Smulkaus verslo įvedimo programinė įranga: 7 būtinos funkcijos, kurių negalite praleisti

Pagaliau radote tobulą kandidatą šiam svarbiam vaidmeniui augančiame mažame versle. Sunkioji dalis baigėsi, tiesa? Ne visai. Anot Žmogiškųjų išteklių valdymo draugijos, organizacijos, turinčios standartinį įtraukimo procesą, patiria 50 % didesnį naujų darbuotojų produktyvumą ir 62 % didesnį laiko iki produktyvumo rodiklį. Tačiau dauguma mažų įmonių vis dar remiasi rankiniais procesais: išsibarsčiusiu PDF rinkiniu, nesibaigiančiomis el. pašto grandinėmis ir tuo slegiantis jausmas, kai supranti, kad pirmą dieną pamiršai surinkti I-9 formą. Šis chaotiškas požiūris ne tik sukelia administracinį galvos skausmą – jis tiesiogiai veikia jūsų pelną ir jūsų gebėjimą išlaikyti geriausius talentus konkurencingoje rinkoje.

Tinkama darbuotojo įtraukimo programinė įranga paverčia šį kritinį laikotarpį iš įsipareigojimo strateginiu pranašumu. Mažoms įmonėms, veikiančioms su mažomis komandomis ir ribotais biudžetais, statymas yra dar didesnis. Jums reikia sprendimo, kuris būtų suderintas su jumis, integruotųsi su esamais įrankiais ir automatizuotų varginantį darbą, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kaip priimti naują samdinį į jūsų įmonės kultūrą. Išsiaiškinkime, kokioms funkcijoms ir galimybėms turėtumėte teikti pirmenybę rinkdamiesi įdiegtą programinę įrangą, kuri šiandien tarnaus jūsų verslui, o rytoj augs kartu su jumis.

1. Automatizavimas, kuris iš tikrųjų taupo jūsų laiką

Automatika yra veiksmingos įdiegimo programinės įrangos kertinis akmuo, tačiau ne visa automatizacija yra vienoda. Smulkaus verslo tikslas yra ne tik suskaitmeninti dokumentus, bet ir sukurti vientisą, pakartojamą procesą, kuris pašalintų perteklines užduotis. Ieškokite programinės įrangos, kuri siūlo darbo eigos automatizavimą, kurį suaktyvina naujos nuomos pradžios data. Tai reiškia, kad užduotys automatiškai priskiriamos reikiamiems žmonėms tinkamu laiku: IT gauna pranešimą, kad reikia sukurti paskyras likus savaitei iki pradžios, vadovas gauna priminimus apie pirmosios dienos susitikimus, o darbo užmokesčio fondas automatiškai gauna užpildytas mokesčių formas.

Atsižvelkite į šį poveikį realiame pasaulyje: 10 žmonių rinkodaros agentūra sugaišta maždaug 3–4 valandas, neautomatiškai koordinuodama kiekvieną naują lentą. Padauginkite tai iš 5 samdomų darbuotojų per metus ir turėsite 15–20 administracinio darbo valandų. Tinkamai automatizavus, laiko investicijos sumažėja iki maždaug 30 minučių vienam samdomam darbui – kasmet sutaupoma 12–17 valandų, kurias galima nukreipti į pajamas generuojančią veiklą. Programinė įranga turėtų atlaikyti sunkų dokumentų rinkimo, el. parašų, priminimų apie terminą ir užduočių eigos stebėjimą be nuolatinės neautomatinės priežiūros.

Pagrindinės automatizavimo funkcijos, kurių reikia

Jūsų ideali platforma turėtų automatiškai generuoti ir siųsti pasiūlymo laiškus su elektroninio parašo galimybėmis, sukurti suasmenintus prisijungimo kontrolinius sąrašus įvairiems vaidmenims), kalendoriaus priminimų siuntimo ir pardavimų atstovų seansų tvarkaraštį. laiškus dėl neužbaigtų užduočių. Sistema taip pat turėtų automatizuoti atitikties dokumentus, užtikrindama, kad tokios formos kaip W-4s ir I-9 būtų tinkamai užpildytos ir saugiai saugomos. Šis automatizavimo lygis paverčia tai, kas kadaise buvo daugelio žmonių koordinavimo košmaras, į sklandžią, savarankišką naujojo darbuotojo patirtį.

