የቴክኖሎጂ ላልሆኑ ቡድኖች የፕሮጀክት አስተዳደር፡ በትክክል የሚሰሩ መሳሪያዎችን እንዴት እንደሚመርጡ

የቴክኖሎጂ ያልሆነ ቡድን ችግር፡ የፕሮጀክት መሳሪያዎች ከሚፈቱት በላይ ችግሮች ሲፈጥሩ

በማደግ ላይ ባለ ቡቲክ ኤጀንሲ የማርኬቲንግ ስራ አስኪያጅ የሆነችው ሳራ ለቡድኗ አዲስ የፕሮጀክት አስተዳደር ስርዓት በቅርቡ ተግባራዊ አድርጋለች። በጣም ኃይለኛ የሚመስለውን መርጣለች—በባህሪ-የበለጸገ፣በቴክ ግዙፍ ሰዎች ጥቅም ላይ የዋለ፣ከሶፍትዌር ልማት ቡድኖች በሚያንጸባርቁ ግምገማዎች። ከሶስት ወራት በኋላ ቡድኗ ዘመቻዎችን ከመፍጠር ይልቅ ሁኔታዎችን በማዘመን የበለጠ ጊዜ እያጠፋ ነበር። መሳሪያው እሷ ካሰበችው የውጤታማነት ማበልፀጊያ ይልቅ የምርታማነት ጉድጓድ ሆኗል:: ትክክለኛው የፕሮጀክት አስተዳደር ስርዓት የቡድንዎ ተፈጥሯዊ የስራ ሂደት እንደ ማራዘሚያ ሊሰማው ይገባል, የማያቋርጥ ጥገና የሚያስፈልገው የውጭ ነገር አይደለም. ቴክኖሎጅ ላልሆኑ ቡድኖች ምርጫው በጣም ሃይለኛውን መሳሪያ መፈለግ ሳይሆን በጣም ተገቢ የሆነውን መሳሪያ ማግኘት ነው። — የግብይት ዳይሬክተር፣ የችርቻሮ ኩባንያ

ለምንድነው መደበኛ በቴክ ላይ ያተኮሩ መሳሪያዎች ብዙ ጊዜ የሚሳናቸው ቴክኒካል ያልሆኑ ቡድኖች

አብዛኞቹ የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌሮች የሚመነጩት እንደ Agile እና Scrum ካሉ የሶፍትዌር ልማት ዘዴዎች ነው። እነዚህ ስርዓቶች የኮድ sprintsን፣ የሳንካ ጥገናዎችን እና ቴክኒካል አቅርቦቶችን በመከታተል የተሻሉ ናቸው ነገር ግን ብዙ ጊዜ ለፈጠራ ዘመቻዎች፣ የክስተት እቅድ ማውጣት ወይም የሰው ሃይል የመሳፈር ሂደቶችን ያጣሉ።

ቃላቶቹ ብቻውን እንቅፋት ይፈጥራል። ቴክኒካል ያልሆኑ የቡድን አባላት የግብይት ዘመቻን ሂደት ለመከታተል የ"sprint backlog" ወይም "epic" ምን ማለት እንደሆነ መረዳት አያስፈልጋቸውም። የሚፈለገው የአዕምሮ ትርጉም ጉዲፈቻን እና ወጥነትን የሚቀንስ ግጭት ይፈጥራል።

ውስብስብነት ክፍተቱ

በባህሪ የበለጸጉ መሳሪያዎች ከስልጣን ይልቅ ያሸንፋሉ። የብሮሹር ተከታታይ እቅድ ለማውጣት የግራፊክ ዲዛይነር የተቃጠሉ ገበታዎች ወይም የፍጥነት ክትትል አያስፈልጋቸውም - ግልጽ የሆነ የጊዜ ገደብ፣ የንብረት ድርጅት እና የደንበኛ ግብረመልስ መሰብሰብ ያስፈልጋቸዋል። እያንዳንዱ ጥቅም ላይ ያልዋለ ባህሪ የሚባክን ኢንቬስትመንት እና የግንዛቤ ጭነትን ይወክላል።

