Galutinis SMB pasirodymas: „QuickBooks“, „Xero“ ar „viskas viename“ platforma?

Apskaitos dilema, su kuria susiduria kiekvienas augantis verslas

Tinkamos finansinės programinės įrangos pasirinkimas yra vienas iš svarbiausių sprendimų, kuriuos priims maža ar vidutinė įmonė. Atlikite tai teisingai ir turėsite pagrindą keičiamam augimui. Supraskite tai neteisingai ir įstrigo varginantis neefektyvumas, duomenų kaupikliai ir didėjantys abonentiniai mokesčiai. Daugelį metų diskusijos vyko apie du sunkiasvorius: „QuickBooks“ ir „Xero“. Šios specializuotos apskaitos priemonės puikiai tinka tai, ką daro. Tačiau nauja kategorija meta iššūkį status quo: „viskas viename“ verslo platforma. Šios platformos, kaip ir „Mewayz“, sujungia apskaitą su CRM, sąskaitų faktūrų išrašymą, HR ir daugybę kitų modulių į vieną vieningą operacinę sistemą. Šis vadovas pašalina triukšmą ir pateikia praktinį palyginimą, padedantį nuspręsti, ar specialistas, ar vieninga platforma yra tinkamas jūsų verslo augimo variklis.

Pagrindinių grotuvų supratimas: „QuickBooks“, „Xero“ ir „viskas viename“

Prieš gilinantis į funkcijas, būtina suprasti pagrindinę kiekvienos parinkties filosofiją. „QuickBooks“, „Intuit“ produktas, yra įsitvirtinusi rinkos lyderė Šiaurės Amerikoje. Tai labai daug funkcijų, skirtų apskaitai, tačiau tradiciškai buvo atskira sistema. „Xero“, žinomas dėl savo gražios sąsajos ir stipraus buvimo visame pasaulyje, yra debesų bendradarbiavimo ir didžiulės trečiųjų šalių integracijų ekosistemos šalininkas. Abu yra visų pirma apskaitos sprendimai.

„Viskas viename“ platformos yra kitoks požiūris. Užuot pradėję nuo apskaitos ir tikėdamiesi prijungti kitus įrankius, jie nuo pat pradžių kuria vieningą verslo operacinę sistemą. Pavyzdžiui, „Mewayz“ siūlo 208 modulius, apimančius viską nuo CRM ir projektų valdymo iki darbo užmokesčio ir analizės vienoje vientisoje aplinkoje. Pagrindinis klausimas: ar norite geriausio savo klasėje apskaitos įrankio, kurį turėsite prijungti prie kitų geriausių savo klasėje įrankių, ar vienos sistemos, kuri valdytų visą jūsų veiklą?

Funkcijų palyginimas: kur šviečia kiekvienas sprendimas

Apskaitos meistriškumas

QuickBooks yra galingiausias. Jo funkcijų rinkinys pagrindinei apskaitai – dvigubo įrašo tvarkymui, išsamiai ataskaitų teikimui, atsargų valdymui ir mokesčių ruošimui – yra bene išsamiausias. Tai tinka įmonėms, turinčioms sudėtingų apskaitos poreikių. Xero siūlo tvirtus apskaitos pagrindus ir aiškesnę bei intuityvesnę naudotojo patirtį. Ypač giriamas jos banko susitaikymas. Viskas viename platformose, pvz., „Mewayz“, yra patikimi, tinkami apskaitos moduliai, atitinkantys daugumos mažų ir vidutinių įmonių poreikius. Pagrindinis pranašumas yra ne tai, kad apskaita yra galingesnė, bet tai, kad ji savaime integruota su visomis kitomis jūsų verslo dalimis.