2. Atitikties valdymas, kuriuo galite pasitikėti

Mažoms įmonėms, neturinčioms specialių teisės ar žmogiškųjų išteklių skyrių, atitiktis yra viena didžiausių paslėptų pavojų samdant. Remiantis naujausiais duomenimis, 30 % I-9 formų yra klaidų, dėl kurių už pažeidimą gali būti skiriamos baudos nuo 230 USD iki 2 332 USD. Įdiegimo programinė įranga su įmontuotomis atitikties funkcijomis veikia kaip pirmoji gynybos linija nuo šių brangių klaidų. Tinkama platforma turėtų padėti naujiems darbuotojams pildyti privalomas formas su įtaisytuoju patvirtinimu, kuris prieš pateikiant aptinka įprastas klaidas.

Programinė įranga turėtų išlaikyti visų su atitiktimi susijusių veiklų audito seką, įskaitant tai, kas užpildė kokias formas, kada jos buvo pasirašytos ir visus vėlesnius atnaujinimus. Tai tampa neįkainojama atliekant vyriausybinius auditus ar vidines peržiūras. Ieškokite platformų, kurios neatsilieka nuo besikeičiančių taisyklių – tai ypač svarbu įmonėms, veikiančioms keliose valstijose, kuriose taikomi skirtingi darbo įstatymai. Sistema turėtų automatiškai atnaujinti formas ir reikalavimus, kai pasikeičia įstatymai, o ne reikalauti neautomatiškai stebėti teisės aktų atnaujinimus.

"Atitikties laikymasis reiškia ne tik nuobaudų vengimą – tai pasitikėjimo pagrindo kūrimas. Kai nauji samdomi darbuotojai nuo pat pirmos dienos mato, kad tinkamai tvarkote jų neskelbtiną informaciją, tai suteikia toną visai jų darbo patirtimii."

3. Sklandus integravimas su esamu krūvu

Jūsų įdiegimo programinė įranga neturėtų egzistuoti atskirai. Jis turi bendrauti su įrankiais, kuriuos jau naudojate kasdien. Daugeliui mažų įmonių tai reiškia integraciją su apskaitos / darbo užmokesčio sistema (pvz., „QuickBooks“ ar „Gusto“, el. pašto platforma („Gmail“ arba „Outlook“), kalendoriumi („Google“ kalendoriumi arba „Microsoft 365“) ir galbūt projektų valdymo įrankiais (pvz., „Asana“ ar „Trello“). Nesant šių integracijų, sukuriami duomenų kaupikliai ir rankinis duomenų įvedimas, kuris neatitinka automatizavimo tikslo.

Vertinant integravimo galimybes, atsižvelkite į plotį ir gylį. Plotis nurodo, su kiek skirtingų sistemų programinė įranga jungiasi, o gylis – tai, kiek tarp jų perduodama duomenų. Pavyzdžiui, giliai integruojant su jūsų darbo užmokesčio sistema automatiškai perkeliamos užpildytos mokesčių formos, banko informacija ir informacija apie atlyginimą be jokios perrašymo rankiniu būdu. Tai pašalina žmogiškųjų klaidų riziką ir užtikrina sistemų nuoseklumą. „Mewayz“ modulinis požiūris parodo šią filosofiją – jų įdiegimo modulis sklandžiai susijungia su atlyginimų, personalo ir kitais verslo moduliais, sukuriant vieningą sistemą, o ne atjungtų įrankių rinkinį.

