Sumažinkite programinės įrangos išlaidas 60 %: „Viskas viename“ platformos strategija

Paslėptos suskaidytos technikos sąnaudos

Šiandien dauguma įmonių dirba su programinės įrangos įrankių rinkiniu. Vidutinis mažas ir vidutinis verslas naudoja nuo 10 iki 20 skirtingų SaaS programų – nuo ​​CRM ir apskaitos iki projektų valdymo ir žmogiškųjų išteklių. Nors kiekviena priemonė žada išspręsti konkrečią problemą, kolektyvinės išlaidos yra stulbinančios. Prenumeratos mokesčiai greitai didėja, tačiau tikrosios išlaidos slypi giliau: laikas, sugaištas perjungiant programas, neefektyvus duomenų įvedimas rankiniu būdu, išsklaidytos informacijos saugumo rizika ir IT išlaidos, susijusios su kelių prisijungimų ir integracijų valdymu. Šis suskaidytas metodas tyliai eikvoja jūsų biudžetą ir našumą.

Pagalvokite, kad įprasta smulkaus verslo įmonė išleidžia 49 USD per mėnesį CRM, 29 USD apskaitos programinei įrangai, 15 USD vienam vartotojui komunikacijos įrankiui, 30 USD projektų valdymo platformai ir dar 25 USD pagrindinėms personalo funkcijoms. 10 žmonių komandai tai yra daugiau nei 1 000 USD per mėnesį – prieš pridedant nišinius rinkodaros, analizės ar klientų aptarnavimo įrankius. Administracinė našta yra tokia pat didelė, nes darbuotojai kiekvieną savaitę praranda valandas, kai persijungia iš vienos sistemos į kitą. Tai yra problema, kurią turi išspręsti „viskas viename“ platforma.

„Didžiausia programinės įrangos kaina yra ne prenumeratos mokestis; tai atsijungusios ekosistemos valdymo kliūtis.“

Kas yra „viskas viename“ verslo platforma?

„Viskas viename“ sistema sujungia pagrindinę jūsų organizacijos verslo platformą. Užuot žongliravęs keliolika atskirų programų, viską – CRM, sąskaitų faktūrų išrašymą, darbo užmokesčio, personalo, projektų valdymą, analizę ir kt. – valdote iš vienos centrinės informacijos suvestinės. Pagalvokite apie tai kaip netvarkingos įrankių dėžės pakeitimą Šveicarijos armijos peiliu: vienas įrankis, daug funkcijų, sklandus veikimas.

Tokios platformos kaip „Mewayz“ tobulina šią koncepciją siūlydamos modulinį požiūrį. Jūs gaunate prieigą prie 208 specializuotų modulių, tačiau jie visi turi tą pačią duomenų bazę, vartotojo sąsają ir saugos sistemą. Tai reiškia, kad jūsų pardavimų komandos CRM duomenys automatiškai sinchronizuojami su jūsų finansų komandos sąskaitų faktūrų moduliu, o jūsų personalo komandos darbuotojų įrašai matomi projektų vadovams, paskirstantiems užduotis. Rezultatas – vieninga viso verslo operacinė sistema, pašalinanti duomenų kaupiklius ir perteklinius procesus.

Matematika: kaip galite sumažinti išlaidas 60 %

Išskirstykime skaičius. Įprastoje smulkioje įmonėje, kurioje dirba 10 darbuotojų, gali būti taikomos šios mėnesinės programinės įrangos išlaidos:

• CRM: 49 USD per mėnesį
• Apskaita ir sąskaitų faktūrų išrašymas: 29 USD per mėnesį
• Projektų valdymas: 30 USD per mėnesį
• Komandos bendravimas 5/1 iš viso)
• HR platforma: 25 USD per mėnesį
• Pagrindinė analizė: 20 USD per mėnesį
• Užsakymas / planavimas: 15 USD per mėnesį

Tai iš viso 318 USD per mėnesį, neįskaitant pagrindinių įrankių. Dabar palyginkite tai su „viskas viename“ platforma, tokia kaip „Mewayz“. Pats išsamiausias mokamas planas kainuoja 49 USD per mėnesį ir apima visus šiuos modulius iki 10 vartotojų. Tai iš karto sutaupysite 269 USD per mėnesį arba 85 %. Net jei atsižvelgsite į kelių specializuotų API kainą – 4,99 USD už modulį, bendra kaina retai viršija 70 USD – vis tiek sumažinama daugiau nei 75%.

