Atvejo analizė – kūno rengybos pramonė
Kaip Brazilijos sporto salės grandinėje automatizuotas narystės ir mokėjimų surinkimas
Per mažiau nei 90 dienų „Força Fitness“ prarado 38 000 R$ per mėnesį iki nesėkmingų mokėjimų ir paleido visiškai automatizuotą narystės programą 12 vietų.
Rezultatai trumpai
Įmonė: „Força Fitness“ (išgalvota kompozicija, pagrįsta tikrais pramonės modeliais)
Vieta: San Paulo metropolinė sritis, Brazilija
Dydis: 12 vietų, daugiau nei 8 400 aktyvių narių
Pramonė: sveikata ir kūno rengyba
Naudojami įrankiai: Mewayz CRM, sąskaitų faktūrų išrašymas, mokėjimų automatizavimas, el. pašto sekos, nukreipimo puslapiai
Brazilijos sporto salių rinka: 3,2 milijardo dolerių galimybė su mokėjimo problema
Brazilija yra antra pagal dydį sporto salių rinka pasaulyje, atsiliekanti tik nuo JAV. Remiantis Tarptautinės sveikatos, rakečių ir sporto klubų asociacijos (IHRSA) ir WorldMetrics rinkos tyrimų duomenimis, šalyje yra daugiau nei 31 000 treniruoklių salių, aptarnaujančių maždaug 9,6 mln. sporto salės narių, o kasmet gaunama 3,2 mlrd. USD pajamų.
2.Tačiau po šiais įspūdingais skaičiais slypi nuolatinis veiklos iššūkis: mokėjimų surinkimas. Pramonės tyrimai rodo, kad Brazilijos sporto salės praranda 15–28 % numatomų mėnesinių pajamų dėl nepavykusių mokėjimų, pasibaigusių kortelių ir atsiskaitymo rankiniu būdu klaidų. Vidutinio dydžio grandinei, tokiai kaip „Força Fitness“, šis atotrūkis kiekvieną mėnesį išnyko dešimtys tūkstančių realų.
Tai istorija apie tai, kaip vienas sporto salių tinklas užblokavo tą pajamų nutekėjimą ir pakeitė visą savo veiklą.
Iššūkis: neautomatiniai procesai, mažinantys pajamas ir darbuotojų laiką
2017 m. Ricardo Menezesas įkūrė „Força Fitness“ vienoje vietoje San Paulo Pinheiros rajone. Iki 2024 m. pradžios tinklas išsiplėtė iki 12 vietų visame miesto didmiestyje, o bendras narystė – daugiau nei 8 400 aktyvių narių.
Tačiau augimas atnešė sudėtingumo. Sporto salės grandinė veikė ant atjungtų įrankių kratinio:
- Pasenusi sporto salės valdymo sistema (tik staliniams kompiuteriams, be API integracijų), skirta registracijai
- Skaičiuoklės, skirtos narystės atnaujinimams ir mokėjimo būsenai stebėti
- Neautomatiniai banko pavedimai ir boleto (dažnas Brazilijos mokėjimo metodas) atsiskaitymui
- WhatsApp grupės vidiniam bendravimui tarp vietovių
- Pagrindinė svetainė be galimybės prisiregistruoti internetu
"Mes augome, bet mūsų sistemos kartu su mumis neaugo. Kiekvieną mėnesį mano administracijos darbuotojai pirmąsias dvi savaites praleisdavo tik vaikydamiesi mokėjimų. Turėjome tris visą darbo dieną dirbančius žmones, kurių pagrindinis darbas buvo skambinti nariams dėl pradelstų sąskaitų faktūrų. Tai buvo netvaru."
– Ricardo Menezes, „Força Fitness“ įkūrėjas ir generalinis direktorius
Problemos buvo kiekybiškai įvertinamos ir skausmingos:
| Problemų sritis | Mėnesio poveikis |
|---|---|
| Nepavyko arba praleisti mokėjimai | 38 000 R$ nesurinktos pajamos |
| Darbuotojų darbo valandos, kai reikia atlikti mokėjimą rankiniu būdu | ~180 valandų visose vietose |
| Nario atsisakymo rodiklis (mėnesį) | 7,2 % – gerokai viršija 4–5 % pramonės tikslą |
| Naujo nario priėmimo laikas | 25–30 minučių vienam nariui (tik asmeniškai) |
| Dienos atsiskaitymo ginčui išspręsti | 5–8 darbo dienos vidutiniškai |
Finansinė rinkliava buvo didžiulė. Vien tik dėl nesėkmingų mokėjimų turėdama 38 000 R$ per mėnesį, grandinė paliko 456 000 R$ per metus – pakaktų finansuoti visiškai naujos vietos atidarymą.
