Verslo OS kūrimas naudojant pradinį biudžetą: modulinio augimo vadovas

Milijonų dolerių vertės verslo OS mitas

Dešimtmečius kuriant verslo operacinę sistemą (OS) reikėjo pasirašyti septynių skaitmenų sutartis su SAP, Oracle arba Salesforce. Šios monolitinės platformos pažadėjo supaprastinti viską nuo CRM iki darbo užmokesčio, tačiau įdiegimo terminai buvo ilgesni, nei kai kurios naujos įmonės išgyvena. Šiandien 73 % įmonių, kuriose dirba mažiau nei 50 darbuotojų, vis dar naudojasi atjungtomis skaičiuoklėmis, pagrindine apskaitos programine įranga ir rankiniais procesais, nes mano, kad integruotos sistemos viršija jų biudžetą.

Tiesa iš esmės skiriasi. Modulinės, pirmiausia API turinčios SaaS, atsiradimas visiškai perrašė taisykles. Dabar galite surinkti galingą verslo OS – centralizuotą sistemą, kuri valdo jūsų klientus, operacijas, finansus ir komandą – neturėdami įmonės biudžeto. Svarbiausia yra atsisakyti mito „viskas viename“ ir taikyti „sukurkite savo“ metodą, naudojant specializuotus, įperkamus įrankius, kurie auga kartu su jumis.

Kas tiksliai yra verslo OS (ir kodėl jums jos reikia)

Verslo OS yra jūsų įmonės centrinė nervų sistema. Tai ne tik viena programinės įrangos dalis; tai integruotas įrankių rinkinys, valdantis jūsų pagrindines operacijas. Pagalvokite apie tai kaip apie komandų centrą, kuriame kartu gyvena ir dirba jūsų klientų duomenys, finansiniai įrašai, projektų valdymas ir žmogiškųjų išteklių funkcijos. Kai jūsų pardavimo komanda atnaujina kliento būseną CRM, ši informacija turėtų būti automatiškai informuojama sąskaitų faktūrų išrašymo modulyje ir projektų valdymo prietaisų skydelyje.

Be nuoseklios OS įmonės kenčia nuo duomenų kaupimosi. Apskaitos komanda naudoja „QuickBooks“, pardavimai vyksta atskirame CRM, projektų valdymas yra „Asana“, o informacija apie darbuotojus yra „Google“ lape. Dėl tokio susiskaidymo atsiranda duomenų įvedimo dubliavimas (kasmet vienam darbuotojui sugaištama vidutiniškai 550 valandų), ataskaitų pateikiamos klaidos ir visiškai trūksta vieno tiesos šaltinio. Gerai sukurta OS pašalina šiuos trinties taškus, sukuria efektyvumą ir suteikia aiškumo, reikalingo masteliui.

Modulinis metodas: jūsų įperkamo mastelio planas

Biudžetą tausojančios verslo OS kūrimo paslaptis yra modulinės strategijos pritaikymas. Užuot pirkę didžiulį, iš anksto supakuotą rinkinį, kuriame mokate už 100 funkcijų, o naudojate tik 10, pradėkite nuo pagrindinių modulių, kurių jums dabar reikia. Tada pridedate naujų funkcijų, kai jūsų verslas auga ir atsiranda naujų poreikių. Tai prieštarauja tradiciniam įmonės mąstymui.

Tokios platformos kaip „Mewayz“ sukurtos remiantis šiuo principu. Turėdami 208 galimus modulius, apimančius CRM, sąskaitų faktūrų išrašymą, darbo užmokesčio apskaičiavimą, personalo valdymą, analizę ir dar daugiau, galite suaktyvinti tik tai, ko jums reikia. Laisvai samdomas darbuotojas gali pradėti tik nuo sąskaitų faktūrų išrašymo ir laiko stebėjimo modulių pagal nemokamą amžiną planą. Auganti agentūra gali pridėti CRM, projektų valdymo ir klientų portalo modulius už 19 USD per mėnesį. Šis mokėjimo augant modelis užtikrina, kad niekada nepermokėtumėte už programinę įrangą.

Pagrindiniai moduliai, nuo kurių reikia pradėti

Dauguma mažų įmonių gali sukurti tvirtą pagrindą tik keliais pagrindiniais moduliais. Pirmenybę nustatykite pagal pajamas generuojančią veiklą.

• CRM (ryšių su klientais valdymas): jūsų OS esmė. Stebėkite potencialius klientus, sąveiką su klientais ir pardavimo kanalus.
• Sąskaitų faktūrų išrašymas ir mokėjimai: kurkite profesionalias sąskaitas faktūras, stebėkite mokėjimus ir tvarkykite pinigų srautus.
• Projektų / užduočių valdymas: tvarkykite darbo eigą, priskirkite užduotis ir laikykitės terminų.
• Svarbūs dokumentų valdymas, dokumentų tvarkymas, pasiūlymai failus.

