10 ataskaitų, kurias kiekvienas smulkaus verslo savininkas turi peržiūrėti kas mėnesį, kad dirbtų pelningai

Vykdydamas smulkųjį verslą dažnai atrodo kaip plaukiant laivu per rūką. Turite bendrą kryptį, tačiau be aiškaus matomumo lengva nukrypti nuo kurso arba atsitrenkti į netikėtas kliūtis. Mėnesinės ataskaitos yra jūsų švyturys – jie perskrodžia rūką, tiksliai atskleidžia, kur esate, kaip greitai judate ir kokie pavojai jūsų laukia. Pernelyg daug verslininkų veikia vien dėl nuojautos, kad atrastų finansinius trūkumus ar veiklos neefektyvumą, kai jau per vėlu juos lengvai ištaisyti. Sėkmingiausi verslo savininkai, su kuriais dirbame „Mewayz“, turi vieną neginčijamą įprotį: kiekvieną mėnesį jie skiria kelias valandas sistemingai peržiūrėti pagrindinį ataskaitų rinkinį. Tai ne apie paskendusį duomenis; tai sutelkti dėmesį į gyvybiškai svarbius požymius, kurie tikrai lemia jūsų verslo būklę ir trajektoriją. Šiame vadove suskirstytos 10 ataskaitų, kuriose pateikiamas aiškiausias ir efektyviausias jūsų verslo našumo vaizdas.

Nesutartis: jūsų pelno ir nuostolių (P&L) ataskaita

Pelno ir nuostolio ataskaita, taip pat žinoma kaip pajamų ataskaita, yra pagrindinė jūsų verslo pelningumo ataskaita. Tai apibendrina jūsų pajamas, išlaidas ir išlaidas per mėnesį, o tai baigiasi jūsų grynuoju pelnu arba nuostoliais. Tai ne tik skaičius, kurį reikia pateikti buhalteriui; tai geriausias jūsų verslo modelio rodiklis. Ar jūs iš tikrųjų uždirbate pinigų, kai viskas pasakyta ir padaryta? Kasmėnesinė apžvalga leidžia iš karto pastebėti tendencijas. Pavyzdžiui, jei jūsų pajamos auga, bet grynasis pelnas mažėja, tai yra raudona vėliavėlė, kad jūsų išlaidos auga greičiau nei pajamos – tai svarbi įžvalga, kurią galite įgyvendinti per tą patį ketvirtį.

Kad P&L apžvalga būtų efektyvi, palyginkite ją su biudžetu ir praėjusio mėnesio ataskaita. Ieškokite eilutės elementų, kurie gerokai viršija biudžetą. Ar tas rinkodaros išlaidų šuolis buvo planuotas, ar jis užklupo netikėtai? Ar pagrindinis tiekėjas padidino kainas? Užduodami šiuos klausimus kas mėnesį, jūs griežtai kontroliuojate savo maržas. „Mewayz“ sąskaitų faktūrų išrašymo ir analizės moduliai automatiškai generuoja aiškų P&L, renkant duomenis iš visų jūsų operacijų, kad galėtumėte pamatyti visą vaizdą vienu paspaudimu.

Sekite Pinigai: Jūsų pinigų srautų ataskaita

Pelnas yra nuomonė; grynieji yra faktas. Daugelis pelningų įmonių žlugo, nes pritrūko grynųjų pinigų. Pinigų srautų ataskaitoje stebimas faktinis pinigų judėjimas į jūsų banko sąskaitas ir iš jų, suskirstytas į pagrindinę, investicinę ir finansinę veiklą. Mėnesinė peržiūra turėtų būti sutelkta į operacijų grynųjų pinigų srautus. Tai parodo, ar jūsų pagrindinė verslo veikla generuoja pinigus, ar juos vartoja. Neigiamas veiklos pinigų srautas, net ir turint popierinį pelną, yra penkių pavojaus signalų gaisras, į kurį reikia nedelsiant atkreipti dėmesį.

Išsamiau įsigilinkite į detales. Kiek laiko užtrunka jūsų klientai, kad sumokėtų jums? Ar turite sumokėti tiekėjams prieš gaudami mokėjimą iš klientų? Kas mėnesį atliekama peržiūra padeda nustatyti šias laiko problemas, todėl galite koreguoti mokėjimo sąlygas arba agresyviau stebėti vėluojančias sąskaitas faktūras. Įrankiai, tokie kaip „Mewayz“ CRM ir analizės moduliai, gali pažymėti senstančias gautinas sumas, suteikdami jums aktyvų įspėjimą apie galimus pinigų srautų trūkumus, kol jie tampa kritiniais.