4. Darbuotojo patirtis: ne tik popierizmas

Išskirtinė įdiegimo programinė įranga pripažįsta, kad procesas apima daug daugiau nei administracines užduotis. Pirmosios dvi savaitės iš esmės formuoja naujo darbuotojo suvokimą apie jūsų įmonę ir sprendimą likti ilgam. „BambooHR“ atliktas tyrimas rodo, kad darbuotojai, kurie teigiamai vertina savo mokymosi patirtį, beveik 3 kartus dažniau jaučia didelį pasitenkinimą darbu. Jūsų programinė įranga turėtų palengvinti kultūrinę integraciją pasitelkdama tokias funkcijas, kaip turinys prieš pradedant darbą (pasveikinimo vaizdo įrašai, komandos prisistatymai, įmonės vertybės), interaktyvūs mokymo moduliai ir socialinės integracijos įrankiai.

Ieškokite platformų, leidžiančių kurti suasmenintus pasveikinimo portalus, kuriuose nauji darbuotojai gali pasiekti viską, ko jiems reikia vienoje vietoje: jų priėmimo kontrolinį sąrašą, įmonės politiką, mokymo medžiagą, komandos narių profilius pirmajai savaitei ir net. Kai kurios pažangios sistemos apima mentorystės poravimo funkcijas, kultūrinės asimiliacijos klausimynus ir grįžtamojo ryšio mechanizmus, leidžiančius naujiems darbuotojams dalytis savo ankstyva patirtimi. Šis į žmogų orientuotas požiūris paverčia įtraukimą iš sandorio į santykinį procesą, padidindamas tikimybę, kad jūsų investicijos į samdymą atsipirks dėl ilgalaikio išlaikymo.

5. Mastelio keitimas, kuris auga kartu su jūsų verslu

Smulkios įmonės, rinkdamosi programinę įrangą, susiduria su unikaliais iššūkiais: jums reikia įmonės lygio funkcijų be įmonės lygio sudėtingumo ar išlaidų. Idealus įtraukimo sprendimas turėtų būti lengvai plečiamas, kai jūsų darbuotojų skaičius auga nuo 5 iki 50 iki 500. Tai reiškia kainodaros modelius, kurie neapsunkina augimo dėl staigių kainų šuolių, funkcijų rinkinius, kurie plečiasi, kai keičiasi jūsų poreikiai, ir administracines sąsajas, kurios išlieka intuityvios net didėjant naudotojų skaičiui.

Apsvarstykite vertikalų ir horizontalų mastelio keitimą. Vertikalus mastelio keitimas reiškia daugiau vartotojų aptarnavimą toje pačioje pagrindinėje struktūroje – jūsų 10 žmonių komanda tampa 100 žmonių organizacija. Horizontalus mastelio keitimas reiškia naujų galimybių pridėjimą – galbūt pradedant nuo pagrindinio įdiegimo, bet vėliau įtraukiant našumo valdymą, mokymosi valdymą arba pažangią analizę. Modulinės platformos, pvz., „Mewayz“, suteikia ypatingų pranašumų, leidžiančių pradėti tik nuo 19–49 USD per mėnesį įvedimo modulio, o tada, plečiantis jūsų poreikiams, pridėti papildomų modulių (4,99 USD už modulį, pažangios personalo funkcijos ir kt.), neperėjus prie visiškai naujos sistemos.

6. Praktinis įgyvendinimas: žingsnis po žingsnio vadovas

Tinkamos programinės įrangos pasirinkimas yra tik pusė darbo – diegimas lemia jūsų sėkmę. Laikykitės šio praktinio požiūrio, kad užtikrintumėte sklandų perėjimą:

