችን ወደ እንከን የለሽ እና አውቶማቲክ ሂደቶች በመቀየር ቡድንዎን በእውነቱ አስፈላጊ በሆነው ላይ እንዲያተኩር ያደርጋል።

ለምን አውቶሜሽን ለአነስተኛ ቡድኖች ቅንጦት አይሆንም

ብዙ የአነስተኛ ንግድ ባለቤቶች አውቶማቲክ ለቀጣዩ የእድገት ደረጃዎች 'ለመኖር ጥሩ' እንደሆነ ያምናሉ። ይህ አስተሳሰብ በብቃት ለመለካት ትልቅ እንቅፋት ነው። እውነታው ግን አውቶማቲክ ፈጣን የውድድር ጠርዝ ያቀርባል. ከሂደትዎ ውስጥ በእጅ ደረጃዎችን ስልታዊ በሆነ መንገድ በማስወገድ ደቂቃዎችን ብቻ እየቆጠቡ አይደሉም። የበለጠ የሚቋቋም፣ ሊሰፋ የሚችል እና ስህተትን የሚቋቋም ክዋኔ እየገነቡ ነው።

የድምር ተጽእኖውን ግምት ውስጥ ያስገቡ፡ በአንድ ሰራተኛ በቀን 15 ደቂቃ የሚፈጅ ተግባር በአንድ ሰው ከ60 ሰአታት በላይ የጠፋ ምርታማነት በአመት ነው። ለአምስት ቡድን፣ ይህ ከ300 ሰአታት በላይ ነው - ለሁለት ወራት የሚጠጋ ስራ - ማሽኑ እንከን የለሽ በሆነ ሁኔታ ሊቋቋመው በሚችል ነገር ይባክናል። አውቶሜሽን የስራ ማስኬጃ ወጪዎችን በመቀነስ፣በመረጃ መግቢያ ወይም ግንኙነት ላይ የሚደረጉ ውድ የሰው ልጅ ስህተቶችን በመቀነስ እና ብቸኛነትን በማስወገድ የቡድንህን የስራ እርካታ በሚያስደንቅ ሁኔታ በማሻሻል የታች መስመርህን ይነካል።

የመጀመሪያው ህግ፡ የእርስዎን ተደጋጋሚ ጊዜ-ሰመጠዎች ይለዩት

በማንኛውም ሶፍትዌር ላይ ኢንቨስት ከማድረግዎ በፊት፣ በጣም ወሳኝ እርምጃ ወደ ውስጥ መመልከት ነው። ያለ ግልጽ ችግር አውቶማቲክ ውስብስብነት ብቻ ነው. ለአንድ ሳምንት ያህል የቡድንዎን የዕለት ተዕለት እንቅስቃሴ በመመልከት ይጀምሩ። ማነቆዎቹ የት አሉ? የትኞቹ ተግባራት በቀን ብዙ ጊዜ በተመሳሳይ መልኩ ይከናወናሉ?

ለአነስተኛ ቡድኖች የጋራ አውቶሜሽን እጩዎች

• የውሂብ ግቤት እና ማመሳሰል፡ መረጃን ከኢሜይሎች ወደ CRM ወይም ከደረሰኞች ወደ የተመን ሉህ በእጅ መቅዳት።
• የውስጥ ማጽደቂያዎች፡ አስተዳዳሪዎችን ለግዢ ትዕዛዝ ወይም ለእረፍት ጊዜ ማጽደቂያ በኢሜይል ሰንሰለት ማባረር።
• ደንበኛ መሳፈር፡ ለእያንዳንዱ አዲስ ደንበኛ ተመሳሳይ የእንኳን ደህና መጣችሁ ኢሜይል፣ ውል እና የማዋቀር መመሪያዎችን በመላክ ላይ።
• ማህበራዊ ሚዲያ አስተዳደር፡በተወሰኑ ጊዜያት ተመሳሳይ ይዘትን በተለያዩ መድረኮች ላይ መለጠፍ።
• የሪፖርት ማመንጨት፡ ከብዙ ምንጮች መረጃን በማንሳት ሳምንታዊ የሽያጭ ወይም የአፈጻጸም ሪፖርቶችን ማሰባሰብ።

አንዴ ዝርዝር ካሎት ቅድሚያ ይስጡ። በከፍተኛ ድግግሞሽ፣ ደንብ ላይ የተመሰረቱ እና ጊዜ የሚወስዱ ተግባራት ላይ አተኩር። እነዚህ በራስ-ሰር ኢንቨስትመንትዎ ላይ ፈጣኑ ተመላሽ ይሰጣሉ።

