Kaip pasirinkti verslo programinę įrangą, kuri iš tikrųjų atitinka jūsų biudžetą ir poreikius

Vidutinė maža įmonė žongliruoja su daugiau nei 100 skirtingų programinės įrangos programų, tačiau 70 % įsigytų funkcijų nenaudojamos. Tai ne tik iššvaistyti pinigai; tai iššvaistytas potencialas, prarastas produktyvumas ir labai stabdomas augimas. Tinkamos verslo programinės įrangos pasirinkimas nėra prabanga – tai esminis išgyvenimo įgūdis pirmiausia skaitmeninėje ekonomikoje. Statymas yra didelis: neteisingas pasirinkimas gali įkalinti jus į brangią sutartį, sužlugdyti jūsų komandą ir nepavyks išspręsti pačios problemos, dėl kurios ją įsigijote. Bet teisingas pasirinkimas? Tai gali supaprastinti operacijas, suteikti daugiau galimybių darbuotojams ir atverti naujus efektyvumo lygius. Šis vadovas sumažina triukšmą ir pateikia strateginį, nuoseklų procesą, kaip pasirinkti programinę įrangą, kuri teikia realią vertę neišeikvodama jūsų biudžeto.

Pradėkite giliai pasinerdami į savo faktinius poreikius

Prieš net žvilgtelėdami į programinės įrangos svetainę ar funkcijų sąrašą, turite pažvelgti į vidų. Vienintelė didžiausia klaida, kurią daro įmonės, yra programinės įrangos pirkimas pagal tai, ką ji gali padaryti, o ne tai, ką reikia daryti. Tai veda prie funkcijų išsipūtimo, sudėtingumo ir pernelyg didelių išlaidų. Pirmoji jūsų užduotis – atlikti išsamų dabartinių procesų auditą.

Nustatyti pagrindinę problemą

Kokį konkretų skausmo tašką bandote išspręsti? Būkite žiauriai sąžiningi. Ar tai, kad jūsų pardavimų komanda praranda galimybę sužinoti apie potencialius klientus? Ar jūsų sąskaitų faktūrų išrašymo procesai užtrunka per ilgai? Ar darbuotojas tvarkaraščius sudaro chaotiška netvarka? Suformuluokite problemą atsižvelgdami į verslo rezultatą, o ne į programinės įrangos funkciją. Užuot sakę „mums reikia geresnio CRM“, galvokite „turime sutrumpinti pardavimo ciklą nuo 30 iki 20 dienų“. Šis požiūrio pokytis užtikrina, kad esate susikoncentravęs į rezultatus.

Surinkite žmonių, kurie iš tikrųjų naudosis programine įranga kasdien, informaciją. Jie turi intymiausių žinių apie darbo eigos kliūtis ir neefektyvumą. Šis bendradarbiavimo metodas ne tik atskleidžia tikruosius poreikius, bet ir padidina naujojo įrankio įsigijimą, padidindamas sėkmingo pritaikymo vėliau tikimybę.

Apibrėžkite savo nediskutuotinus reikalavimus

Kai suprasite problemą, paverskite ją konkrečiu reikalavimų sąrašu. Šis sąrašas taps jūsų objektyvia balų sistema, skirta įvairių variantų vertinimui. Išskirkite šiuos reikalavimus į tris aiškius segmentus.

• Būtina turėti (pagrindinė funkcija): tai yra sandorių nutraukimo priemonės. Jei programinė įranga neatlieka šių dalykų, ji nedelsiant diskvalifikuojama. Pavyzdžiai: „Turi būti integruota su mūsų el. prekybos platforma“, „Turi turėti kelių naudotojų prieigos valdiklius“, „Turi sugeneruoti tinkintus sąskaitų faktūrų šablonus“.
• Turėtų būti (svarbios funkcijos): tai funkcijos, kurios yra labai vertingos ir žymiai pagerintų procesą, tačiau jų nebuvimas nebūtų visiškas blokavimas. Pavyzdžiai: „Automatiniai mokėjimo priminimai“, „Įtaisytas laiko stebėjimas“, „Mobilioji programėlė lauko darbuotojams“.
• Puikūs daiktai (būsimi patobulinimai): tai yra funkcijos, kurias būtų puiku turėti, bet jos nėra labai svarbios pradiniam diegimui. Jie gali turėti įtakos dviejų lygiaverčių variantų pertraukai. Pavyzdžiai: „Išplėstinė analizės informacijos suvestinė“, „AI pagrįstas prognozavimas“, „Baltojo ženklinimo galimybės“.