1. Audituokite dabartinį procesą: dokumentuokite kiekvieną esamo priėmimo žingsnį, nustatydami skausmo taškus, kliūtis ir atitikties riziką. Nurodykite, kiek laiko užtrunka kiekviena užduotis, ir pažymėkite, kas atsakingas.
2. Apibrėžkite privalomą ir malonų turėjimą: sukurkite du sąrašus: esmines funkcijas, kurių jums reikia nedelsiant (el. parašai, I-9 valdymas, užduočių automatizavimas), palyginti su funkcijomis, kurios būtų naudingos vėliau (išplėstinė analizė, programa mobiliesiems, integravimas su konkrečia nišine programine įranga).
3. Bandomasis diskas – naudokite nemokamą demonstracinę versiją su Reals. bandymus, kad būtų galima atlikti realius prisijungimo scenarijus. Sukurkite bandomąjį darbuotojo profilį ir užbaikite procesą nuo pasiūlymo laiško iki pirmosios dienos sąrankos.
4. Patikrinkite nuorodas, skirtas konkrečiai mažoms įmonėms: paprašykite pardavėjų rekomendacijų iš panašaus dydžio ir pramonės įmonių. Teiraukitės apie diegimo palaikymą, klientų aptarnavimo reagavimą ir netikėtus iššūkius.
5. Planuokite diegimą etapais: pradėkite nuo kito samdymo, o ne perkelkite visus esamus darbuotojus iš karto. Naudokite tai kaip bandomąją priemonę, kad nustatytumėte koregavimus, kurių reikia prieš platesnį diegimą.
6. Išmokykite savo komandą prieš paleidžiant: įsitikinkite, kad vadovai, IT ir visi, dalyvaujantys diegiant, supranta naująjį procesą. Sukurkite greitus įprastų užduočių vadovus.
7. Nustatykite sėkmės metriką: nustatykite, kaip vertinsite pagerėjimą: sumažėjusį laiką iki produktyvumo, sumažėjusį administracinių valandų skaičių vienam samdomam darbuotojui, naujus pasitenkinimo samdomu darbu balus arba atitikties audito rezultatus.

7. Biudžeto svarstymai ir paslėptos išlaidos

Smulkios įmonės turi suderinti pajėgumus ir sąmonę apie išlaidas. Nors įmonės sprendimai vienam darbuotojui per mėnesį gali kainuoti 8–15 USD, į smulkųjį verslą orientuotos platformos paprastai svyruoja nuo nemokamų lygių iki 50 USD per mėnesį už pagrindines funkcijas. Saugokitės paslėptų išlaidų, kurios gali sumenkinti jūsų biudžetą:

• Įdiegimo mokesčiai: kai kurie paslaugų teikėjai taiko sąrankos mokesčius nuo 500 USD iki 2 000 USD.
• Mokymo išlaidos: nors daugelis apima pagrindinį mokymą, išplėstinis mokymas ar sertifikavimas gali būti apmokestinti. kūrimas
• Saugyklos apribojimai: dokumentų saugykloje debesyje gali būti taikomi viršutiniai mokesčiai su pertekliniais mokesčiais.
• Mažiausias naudotojų skaičius: kai kurie teikėjai reikalauja minimalaus darbuotojų skaičiaus (dažnai daugiau nei 25)

„Mewayz“ skaidraus kainodaros modelis – nemokamas lygis pagrindiniams poreikiams, mokama API prieiga už 19 USD / mėn. 4,99 USD už modulį – parodo mažoms įmonėms reikalingą išlaidų nuspėjamumą. Jų modulinis požiūris reiškia, kad mokate tik už tai, ką naudojate šiandien, o augdami turėsite aiškius atnaujinimo kelius.

8. Saugos ir duomenų apsaugos pagrindai

Prisijungimas apima neskelbtinos asmeninės informacijos rinkimą: socialinio draudimo numerius, banko duomenis, tapatybės dokumentus ir kt. Duomenų pažeidimas šio proceso metu gali pakenkti darbuotojui ir jūsų verslo reputacijai. Jūsų pasirinkta programinė įranga turi teikti pirmenybę saugai naudojant tokias funkcijas kaip:

• Įmonės lygio šifravimas tiek siunčiamiems, tiek nenaudojamiems duomenims
• II tipo II sertifikatas, parodantis griežtą saugos praktiką.
• Vaidmenimis pagrįstos prieigos kontrolė užtikrinančios, kad tik įgalioti darbuotojai matytų neskelbtinus duomenis. darbuotojų įrašų keitimas
• Saugi dokumentų saugykla taikant automatinio saugojimo politiką
• Reguliarūs saugos naujinimai ir pažeidžiamumo tikrinimas

Nepatikėkite pardavėjo žodžio – teiraukitės jų saugos dokumentų, įsiskverbimo testų rezultatų ir duomenų privatumo politikos. Įsitikinkite, kad jie atitinka atitinkamas taisykles (GDPR Europos darbuotojams, įvairūs JAV valstijų privatumo įstatymai) ir supranta, kur geografiškai saugomi jūsų duomenys, jei turite samdymo tarptautiniu mastu.