Tuo tarpu 7,2 % mėnesinis atsisakymo rodiklis reiškė, kad grandinė kas 14 mėnesių keitė visą savo narių bazę. Didelė dalis to nutrūko netyčia – nariai, kurių mokėjimai nepavyko ir kurie niekada nebuvo tinkamai įtraukti.
Kodėl Força Fitness pasirinko Mewayz
Ricardo komanda įvertino kelis sprendimus, įskaitant sporto salėms skirtas platformas, tokias kaip Tecnofit ir EVO, bei bendros paskirties verslo įrankius. Reikalavimai buvo aiškūs:
- Automatiniai pasikartojantys mokėjimai su nesėkmingų operacijų pakartotinio bandymo logika
- CRM funkcija, skirta stebėti narių gyvavimo ciklą visose 12 vietų
- Prisiregistravimas internetu ir savitarna naujiems ir esamiems nariams
- El. pašto ir pranešimų automatizavimas mokėjimų priminimams ir pakartotiniam įtraukimui
- Įperkamumas – sprendimas, kurio reikia, kad jie veiktų neviršijant veiklos maržų
"Dauguma sporto salėms skirtos programinės įrangos gerai atliko vieną ar du dalykus, bet privertė mus ir toliau naudoti kitus įrankius likusiems. Mewayz buvo pirmoji platforma, kurioje viskas – CRM, mokėjimai, el. paštas, nukreipimo puslapiai, sąskaitų faktūrų išrašymas – buvo vienoje vietoje. Ir kaina buvo tik dalis to, ką mokėjome už atjungtą krūvą.
– Ricardo Menezes
Su Mewayz moduline architektūra – daugiau nei 207 integruotais įrankiais vienoje platformoje – „Força Fitness“ galėjo suaktyvinti būtent tuos modulius, kurių jiems reikėjo nemokant už išpūstą įmonės programinę įrangą. Kaina 49 USD per mėnesį už aukščiausios kokybės pakopą, kaina buvo mažesnė už tai, ką jie išleido vien skaičiuoklės priedams.
Sprendimas: 90 dienų transformacija
Diegimas buvo vykdomas laipsniškai, per tris mėnesius diegiant galimybes visose 12 vietų.
Įdiegimo laiko juosta
1–2 savaitės: pagrindas
8 400 narių įrašų perkelta į „Mewayz CRM“. Nustatykite segmentavimą pagal vietą. Prijungtas mokėjimo šliuzas (Stripe integracija su PIX ir Boleto palaikymu).
3–4 savaitės: mokėjimų automatizavimas
Sukonfigūruotas automatinis pasikartojantis visų narystės lygių sąskaitų faktūrų išrašymas. Sukurta 5 žingsnių įspėjimo seka: automatiniai priminimai 1 dieną, 3 dieną, 5 dieną, 7 dieną ir 14 dieną po nepavykusio mokėjimo. Pridėtas automatinis kortelės atnaujinimo raginimas el. paštu.
5–8 savaitės: nario patirtis
Paleista 12 konkrečioms vietoms skirtų nukreipimo puslapių su internetinėmis registracijos formomis. Sukurtas narių savitarnos portalas, skirtas plano pakeitimams, mokėjimų atnaujinimams ir užklausoms užšaldyti. Sukurtos automatinės priėmimo el. laiškų sekos (pasveikinimo serijos, pamokų tvarkaraščiai, mokytojų prisistatymai).
9–12 savaitės: optimizavimas ir mastelio keitimas
Įdiegtos dingimo prevencijos darbo eigos: automatizuotos pakartotinio įtraukimo sekos suaktyvinamos, kai narių lankomumas sumažėja mažiau nei 2 apsilankymai per savaitę. Pridėtas persiuntimo stebėjimas ir automatizuotas komisinių išmokėjimas treneriams. Sujungė visas 12 vietų į vieną informacijos suvestinę su pajamų ataskaitomis realiuoju laiku.