Šis prioritetų nustatymas neleidžia jus sužavėti prašmatniomis, bet nereikšmingomis ypatybėmis per pardavimo demonstraciją.

Priimkite modulinį, keičiamo mastelio metodą. Vieno dydžio įmonės rinkiniai nyksta. Daugeliui augančių įmonių modulinis metodas yra daug ekonomiškesnis ir lankstesnis. Užuot mokėję už didžiulę platformą su 50 modulių, kai jums reikia tik 5, galite pradėti nuo to, ko jums reikia, ir papildyti augdami.

Tai yra pagrindinė tokių platformų kaip „Mewayz“ filosofija. Naudodami 207 skirtingus modulius, apimančius CRM, sąskaitų faktūrų išrašymą, darbo užmokestį, personalo valdymą, transporto parko valdymą ir kt., galite sukurti pasirinktinę verslo OS. Galite pradėti tik nuo CRM ir sąskaitų faktūrų išrašymo modulių už 19 USD per mėnesį. Po šešių mėnesių, kai įdarbinate pirmuosius darbuotojus, galite suaktyvinti personalo ir darbo užmokesčio modulius be skausmingos ir brangios migracijos. Šis „mokėjimo, kaip augant“ modelis tiesiogiai suderina programinės įrangos sąnaudas su verslo raida, neleidžiant švaistyti pinigų nepanaudotiems pajėgumams.

Efektyviausia programinės įrangos strategija yra ne pirkti milžinišką įrankių dėžę, o įsigyti konkretų veržliaraktį, kurio reikia šiandien bandomam pasukti varžtui.

Apskaičiuokite bendrą kainą.

Linduko kaina yra melas. Mėnesinis arba metinis abonentinis mokestis yra tik dalis tikrųjų išlaidų. Kad išvengtumėte biudžeto staigmenų, turite apskaičiuoti bendrąsias nuosavybės išlaidas (TCO) per įprastą 3 metų laikotarpį.

• Prenumeratos mokesčiai: bazinė programinės įrangos kaina.
• Diegimas ir sąranka: sistemos konfigūravimo išlaidos, galimai įskaitant konsultanto išlaidas ir išlaidas, skirtas komandai. pagreitinti.
• Integravimas: išlaidos už naujos programinės įrangos prijungimą prie esamų įrankių (pvz., apskaitos programinė įranga, svetainė).
• Tinkinimas: mokesčiai už bet kokias specialias funkcijas ar modifikacijas.
• Palaikymas: išlaidos už nuolatinį klientų aptarnavimą, ypač jei jums reikia pastovaus klientų aptarnavimo.
  Perėjimo metu prarasto našumo kaina.

Pavyzdžiui, „pigiai“ 10 USD per mėnesį programai nustatyti gali prireikti 40 valandų vidinio laiko ir 2 000 USD vertės integravimo projekto, todėl jos 3 metų TCO yra daug didesnė nei išsamesnės 49 USD per mėnesį platformos, apimančios sąrankos palaikymą ir iš anksto įdiegtas integracijas.

P. Bandomoji versija

Niekada ir niekada nepirkite verslo programinės įrangos be praktinės bandomosios versijos. Pardavimo demonstracijoje parodyta, ką programinė įranga gali padaryti idealiomis sąlygomis; bandomoji versija parodo, kaip iš tikrųjų tai patinka naudoti kasdien. Dauguma gerbiamų paslaugų teikėjų, įskaitant „Mewayz“, dėl šios priežasties siūlo nemokamas pakopas arba pratęstus bandomuosius laikotarpius.

