Apsaugokite savo techniką ateityje: 7 žingsnių strategija, kaip išvengti pasenimo

Vidutinė įmonė naudoja daugiau nei 100 skirtingų programinės įrangos taikomųjų programų – ir šis skaičius kasmet auga. Tačiau 74 % įmonių praneša, kad jų technologijų paketai tapo nepatogūs, brangūs ir sunkiai valdomi. Kai jūsų pagrindinės sistemos negali prisitaikyti prie rinkos pokyčių, reguliavimo pokyčių ar klientų poreikių, jūs ne tik atsiliekate nuo konkurentų – rizikuojate visa savo veikla. Ateičiai užtikrinti savo technologijų paketą nėra siekiama kiekvienos naujos tendencijos; tai pagrindas, kuris vystosi kartu su jūsų verslu, nereikalaujant nuolatinio ir brangaus kapitalinio remonto. Sprendimas slypi apimantis moduliškumą, lankstumą ir strateginį planavimą nuo pat pirmos dienos.

Ką iš tikrųjų reiškia „atsitikimas ateičiai“ jūsų techninei grupei?

Ateities technologijų rinkinys yra toks, kuris išlieka funkcionalus, keičiamas ir ekonomiškas, nepaisant kintančių verslo poreikių, technologijų pažangos ir rinkos sąlygų. Svarbu ne būti kiekvienos naujovės pažangiausiu žingsniu, o turėti sistemą, kuri gali integruoti naujus įrankius, prireikus padidinti arba sumažinti dydį ir išvengti pasenimo per kelerius metus. Pagrindinės savybės apima modulinę architektūrą, leidžiančią lengvai keistis komponentais, atviras API sklandžiam integravimui ir debesies savąją infrastruktūrą, kuri pašalina aparatūros apribojimus.

Apsvarstykite alternatyvą: įmonės, kurios prisijungė prie monolitinių sistemų, dažnai susiduria su šešių skaitmenų perkėlimo išlaidomis, kai išauga per savo programinę įrangą. Vienas mažmeninis klientas, su kuriuo dirbome, išleido 287 000 USD, perkeldamas iš senos ERP sistemos, kuri negalėjo susidoroti su kelių kanalų pardavimų augimu. Ateičiai pritaikytas metodas būtų sutaupęs 80 % tų išlaidų dėl laipsniško modulinio atnaujinimo. Tikslas nėra tobulumas, o sukurti krūvą, kuri auga kartu su jumis, o ne stabdo jus.

Paslėptos standžios technologijų infrastruktūros išlaidos

Verslo įmonės dažnai neįvertina ilgalaikių nelanksčių sistemų išlaidų. Be akivaizdžių programinės įrangos licencijavimo mokesčių, paslėptos išlaidos apima integracijos sprendimus (paprastai 50 000–100 000 USD už pasirinktines jungtis), darbuotojų mokymą kiekvienai naujai atskirtai sistemai ir našumo praradimą dėl rankinio duomenų įvedimo tarp platformų. Galbūt labiausiai kenkia alternatyvioji kaina: kai jūsų sistemos negali greitai prisitaikyti prie naujų pajamų srautų, praleidžiate rinkos galimybes, kurias naudoja judresni konkurentai.

Neseniai išanalizavome gamybos įmonę, naudojančią 12 atskirų CRM, atsargų, apskaitos ir gamybos planavimo sistemų. Jų komanda kas savaitę praleisdavo 15 valandų rankiniu būdu sinchronizuodamas duomenis tarp sistemų – kasmet joms prarandamas produktyvumas kainuoja apie 78 000 USD. Kai jie bandė pridėti elektroninės prekybos galimybių, projektas truko 9 mėnesius ir prireikė trijų skirtingų konsultantų. Tai tylus mokestis, kurį augančiam verslui taiko griežtos technologijos.