ትክክለኛዎቹን መሳሪያዎች መምረጥ፡ ቀላል እና የተዋሃደ ያድርጉት

የመሳሪያው መልክዓ ምድራዊ አቀማመጥ በጣም አስደናቂ ሊሆን ይችላል። ለአነስተኛ ቡድን ቁልፉ ከመጠን በላይ ምህንድስናን ማስወገድ ነው. እርስ በርስ የማይነጋገሩ ደርዘን የሚሆኑ ልዩ መተግበሪያዎች አያስፈልጉዎትም። የተዋሃዱ ሞጁሎችን ስብስብ የሚያቀርብ ማዕከላዊ መድረክ ይፈልጉ። እንደ Mewayz ያለው መፍትሔ ከ200 በላይ ሞጁሎች ያለው አንድ የቢዝነስ ኦፕሬቲንግ ሲስተም የሚያቀርብበት ነው—ከCRM እና ደረሰኝ እስከ HR እና አናሊቲክስ—ያለ ችግር አብረው የሚሰሩ።

መሣሪያዎችን በሶስት መመዘኛዎች ላይ በመመስረት ይገምግሙ፡ የአጠቃቀም ቀላልነት (ቡድንዎ በትንሽ ኮድ ኮድ አውቶማቲክ መገንባት መቻል አለበት)፣ የመዋሃድ ችሎታዎች (እንደ Gmail ወይም Slack ካሉ ሌሎች ከሚጠቀሙባቸው መተግበሪያዎች ጋር መገናኘት አለበት) እና መጠነ-ሰፊነት (ዋጋው ከእርስዎ ጋር መተንበይ አለበት፣ እንደ Mewayz's ካለው ጠንካራ ነፃ ደረጃ ጀምሮ)። መቆለፊያን ያስወግዱ እና ክፍት ኤፒአይዎችን ($4.99/ሞዱል ለMewayz) ለወደፊት ተለዋዋጭነት ያላቸውን መድረኮች ይምረጡ።

የእርስዎ ባለ 5-ደረጃ ማስጀመሪያ እቅድ ለመጀመሪያ አውቶሜሽን

የመጀመሪያውን አውቶማቲክ በአንድ ሳምንት ውስጥ ለመተግበር ተግባራዊ የሆነ ደረጃ በደረጃ እቅድ አለ።

1. አንድ ሂደት ምረጥ፡ ከዝርዝርህ ውስጥ ከፍተኛ ቅድሚያ የሚሰጠውን ተግባር ምረጥ። ለዚህ ምሳሌ፣ "አዲስ ደንበኛ ተሳፍሮ"ን እንጠቀም።
የአሁኑን ፍሰት ካርታእያንዳንዱን እርምጃ ይፃፉ። ለምሳሌ፣ 1. ሽያጭ የኢሜይል ማረጋገጫ ይልካል። 2. አስተዳዳሪ የደንበኛ አቃፊ ይፈጥራል. 3. ፋይናንስ ደረሰኝ ይልካል. 4. የቡድን መሪ የፕሮጀክት አስተዳዳሪን ይመድባል።
2. ራስ-ሰር ፍሰቱን ይንደፉ፡ ቀስቅሴዎችን እና ድርጊቶችን ይለዩ። ቀስቅሴ፡ ውል በCRM ውስጥ "ዝግ-አሸነፍ" የሚል ምልክት ተደርጎበታል። ድርጊቶች፡ የእንኳን ደህና መጣችሁ የኢሜል ፓኬጅ በራስ ሰር ይላኩ፣ የመጀመሪያውን የክፍያ መጠየቂያ ያመነጩ እና ይላኩ፣ የፕሮጀክት ቦርድ ይፍጠሩ እና ለሚመለከታቸው የቡድን አባላት ይመድቡ።
3. በማጠሪያ ሳጥን ውስጥ ይገንቡ እና ይሞክሩት፡ አውቶማሽኑን ለመፍጠር የመረጡትን መሳሪያ (ለምሳሌ፡ Mewayz's workflow ገንቢ) ይጠቀሙ። ሁሉም እርምጃዎች በትክክል መፈጸሙን ለማረጋገጥ በደንበኛ መለያ በደንብ ይሞክሩት።
4. ጀምር እና ተቆጣጠር፡ ከአውቶሜሽኑ ጋር በቀጥታ ስርጭት ሂድ ግን ለመጀመሪያዎቹ ጥቂት ዑደቶች በቅርበት ተከታተል። በገሃዱ ዓለም ግብረ መልስ ላይ በመመስረት ለማስተካከል እና ለማሻሻል ይዘጋጁ።