Žingsnis po žingsnio: sukurkite savo verslo OS per 30 dienų

Operacinės sistemos kūrimas nereikalauja ilgo ir trikdančio diegimo. Vykdykite šį praktinį 30 dienų planą, kad sistema pradėtų veikti.

1 savaitė: auditas ir pagrindinė sąranka
Pradėkite patikrindami esamus įrankius. Išvardykite kiekvieną naudojamą programinę įrangą ir jos pagrindines funkcijas. Nustatykite aiškius skausmo taškus, pvz., rankiniu būdu perkelkite duomenis iš CRM į sąskaitų faktūrų išrašymo įrankį. Tada prisiregistruokite prie modulinės platformos. Pasirinkite nemokamą planą arba nebrangų pradinį lygį. Importuokite pagrindinius duomenis: klientų sąrašą ir aktyvius projektus. Nesiek tobulumo; tiesiog gaukite pagrindinius duomenis.

2 savaitė: procesų integravimas
Tai pati kritiškiausia savaitė. Suplanuokite vieną ar du pagrindinius procesus. Pvz., apibrėžkite „Lead to Cash“ procesą: kaip naujas potencialus klientas CRM suaktyvina projekto kūrimą ir galimą sąskaitų faktūrų išrašymą? Norėdami sujungti šiuos veiksmus, naudokite automatizavimo funkcijas. Tikslas yra pašalinti bent vieną pasikartojančią užduotį kiekvienam komandos nariui.

3 savaitė: komandos įtraukimas ir mokymai
Pristatykite savo komandai naują OS su aiškiu pasiūlymu dėl vertės: „Tai sutaupys dvi valandas per savaitę administratoriaus darbui“. Suteikite trumpus, konkrečiai vaidmeniui skirtus mokymus. Sutelkite dėmesį į naudą jiems, o ne tik įmonei. Skatinkite atsiliepimus ir būkite pasirengę koreguoti darbo eigą, atsižvelgdami į jų patirtį.

4 savaitė: peržiūrėkite ir patikslinkite
Po dviejų savaičių naudojimo peržiūrėkite duomenis. Ar sandoriai vyksta greičiau? Ar sąskaitos apmokamos greičiau? Nustatykite likusius trinties taškus ir išsiaiškinkite, ar kitas modulis galėtų juos išspręsti. Tai yra tada, kai galite pridėti labiau specializuotą įrankį, pvz., HR modulį, skirtą integruoti, arba analizės modulį, skirtą gilesnėms ataskaitoms teikti.

API pirmųjų platformų panaudojimas siekiant didžiausio lankstumo

Įmonėms, turinčioms unikalių poreikių, tikroji modulinės OS galia slypi jos API. Pirmoji API platforma, pvz., „Mewayz“ (su API prieiga nuo 4,99 USD už modulį per mėnesį), leidžia kūrėjams kurti pasirinktines integracijas arba visiškai naujas funkcijas, kurios tiesiogiai prijungiamos prie jūsų pagrindinės sistemos.

Įsivaizduokite, kad valdote nišinį el. prekybos verslą. Galite naudoti API norėdami prijungti savo internetinę parduotuvę, atsargų valdymo sistemą ir siuntų vežėją tiesiai prie OS. Pateikus užsakymą, OS automatiškai sukuria kliento įrašą, atnaujina atsargų lygius ir sugeneruoja siuntimo etiketę – visa tai be rankinio įsikišimo. Šis tinkinimo lygis kažkada buvo skirtas „Fortune 500“ įmonėms, tačiau dabar jį gali pasiekti bet kuri įmonė, turinti kūrėją arba nedidelį biudžetą laisvai samdomų specialistų techninei pagalbai gauti.

Sėkmingiausios mažos įmonės neperka paruoštos operacinės sistemos; jie surenka vieną iš geriausių klasėje tarpusavyje sujungtų modulių, atitinkančių jų unikalią darbo eigą.

Realus pavyzdys: kaip tai padarė 5 asmenų rinkodaros agentūra

Paimkite „BrightSpark Media“, turinio rinkodaros agentūros, atvejį. Jie naudojo keturis skirtingus įrankius pasiūlymams, projektų valdymui, laiko stebėjimui ir sąskaitų faktūrų išrašymui. Jų įkūrėjas praleido daugiau nei 10 valandų per mėnesį vien tik suderindamas šių platformų duomenis.