Deep Dive: mokėjimų automatizavimo variklis
Pertvarkymo esmė buvo „Mewayz“ mokėjimų automatizavimo darbo eiga. Štai kaip perspėjimo seka veikė praktiškai:
| Aktyviklis | Veiksmas | Atkūrimo rodiklis |
|---|---|---|
| Mokėjimas nepavyko (0 diena) | Automatinis pakartotinis bandymas + el. laiškas su vieno paspaudimo mokėjimo nuoroda | Atkurta 34 % |
| Vis dar neapmokėta (3 diena) | Antras bandymas + SMS su mokėjimo nuoroda + raginimas atnaujinti kortelę | Atkurta 22 % |
| Vis dar neapmokėta (5 diena) | El. paštas, siūlantis PIX arba boleto kaip alternatyvų mokėjimą | Atkurta 11 % |
| Vis dar neapmokėta (7 diena) | Asmeninis el. laiškas iš vietos tvarkyklės (automatinis šablonas) | 4 % atkurti |
| Vis dar neapmokėta (14 diena) | Paskutinis įspėjimas + įspėjimas apie narystės sustabdymą + pasiūlymas dėl laimėjimo | Atkurta 2 % |
Suvestinis rezultatas: 73 % anksčiau nepavykusių mokėjimų dabar buvo susigrąžinti automatiškai, be darbuotojų skambučio. Likę 27 % buvo pažymėti kaip rankiniu būdu pasiekiami – tai žymiai mažesnis darbo krūvis nei anksčiau.
Kritiškai svarbu, kad Mewayz sistema taip pat sprendė Brazilijai būdingą iššūkį: išpopuliarėjo PIX (Brazilijos momentinių mokėjimų sistema, kurią naudoja daugiau nei 150 mln. brazilų) ir boleto (banko išduoti mokėjimo kvitai). Siūlydamas automatinį šių metodų grįžimą, kai nepavyko atsiskaityti kortele, „Força Fitness“ surinko pajamas, kurios būtų visiškai prarastos naudojant tik kortelę naudojamą sistemą.
Rezultatai: prieš ir po Mewayz
Praėjus šešiems mėnesiams nuo visiško įdiegimo, skaičiai papasakojo įspūdingą istoriją:
| Metrika | Prieš Mewayz | Po Mewayz | Keisti |
|---|---|---|---|
| Mėnesio nesėkmingo mokėjimo nuostoliai | 38 000 R$ | 10 260 R$ | ↓ 73 % |
| Administratoriaus valandos atliekant atsiskaitymo užduotis | ~180 val./mėn | ~18 val./mėn | ↓ 90 % |
| Mėnesio narių atsisakymo rodiklis | 7,2 % | 4,25 % | ↓ 41 % |
| Naujo nario priėmimo laikas | 25–30 min. | 4 min | ↓ 85 % |
| Ginčų dėl atsiskaitymo sprendimas | 5–8 dienos | <24 valandos | ↓ 85 % |
| Prisiregistravimas internetu (% naujų narių) | 0 % | 38 % | Naujas kanalas |
| Programinės įrangos įrankių kaina (mėnesį) | 2 800 R$ | 250 R$ | ↓ 91 % |
Finansinio poveikio suvestinė
Metinės pajamos susigrąžintos
332 880 R$
(27 740 R$/mėn × 12)
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →Kasmet sutaupoma programinės įrangos
30 600 R$
(Sutaupyta 2 550 R$ per mėn. × 12)
Kasmet atleidžiamos darbuotojų valandos
1 944 val.
(162 val./mėn. × 12)
Bendras metinis poveikis
456 000+ R$
(pajamos + santaupos + darbo vertė)
Kaip prisidėjo kiekvienas „Mewayz“ modulis
1. CRM – vienas tiesos šaltinis 8 400 narių
Prieš Mewayz narių duomenys buvo išbarstyti skaičiuoklėse, senoje registracijos sistemoje ir registratūros darbuotojų prisiminimuose. Mewayz CRM modulis suteikė Força Fitness vieningą narių duomenų bazę su pasirinktiniais narystės pakopos, mokėjimo būsenos, lankomumo dažnumo, pageidaujamos vietos, trenerio paskyrimo ir sutarčių datų laukais.
CRM segmentavimo variklis leido komandai kurti dinaminius sąrašus, pvz., „nariai Moema vietoje, kurių lankomumas sumažėjo mažiau nei kartą per savaitę per pastarąsias 30 dienų“ ir suaktyvinti automatines darbo eigas tuose segmentuose.
