„Small Business Onboarding Lifeline“: 7 būtinos programinės įrangos funkcijos, kurios taupo jūsų laiką ir pinigus

Susipratimo kliūtis: kodėl mažosios įmonės paskęsta popierizme

Ką tik pasamdėte penktą darbuotoją. Sveikiname! Tačiau jaudulys išblėsta, realybė pasirodo: jūsų laukia dar 10–15 valandų administracinio darbo. Kurdami el. pašto paskyras, nustatydami darbo užmokestį, rinkdami mokesčių formas ir aiškindami įmonės politiką, daugiau laiko praleidžiate tvarkydami dokumentus nei atlikdami faktinį darbą. Mažoms įmonėms, dirbančioms su taupiomis komandomis, neefektyvus įtraukimas yra ne tik nepatogumas – tai tiesioginė grėsmė produktyvumui ir augimui.

Vidutinis smulkaus verslo savininkas vienam naujam darbuotojui praleidžia maždaug 20 valandų vien administracinėms užduotims. Tai beveik trys ištisos darbo dienos, praleistos dėl dokumentų tvarkymo, o ne dėl veiklos, kuri duoda pajamų. Dar blogiau, kad dėl prastos priėmimo patirties padidėja apyvarta – įmonės, turinčios tvirtus priėmimo procesus, padidina naujų darbuotojų išlaikymą 82 %, o produktyvumą – daugiau nei 70 %. Tinkama programinė įranga yra ne tik patogumas; tai strateginė investicija, kuri atsiperka per pirmuosius kelis samdymus.

Šiuolaikiniai integravimo sprendimai, tokie kaip „Mewayz“, paverčia šį chaotišką procesą supaprastinta, automatizuota patirtimi. Tačiau turėdami šimtus galimų variantų, kaip išsirinkti tinkamą jūsų konkretiems smulkaus verslo poreikiams? Atsakymas slypi sutelkiant dėmesį į funkcijas, kurios suteikia maksimalų poveikį ir minimalų sudėtingumą.

1 funkcija: skaitmeninis dokumentų tvarkymo variklis (kuris iš tikrųjų veikia)

Jei jūsų įdiegimo programinė įranga negali efektyviai tvarkyti dokumentų, ji iš esmės sugedusi. Ieškokite sprendimų, kurie apima ne tik paprastą PDF įkėlimą, bet ir tikrai protingą dokumentų valdymą.

Atlaikantys elektroniniai parašai

Jūsų programinė įranga turėtų palaikyti teisiškai įpareigojančius el. parašus visuose reikalinguose dokumentuose – pasiūlymo laiškuose, konfidencialumo sutartyse, mokesčių formose ir politikos patvirtinimuose. Geriausios sistemos automatiškai saugo pasirašytus dokumentus saugiuose, organizuotuose skaitmeniniuose failuose, kurie yra lengvai pasiekiami atitikties auditams.

Išmaniosios formos logika

Ar jūsų programinė įranga prisitaiko prie skirtingų darbuotojų tipų? Rangovams reikalingos kitokios formos nei visą darbo dieną dirbantiems darbuotojams. Nuotoliniams darbuotojams keliami kitokie reikalavimai nei biuro darbuotojams. Ieškokite sąlyginės logikos, kuri pateikia tik atitinkamus dokumentus, pagrįstus darbuotojų klasifikacija, vieta ir vaidmeniu.

Pavyzdžiui, „Mewayz“ įdarbinimo modulis automatiškai pritaiko dokumentų tvarkymo procesą pagal šiuos veiksnius, pašalindamas painiavą ir užtikrindamas atitiktį įvairiems samdymo scenarijams.

2 funkcija: užduočių automatizavimas, kuris iš tikrųjų sutaupo jūsų laiką.

užbaigia juos už jus. Didžiausią investicijų grąžą pamatysite automatizuodami.