Tačiau 60 % reiškia ne tik prenumeratos sutaupymą. Tai apima paslėptas išlaidas: 5–10 valandų per savaitę, kurias jūsų komanda praleidžia tvarkydama prisijungimus, eksportuodama / importuodama duomenis ir suderindama sistemų neatitikimus. Kai vidutinės darbo sąnaudos yra 30 USD per valandą, tai yra 1200–2400 USD per mėnesį iššvaistytas produktyvumas. Konsolidavimas į vieną platformą gali susigrąžinti 80% to laiko ir pridėti dar 1000 USD prie jūsų mėnesio santaupų. Kartu bendras išlaidų sumažinimas nesunkiai viršija 60%.

Butinė riba: veiklos pranašumai

Išlaidų taupymas yra įtikinamas, tačiau tikroji platformos „viskas viename“ vertė slypi veiklos transformacijoje. Kai visi įrankiai kalba ta pačia kalba, darbo eigos tampa žymiai efektyvesnės. Kliento užklausa, kuri prasideda kaip potencialus klientas jūsų CRM, gali automatiškai sugeneruoti projektą valdymo modulyje, užbaigus suaktyvinti sąskaitą faktūrą ir užregistruoti sąveiką jūsų analizės informacijos suvestinėje – visa tai be rankinio įsikišimo.

Šis integravimas pašalina dažniausiai pasitaikančius suskaidyto krūvos skausmo taškus. Duomenų tikslumas pagerėja, nes nereikia įvesti pasikartojančių duomenų. Sumažėjus išorinių prieigos taškų skaičiui, sugriežtėja saugumas. Naujų darbuotojų priėmimas tampa paprastesnis vienu prisijungimu. Dėl vieningos analizės sprendimų priėmimas pagreitėja. Konkurencingoje aplinkoje veikiančioms įmonėms šis efektyvumo padidėjimas dažnai yra vertingesnis nei tiesioginis išlaidų sutaupymas.

Realus pavyzdys: rinkodaros agentūros transformacija

Paimkite 12 žmonių skaitmeninės rinkodaros agentūros, su kuria dirbome, atvejį. Jie naudojo atskirus klientų valdymo įrankius (HubSpot CRM, 50 USD per mėnesį), projekto stebėjimą (Asana, 30 USD per mėnesį), laiko stebėjimą (Toggl, 20 USD per mėnesį), sąskaitų faktūrų išrašymą („QuickBooks“, 30 USD per mėnesį) ir vidinę komunikaciją („Slack“, 150 USD per mėnesį). Jų mėnesinė programinės įrangos sąskaita buvo 280 USD, tačiau projektų vadovai kiekvieną savaitę praleisdavo valandas rankiniu būdu perkeldami klientų duomenis iš vienos sistemos į kitą ir derindami laiko žurnalus su sąskaitomis faktūromis.

Perėję prie „Mewayz“ 49 USD per mėnesį plano, jie sujungė visas šias funkcijas. CRM modulis stebėjo klientų sąveikas, projektų valdymo modulis priskyrė užduotis, tiesiogiai susietas su kliento įrašais, laiko sekimą automatiškai užpildė sąskaitas faktūras ir vidinė komunikacija vyko per platformos pranešimų sistemą. Jie apskaičiavo, kad administracinis laikas sutrumpėjo 40 %, o tai sutaupo daugiau nei 1500 USD per mėnesį vien darbo sąnaudų. Kartu su sutaupyta prenumerata, jų bendros su programine įranga susijusios išlaidos sumažėjo 68%.