Jie perėjo prie modulinės verslo OS, pradedant CRM, projektų valdymo ir sąskaitų faktūrų išrašymo moduliais pagal 19 USD per mėnesį planą. Jie naudojo integruotą klientų portalą juodraščiams dalytis ir atsiliepimams rinkti, pašalindami daugybę el. pašto gijų. Per 90 dienų jie sumažino administravimo išlaidas 15 valandų per savaitę, todėl komanda galėjo sutelkti dėmesį į klientų darbą. Išaugę iki aštuonių darbuotojų, jie pridėjo HR modulį, kad supaprastintų samdymą ir priėmimą į darbą, nekeičiant pagrindinės platformos.

Klaidos, kurių reikia vengti kuriant biudžetą

Net ir naudojant protingą strategiją, lengva padaryti brangiai kainuojančių klaidų. Čia pateikiamos dažniausiai pasitaikančios klaidos ir kaip jas apeiti.

• Per anksti per daug tinkinti: nepraleiskite savaičių kurdami sudėtingus automatizavimo įrenginius, kol jūsų komanda nepriėmė pagrindinių funkcijų. Pirmiausia pasirūpinkite, kad pagrindinė sistema veiktų sklandžiai.
• Duomenų perkėlimo nepaisymas: nemanykite, kad seni duomenys bus importuoti tvarkingai. Skirkite laiko klientų sąrašams ir finansiniams įrašams išvalyti prieš juos perkeldami.
• Aklavietės platformos pasirinkimas: pasirinkite tiekėją su daugybe modulių ir aiškia API. Venkite nišinių įrankių, kurių apimtis negali būti keičiama kartu su jumis.
• Nepavyko gauti įpirkos: jei jūsų komanda nenaudoja sistemos, ji yra bevertė. Įtraukite juos į atrankos procesą ir parodykite, kaip tai palengvina jų darbą.

Ateitis yra modulinė ir prieinama

Neįperkamos verslo OS era baigėsi. Įrankius, skirtus sudėtingai integruotai operacinei sistemai sukurti, dabar gali pasiekti laisvai samdomi darbuotojai, pradedančios įmonės ir MVĮ. Mąstydami moduliškai, pradėdami nuo svarbiausių savo poreikių ir pasinaudodami lanksčiomis platformomis, galite pasiekti tokio veikimo efektyvumo, kuris kažkada buvo skirtas milžinams. Tikslas yra ne pirmą dieną sukurti tobulą sistemą, o sukurti gyvą, kvėpuojančią OS, kuri vystytųsi kartu su jūsų verslu, užtikrinant, kad kiekvienas jūsų išleistas programinės įrangos doleris tiesiogiai prisidėtų prie jūsų augimo.

Dažniausiai užduodami klausimai

Koks pigiausias būdas pradėti kurti verslo OS?

Pradėkite nuo nemokamos pakopos plano iš modulinės platformos, tokios kaip „Mewayz“, kuri siūlo pagrindinius modulius, pvz., sąskaitų faktūrų išrašymą ir pagrindinį CRM, nemokamai. Pirmiausia sutelkite dėmesį į vieną ar dvi esmines darbo eigas, kad išvengtumėte išankstinių išlaidų.

Ar tikrai galiu integruoti visus savo įrankius be brangaus kūrėjo?

Taip. Daugelis šiuolaikinių SaaS platformų siūlo integruotas integracijas (pvz., Zapier) arba paprastas API jungtis, kurios leidžia susieti įrankius be gilių techninių žinių. Pagal individualius poreikius API prieiga dažnai yra labai prieinama.

Kaip pasirinkti, nuo kurių modulių pradėti?

Nustatykite didžiausią skausmo tašką arba didžiausią pajamų reikalaujantį procesą. Jei pametate potencialius klientus, pradėkite nuo CRM modulio. Jei sąskaitų faktūrų išrašymas yra netvarka, pradėkite nuo to. Pirmenybę teikite moduliams, kurie išsprendžia neatidėliotinas brangias problemas.

Ką daryti, jei mano įmonės procesai yra labai unikalūs?

Ieškokite pirmosios API platformos. Už maždaug 5 USD už modulį per mėnesį kūrėjas gali sukurti pasirinktines integracijas arba funkcijas, kurios puikiai atitiktų jūsų darbo eigą – tai dalis tinkintos įmonės programinės įrangos kainos.

Kiek laiko užtrunka, kol pamatysite investicijų grąžą (IG) iš modulinės verslo OS?

Dauguma mažų įmonių pastebi teigiamą IG per 60–90 dienų, nes sutaupoma administratoriaus užduočių atliekamo laiko, greitesni sąskaitų faktūrų apmokėjimai ir geresni pardavimo konversijų rodikliai dėl geresnio CRM valdymo.