የስራ ፍሰት አለመመጣጠን

የፈጠራ እና ተግባራዊ የስራ ፍሰቶች ከቴክኒካል ልማት ዑደቶች የበለጠ ፈሳሽ ይሆናሉ። የደንበኛ ግንኙነቶችን የሚያስተዳድር የሽያጭ ቡድን በእድሎች ላይ በመመስረት ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች ለማስተካከል ተለዋዋጭነት ያስፈልገዋል, የሶፍትዌር ቡድኖች ብዙውን ጊዜ በቋሚ ድግግሞሽ ይሰራሉ. የገሃዱ አለም ንግድ በፍጥነት ሲቀየር ጠንካራ መሳሪያዎች ይሰበራሉ።

ቴክኒካል ላልሆኑ የፕሮጀክት አስተዳደር ቁልፍ የግምገማ መስፈርቶች

ትክክለኛውን መሳሪያ መምረጥ ከቴክኒካል ያልሆኑ የስራ ሂደቶች ጋር በተያያዙ መስፈርቶች ላይ ትኩረት ማድረግን ይጠይቃል። ቅድሚያ የሚሰጠው የሚከተለው ነው፡ ችሎታዎችከነባር ስርዓቶችህ (ኢሜይል፣ ካላንደር፣ የፋይል ማከማቻ) ጋር ይገናኛል? ገንቢዎች የ GitHub ውህደትን እና የኮድ ዝርጋታ ባህሪያትን ዋጋ ሊሰጡበት በሚችሉበት ቦታ፣ ቴክኒካል ያልሆኑ ቡድኖች ከGoogle Drive ግንኙነት እና ከደንበኛ ፖርታል አቅም የበለጠ ይጠቀማሉ። የእኛ ሞዱላር ሲስተም ቴክኒካል ያልሆኑ ቡድኖች ያለጥቅም ላይ ያልዋሉ ባህሪዎች እብጠት የሚያስፈልጋቸውን በትክክል እንዲገነቡ ያስችላቸዋል። የሰው ኃይል ክፍሎች የመሳፈሪያ ማረጋገጫ ዝርዝሮችን ከሰነድ አስተዳደር እና ከሰራተኛ የመገናኛ መሳሪያዎች ጋር ሊያዋህዱ ይችላሉ። ተለዋዋጭነቱ የሚመጣው የእርስዎን ልዩ የስራ ሂደት የሚያገለግሉ ሞጁሎችን ብቻ በመምረጥ ነው።

የእውነተኛው ዓለም ትግበራ፡ የግብይት ኤጀንሲ ጉዳይ ጥናት

ከደንበኞቻችን አንዱ የሆነው ባለ 12 ሰው የግብይት ኤጀንሲ የደንበኛ ፕሮጄክቶችን በበርካታ መድረኮች በመከታተል ታግሏል። ትሬሎን ለተግባራት፣ ጎግል ሉሆችን ለበጀት፣ Slack ለግንኙነት እና ኢሜይል ለደንበኛ ማፅደቂያ - የማያቋርጥ የአውድ መቀያየርን በመፍጠር ይጠቀሙ ነበር።

የMewayzን የፕሮጀክት አስተዳደር ሞጁሉን ከ CRM እና የክፍያ መጠየቂያ ሞጁሎች ጋር በመተግበር የስራ ፍሰታቸውን ወደ አንድ ነጠላ ስርዓት አዋህደዋል። ውጤቱ፡ የፕሮጀክት አስተዳደር ጊዜን 30% መቀነስ እና በተሻሻለ ታይነት ምክንያት ያመለጡ ቀነ-ገደቦችን ለማስወገድ ተቃርቧል።

የእርስዎን ተስማሚ መሳሪያ ለመምረጥ የደረጃ በደረጃ መመሪያ

ለቡድንዎ በትክክል የሚሰራውን የፕሮጀክት አስተዳደር መፍትሄን ለመለየት ይህንን ተግባራዊ ሂደት ይከተሉ፡

1. የእርስዎን የሂደት ፍሰት እንዴት ማከናወን እንደሌለበት ካርታ ያድርጉ። የህመም ነጥቦችን እና ማነቆዎችን ይለዩ።
2. መኖር ያለበት ከጥሩ-ወደ-መኖር ባህሪያት ጋር ይግለጹ፡ጨካኞች ሁኑ። ባህሪው በየሳምንቱ ጥቅም ላይ የማይውል ከሆነ፣ አላስፈላጊ ውስብስብነት ሊሆን ይችላል። ከድርጅታዊ አተገባበር በፊት በፓይለት ቡድን ይጀምሩ።

ይህ ዘዴያዊ አካሄድ ከትክክለኛው ተጠቃሚነት ይልቅ በባህሪ ዝርዝሮች ላይ በመመስረት የመምረጥ የተለመደ ስህተትን ይከላከላል። ግቡ በስራዎ ጀርባ ላይ የሚጠፋ መሳሪያ መፈለግ ነው - አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ አሁኑኑ, በማይታይበት ጊዜ የማይታዩ.