Ieškokite sistemų, kurios gali automatiškai:

• sukurti naudotojų paskyras pagrindinėse platformose (el. paštas, projektų valdymas, CRM)
• suplanuoti įrangos užsakymus ir IT sąranką.
• Siųsti priminimo el. laiškus ir naujiems darbuotojams, ir vidinėms suinteresuotosioms šalimsTalkingrollsli>T mokymo moduliai, pagrįsti vaidmenų reikalavimais

Geriausiose platformose ši automatika integruojama į tinkinamas darbo eigas, kurios suderinamos su konkrečiais jūsų verslo procesais. Užuot verčiau prisitaikyti prie griežtų iš anksto nustatytų žingsnių, jie turėtų leisti kurti sekas, atitinkančias jūsų įmonės iš tikrųjų veiklą.

3 funkcija: integravimo galimybės, jungiančios visą jūsų verslą

Įdiegimas nevyksta vakuume. Jūsų naujas samdymas turi būti nustatytas keliose sistemose – el. pašte, projekto įrankiuose, komunikacijos platformose ir jūsų CRM. Jei įdiegimo programinė įranga veikia kaip sala, jūs sukuriate daugiau darbo, o ne mažiau.

Ieškokite būtinų integracijų:

• Atlyginimo sistemos (QuickBooks, Gusto, ADP)
• Ryšio įrankiai („Slack“, „Microsoft Teams“)
• Produktyvumo rinkiniai („Google Workspace“, „Microsoft“ > sekimo ir planavimo programinė įranga

Modulinis „Mewayz“ metodas čia puikiai tinka – kadangi įjungimas yra integruotos verslo OS dalis, nauji darbuotojai automatiškai gauna prieigą prie visų prijungtų sistemų be rankinio nustatymo. Tai pašalina paslėptus duomenis ir pasikartojančius įrašus, kurie vargina atjungtas programinės įrangos krūvas.

4 funkcija: jūsų verslą apsaugančios atitikties funkcijos

Smulkios įmonės dažnai nepaiso reikalavimų, kol tai tampa problema. Tinkama įdiegimo programinė įranga turėtų būti jūsų pirmoji gynybos linija nuo reguliavimo problemų.

I-9 ir mokesčių formų valdymas

Ieškokite sistemų, kurios darbdaviams ir darbuotojams vadovauja sudėtingomis formomis su aiškiomis instrukcijomis ir patvirtinimu. Geriausios platformos prieš pateikdamos automatiškai pažymi neišsamią arba nenuoseklią informaciją.

Audito takai ir dokumentai

Ar galite greitai sugeneruoti visą įrašą apie kiekvieną veiksmą, atliktą prisijungiant? Tai tampa itin svarbu atliekant atitikties auditus ar ginčus. Jūsų programinė įranga turėtų tvarkyti išsamius dokumentų rodinių, parašų ir užbaigimų žurnalus.

Didėjant nuotolinio darbo taisyklėms ir kintant valstybės reikalavimams, atitiktis tapo sudėtingesnė nei bet kada anksčiau. Programinė įranga, kuri nuolat atnaujinama atsižvelgiant į besikeičiančius teisės aktus, gali apsaugoti mažas įmones nuo brangių nuobaudų.

„Įmonės, kurioms įtraukimas yra strateginis prioritetas, gauna 50 % didesnį produktyvumą nuo naujų darbuotojų ir beveik 30 % sumažina pirmųjų metų apyvartą. Tinkama programinė įranga daro šį strateginį požiūrį prieinamą bet kokio dydžio įmonėms. – Žmogiškųjų išteklių pramonės analitiko ataskaita

5 ypatybė: nauja samdymo patirtis, kuri iš tikrųjų įtraukia

Įtraukimas į darbą nėra vien tik dokumentų tvarkymas – tai galimybė, kad nauji darbuotojai jaustųsi laukiami, informuoti ir pasiruošę. Programinės įrangos patirtis turėtų atspindėti jūsų įmonės kultūrą.

