Nustokite švaistyti valandas: geriausi nemokami susitikimų planavimo įrankiai 2024 m

Planavimo košmaras: kodėl neautomatinis užsakymas jums kainuoja

Kiekviena įmonė – nuo individualių konsultantų iki augančių agentūrų – susiduria su ta pačia daug laiko reikalaujančia problema: suplanuoti susitikimus. Vidutinis profesionalas praleidžia beveik 5 valandas per savaitę vien tvarkydamas el. laiškus ir telefono skambučius, kurių reikia norint užsisakyti vieną susitikimą. Tai daugiau nei 250 valandų per metus – tai prilygsta daugiau nei šešioms pilnoms darbo savaitėms – prarandama dėl administracinio nuovargio. Šis neautomatinis procesas yra pilnas neefektyvumo: dvigubų užsakymų, laiko juostų painiavos, paskutinės minutės atšaukimų ir paprasčiausio nusivylimo žaidžiant „kalendoriaus žymą“. Finansinis poveikis yra realus; kai vidutinis atsiskaitymo tarifas yra 75 USD per valandą, tai yra beveik 19 000 USD vienam darbuotojui kasmet prarasto produktyvumo. Sprendimas neveikia sunkiau; tai visiškai automatizuoja procesą.

Geros naujienos yra tai, kad rinka yra užtvindyta galingų planavimo įrankių, iš kurių daugelis siūlo patikimus nemokamus planus, puikiai tinkančius mažoms įmonėms, laisvai samdomiems darbuotojams ir komandoms, kurios tik pradeda savo automatizavimo kelionę. Šie įrankiai veikia kaip visą parą dirbantis asmeninis asistentas, leidžiantis klientams ir kolegoms rezervuoti laiką tiesiogiai jūsų kalendoriuje, atsižvelgiant į jūsų pasiekiamumą realiuoju laiku. Šis pakeitimas pašalina trintį užsakymo procese, pagerina klientų patirtį ir, svarbiausia, sugrąžina tas brangias valandas, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į didelės vertės darbą. Šis vadovas sumažins triukšmą ir paryškins įrankius, kurie suteikia tikrą vertę be kainos etiketės.

Kas yra puikus nemokamas planavimo įrankis?

Ne visi nemokami įrankiai yra vienodi. Kai kurie iš jų yra sugadinti bandymai, o kiti yra tikrai galingos platformos, kurios gali būti pritaikytos jūsų verslui. Vertindami savo galimybes, ieškokite pagrindinių neaptartų funkcijų, kurios sudaro veiksmingos planavimo sistemos pagrindą, rinkinio.

• Tikrasis kalendoriaus sinchronizavimas: įrankis turi sklandžiai sinchronizuotis su „Google“ kalendoriumi, „Outlook“ arba „iCloud“, kad atspindėtų jūsų faktinį pasiekiamumą ir būtų išvengta dvigubo užsakymo.
• Tinkinamos užsakymo nuorodos: jums reikia suasmeninto puslapio arba nuorodos, kurią galėtumėte bendrinti el. paštu, savo svetainę arba nuorodą biografijoje.
• Buferio laikas ir susitikimų trukmė: galimybė nustatyti konkrečią susitikimo trukmę (pvz., 15, 30, 60 minučių) ir pridėti buferio laiką tarp susitikimų yra būtina norint valdyti dieną.
• Automatiniai pranešimai ir priminimai: sistema turėtų automatiškai išsiųsti patvirtinimo el. laiškus rezervuotojui ir priminimus abiem šalims, kad sumažintų neatvykimų skaičių.
• Pagrindinis integravimas: ieškokite galimybės prisijungti prie vaizdo konferencijų įrankių, pvz., „Zoom“ ar „Google Meet“, kad susitikimo nuoroda būtų generuojama automatiškai.

Be šių pagrindinių dalykų, apsvarstykite nemokamo plano apribojimus. Įprasti apribojimai apima įvykių tipų skaičių, kalendorių, kuriuos galite prijungti, skaičių arba prekės ženklo pašalinimą. Geriausi nemokami įrankiai siūlo pakankamai funkcijų, kad būtų tikrai naudingi, nepriverčiant nedelsiant atnaujinti. Jie turėtų veiksmingai išspręsti pagrindinę planavimo problemą.