የእርስዎ ራስ-ሰር ጥረቶች ተጽእኖ መለካት

መለካት ካልቻልክ ማሻሻል አትችልም። ከመጀመርዎ በፊት ግልጽ መለኪያዎችን ይግለጹ። ለደንበኛ መሳፈር ምሳሌ፣ በእያንዳንዱ ደንበኛ የተቀመጠውን ጊዜ፣ በእጅ የሚሰሩ ስህተቶች መቀነስ (እንደ ያመለጡ ኢሜይሎች) እና የደንበኛ እርካታ ቅድመ እና ድህረ-አውቶማቲክ ውጤቶችን ይከታተሉ። ይህንን ውሂብ ለማየት በመሣሪያ ስርዓትዎ ውስጥ ያሉትን የትንታኔ ሞጁሎች ይጠቀሙ።

እነዚህ መለኪያዎች ለራሳችሁ እርካታ ብቻ አይደሉም። ለቀጣይ አውቶሜሽን ኢንቨስትመንቶች አስገዳጅ የንግድ ጉዳይ ይገነባሉ። አንድ ሂደትን በራስ-ሰር ማድረግ በሳምንት 10 ሰአት መቆጠብ እና የደንበኛ ማቆየት መሻሻል ማሳየት ሲችሉ ለቀጣዩ ፕሮጀክት ግዢን ማግኘት ብዙ ድካም ይሆናል።

የአውቶሜሽን ግብ ቡድንዎን መተካት ሳይሆን ሰብአዊ አቅማቸውን ማጉላት ነው። ትርጉም ባለው - ስትራቴጂ፣ ፈጠራ እና የደንበኛ ግንኙነት ላይ ለማተኮር እነርሱን ከመደበኛው ነገር ነፃ ማውጣት ነው።

በራስ ሰር ጉዞዎ ውስጥ የተለመዱ ወጥመዶችን ማስወገድ

ጉጉነት ከመጠን በላይ ወደ አውቶማቲክነት ሊያመራ ይችላል። ትልቁ ስህተት የተሰበረ ሂደትን በራስ ሰር ለማድረግ መሞከር ነው። የተመሰቃቀለ፣ ውጤታማ ያልሆነ የስራ ፍሰትን በራስ ሰር ማድረግ ፈጣን ትርምስ ይፈጥራል። ሁልጊዜ ሂደቱን በእጅ ያሻሽሉ፣ ከዚያ በራስ-ሰር ያድርጉ። ሌላው ችግር ቡድንዎን ችላ ማለት ነው። ከጅምሩ ያሳትፏቸው። አሁን ባለው የስራ ሂደት ላይ ባለሙያዎች ናቸው እና በዋጋ ሊተመን የማይችል ግንዛቤዎችን ይሰጣሉ. የእነርሱ ግዢ ለጉዲፈቻ ወሳኝ ነው።

በመጨረሻ፣ አታቀናብር እና አትርሳ። የስራ ፍሰቶች ይሻሻላሉ. የእርስዎ አውቶማቲክ ሂደቶች አሁንም ከንግድ ግቦችዎ ጋር የተጣጣሙ መሆናቸውን እና እንደታሰበው መስራታቸውን ለማረጋገጥ የሩብ አመት ግምገማን መርሐግብር ያውጡ።

ስኬትህን ማስፋት፡ ከአንድ ሂደት ወደ አውቶሜትድ ኦፕሬሽን

የመጀመሪያው የተሳካ አውቶሜሽን የፅንሰ-ሃሳብ ማረጋገጫ ነው። ያንን ፍጥነት ተጠቀም። ልክ እንደ የምርት ባህሪ የኋላ መዝገብ አውቶሜሽን መዝገብ ይፍጠሩ። የቡድን አባላት የሚያበሳጩ ሂደቶችን እንዲጠቁሙ ያበረታቷቸው። ተጨማሪ አውቶሜትሶችን በሚያክሉበት ጊዜ የተመጣጠነ ተፅእኖዎችን ማየት ይጀምራሉ—በአንድ አካባቢ ያሉ አውቶማቲክስ (እንደ CRM ያሉ) በሌላ (እንደ የፕሮጀክት አስተዳደር) ይበልጥ ብልጥ የሆኑ አውቶሜትሶችን የሚቀሰቅሱበት።

