„Mes daugiau laiko praleidome tvarkydami programinę įrangą nei tvarkydami savo klientus“, – sakė partneris įkūrėjas Michaelas Hartwellas. „Mūsų advokatų padėjėjai perjungdavo keturis skirtingus langus, kad atidarytų naują bylos bylą, suplanuotų priėmimo susitikimą, praneštų komandai ir nustatytų atsiskaitymą. Apskaičiavome, kad beveik 30 proc. neapmokestinamų valandų buvo grynos programinės įrangos išlaidos. Taip pat buvo išleisti pinigai už prenumeratas, mokėdami daugiau nei 1 200 USD per mėnesį už sistemą, kuri nuolat kovojo su mumis.

Dėl integracijos trūkumo atsirado kritinių klaidų. Dėl kalendoriaus nelaimingo atsitikimo beveik nebuvo praleistas padavimo teismui terminas, o nenuoseklus duomenų įvedimas tarp „Clio“ ir „QuickBooks“ sukėlė sąskaitų faktūrų ginčų, kurie pakenkė santykiams su klientais. Įmonė žinojo, kad jos augimą slopina pačios priemonės, skirtos tai padaryti.

Sprendimas: vienas tiesos šaltinis su Mewayz

2023 m. antrąjį ketvirtį „Hartwell & Associates“ pradėjo vertinti „viskas viename“ platformas. Po dviejų savaičių bandymo su konkurentais, pvz., „MyCase“ ir „PracticePanther“, jie pasirinko „Mewayz“ dėl didelio moduliškumo, švarios sąsajos ir galimybės tiksliai konfigūruoti darbo eigą nemokant už nenaudojamas funkcijas.

Įmonė įdiegė pritaikytą „Mewayz“ modulių rinkinį:

• Teisinės praktikos valdymas: pagrindinis modulis pakeitė Clio, centralizuodamas klientų profilius, išsamią bylos informaciją, dokumentus ir terminus.
• Vieningas kalendorius ir planuoklis: pakeistas „Calendly“ sistema, kurioje viename rodinyje būtų rodomi su byla susiję įvykiai, teismo datos ir galimos susitikimų vietos, automatiškai išvengiant konfliktų.
• Komandos darbo sritys: pakeistos „Slack“ diskusijomis, kurios buvo tiesiogiai pridėtos prie konkrečių kliento failų, užtikrinant, kad kontekstas niekada nebūtų prarastas.
• Laiko stebėjimas ir sąskaitų faktūrų išrašymas: „QuickBooks“ pakeistos įtaisytuoju laikmačiu ir atsiskaitymo funkcijomis, kurios automatiškai sinchronizuojamos su bylų failais.
• Klientų portalas: nauja funkcija, suteikianti klientams saugią prieigą prie bylos dokumentų ir pranešimų 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę, sumažindama būsenos atnaujinimo skambučius 70 %.

Perkėlimas buvo baigtas per vieną savaitgalį, padedant Mewayz priėmimo komandai. Duomenys iš visų keturių senų sistemų buvo konsoliduoti į „Mewayz“, pašalinant metų metus slėptą informaciją.

Rezultatai: kiekybiškai įvertinamas efektyvumo, sąnaudų ir augimo padidėjimas

Per 90 dienų nuo visiško įgyvendinimo konsolidavimo poveikis buvo neabejotinas. Šioje lentelėje palyginamos pagrindinės veiklos metrikos prieš ir po „Mewayz“ priėmimo.