Integracija ir ekosistema

Čia keliai labai skiriasi. „QuickBooks“ ir „Xero“ pasitiki savo programų prekyvietėmis. „QuickBooks“ gali pasigirti daugiau nei 650 integracijų, o „Xero“ – daugiau nei 1000. Tai reiškia, kad tikriausiai galėsite prijungti savo apskaitos programinę įrangą prie kitų naudojamų įrankių, tačiau tam reikia sąrankos, nuolatinio valdymo ir dažnai papildomų mėnesinių mokesčių už kiekvieną prijungtą programą. Naudojant „viskas viename“ platformą, integracijos yra integruotos. Jūsų CRM duomenys, projekto terminai ir darbuotojų valandos jau yra susiję su sąskaitų faktūrų išrašymo moduliu. Nėra jokių API vargo ar duomenų sinchronizavimo problemų. Įmonėms, pavargusioms žongliruoti prisijungimais ir kovoti su Zapier, ši vietinė vienybė gali pakeisti žaidimą.

Tikroji nuosavybės kaina: už mėnesio prenumeratos ribų

Kainoms lyginti reikia žiūrėti ne tik į lipduko kainą. „QuickBooks Online“ kainuoja apie 30 USD per mėnesį, o „Xero“ - apie 22 USD per mėnesį, tačiau tai yra tik apskaitos pagrindas. Tikroji kaina atsiranda, kai pridedate kitą reikalingą programinę įrangą. CRM gali kainuoti 15 USD už vartotoją per mėnesį. Projekto valdymo įrankis dar 10 USD. Sąskaitų faktūrų išrašymo sistema, 20 USD. Staiga jūsų „dėklas“ vienam vartotojui per mėnesį kainuoja daugiau nei 75 USD, o jūs valdote keturias skirtingas sistemas.

„Viskas viename“ platformos iš esmės pakeičia šį skaičiavimą. „Mewayz“ mokami planai svyruoja nuo 19 USD iki 49 USD per mėnesį vienam vartotojui, o į šią kainą įeina ne tik apskaita, bet ir CRM, sąskaitų faktūrų išrašymas, HR įrankiai ir kt. Bendra nuosavybės kaina dažnai yra žymiai mažesnė, nes sujungiate kelias prenumeratas į vieną. Be to, laikas, sutaupytas nevaldant skirtingų sistemų, reiškia didžiulį paslėptų išlaidų taupymą.

"Didžiausia kaina daugeliui mažų ir vidutinių įmonių yra ne programinės įrangos prenumerata; tai valandos, praleistos perjungiant programas, suderinant duomenų klaidas ir mokant personalą keliose sistemose. Konsolidavimas yra ne tik patogus, bet ir tiesioginis pelningumo padidėjimas."

Darbo eigos efektyvumas: paslėptas produktyvumo žudikas

Apsvarstykite paprastą procesą: sukurkite sąskaitą faktūrą klientui. Suskaidytoje sistemoje pardavėjas užbaigia sandorį CRM. Tada jie turi pranešti apskaitos komandai, kuri nustato kliento vietą „QuickBooks“, rankiniu būdu iš naujo įveda išsamią informaciją ir sugeneruoja sąskaitą faktūrą. Yra vietos klaidoms ir delsimui.

„Viskas viename“ platformoje tas pats procesas vyksta sklandžiai. Uždarytas sandoris CRM automatiškai sugeneruoja sąskaitos faktūros projektą, susietą su tinkamu klientu ir projektu. Apskaitos komanda tiesiog peržiūri ir išsiunčia. Šis pardavimo, operacijų ir finansų trinties pašalinimas gali sumažinti administracines išlaidas 20 % ar daugiau. Tai yra pagrindinis suvienodintos OS vertės pasiūlymas: jis padidina visą verslo darbo eigą, o ne tik apskaitą.

Žingsnis po žingsnio vadovas, kaip priimti sprendimą

Vykdykite šį praktinį procesą, kad pasirinktumėte savo verslui tinkamą sistemą.