Jūsų pirmųjų įspūdžių ateitis

Šiandien sukurta įdarbinimo patirtis tiesiogiai įtakoja jūsų įmonės ateities trajektoriją. Šiuo metu, kai nuotolinis darbas yra įprastas, o konkurencija dėl talentų išlieka arši, jūsų priėmimo procesas yra ir praktinė infrastruktūra, ir kultūros ambasadorius. Tinkamas programinės įrangos sprendimas ne tik pažymi atitikties langelius – jis priima naujus komandos narius į gerai organizuotą, pagarbų ir veiksmingą organizaciją nuo pat pirmos jų sąveikos.

Vertindami parinktis atminkite, kad brangiausias sprendimas nebūtinai geriausiai atitinka jūsų konkrečius poreikius, o pigiausias pasirinkimas gali jums kainuoti daugiau dėl praleistų galimybių ir rankų darbo. Ieškokite platformų, kurios supranta unikalius smulkaus verslo augimo apribojimus ir galimybes. Strategiškai įdiegę specialiai sukurtą integruotą programinę įrangą, kažkada buvusią administracinę naštą paverčiate konkurenciniu pranašumu – tokiu, kuris pritraukia geresnius kandidatus, padidina jų produktyvumą ir sukuria ilgalaikio išlaikymo bei sėkmės pagrindą.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kiek paprastai kainuoja darbuotojų įtraukimo programinė įranga mažoms įmonėms?

Smulkaus verslo integravimo programinė įranga svyruoja nuo nemokamos pagrindinės pakopos iki 50–100 USD per mėnesį, kai naudojamos visos platformos. Daugelis paslaugų teikėjų siūlo kainodarą vienam darbuotojui (4–10 USD per mėnesį) arba vienodus mėnesinius tarifus neribotiems naudotojams, o diegimo mokesčiai kartais prideda 500–2 000 USD.

Kokia yra svarbiausia programinės įrangos, skirtos įmonei, kurioje dirba mažiau nei 20 darbuotojų, funkcija?

Mažoms komandoms automatizavimas ir integravimas yra svarbiausi. Programinė įranga turėtų automatiškai tvarkyti užduočių priskyrimus, priminimus ir dokumentų rinkimą, kartu sklandžiai prisijungdama prie esamų darbo užmokesčio, el. pašto ir kalendoriaus sistemų, kad būtų išvengta duomenų įvedimo rankiniu būdu.

Kiek laiko užtrunka įdiegti programinę įrangą?

Įdiegimas paprastai trunka 2–6 savaites, atsižvelgiant į sudėtingumą. Debesimis pagrįsti sprendimai su gerais šablonais gali būti paleisti per kelias dienas, o pritaikytas diegimas su keliomis integracijomis gali užtrukti mėnesį ar ilgiau.

Ar įtraukimo programinė įranga gali padėti nuotoliniam darbuotojo priėmimui?

Visiškai. Šiuolaikinės platformos puikiai tinka nuotoliniam prisijungimui su skaitmeniniu dokumentų pasirašymu, virtualiais mokymo moduliais, vaizdo įrašų pristatymu, automatizuotu įrangos pristatymo koordinavimu ir virtualiu susitikimo ir pasisveikinimo planavimu – visa tai būtina paskirstytoms komandoms.

Kokią metriką turėčiau stebėti, kad įvertinčiau įdiegimo programinės įrangos sėkmę?

Pagrindinė metrika apima laiką iki produktyvumo (dienos iki visiško veikimo), sutaupytas administravimo valandas vienam samdomam darbuotojui, pasitenkinimo naujais darbuotojais balus (30/60/90 dienų apklausos), išlaikymo rodiklius pirmaisiais metais ir atitikties tikslumą (klaidų rodikliai privalomose formose).