Žingsnis po žingsnio programinės įrangos konsolidavimo vadovas

Perėjimas prie „viskas viename“ platformos neturi būti trikdantis. Laikykitės šio struktūrinio požiūrio, kad užtikrintumėte sklandų perkėlimą.

1. Audituokite savo dabartinį krūvą: nurodykite kiekvieną jūsų įmonėje naudojamą programinės įrangos įrankį, jo mėnesio išlaidas, pagrindinę funkciją ir komandos narius, kurie ja pasitiki. Nustatykite atleidimus ir įrankius, kurių naudojimas yra mažas.
2. Apibrėžkite savo pagrindinius poreikius: pirmenybę teikite funkcijoms, kurių nereikia aptarti jūsų verslui. Daugeliui tai apima CRM, sąskaitų faktūrų išrašymą, projektų valdymą ir komunikacijos centrą.
3. Pasirinkite tinkamą platformą: pasirinkite platformą, kuri tenkina pagrindinius poreikius ir siūlo mastelį. Nemokama „Mewayz“ pakopa leidžia išbandyti pagrindines funkcijas prieš įsipareigojant.
4. Perkelkite duomenis etapais: pradėkite nuo vieno skyriaus ar funkcijos. Pirmiausia perkelkite CRM duomenis, tada palaipsniui pridėkite sąskaitų faktūrų išrašymą, projektus ir HR. Naudokite platformos importavimo įrankius ir palaikymo išteklius.
5. Mokykite savo komandą: veskite tikslines mokymo sesijas, pabrėždami, kaip naujoji platforma supaprastina jų kasdienes užduotis. Pabrėžkite laiko taupymą ir sumažintą nusivylimą.
6. Laipsniškai atsisakykite perteklinių įrankių: kai komanda jausis patogiai, atšaukite pakeistų įrankių prenumeratas. Stebėkite naudojimą, kad užtikrintumėte visišką perėjimą.

Dažniausių problemų, susijusių su „viskas viename“ platformomis, sprendimas

Verslo savininkai dažnai nerimauja, kad konsoliduojant įrankius reikia paaukoti funkcionalumą. Baiminamasi, kad visų amatų meistras nebus nė vieno meistras. Tačiau šiuolaikinės platformos, tokios kaip „Mewayz“, yra sukurtos moduliniu būdu. Jūs negausite visiems tinkamo sprendimo; gausite specializuotų modulių rinkinį, sukurtą sklandžiai veikti kartu. CRM modulis yra toks pat galingas kaip ir atskiras CRM, tačiau jam naudinga akimirksniu integracija su sąskaitų faktūrų išrašymu ir analize.

Kitas rūpestis yra tiekėjo užraktas. Ką daryti, jei platforma neatitinka jūsų ateities poreikių? Čia API prieiga tampa labai svarbi. „Mewayz“ siūlo API prieigą už 4,99 USD už modulį, todėl, jei reikia, galite prisijungti prie išorinių įrankių. Tikslas yra centralizacija, o ne izoliacija. Platforma turėtų būti jūsų veiklos centras, o ne visa visata.

Ateitis yra integruota

Verslo programinės įrangos tendencija yra neabejotina: konsolidacija. Dirbtiniam intelektui ir automatizavimui tobulėjant, vieningos duomenų ekosistemos vertė tik augs. „Viskas viename“ platforma padeda jūsų verslui efektyviai panaudoti šias technologijas. Kai jūsų CRM, projektų valdymo ir analizės modulius maitina tas pats duomenų srautas, dirbtinis intelektas gali nustatyti modelius ir galimybes, kurios būtų nematomos suskaidytoje sistemoje.

Įmonėms, norinčioms ne tik išgyventi, bet ir klestėti ateinančiais metais, veiklos racionalizavimas nebėra neprivalomas. Išlaidų sumažinimas 60 % yra tiesioginis atlygis, tačiau ilgalaikis pranašumas yra judrumas. Suvienodinta platforma leidžia jūsų verslui geriau reaguoti į rinkos pokyčius, labiau plečiamas augant ir atsparesniam iššūkiams. Klausimas ne tas, ar galite sau leisti keistis; tai ar galite sau leisti to nedaryti.