1. Dabartinių įrankių auditas: nurodykite visus programinės įrangos įrankius, už kuriuos šiuo metu mokate ir kuriuos naudojate. Apskaičiuokite bendrą mėnesio kainą ir pasižymėkite, kiek valandų praleidžiama duomenų perdavimui tarp jų.
2. Sudarykite savo pagrindines darbo eigas: nustatykite 3–5 svarbius verslo procesus (pvz., grynųjų pinigų priėmimą, mokėjimą išsimokėtinai). Dokumentuokite kiekvieną veiksmą ir naudojamą programinę įrangą. Kur yra kliūtys?
3. Apibrėžkite neaptartus dalykus: kokios yra 5 funkcijos, kurias būtina turėti? Ar tai išplėstinis inventorius? Konkretus darbo užmokesčio atitiktis? Išsamios CRM funkcijos?
4. Išbandykite geriausius varžovus: prisiregistruokite ir gaukite nemokamus „QuickBooks“, „Xero“ ir „viskas viename“ platformos, pvz., „Mewayz“, bandomąsias versijas. Žiūrėkite ne tik į sąsają – pabandykite vykdyti vieną iš susietų darbo eigų.
5. Apskaičiuokite 3 metų TCO: numatykite savo augimą. Kaip pasikeis vartotojų skaičius ir funkcijų poreikiai? Apskaičiuokite bendrą kiekvienos parinkties 3 metų kainą, įskaitant visas būtinas integracijas.
6. Priimkite strateginį pasirinkimą: remdamiesi tuo, kas išdėstyta pirmiau, nuspręskite: ar specializuoto įrankio galia nusveria vieningos sistemos efektyvumą?

Mastelio keitimas ir jūsų verslo ateities užtikrinimas

Šiandien jūsų pasirinkimas turi paskatinti jūsų augimą rytoj. „QuickBooks“ ir „Xero“ puikiai tinka apskaitos sudėtingumo požiūriu, tačiau bendra programinės įrangos rinkinys gali tapti paini netvarka. Naujo skyriaus įtraukimas dažnai reiškia kito specializuoto įrankio pirkimą ir integravimą. „Viskas viename“ platforma iš esmės keičiasi. Augdami jūs tiesiog aktyvuojate naujus modulius toje pačioje sistemoje. Automobilių parko valdymo modulį arba išplėstinę analizės prietaisų skydelį galite pridėti vienu spustelėjimu ir nereikia jokios integracijos. Šis metodas užtikrina, kad jūsų veikla būtų tinkama ateičiai, užtikrindama, kad jūsų verslo OS augtų kartu su jumis, o ne prieš jus.

Verdiktas: kada pasirinkti kurį

• Pasirinkite „QuickBooks“, jei: jūsų verslui reikia išskirtinai sudėtingų apskaitos, mokesčių ar atsargų poreikių, kuriems reikia didžiausio pramonės gylio, o jūs turite išteklių valdyti kelių įrankių ekosistemą.
• Pasirinkite „Xero“, jei: teikiate pirmenybę moderniai, patogiai sąsajai, stipriam kelių valiutų palaikymui ir pageidaujate sukurti tinkintą rinkinį iš didelės integracijų rinkos.
• Pasirinkite „viskas viename“ platformą, pvz., „Mewayz“, jei: labiau vertinate veiklos efektyvumą. Jei pavargote nuo programų perkrovos, norite suskaidyti duomenų kaupiklius ir ieškoti vienintelio tiesos šaltinio, kuris supaprastintų valdymą ir sumažintų visas išlaidas, tai yra aiškus kelias į priekį.

Kiti žingsniai supaprastintos operacijos link

Verslo programinės įrangos tendencija neabejotinai keičiasi konsolidavimo link. Daugelio programų tvarkymo išlaidos yra laiko ir dėmesio išeikvojimas, kurio dauguma MVĮ nebegali sau leisti. Nors „QuickBooks“ ir „Xero“ yra galingi įrankiai, „viskas viename“ platforma siūlo įtikinamą paprastesnio, labiau susieto darbo būdo viziją. Geriausias būdas tai sužinoti – patirti skirtumą iš pirmų lūpų. Pradėkite nuo nemokamos bandomosios versijos ir išbandykite sudėtingiausią darbo eigą. Galite tiesiog pastebėti, kad raktas į kitą augimo etapą yra ne papildomos programinės įrangos pridėjimas, o galiausiai jos sujungimas.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar „viskas viename“ platforma tikrai gali pakeisti „QuickBooks“ smulkiajam verslui?