5 populiariausi nemokami planavimo įrankiai 2024 m.

Išbandžius daugybę platformų, šios penkios parinktys nuolat išsiskiria gausiomis nemokamomis pakopomis, patikimumu ir patogiomis sąsajomis.

1. Calendly (pramonės standartas)

Ne be jokios priežasties Calendly yra labiausiai atpažįstamas vardas tvarkaraščių srityje. Jo nemokamas „Pagrindinis“ planas yra neįtikėtinai galingas atskiriems specialistams. Gaunate vieną kalendorinę nuorodą, kurią galima naudoti vienam renginio tipui (pvz., 30 minučių konsultacijai). Jis nepriekaištingai integruojamas su pagrindiniu kalendoriumi ir siunčia automatinius pranešimus. Sąsaja yra intuityvi ir jums, ir jūsų klientams. Pagrindinis apribojimas yra tas, kad neatnaujinę negalite sukurti kelių tipų įvykių (pvz., greito skambučio arba gilaus nardymo susitikimo).

2. „Mewayz Bookings“ („viskas viename“ varžovas)

Įmonėms, kurioms reikia ne tik planavimo, „Mewayz“ siūlo nemokamą planą, į kurį įtrauktas užsakymų modulis. Tai didelis privalumas, jei jums reikia ir CRM, sąskaitų faktūrų išrašymo ar paprastos svetainės. Užsakymo funkcija yra tvirta, leidžianti pasirinkti pasirinktinę trukmę, buferio laiką ir pagrindinį automatizavimą. Kadangi tai yra didesnės verslo OS dalis, ji sukurta sklandžiai keistis augant jūsų poreikiams. Nemokama pakopa idealiai tinka individualiems verslininkams, norintiems valdyti kelis savo verslo aspektus iš vienos platformos.

3. Cal.com (atvirojo kodo jėgainė)

Cal.com kaip atvirojo kodo platforma laikosi kitokio požiūrio. Jo nemokamas debesų planas yra turtingas, siūlantis neribotus įvykių tipus ir užsakymo trukmę. Jis gali pasigirti pažangiomis funkcijomis, tokiomis kaip lankstus planavimas, komandos planavimas ir daugybė integracijų. Techniką išmanantiems vartotojams arba tiems, kurie vertina tinkinimą, Cal.com yra puiki galimybė. Platforma nuolat tobulinama atsižvelgiant į bendruomenės indėlį, todėl nuolat pridedamos naujos funkcijos.

4. Doodle (grupinės apklausos ekspertas)

Kituose įrankiuose pagrindinis dėmesys skiriamas asmeniniams susitikimams, o „Doodle“ puikiai randa grupei tinkamą laiką. Nemokamas planas leidžia kurti apklausas, kuriose dalyviai balsuoja dėl jų prieinamumo, todėl tai yra puikus sprendimas komandos susitikimams, internetiniams seminarams ar socialiniams susibūrimams. Atskiriems užsakymams jis turi mažiau funkcijų nei „Calendly“, bet konkrečiam naudojimo atvejui jis yra nepralenkiamas naudojant nemokamą planą.

5. YouCanBook.me (Tinkinimo karalius)

YouCanBook.me išsiskiria labai tinkinamu užsakymo puslapiu. Netgi naudodami nemokamą planą galite labai kontroliuoti savo planavimo puslapio išvaizdą ir jausmą, kad jis atitiktų jūsų prekės ženklą. Jis siūlo tvirtas kalendoriaus sinchronizavimo ir pranešimų funkcijas. Nemokama pakopa apsiriboja vienu kalendoriaus ryšiu ir apima platformos prekės ženklą, tačiau individualiam operatoriui, kuriam rūpi estetika, tai puikus pasirinkimas.

Ne tik pagrindai: papildomos funkcijos, kurių reikia ieškoti

Nors nemokami planai apima pagrindinius dalykus, supratę išplėstines mokamų lygių funkcijas galite planuoti būsimą augimą. Šios funkcijos gali sutaupyti dar daugiau laiko ir suteikti klientams profesionalesnės patirties.