Žinokite, ką turite ir ką skolingi: balansas

Balansas pateikia momentinį jūsų įmonės finansinės padėties vaizdą konkrečiu momentu – paskutinę mėnesio dieną. Jis pagrįstas paprasta lygtimi: turtas = įsipareigojimai + nuosavas kapitalas. Peržiūrėdami jį kas mėnesį, galite aiškiai matyti savo verslo grynąją vertę ir finansinį stabilumą. Pagrindinės stebėtinos metrikos apima jūsų dabartinį santykį (trumpalaikis turtas padalintas iš trumpalaikių įsipareigojimų), kuris įvertina jūsų gebėjimą padengti trumpalaikius įsipareigojimus. Santykis, mažesnis nei 1,0, rodo galimas likvidumo problemas.

Be koeficientų, pažiūrėkite į tendencijas. Ar jūsų skola (įsipareigojimai) auga greičiau nei jūsų turtas? Ar jūsų nepaskirstytasis pelnas (nuosavas kapitalas) didėja, o tai rodo, kad reinvestuojate pelną atgal į verslą? Kas mėnesį mažėjanti nuosavybės dalis yra ženklas, kad verslas naudoja savo kapitalą, kad išgyventų. Šis holistinis požiūris yra labai svarbus priimant pagrįstus sprendimus dėl naujų skolų, įrangos įsigijimo ar augimo galimybių siekimo.

Pardavimo našumo ir klientų sveikatos stebėjimas

Jūsų pardavimo duomenys yra jūsų verslo impulsas. Mėnesio pardavimo ataskaitoje turėtų būti daugiau nei bendrosios pajamos, kad būtų galima atsakyti į svarbiausius klausimus apie tai, iš kur ateina jūsų verslas ir kas yra geriausi jūsų klientai.

Pajamų paskirstymas pagal produktą / paslaugą

Nustatykite nugalėtojus ir pralaimėtojus. Kokie produktai ar paslaugos sudaro didžiąją dalį pajamų? Ar yra žemo našumo prekių, kurios sunaudoja neproporcingai daug išteklių? Ši analizė gali padėti priimti sprendimus dėl atsargų, sutelkti dėmesį į rinkodarą ir netgi nustatyti kainodaros strategijas. Pavyzdžiui, galite pastebėti, kad 80 % pajamų gaunama tik iš 20 % jūsų pasiūlymų, o tai yra aiškus signalas, kad reikia dvigubai sumažinti tai, kas veikia.

Klientų segmentų analizė

Ne visi klientai yra lygūs. Segmentuokite pardavimą pagal kliento tipą, geografinę vietą arba įsigijimo kanalą. Galite pastebėti, kad tam tikros rinkodaros kampanijos klientai turi didesnę vertę arba kad konkretus regionas yra našesnis. Tai leidžia efektyviau paskirstyti pardavimo ir rinkodaros biudžetą, investuojant į kanalus ir strategijas, kurios duoda geriausią grąžą.

Gautinų sumų senėjimo stebėjimas

Neapmokėtos sąskaitos faktūros yra tiesioginė grėsmė jūsų pinigų srautams. Gautinų sumų senėjimo ataskaitoje neapmokėtos sąskaitos suskirstytos į kategorijas pagal tai, kiek laiko jos neapmokėtos (pvz., 0–30 dienų, 31–60 dienų, 61–90 dienų, 90 ir daugiau dienų). Jūsų tikslas yra išlaikyti didžiąją dalį gautinų sumų 0–30 dienų stulpelyje.

Kiekvieną mėnesį apskaičiuokite savo pardavimo dienų skaičių (DSO). Ši metrika įvertina vidutinį dienų skaičių, kurio reikia norint gauti mokėjimą po pardavimo. Didėjantis DSO rodo, kad klientai užtrunka ilgiau, o tai gali pasmaugti jūsų verslą. Kasmėnesinė peržiūra leidžia iš karto nustatyti prasidėjusias sąskaitas ir pradėti inkasavimo procesus. Naudojant „Mewayz“, galima nustatyti automatinius priminimus, kad paskatintų klientus vėluojant išrašyti sąskaitas faktūras, o tai padės išlaikyti sveiką DSO.