የተለመዱ የትግበራ ጥፋቶች እና እንዴት ማስወገድ እንደሚቻል

ትክክለኛው መሳሪያ ቢኖረውም, የትግበራ ውድቀቶች የፕሮጀክት አስተዳደር ማሻሻያዎችን ሊያደናቅፉ ይችላሉ. ለእነዚህ የተለመዱ ጉዳዮች ተጠንቀቁ፡

ከመጠን በላይ የማበጀት ወጥመድ

ነባሩን ሂደቶች በትክክል ለማዛመድ እያንዳንዱን የአዲሱ ስርዓት ገጽታ ማበጀት ፈታኝ ነው። ነገር ግን ከመጠን በላይ ማበጀት ብዙውን ጊዜ ከዝማኔዎች ጋር የሚበላሹ እና ለማቆየት አስቸጋሪ የሆኑ ደካማ ስርዓቶችን ይፈጥራል። ለ 80% ተስማሚ - የማያቋርጥ ማስተካከያ ሳያስፈልግ በጥሩ ሁኔታ ለመስራት በጣም ቅርብ።

የጉዲፈቻ መቋቋም

የራሳቸውን ዘዴ (የተመን ሉሆች፣ የኢሜል ክሮች፣ ተለጣፊ ማስታወሻዎች) የለመዱ የቡድን አባላት የተማከለ ስርዓቶችን ሊቃወሙ ይችላሉ። የግለሰብ ጥቅማጥቅሞችን በማጉላት ይህንን መፍታት - አነስተኛ ክትትል ኢሜል ፣ ግልጽ ቅድሚያ የሚሰጣቸው ጉዳዮች ፣ መቋረጦች ይቀንሳል። በአሁን እና በወደፊት ፕሮጀክቶች አዲስ ይጀምሩ፣ ይህም ቡድኑ ያለ ውርስ መረጃ ሸክም ስርዓቱን እንዲማር ያስችለዋል።

ስኬትን መለካት፡ ከመሠረታዊ የአጠቃቀም መለኪያዎች ባሻገር

የእርስዎ የፕሮጀክት አስተዳደር መሣሪያ በትክክል እየሰራ መሆኑን እንዴት ያውቃሉ? ከቀላል የጉዲፈቻ ተመኖች ባሻገር እነዚህን ትርጉም ያላቸው አመልካቾች ተመልከት፡

የፕሮጀክት ዑደት ጊዜ ቅነሳ፡ፕሮጀክቶች በአነስተኛ የአስተዳደር ወጪ በፍጥነት እየተጠናቀቁ ናቸውን? የተሳሳተ ግንኙነት? ጥራት ያለው አስተያየት ብዙውን ጊዜ ከቁጥራዊ መረጃዎች የበለጠ ያሳያል - የቡድን አባላት በአዲሱ ስርዓት ውስጥ ያላቸውን ልምድ እንዴት እንደሚገልጹ በጥንቃቄ ያዳምጡ።

የቴክኖሎጂ ላልሆኑ ቡድኖች የፕሮጀክት አስተዳደር የወደፊት ጊዜ

ሰው ሰራሽ የማሰብ ችሎታ ወደ የንግድ መሳሪያዎች ውስጥ ይበልጥ እየተዋሃደ ሲመጣ የፕሮጀክት አስተዳደር ስርዓቶች በቀላሉ ድርጊቶችን ከመመዝገብ ይልቅ ፍላጎቶችን ይጠብቃሉ. በታሪካዊ ቅጦች ላይ ተመስርተው ሊከሰቱ የሚችሉ ማነቆዎችን በራስ ሰር የሚጠቁሙ ወይም ምርጥ የሀብት ድልድልን የሚጠቁሙ መሳሪያዎችን አስቡ።