Pagrindiniai ateities technologijų strategijos principai

Priimkite moduliaciją prieš monolitus

Modulinės sistemos leidžia pakeisti arba atnaujinti atskirus komponentus netrikdant visos veiklos. Pagalvokite apie tai kaip apie kūrimą iš LEGO kaladėlių, o ne kaip drožti iš vieno marmuro gabalo. Kai vienas modulis pasensta arba nebeatitinka jūsų poreikių, galite jį pakeisti geresniu sprendimu, o likusią krūvą nepalieskite. Šis metodas sumažina riziką ir paskirsto išlaidas laikui bėgant, o ne susiduria su didžiulėmis vienkartinėmis perkėlimo išlaidomis.

Mewayz įkūnija šį principą su 207 specializuotais moduliais, kurie sklandžiai veikia kartu. Restoranas gali prasidėti nuo mūsų sąskaitų faktūrų išrašymo ir atsargų modulių už 19 USD per mėnesį, o tada, kai jie plečiasi, pridėti staliukų užsakymo, personalo planavimo ir klientų lojalumo modulius – visa tai be duomenų perkėlimo ar darbuotojų perkvalifikavimo visiškai naujose sistemose. Šis detalus metodas leidžia įmonėms mokėti tik už tai, ko joms reikia šiandien, o rytoj turi aiškų kelią, kaip pridėti galimybių.

Suteikite pirmenybę API pirmajai architektūrai

API (Application Programming Interfaces) yra šiuolaikinių verslo technologijų jungiamasis audinys. Pirmojo API metodas reiškia, kad kiekvienas jūsų dėklo komponentas yra sukurtas taip, kad galėtų lengvai bendrauti su kitomis sistemomis. Tai neleidžia pardavėjui užsiblokuoti ir leidžia prijungti specializuotus įrankius konkrečioms funkcijoms atlikti – ar tai būtų unikalus mokėjimų procesorius, ar nišinė analizės platforma, ar konkrečios pramonės šakos atitikties įrankis.

Mūsų API prieiga prasideda tik nuo 4,99 USD už modulį, todėl įmonės gali kurti pasirinktines integracijas be brangių plėtros projektų. Vienas el. prekybos klientas naudojo mūsų API, kad sujungtų savo „Mewayz CRM“ su patentuotu produkto tinkinimo įrankiu, sukurdamas vientisą darbo eigą, kuriai būtų reikėję 30 000 USD individualiam kūrimui naudojant tradicines sistemas. API paverčia jūsų krūvą iš uždaros ekosistemos į atvirą platformą, kuri auga kartu su jūsų poreikiais.

Sukurkite mastelį, o ne tik dabartinius poreikius

Per daug įmonių renkasi technologijas tik atsižvelgdamos į dabartinį dydį ir reikalavimus. Ateičiai atsparus paketas numato augimą – tiek vartotojų skaičiumi, tiek funkciniu sudėtingumu. Vietiniai debesies sprendimai su lanksčiomis kainodaros pakopomis (pvz., „Mewayz“ nemokama iki 49 USD per mėnesį) užtikrina, kad išlaidos atitiktų naudojimą, o ne verčia per anksti atnaujinti. Mastelio keitimas taip pat reiškia geografinį lankstumą; Vykdydami operacijas Pietryčių Azijoje ir už jos ribų, matėme, kaip labai svarbu, kad sistemos sklandžiai tvarkytų kelias valiutas, kalbas ir mokesčių reglamentus.

7 žingsnių veiksmų planas, padėsiantis apsaugoti savo krūvą ateityje

1. Dabartinės technologijos auditas: nurodykite kiekvieną programinės įrangos įrankį, jo funkciją, kainą, atnaujinimo datą ir integravimo taškus. Nustatykite perteklius ir spragas.
2. Apibrėžkite neaptartus dalykus: kokias pagrindines funkcijas turi atlikti jūsų krūva? Daugumai įmonių tai apima CRM, finansus ir operacijų valdymą.
3. Nustatykite savo augimo trajektoriją: kur tikitės būti po 3–5 metų? Apsvarstykite komandos dydį, pajamų tikslus, geografinę plėtrą ir galimas naujas paslaugų linijas.
4. Pasirinkite modulinį pagrindą: pasirinkite pagrindinę platformą (pvz., „Mewayz“ verslo OS), kuri gali būti jūsų centrinis centras, kuriame galima lanksčiai pridėti specializuotų modulių.
5. Nustatykite integravimo standartus Apsvarstykite tik naujus įrankius su patikima API prieiga ir dokumentacija, kad užtikrintumėte ryšį ateityje.
6. Sukurkite technologijų planą: planuokite savo paketo raidą kas ketvirtį, planuodami modulių papildymą, o ne didmeninį pakeitimą.
7. Paskirkite nuolatinę priežiūrą: paskirkite komandos narį arba partnerį, kuris reguliariai peržiūrėtų jūsų krūvą, atsižvelgiant į naujas technologijas ir verslo poreikius.