Bandomosios versijos metu neapsiribokite tik mygtukų paspaudimu. Sukurkite realaus pasaulio scenarijų. Jei bandote CRM, importuokite 20 faktinių potencialių klientų ir stebėkite juos. Jei tai sąskaitų faktūrų išrašymo įrankis, sugeneruokite ir išsiųskite kelias tikras sąskaitas faktūras. Atkreipkite ypatingą dėmesį į vartotojo sąsają – ar ji intuityvi, ar reikės daug apmokyti? Išbandykite pasirodymą su savo komanda. Jų atsiliepimai yra neįkainojami. Įrankis, kurio nenaudoja jūsų komanda, yra įrankis, kuris nepavyks, kad ir kokios galingos būtų jo funkcijos.

7 etapų programinės įrangos pasirinkimo kontrolinis sąrašas

Čia yra praktiškas, nuoseklus kontrolinis sąrašas, padėsiantis visam atrankos procesui nuo pradžios iki pabaigos.

1. Audituokite ir apibrėžkite esamą problemą ir nurodykite: konkrečią problemą. išspręskite.
2. Sąrašo reikalavimai: sukurkite sąrašus, kuriuos būtina turėti, turėti ir turėti, remdamiesi galutiniais naudotojais.
3. Tyrimas ir trumpasis sąrašas: nustatykite 3–5 galimus sprendimus, kurie atitinka jūsų pagrindinius poreikius ir biudžetą. Pirmenybę teikite modulinėms platformoms.
4. Apskaičiuokite TCO: įtraukite į galutinį sąrašą 3 metų bendrąsias nuosavybės išlaidas, įskaitant visas paslėptas išlaidas.
5. Pradėkite nemokamus bandomuosius laikotarpius: prisiregistruokite išbandyti ir išbandykite kiekvieną produktą naudodami realius duomenis ir nedidelę naudotojų grupę.
6. Įvertinkite kiekvieno tikslo sąrašą. Kiek privalomų dalykų atitinka kiekvienas?
7. Priimkite sprendimą: atsižvelgdami į balus, TCO ir komandos atsiliepimus, pasirinkite nugalėtoją ir suplanuokite išleidimą.

Derėkitės ir planuokite sklandų diegimą

Pasirinkus programinę įrangą, darbas nesibaigs. Daugelis pardavėjų, ypač orientuotų į MVĮ, yra atviri deryboms. Nebijokite prašyti nuolaidos metiniam įsipareigojimui arba sąrankos palaikymo įtraukimui. Jei naudojate modulinę platformą, patvirtinkite naujų modulių pridėjimo procesą ateityje ir visas susijusias išlaidas.

Tada sukurkite išsamų diegimo planą. Priskirkite projekto savininką, nustatykite laiko juostą ir aiškiai praneškite apie pakeitimus savo komandai. Suteikite tinkamą mokymą ir išteklius, kad užtikrintumėte sklandų perėjimą. Prastai valdomas išleidimas gali pakenkti net geriausiam programinės įrangos pasirinkimui.

Sukurkite sistemą, kuri auga kartu su jumis

Tinkamas programinės įrangos pasirinkimas nėra vienkartinis įvykis; tai yra keičiamo dydžio operacinės sistemos pagrindas. Laikydamiesi disciplinuoto, poreikiais pagrįsto požiūrio, iš reaktyvaus programinės įrangos vartotojo tampate strateginiu savo verslo infrastruktūros architektu. Nustojate mokėti už lentynas ir pradedate investuoti į įrankius, kurie užtikrina išmatuojamą IG. Tikslas yra sukurti vientisą technologijų rinkinį, kuriame kiekvienas komponentas, nesvarbu, ar tai jūsų CRM iš Mewayz, ar jūsų analizės prietaisų skydelis, sklandžiai veiktų kartu, kad paskatintų jūsų verslą. Jūsų veiklos ateitis priklauso nuo šiandieninių pasirinkimų – rinkitės protingai, rinkitės pagal modulius ir rinkitės augimą.