Daugumai mažų įmonių – taip. „Viskas viename“ platformose, tokiose kaip „Mewayz“, yra patikimi apskaitos moduliai, kurie tvarko sąskaitų faktūrų išrašymą, išlaidas, ataskaitų teikimą ir banko suderinimą. Jei neturite labai specializuotų apskaitos reikalavimų, vieninga platforma yra daugiau nei įmanoma.

Koks didžiausias minusas naudojant atskiras programas, pvz., „QuickBooks“ ir „Xero“?

Didžiausias trūkumas yra duomenų kaupikliai ir darbo eigos trintis. Informacija įstringa įvairiose sistemose, todėl ją reikia perkelti rankiniu būdu, todėl atsiranda klaidų, vėlavimų ir suskaidomas jūsų verslo vaizdas.

Ar sunku pereiti iš „QuickBooks“ į „viskas viename“ platformą?

Šiuolaikinės platformos siūlo importavimo įrankius, skirtus perkelti sąskaitų planą, klientų sąrašus ir istorinius operacijų duomenis. Nors tai reikalauja kruopštaus planavimo, procesas yra gerai dokumentuotas ir daugelis įmonių mano, kad ilgalaikis efektyvumo padidėjimas gerokai viršija vienkartines perkėlimo pastangas.

Ar „viskas viename“ platforma yra saugi?

Patikimos „viskas viename“ platformos daug investuoja į įmonės lygio saugą, dažnai užtikrindamos geresnę apsaugą, nei nedidelė įmonė galėtų valdyti kelis atskirus pardavėjus. Jūsų duomenys saugomi vienoje saugioje aplinkoje, o ne paskirstomi keliose skirtingose sistemose.

Ką daryti, jei man reikia funkcijos, kurios nėra „viskas viename“ platformoje?

Platformos, tokios kaip „Mewayz“, siūlo API prieigą (4,99 USD už modulį), kad kūrėjai galėtų kurti pasirinktines integracijas. Tačiau, turėdami 208 modulius, dauguma mažų ir vidutinių įmonių pastebi, kad pagrindiniai jų poreikiai – nuo CRM ir HR iki analizės ir užsakymo – jau tenkinami savaime.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar „viskas viename“ platforma tikrai gali pakeisti „QuickBooks“ smulkiajam verslui?

Daugumai mažų įmonių – taip. „Viskas viename“ platformose yra patikimi apskaitos moduliai, kurie tvarko sąskaitų faktūrų išrašymą, išlaidas, ataskaitas ir banko suderinimą, todėl juos galima pakeisti, nebent turite labai specializuotų apskaitos poreikių.

Koks didžiausias minusas naudojant atskiras programas, pvz., „QuickBooks“ ir „Xero“?

Didžiausias trūkumas yra duomenų kaupikliai ir darbo eigos trintis. Informacija įstringa įvairiose sistemose, todėl duomenis reikia perkelti rankiniu būdu, todėl gali atsirasti klaidų, vėlavimų ir trūksta vieningo požiūrio į jūsų verslo operacijas.

Ar sunku pereiti iš „QuickBooks“ į „viskas viename“ platformą?

Šiuolaikinės platformos siūlo importavimo įrankius pagrindiniams duomenims perkelti. Nors tam reikia planuoti, procesas yra valdomas, o ilgalaikis efektyvumas dėl vieningos sistemos paprastai nusveria vienkartines perkėlimo pastangas.

Ar „viskas viename“ platforma yra saugi?

Taip, geros reputacijos „viskas viename“ platformose naudojama įmonės lygio sauga, dažnai užtikrinanti tvirtesnę apsaugą, nei mažoji įmonė galėtų pasiekti tvarkydama kelių atskirų programinės įrangos tiekėjų saugumą.

Ką daryti, jei man reikia funkcijos, kurios nėra „viskas viename“ platformoje?

Platformos, tokios kaip „Mewayz“, siūlo API prieigą tinkintam integravimui. Tačiau turėdami daugybę savųjų modulių, dauguma įmonių mano, kad jų pagrindiniai veiklos poreikiai jau patenkinti nereikalaujant papildomų programų.