Rinkodaros IG analizavimas

Šiuolaikinėje konkurencinėje aplinkoje spėliojimas apie rinkodarą to nesustabdo. Mėnesinė rinkodaros ataskaita turėtų susieti jūsų išlaidas su faktiniais rezultatais. Stebėkite pagrindinę metriką, pvz., mokestį už potencialų klientą, mokestį už įsigijimą ir kliento viso laikotarpio vertę, palyginti su įsigijimo kaina. Jei praėjusį mėnesį išleidote 1 000 USD „Facebook“ reklamai, kiek naujų klientų tai sugeneravo ir kokia buvo jų bendra vertė?

• Kanalo našumas: palyginkite IG įvairiuose rinkodaros kanaluose (socialinės medijos, SEO, el. pašto ir kt.). Dvigubai sumažinkite tai, kas veikia.
• Kampanijos efektyvumas: analizuokite atskiras kampanijas. Ar ši nauja nuolaidų akcija iš tikrųjų paskatino pardavimą pelningai?
• Potencialių klientų konversijų rodiklis: stebėkite, kiek potencialių klientų paverčia mokančiais klientais. Žemas rodiklis gali reikšti pardavimo proceso ar potencialių klientų kokybės problemą.

Šis duomenimis pagrįstas metodas užtikrina, kad kiekvienas rinkodaros doleris būtų kuo stipresnis jūsų verslui.

Išlikti aukščiausiuose atsargų lygiuose

Produktais pagrįstose įmonėse neefektyvus atsargų valdymas gali užblokuoti didžiulius kapitalo kiekius arba sukelti atsargų išeikvojimą, kuris nuvilia klientus. Mėnesinė atsargų ataskaita padeda pasiekti tinkamą balansą.

• Atsargų apyvartumo koeficientas: matuoja, kiek kartų per laikotarpį parduodate ir pakeičiate atsargas. Mažas koeficientas reiškia, kad pririšate grynuosius į lėtai judančias akcijas.
• Nustatykite pasibaigusias atsargas: suraskite prekes, kurios nebuvo parduotos daugiau nei 90 dienų. Šios atsargos jums kainuoja pinigus saugykloje ir reiškia prarastą galimybę.
• Paklausos prognozė: naudokite kelių pastarųjų mėnesių pardavimų tendencijas, kad prognozuotumėte būsimus poreikius ir išvengtumėte atsargų pertekliaus ir pertekliaus.

Pavojingiausias skaičius versle yra tas, kurio nepažįstate. Mėnesinės ataskaitos paverčia nežinomus dalykus įgyvendinamomis įžvalgomis, reaktyvią paniką paverčia aktyvia strategija.

Žingsnis po žingsnio jūsų mėnesinės verslo apžvalgos vadovas

Struktūrinei peržiūrai skirti laiko labai svarbu. Štai praktiškas 60 minučių procesas, kurį galite įgyvendinti.

1. Surinkite ataskaitas (0–10 minučių): naudokite tokią platformą kaip „Mewayz“, kad visas 10 ataskaitų surinktumėte į vieną prietaisų skydelį. Turint centralizuotą sistemą, nebereikia valandų valandas rinkti duomenis.
2. Nuskaityti raudonas vėliavėles (10–20 minutės): greitai ieškokite bet kokių dramatiškų pokyčių – mažėjančių pardavimų, didėjančių išlaidų, vėluojančių sąskaitų faktūrų padidėjimo. Atkreipkite dėmesį į tai, kad galėtumėte atlikti išsamesnę analizę.
3. Pasižiūrėkite į P&L ir pinigų srautus (20–35 minutės): palyginkite faktines sumas su biudžetu. Paklauskite „kodėl“, jei nuokrypis didesnis nei 10%. Ar priežastis strateginė, ar tai problema?
4. Analizuokite klientų ir pardavimo duomenis (35–45 minutės): kas yra geriausi jūsų klientai? Kokie yra jūsų geriausiai parduodami produktai? Ar šios tendencijos teigiamos?
5. Peržiūrėkite KPI ir nustatykite veiksmų elementus (45–60 minutės): atsižvelgdami į savo išvadas, paskirkite 1–3 konkrečius ateinančio mėnesio veiksmus. Pavyzdys: „Susisiekite su 5 geriausiais vėluojančiais mokėti klientais“, „Padidinkite didelės IG rinkodaros kanalo biudžetą 15 %“.