• Grupiniai renginiai ir užsiėmimai: galimybė planuoti įvykius keliems dalyviams, pvz., internetinius seminarus ar grupines treniruotes.
• Mokėjimų integravimas: surinkite mokėjimus (per Stripe arba PayPal) užsakymo metu, puikiai tinka konsultantams ar paslaugų įmonėms.
• Automatinis laiko juostos aptikimas: sumaniai rodykite galimą laiką rezervuotojo vietinėje laiko juostoje, kad išvengtumėte painiavos.
• Darbo eigos automatizavimas: suaktyvinkite veiksmus kitose programose (pvz., pridėkite kontaktą prie CRM arba siųskite tolesnę apklausą), kai rezervuojamas susitikimas.
• Prekės ženklo pašalinimas: suteikite klientams visiškai pažymėtą patirtį pašalindami planavimo įrankio logotipą.

Pavyzdžiui, „Mewayz“ mokami planai atrakina šią pažangią automatizaciją, leidžiančią sukurti sklandžią darbo eigą nuo pradinio užsakymo iki tolesnių veiksmų po susitikimo – visa tai toje pačioje ekosistemoje. Dėl tokio integravimo lygio kiekvieną savaitę galima sutaupyti valandų neautomatinio duomenų įvedimo.

Žingsnis po žingsnio, kaip nustatyti pirmąjį automatinį tvarkaraštį

Pasirengę susigrąžinti savo laiką? Atlikite šiuos veiksmus, kad šiandien pradėtumėte naudotis nemokamu įrankiu. Kaip pavyzdį naudosime Calendly, tačiau procesas yra panašus daugelyje platformų.

1. Sukurkite paskyrą: prisiregistruokite gauti nemokamą planą pasirinktos platformos svetainėje.
2. Prijunkite savo kalendorių: tai pats svarbiausias veiksmas. Įgaliokite įrankį sinchronizuoti su „Google“, „Outlook“ arba „iCloud“ kalendoriumi. Taip išvengiama dvigubo užsakymo.
3. Apibrėžkite savo pasiekiamumą: nustatykite bendras darbo valandas (pvz., 9.00–17.00, pirmadieniais–penktadieniais). Tai sudaro pagrindinį jūsų pasiekiamumo lygį.
4. Sukurkite įvykio tipą: suteikite įvykio pavadinimą (pvz., „Įvadinis skambutis“), nustatykite trukmę (pvz., 30 minučių) ir, jei reikia, pridėkite buferio laiką prieš ir po jo (pvz., 15 minučių).
5. Tinkinkite savo užsakymo puslapį: pridėkite trumpą susitikimo aprašymą ir visus klausimus, į kuriuos dalyvis turėtų atsakyti atlikdamas užsakymą (pvz., „Koks jūsų pagrindinis iššūkis?“).
6. Išbandykite ir bendrinkite savo nuorodą: užsisakykite bandomąjį susitikimą, kad pamatytumėte kliento patirtį. Tada nukopijuokite unikalią užsakymo nuorodą ir pridėkite ją prie el. pašto parašo, svetainės ir socialinės žiniasklaidos profilių.

Didžiausia žmonių daroma klaida yra pernelyg sudėtingas jų prieinamumas. Pradėkite nuo vieno ar dviejų paprastų įvykių tipų. Vėliau visada galėsite pridėti sudėtingesnių taisyklių. Tikslas yra nedelsiant pradėti ir sutaupyti laiko.

Planavimo integravimas į platesnę verslo eigą

Tvarkaraštis neturėtų egzistuoti vakuume. Norėdami padidinti jo vertę, integruokite jį su kitais kasdien naudojamais įrankiais. Jei klientas užsisako konsultaciją, tas įvykis turėtų automatiškai sukurti kontaktų įrašą jūsų CRM, suplanuoti priminimą išsiųsti tolesnį el. laišką ir galbūt net sugeneruoti sąskaitos faktūros projektą. Čia puikuojasi tokios platformos kaip „Mewayz“, nes užsakymo modulis yra savaime prijungtas prie CRM, sąskaitų faktūrų išrašymo ir projektų valdymo įrankių.