Ieškokite funkcijų, kurios pagerina naują samdymo kelią:

• pritaikomi pasveikinimo portalai su prekės ženklo elementais
• struktūrizuotos komunikacijos sekos prieš pradžios datą
• interaktyvūs kontroliniai sąrašai, rodantys pažangą.
• Mobilusis pasiekiamumas atliekant užduotis komandoje ir įmonės nariams vertybės

Darbuotojai, vertinantys savo patirtį kaip „labai patenkinamą“, beveik 3 kartus dažniau jaučiasi įsipareigoję savo organizacijai. Šiandieninėje konkurencinėje talentų rinkoje įspūdis, kurį darote per tas pirmąsias savaites, gali lemti, ar nuoma tampa ilgalaikiu turtu, ar brangia apyvartos statistika.

6 ypatybė: mastelio keitimas, kuris auga kartu su verslu

Smulkaus verslo poreikiai sparčiai vystosi. Programinė įranga, kuri šiandien tinka jūsų 5 žmonių komandai, kitais metais gali susidurti su 25 darbuotojais. Mastelio keitimas susijęs ne tik su naudotojų apribojimais, bet ir su funkcijų išplėtimu.

Užduokite šiuos svarbius klausimus:

1. ar programinė įranga gali dirbti keliose vietose, kai plečiamės geografiškai?
2. Ar ji palaiko skirtingus darbuotojų tipus (visą darbo dieną, ne visą darbo dieną, rangovą) be problemų?
3. pridedame pažangių valdymo ypatybių, valdymo poreikius. analytics)?
4. Ar mums augant kainodaros modelis yra tvarus?

Modulinė „Mewayz“ architektūra puikiai išsprendžia šią problemą – pradedate nuo esminių įdiegimo funkcijų, kurių kaina yra 19 USD per mėnesį, o tada, kai jūsų poreikiai tobulėja, pridedate specializuotų modulių, pvz., išplėstinės analizės arba našumo valdymo, neperkeliant į visiškai naujas sistemas. Tobulinti

Negalite tobulinti to, ko neįvertinate. Pagrindinė įjungimo programinė įranga seka užbaigimus; Išplėstinės sistemos suteikia įžvalgų, padedančių optimizuoti visą procesą.

Ieškokite analizės, kuri atsakytų į tokius klausimus:

• kurios įtraukimo užduotys nuolat užtrunka ilgiausiai?
• Kur užstringa arba iškrenta nauji darbuotojai?
• Kaip skiriasi laikas iki produktyvumo
priklausomai nuo skyriaus arba koreliacijos? pasitenkinimą ir 90 dienų išlaikymą?

Šios įžvalgos leidžia nuolat tobulinti savo požiūrį, pašalinti kliūtis ir sukurti veiksmingesnę patirtį su kiekvienu nauju samdymu.

Jūsų nuoseklus įdiegimo programinės įrangos diegimo planas

Tinkamos programinės įrangos pasirinkimas lemia tik pusę mūšio. Laikykitės šio praktinio požiūrio, kad užtikrintumėte sklandų perėjimą.

1 savaitė: patikrinkite savo dabartinį procesą

Prieš diegdami bet kokią programinę įrangą, dokumentuokite esamus prisijungimo veiksmus. Nustatykite skausmo taškus, laiko mažėjimą ir atitikties riziką. Šis pradinis lygis padės vėliau įvertinti programinės įrangos poveikį.

2 savaitė: konfigūruokite darbo eigą

Sukurkite idealią priėmimo seką programinėje įrangoje. Pradėkite nuo šablono, jei yra, bet pritaikykite jį, kad atitiktų jūsų konkrečius reikalavimus. Priskirkite užduotis atitinkamiems komandos nariams ir nustatykite realius terminus.

3 savaitė: Išbandyk su netikra nuoma

Visą procesą atlikite naudodami bandomąjį profilį. Nustatykite visas spragas ar painiavą. Užtikrinkite, kad visos integracijos veiktų tinkamai ir pranešimai pasiektų reikiamus žmones tinkamu laiku.