Šis iniciatyvus požiūris paverčia technologiją iš reaktyvaus išlaidų centro į strateginį turtą. Viena rinkodaros agentūra įgyvendino šį planą ir sumažino išlaidas programinei įrangai 42 %, tuo pačiu padidindama komandos produktyvumą pašalindama šešis perteklinius įrankius ir sujungdama į vieningą „Mewayz“ platformą.

Realus atvejis: kaip moduliškumas išgelbėjo augantį mažmeninės prekybos tinklą

Butique mados mažmenininkas StyleSphere per trejus metus išaugo nuo vienos parduotuvės iki dvylikos vietų Pietryčių Azijoje. Jų pradinė pardavimo vietos ir atsargų sistema negalėjo valdyti kelių vietų, o jos pakeitimas būtų kainavęs apie 120 000 USD su daug prastovų. Vietoj to, jie perėjo prie modulinės „Mewayz“ platformos, pradedant nuo mūsų atsargų ir CRM modulių, po to palaipsniui pridedant kelių parduotuvių valdymą, el. prekybos integravimą ir klientų analizę.

"Modulinis metodas leido mums nedelsiant išspręsti skausmingas problemas, neišleidžiant papildomų lėšų funkcijoms, kurių mums dar nereikėjo. Kai išsiplėtėme į Singapūrą, tiesiog įtraukėme lokalizacijos modulį, kad būtų laikomasi GST – nereikia atlikti kapitalinio remonto." – Maria Chen, „StyleSphere“ COO

Per 18 mėnesių StyleSphere sutaupė maždaug 85 000 USD, palyginti su visu sistemos pakeitimu, o visose vietose pasiekė 99,7 % atsargų tikslumą. Jų technologijų sąnaudos išliko nuspėjamos ir siekė 39 USD per mėnesį vienai vietai, o ne nepastovios ankstesnio pataisyto sprendimo išlaidos.

Dažni spąstai, trukdantys ateities pastangoms

• Per didelis tinkinimas Sukūrus per daug tinkintų funkcijų, atsiranda naujovinimo skola. Jei įmanoma, naudokite konfigūruojamus modulius, o ne pasirinktinį kodą.
• Pardavėjo užraktas Platformų su patentuotais duomenų formatais arba ribotų eksportavimo parinkčių pasirinkimas. Prieš įsipareigodami visada patikrinkite duomenų perkeliamumą.
• Mobiliojo ryšio ignoravimas Kadangi 67 % verslo užduočių dabar atliekama mobiliuosiuose įrenginiuose, užtikrinkite, kad jūsų dėklas veiktų sklandžiai visuose įrenginiuose.
• Mokymo neįvertinimas Netgi geriausia technologija žlunga nepritaikius. Biudžetas nuolatiniams mokymams ir pokyčių valdymui.
• Tendencijų siekimas Ne kiekviena nauja technologija nusipelno vietos jūsų krūvoje. Įvertinkite remdamiesi konkrečiais verslo poreikiais, o ne ažiotažu.