Nepaprastų ataskaitų teikimo technologijos panaudojimas

Neautomatinis šių ataskaitų sudarymas skaičiuoklėse užima daug laiko ir gali būti klaidų. Tinkama verslo OS automatizuoja šį procesą, paversdama neapdorotus duomenis aiškiomis, vaizdinėmis įžvalgomis. Su Mewayz visi jūsų moduliai – nuo ​​CRM ir sąskaitų faktūrų išrašymo iki darbo užmokesčio – tiekia duomenis tiesiai į analizės prietaisų skydelį. Tai reiškia, kad jūsų ataskaitos visada yra atnaujintos ir tikslios, todėl jums suteikiama daugiau laiko analizuoti informaciją ir priimti sprendimus, o ne tik ją rinkti. Galimybė kurti tinkintas informacijos suvestines reiškia, kad iškart prisijungę matote 10 jums svarbiausių metrikų.

Duomenų pavertimas įgyvendinama verslo strategija

Galutinis šių ataskaitų tikslas yra ne kurti dokumentus, o paskatinti priimti protingesnius sprendimus. Mėnesio peržiūra turėtų turėti tiesioginės įtakos jūsų strategijai ateinančioms 30 dienų. Jei P&L maržos mažėja, jūsų veiksmas gali būti iš naujo derėtis su tiekėjais. Jei pardavimo ataskaitoje atskleidžiamas klesti naujas klientų segmentas, galite pakeisti rinkodaros dėmesį. Šis cikliškas matavimo, analizės ir veiksmų procesas yra tai, kas atskiria klestinčias įmones nuo tų, kurios tik išgyvena. Paversdami tai mėnesiniu ritualu, kuriate nuolatinio tobulėjimo ir duomenimis pagrįsto vadovavimo kultūrą.

Įprotis kas mėnesį atlikti verslo apžvalgą yra viena didžiausią svertą teikiančių veiklų, kurios gali imtis smulkaus verslo savininkas. Tai paverčia jus iš ugniagesio, reaguojančio į krizes, į pilotą, aktyviai nukreipiantį jūsų įmonę į jos tikslus. Ekonomikoje, kurioje judrumas yra viskas, aiškumas, gautas iš šių 10 ataskaitų, suteikia didelį konkurencinį pranašumą. Pradėkite nuo kelių iš šių ataskaitų šį mėnesį ir palaipsniui ugdykite įprotį. Jūsų būsimas aš padėkos jums už matomumą ir jūsų įmonės likimo valdymą.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kiek laiko turėtų užtrukti mėnesinė įmonės peržiūra?

Šių 10 pagrindinių ataskaitų tikslinga peržiūra turėtų užtrukti apie 60–90 minučių, kai įdiegsite sistemą. Tikslas yra efektyvumas, o ne valandų švaistymas duomenims rinkti.

Kuo skiriasi P&L ir pinigų srautų ataskaita?

Pelno ir nuostolio ataskaitoje rodomas pelningumas per tam tikrą laikotarpį, o pinigų srautų ataskaitoje – tikrasis grynųjų pinigų judėjimas į jūsų verslą ir iš jo. Verslas gali būti pelningas popieriuje, bet turėti neigiamą pinigų srautą.

Kokia ataskaita yra svarbiausia naujai įmonei?

Pinigų srautų ataskaita dažnai yra pati svarbiausia naujoms įmonėms, nes pinigų trūkumas yra pagrindinė nesėkmės priežastis, net jei verslas yra pelningas.

Ar galiu automatizuoti šias ataskaitas?

Taip, naudojant verslo OS, pvz., „Mewayz“, ataskaitų generavimas automatizuojamas, gaudamas duomenis tiesiai iš CRM, sąskaitų faktūrų išrašymo ir kitų modulių, taip sutaupant daug laiko ir sumažinant klaidų skaičių.

Ką daryti, jei mano verslas labai mažas? Ar man vis dar reikia visų šių ataskaitų?

Net individualiam verslininkui P&L, pinigų srautų ir pardavimo ataskaitos yra būtinos. Jie suteikia pagrindinio matomumo, reikalingo priimti pagrįstus sprendimus ir veiksmingai valdyti augimą.