Net naudodami atskirus planuoklius galite naudoti Zapier arba Make.com, kad sukurtumėte „Zaps“ arba „Scenarijus“, sujungiančius jūsų užsakymo įrankį su šimtais kitų programų. Pavyzdžiui, kai Calendly užsakomas naujas susitikimas, „Zap“ gali sukurti naują eilutę „Google“ skaičiuoklėje, išsiųsti „Slack“ pranešimą jūsų komandai arba pridėti užduotį „Asana“. Tai paverčia paprastą planavimo įrankį į jūsų kliento priėmimo proceso centrinę nervų sistemą.

Planavimo ateitis: AI ir nuspėjamasis užsakymas

Kita planavimo įrankių banga jau naudoja dirbtinį intelektą, kad sutaupytų dar daugiau laiko. Įsivaizduokite AI, galintį ne tik tvarkyti jūsų kalendorių, bet ir jį optimizuoti. Ateities funkcijos gali apimti nuspėjamąjį planavimą, kai AI analizuoja jūsų darbo modelius, kad pasiūlytų idealų laiką sutelktam darbui, o ne susitikimams. Jis gali automatiškai suplanuoti žemesnio prioriteto susitikimus, jei gaunamas labai skubus prašymas, arba netgi surengti išankstinį pokalbį su potencialiu asmeniu, kad galėtų juos kvalifikuoti prieš užsisakant vietą kalendoriuje.

Tikslas – sistema, kuri nuo pasyvaus pasiekiamumo pereina prie aktyvaus kalendoriaus valdymo. Šiuo metu nemokami įrankiai suteikia didžiulį efektyvumo šuolį. Svarbiausia pradėti jas naudoti jau šiandien, susikurti automatinio planavimo įprotį ir padėti savo verslui pritaikyti šias išmanesnes technologijas, kai jos atsiranda.

Jūsų laikas yra jūsų vertingiausias turtas. Apsaugokite jį.

Įrodymai yra didžiuliai: rankinis planavimas yra brangi praeities reliktas. Penkias–dešimt valandų, kurias sutaupysite kiekvieną mėnesį įdiegę nemokamą įrankį, galite nukreipti į verslo plėtrą, kūrybinį darbą ar net asmeninį laiką. Pradinė sąranka trunka mažiau nei 30 minučių, o investicijų grąža yra beveik akimirksniu. Neleiskite, kad administracinės užduotys diktuotų jūsų verslo tempą. Pasirinkite vieną iš čia aprašytų įrankių, nustatykite užsakymo nuorodą ir pradėkite susigrąžinti laiką bei sveiką protą.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar nemokami planavimo įrankiai yra saugūs ir patikimi?

Taip, tokie geri įrankiai kaip Calendly ir Mewayz naudoja įmonės lygio saugą ir yra labai patikimi. Jie užšifruoja duomenis ir jų veikimo laikas viršija 99,9 %, todėl yra saugūs verslo reikmėms.

Ar galiu naudoti nemokamą planavimo įrankį su keliais komandos nariais?

Dauguma nemokamų planų yra skirti asmeniniam naudojimui. Jei norite planuoti komandą (pvz., apvalios arba kolektyvinės galimybės), paprastai turėsite naujovinti į mokamą planą, kurį siūlo dauguma paslaugų teikėjų.

Koks pagrindinis nemokamų planavimo planų apribojimas?

Dažniausi apribojimai yra įvykių tipų, kuriuos galite sukurti (dažnai tik vienas), skaičiaus apribojimas, įrankio prekės ženklo įtraukimas į užsakymo puslapį ir išplėstinių funkcijų, pvz., mokėjimų surinkimo, trūkumas.

Ar šie įrankiai veikia su kokia nors kalendoriaus programa?

Pagrindiniai įrankiai sklandžiai sinchronizuojami su populiariais kalendoriais, pvz., „Google“ kalendoriumi, „Outlook“ ir „Apple iCloud“. Visada patikrinkite konkretų pasirinkto įrankio integravimo sąrašą, kad užtikrintumėte suderinamumą.

Kaip planavimo įrankis apdoroja laiko juostas?

Išplėstiniai įrankiai automatiškai aptinka rezervuotojo laiko juostą ir rodo jūsų užimtumą vietos laiku, todėl išvengiama painiavos. Tai yra standartinė daugelio šiuolaikinių planavimo platformų funkcija.