ይህ በእውነት የተቀናጀ የቢዝነስ ኦፕሬቲንግ ሲስተምን የመገንባት መንገድ ነው፣ መረጃ በዲፓርትመንቶች መካከል ያለ ምንም ጥረት የሚፈስበት፣ ውሳኔዎች በመረጃ የተደገፉ እና ቡድንዎ በሙሉ የፈጠራ እና ስልታዊ አቅሙ የሚሰራበት። ይህ ለዘላቂ፣ ሊሰፋ የሚችል ዕድገት መሠረት ነው።

ወደ አውቶሜትድ የስራ ሂደት የሚደረገው ጉዞ በአንድ፣ ሆን ተብሎ በሚደረግ እርምጃ ይጀምራል። አንድ ተደጋጋሚ ተግባርን በመለየት እና የተዋቀረ አሰራርን በመተግበር ለቡድንዎ ሰአቶችን መመለስ ፣ ስህተቶችን መቀነስ እና ውጤታማ ብቻ ሳይሆን መተንበይ የሚችል ንግድ መገንባት ይችላሉ። ለመጀመር ጊዜው አሁን ነው።

ብዙ ጊዜ የሚጠየቁ ጥያቄዎች

ለትንሽ ቡድን መጀመሪያ በራስ ሰር ለመስራት ቀላሉ የስራ ሂደት ምንድነው?

በጣም ቀላሉ የመነሻ ነጥብ ብዙውን ጊዜ የደንበኛ ግንኙነት ነው፣ ልክ እንደ አውቶሜትድ የእንኳን ደህና መጣችሁ ኢሜይል ቅደም ተከተል ለአዲስ ደንበኞች። ፈጣን ዋጋ የሚሰጥ እና ለማዋቀር ቀላል የሆነ ተደጋጋሚ፣ ደንብን መሰረት ያደረገ ተግባር ነው።

በስራ ፍሰት አውቶማቲክ ለመጀመር ምን ያህል ያስከፍላል?

በነጻ መጀመር ይችላሉ። Mewayz ን ጨምሮ ብዙ መድረኮች አስፈላጊ የሆኑ አውቶማቲክ ባህሪያት ያለው ነፃ ደረጃ ይሰጣሉ። ለትናንሽ ቡድኖች የሚከፈልባቸው እቅዶች በወር ከ19-49 ዶላር አካባቢ ይጀምራሉ፣ ይህም ይበልጥ ውስብስብ የሆኑ አውቶማቲክ ስራዎችን ሲጨምሩ መጠኑ ይጨምራል።

የእኛን የስራ ፍሰቶች በራስ ሰር ለመስራት ኮድ የማድረግ ችሎታ ያስፈልገናል?

አይ፣ አብዛኞቹ ዘመናዊ የንግድ አውቶሜሽን መድረኮች ምንም ኮድ ወይም ዝቅተኛ ኮድ ምስላዊ ግንበኞችን ይጠቀማሉ። ቀስቅሴዎችን እና ድርጊቶችን ተቆልቋይ ምናሌዎችን እና ቀላል አመክንዮዎችን ይገልፃሉ፣ ይህም ቴክኒካል ላልሆኑ የቡድን አባላት ተደራሽ ያደርገዋል።

እንዴት የእኛ አውቶማቲክ የስራ ፍሰቶች ደህንነታቸው የተጠበቀ መሆኑን እናረጋግጣለን?

ጠንካራ የደህንነት ማረጋገጫዎች ያላቸውን ታዋቂ መድረኮችን ይምረጡ። መሣሪያው የተጠቃሚ ፈቃዶችን እንድትቆጣጠር የሚፈቅድልህ መሆኑን አረጋግጥ፣ ስለዚህ ስልጣን ያላቸው ሰዎች ብቻ ሚስጥራዊነት ያላቸው አውቶሜትሮችን እና መረጃዎችን ማየት ወይም ማሻሻል ይችላሉ።

አንድን ሂደት በራስ ሰር ብናሰራው እና ቢሰበር ወይም መቀየር ቢያስፈልገውስ?

ይህ የተለመደ ነው። በጣም ጥሩው አሰራር አዳዲስ አውቶሜትቶችን በቅርበት መከታተል እና ከቡድንዎ ጋር የግብረመልስ ዑደትን ማቆየት ነው። አብዛኛዎቹ መሳሪያዎች ንግድዎ እየተሻሻለ ሲመጣ የስራ ሂደቶችዎን በቀላሉ ለአፍታ እንዲያቆሙ፣ እንዲያርትዑ እና እንዲያሻሽሉ ያስችሉዎታል።