Ateities patikimo krūvos IG matavimas

Tikroji apsaugos į ateitį vertė laikui bėgant išryškėja tiek naudojant griežtą, tiek švelnią metriką. Stebėkite apčiuopiamą naudą, pvz., sumažėjusias programinės įrangos sąnaudas (paprastai sutaupoma 30–50 % dėl konsolidavimo), sutrumpėjusias IT palaikymo valandas (dažnai daugiau nei 20 valandų per mėnesį) ir greitesnį naujų galimybių diegimą (nuo mėnesių iki savaičių). Ne mažiau svarbūs yra strateginiai pranašumai: galimybė greitai pasisukti keičiantis rinkoje, didesnis darbuotojų pasitenkinimas dėl supaprastintų darbo eigų ir geresnė klientų patirtis naudojant integruotas sistemas.

Viena „Mewayz“ naudojusi logistikos įmonė per dvejus metus išmatavo 287 % IG – skaičiuodama sutaupytas lėšas dėl pašalintų programinės įrangos prenumeratų, sumažėjusio rankinio darbo ir naujų pajamų iš galimybių, pvz., parko stebėjimo realiuoju laiku, kurių ankstesnė sistema negalėjo palaikyti. Šis išmatuojamas poveikis paverčia technologiją iš išlaidų į investiciją.

Besivystantis technologijų kraštovaizdis: kas toliau verslo sistemoms

Dirbtinio intelekto integravimas, sąsajos su balsu ir blokų grandinės patvirtinimas nebėra futuristinės sąvokos – jos tampa standartiniais verslo reikalavimais. Ateičiai atsparus paketas leidžia jums šias technologijas taikyti palaipsniui, o ne atliekant rimtą kapitalinį remontą. „Mewayz“ architektūra leidžia pridėti dirbtinio intelekto modulius, kai jie bręsta, todėl įmonės gali pasinaudoti automatizavimu ir įžvalgomis neatkurdamos visos infrastruktūros.

Ateinantį dešimtmetį klestės tos įmonės, kurios technologijas laikys lanksčia sistema, o ne ilgalaikiu turtu. Šiandien kurdami modulines, API valdomas platformas, jūs ne tik sprendžiate dabartinius iššūkius – kuriate organizaciją, kuri gali prisitaikyti prie galimybių ir trikdžių, kurių dar neįsivaizdavome. Tikslas yra ne tobulai nuspėti ateitį, o sukurti technologinį pagrindą, kuris išliktų atsparus, kad ir kas būtų toliau.

Technologijų krūva turėtų būti jūsų augimo variklis, o ne jus sulaikantis inkaras. Pradėkite nuo modulinio požiūrio šiandien ir pamatysite, kad tai, kas anksčiau atrodė kaip nuolatiniai technologijų iššūkiai, tampa strateginiais pranašumais, kurie išskiria jūsų verslą ateinantiems metams.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kokią didžiausią klaidą daro įmonės, rinkdamosi technologijas?

Dažniausia klaida – sistemos pasirenkamos tik pagal dabartinius poreikius, neatsižvelgiant į būsimą augimą, todėl per 2–3 metus perkėlimas brangiai kainuoja.

Kaip dažnai turėčiau peržiūrėti savo verslo technologijų paketą?

Kas ketvirtį atlikite oficialią peržiūrą ir kasmet išsamų auditą, kad įsitikintumėte, jog jūsų sistemos atitinka verslo tikslus ir technologijų pažangą.

Ar mažos įmonės gali sau leisti pritaikyti savo technologijas į ateitį?

Absoliučiai – modulinės platformos, pvz., „Mewayz“, siūlo nemokamus įėjimo lygius ir keičiamo dydžio kainodarą, todėl bet kokio dydžio įmonės gali būti pritaikytos ateičiai.

Koks pirmas žingsnis, jei mano dabartinė krūva jau pasenusi?

Pradėkite nustatydami svarbiausius skausmo taškus ir pirmiausia perkelkite šias funkcijas į modulinę platformą, o ne bandydami rizikingai pakeisti visą sistemą.

Kaip suderinti tinkinimo poreikius ir ateities užtikrinimą?

Suteikite pirmenybę konfigūruojamiems moduliams, o ne tinkintam kodui, ir naudokite API integravimą specializuotiems poreikiams, kad išlaikytumėte lankstumą ir atitiktumėte unikalius reikalavimus.