4 savaitė: mokykite savo komandą

Nemanykite, kad jūsų komanda automatiškai supras naująją sistemą. Vykdykite kryptingą mokymo sesiją, pabrėždami, kaip programinė įranga taupo laiką ir sumažina klaidų skaičių. Sukurkite nesudėtingą dokumentaciją, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje.

Vyksta: peržiūra ir optimizavimas

Po kelių pirmųjų realių samdų naudodami sistemą rinkkite atsiliepimus iš naujų darbuotojų ir savo vidinės komandos. Naudokite programinės įrangos analizę, kad nustatytumėte sritis, kurias reikia tobulinti, ir atitinkamai atlikite koregavimus.

Ateities įkūrimo strategija

Kadangi nuotolinis darbas tampa standartu ir keičiasi kartų lūkesčiai, įtraukimas ir toliau keisis. Šiandien pasirinkta programinė įranga turėtų būti pajėgi prisitaikyti prie šių pokyčių nereikalaujant visiško remonto.

Į ateitį mąstančios mažos įmonės jau naudoja dirbtinio intelekto įjungimo pagalbininkus, virtualios realybės biuro ekskursijas ir nuspėjamąją analizę, kad suasmenintų naują samdymo patirtį. Nors šios pažangios funkcijos šiandien gali būti nebūtinos, jūsų programinės įrangos platforma turėtų turėti kūrimo planą, nurodantį šių tendencijų suvokimą.

Sėkmingiausios mažos įmonės įsitraukimą traktuoja ne kaip administracinę užduotį, kurią reikia atlikti, o kaip strateginę galimybę įsipareigoti ir padidinti našumą. Naudodami tinkamą programinę įrangą, kuri tvarko sunkų kėlimą, galite sutelkti dėmesį į tai, kas svarbiausia – integruoti naujus komandos narius į savo kultūrą ir paruošti juos ilgalaikei sėkmei.

Kitas jūsų samdymas gali būti sėkmingiausias – jei įdiegsite sistemas, užtikrinančias, kad jos pradės veikti nuo pat pirmos dienos.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kiek paprastai kainuoja darbuotojų įtraukimo programinė įranga mažoms įmonėms?

Kainos svyruoja nuo nemokamų pagrindinių planų iki maždaug 49 USD per mėnesį vienam vartotojui už visapusiškas funkcijas. „Mewayz“ siūlo planus nuo 19 USD per mėnesį, todėl profesionalūs mokymai pasiekiami net mažiausioms komandoms.

Ar įdiegimo programinė įranga gali valdyti nuotolinius darbuotojus?

Taip, modernios įjungimo platformos sukurtos atsižvelgiant į nuotolinį darbą, jose yra skaitmeninis dokumentų pasirašymas, virtualūs mokymo moduliai ir integracija su komunikacijos įrankiais, pvz., „Slack“ ir „Teams“.

Kiek laiko užtrunka įdiegti programinę įrangą?

Dauguma debesimis pagrįstų sistemų gali būti įdiegta per 2–4 savaites, o pradinė sąranka trunka vos kelias dienas. Svarbiausia yra tinkinti darbo eigas, kad jos atitiktų jūsų konkrečius verslo procesus.

Kokia yra svarbiausia smulkaus verslo su ribotu personalo personalo savybė?

Automatizavimas yra labai svarbus – ieškokite programinės įrangos, kuri automatiškai priskiria užduotis, siunčia priminimus ir užbaigia sąrankos procesus be rankinio įsikišimo, taip taupant ribotus personalo išteklius.

Ar įdiegimo programinė įranga gali padėti įmonėms laikytis kelių valstijų?

Taip, pažangios platformos palaiko atnaujintus skirtingų būsenų atitikties reikalavimus ir automatiškai teikia atitinkamas formas bei politiką pagal darbuotojo vietą.