ቴክኒካል ላልሆኑ ቡድኖች ይህ ዝግመተ ለውጥ ማለት በአስተዳደር ስራዎች ላይ የሚጠፋው ጊዜ ያነሰ እና የበለጠ ትኩረትን በእሴት ፈጠራ ላይ ነው። የነገዎቹ መሳሪያዎች ከመከታተያ ስርዓቶች ይልቅ እንደ ትብብር አጋሮች ሊሰማቸው ይችላል።

ቁልፍ ግንዛቤው ቋሚ ነው፡- የቴክኖሎጂ ላልሆኑ ቡድኖች የተሳካ የፕሮጀክት አስተዳደር የቅርብ ጊዜውን ዘዴ ወይም በጣም ባህሪ የበለጸገ መሣሪያን ስለመጠቀም አይደለም። ፕሮጀክቶች በብቃት ወደፊት እንዲራመዱ የሚያስችል በቂ መዋቅር በማቅረብ የቡድንዎን የስራ ሂደት የሚያከብሩ መፍትሄዎችን መፈለግ ነው። በጥንቃቄ ሲመረጥ ትክክለኛው ስርዓት የቡድንህን ምርጥ ስራ የሚደግፍ የማይታይ የጀርባ አጥንት ይሆናል - ልክ የፕሮጀክት አስተዳደር መስራት እንዳለበት።

ብዙ ጊዜ የሚጠየቁ ጥያቄዎች

የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌር ሲመርጡ ቴክኒካል ያልሆኑ ቡድኖች የሚያደርጉት ትልቁ ስህተት ምንድነው?

በጣም የተለመደው ስህተት ለሶፍትዌር ልማት ቡድኖች የተነደፉ መሳሪያዎችን መምረጥ ነው። እነዚህ ብዙውን ጊዜ የስራ ሂደቶችን ከማቅለል ይልቅ የጉዲፈቻ መሰናክሎችን የሚፈጥሩ አላስፈላጊ ውስብስብነት እና የቃላት አጠቃቀምን ያካትታሉ።

አንድ ቡድን በአዲስ የፕሮጀክት አስተዳደር ስርዓት ጎበዝ ለመሆን ምን ያህል ጊዜ ሊወስድ ይገባል?

አብዛኞቹ ቡድኖች በ1-2 ሳምንታት ውስጥ መሰረታዊ ብቃታቸውን እና ሙሉ ውህደትን ከ4-6 ሳምንታት ውስጥ ማሳካት አለባቸው። ስልጠና ከዚህ የጊዜ መስመር ካለፈ መሳሪያው ለፍላጎትዎ በጣም የተወሳሰበ ሊሆን ይችላል።

ለተለያዩ ክፍሎች በርካታ የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያዎችን መጠቀም እንችላለን?

በተቻለ መጠን ብዙ ሲስተሞችን መጠቀም ብዙ ጊዜ የመገናኛ ሳይሎሶችን ይፈጥራል። የተሻለው አካሄድ በዲፓርትመንቶች ውስጥ የተለያዩ የስራ ፍሰት ፍላጎቶችን ማስተናገድ የሚችል ተለዋዋጭ መድረክ ማግኘት ነው።

የመደበኛ የፕሮጀክት አስተዳደር ስርዓትን ለመተግበር ትክክለኛው የቡድን መጠን ምን ያህል ነው?

ከ5 ሰዎች በላይ የሆነ ማንኛውም ቡድን ከተዋቀረ የፕሮጀክት አስተዳደር ይጠቀማል። ከዚህ መጠን በታች፣ መደበኛ ያልሆኑ ዘዴዎች ብዙ ጊዜ በቂ ናቸው፣ ነገር ግን ጥሩ ልማዶችን ቀደም ብለው መመስረት ሲያድጉ ትርፍ ያስከፍላል።

ለፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌሮች ምን ያህል በጀት ልናወጣ ይገባል? ለጠንካራ መፍትሄዎች በየወሩ ከ10-25 ዶላር በተጠቃሚ ያቅዱ። በሽግግር ወቅት የአተገባበር ጊዜን እና እምቅ ምርታማነትን ግምት ውስጥ ማስገባትዎን ያስታውሱ-እውነተኛው ወጪ ከደንበኝነት ምዝገባ ክፍያ በላይ ይዘልቃል።