2. Sąskaitų faktūrų išrašymas ir mokėjimų automatizavimas – pajamų atkūrimo variklis
Mewayz sąskaitų faktūrų išrašymo modulis tvarkė pasikartojančius visų penkių narystės lygių atsiskaitymus (nuo 89 R$/mėn. už pagrindinę prieigą iki 349 R$/mėn. už aukščiausios kokybės visų vietų planą). Automatizavimo lygis valdo pakartotinių bandymų logiką, įspėjimų sekas ir mokėjimo metodo perjungimą – visa tai be rankinio įsikišimo.
Sistema apdorojo vidutiniškai 8 400 sąskaitų faktūrų per mėnesį ir automatiškai išsprendė 73 % mokėjimo nesklandumų, taikydama anksčiau aprašytą 5 žingsnių įspėjimo seką.
3. El. pašto sekos – išlaikymas mastu
Per „Mewayz“ „Força Fitness“ įdiegė penkias automatizuotas el. pašto sekas:
- Pasveikinimo serija (5 el. laiškai per 14 dienų) – 68 % atidarytų rodiklių
- Lankytojų skaičiaus sumažėjimas (suaktyvinamas, kai apsilankymų skaičius nukrito žemiau slenksčio) – susigrąžino 23 % rizikos grupės narių
- Atnaujinimo priminimai (likus 30, 14 ir 7 dienų iki metinio plano galiojimo pabaigos) – 81 % atnaujinimo rodiklis, palyginti su 64 % anksčiau
- Atgalinimo kampanija (atšauktiems nariams, išsiųsta po 30, 60 ir 90 dienų) – 12 % pakartotinio suaktyvinimo rodiklis
- Siuntimo raginimai (išsiunčiami po 30-ojo nario apsilankymo) – per pirmuosius 6 mėnesius sugeneruota daugiau nei 140 persiuntimų
4. Nukreipimo puslapiai – internetinio kanalo atidarymas
Kiekviena iš 12 vietų gavo specialų nukreipimo puslapį, sukurtą naudojant „Mewayz“ nuvilkimo redagavimo priemonę. Šiuose puslapiuose buvo pateikti konkrečios vietos vaizdai, kursų tvarkaraščiai, kainų lentelės ir įterptosios registracijos formos, tiesiogiai prijungtos prie CRM ir mokėjimo sistemos.
Per šešis mėnesius 38 % visų naujų narysčių atsirado internetu – kanalas, kurio anksčiau tiesiog nebuvo. Vidutinis konversijų rodiklis visuose nukreipimo puslapiuose buvo 4,7 %, palyginti su kūno rengybos pramonės etalonu 2–3 %.
Ripple Effects: Beyond Payments
Automatika ne tik išsprendė mokėjimo problemą – ji iš esmės pakeitė „Força Fitness“ veikimą.
Darbuotojų perkėlimas: trys visą darbo dieną dirbantys administratoriai, kurie anksčiau didžiąją laiko dalį skyrė mokėjimų stebėjimui, buvo perskirstyti į narių pareigas. Du tapo „narių sėkmės koordinatoriais“, daugiausia dėmesio skiriančiais asmeninių treniruočių paketų išlaikymui ir pardavimui. Vienas iš jų perėjo į skaitmeninės rinkodaros vaidmenį, valdydamas nukreipimo puslapius ir socialinę mediją – šios funkcijos grandinė niekada neturėjo pralaidumo.
Duomenimis pagrįsti sprendimai: turėdamas visus narių duomenis, mokėjimų istoriją ir lankomumo modelius vienoje platformoje, „Ricardo“ pagaliau galėjo pamatyti, kurios vietos buvo prasčiau našios, kurios narystės pakopos buvo didžiausios ir kuriuo paros metu daugiausiai prisiregistravo. Taip buvo priimti sprendimai dėl pamokų planavimo, darbuotojų skaičiaus ir net 13-osios sporto salės vietos (atidaryta 2025 m. IV ketvirtį).
Narių pasitenkinimas: „Net Promoter Score“ (NPS) apklausos, kurios dabar automatiškai siunčiamos per „Mewayz“, parodė šuolį nuo 32 iki 51 – didelį narių nuotaikų šuolį daugiausia lėmė nepatogių telefono skambučių panaikinimas ir savitarnos paskyros valdymo patogumas.
"Didžiausia staigmena buvo ne pinigai, kuriuos atgavome, o tai, kiek pagerėjo mūsų komandos nuotaika. Niekas neįstojo į kūno rengybos verslą tam, kad rinktųsi. Dabar mūsų darbuotojai praleidžia savo laiką padėdami nariams pasiekti savo tikslus, o tai turėjome daryti visą laiką."
– Ricardo Menezes
Pramonės kontekstas: kodėl tai svarbu Brazilijos kūno rengybos įmonėms
Força Fitness istorija atspindi platesnį pramonės iššūkį. Pagal IHRSA ir pramonės duomenis, kuriuos sukaupė WorldMetrics ir WifiTalents:
- Brazilijoje yra maždaug 31 000 treniruoklių salių – daugiausia iš bet kurios šalies už JAV ribų.
- Brazilijos kūno rengybos rinka kasmet generuoja apie 3,2 mlrd. USD, tačiau nepriklausomų sporto salių pelno marža vidutiniškai tik 10–15 % – tai reiškia, kad pajamų nutekėjimas dėl nesėkmingų mokėjimų gali būti pelno ir nuostolių skirtumas.
- Po pandemijos Brazilijoje išaugo skaitmeninės kūno rengybos pritaikymas. Dabar nariai tikisi prisiregistruoti internetu, savitarnos paskyros valdymo ir lanksčių mokėjimo metodų, įskaitant PIX, kuris vien 2024 m. apdorojo daugiau nei 42 mlrd. operacijų („Banco Central do Brasil“).
- Sporto salės narių atšaukimas Brazilijoje vidutiniškai sudaro 6–8 % per mėnesį biudžetinėse ir vidutinės rinkos grandyse, o netyčinis atšaukimas (mokėjimų nesėkmės) sudaro iki 40 % viso atšaukimo (Fitness Brasil pramonės asociacijos skaičiavimais).
Šioje aplinkoje dirbantiems sporto salių savininkams matematika yra nesudėtinga: automatizuoti mokėjimų surinkimą ir narių valdymą nėra prabanga – tai išgyvenimo strategija.
Pagrindiniai pasiūlymai kūno rengybos verslo savininkams
- Netyčinį atsitraukimą galima ištaisyti. Struktūrinė įspėjimo seka su keliomis atsarginėmis mokėjimo parinktimis gali automatiškai atkurti 60–75 % nepavykusių mokėjimų.
- Sujunkite savo įrankius. 4–5 atjungtų sistemų paleidimas kainuoja daugiau ir sukuriami duomenų kaupikliai. Vieninga platforma, tokia kaip „Mewayz“, pašalina galvos skausmą dėl integracijos ir suteikia jums vieną tiesos šaltinį.
- Siūlykite PIX ir boleto. Brazilijoje atsiskaitant tik kredito kortele, pinigai lieka ant stalo. Automatinis vietinių mokėjimo metodų grįžimas žymiai pagerina surinkimo rodiklius.
- Automatizuokite narių bendravimą. Pasisveikinimo sekos, dalyvavimu pagrįsti aktyvikliai ir atnaujinimo priminimai yra pasiteisinę išsaugojimo įrankiai, kurių jokia žmonių komanda negali nuosekliai vykdyti dideliu mastu.
- Atidarykite internetinį kanalą. Net fiziniame versle, pvz., sporto salėje, prisiregistravus internetu, galima gauti 30–40 % naujų narių – narių, kurie galbūt niekada nebuvo įėję registratūros valandomis.
- Perskirstykite, nesumažinkite. Automatizavimas atleidžia darbuotojus vertingesniam darbui. IG didėja, kai buvę administratoriai tampa pajamas generuojančiais vaidmenimis.
Pastaba apie metodiką
Šis atvejo tyrimas yra sudėtinis pasakojimas, pagrįstas bendrais modeliais, pastebėtais visose kūno rengybos įmonėse, naudojantys „viskas viename“ verslo platformas. „Força Fitness“ ir „Ricardo Menezes“ yra išgalvoti vaizdai. Pramonės statistika gaunama iš IHRSA, WorldMetrics, WifiTalents ir Banco Central do Brasil. Individualūs rezultatai gali skirtis atsižvelgiant į įmonės dydį, rinką ir įgyvendinimo metodą.
Pasiruošę automatizuoti sporto salės narystę ir mokėjimus?
Prisijunkite prie 138 000 ir daugiau įmonių, naudojančių „Mewayz“, kad automatizuotumėte atsiskaitymą, sumažintumėte atsiskaitymą ir susigrąžintumėte prarastas pajamas. Pradėkite nemokamai – nereikia kredito kortelės.
Startresion2 →transform">0.Galimas nemokamas amžinas planas · Premium nuo 19 USD per mėnesį · 207 integruoti moduliai
We use cookies to improve your experience and analyze site traffic. Cookie Policy