10 mėnesinių ataskaitų, kurios atskiria klestinčias mažas įmones nuo sunkumus patiriančių

Kodėl mėnesinės ataskaitos yra jūsų verslo krištolo rutulys

Įsivaizduokite, kad bandote važiuoti iš Los Andželo į Niujorką be žemėlapio, GPS ar net degalų matuoklio. Galbūt atspėsite savo kryptį, bet greičiausiai pritrūksite degalų, pasuksite neteisingai ir sugaišite brangų laiką. Būtent taip jaučiamas mažo verslo valdymas be reguliarių ataskaitų. Mėnesinės ataskaitos nėra tik skaičiai puslapyje – tai jūsų navigacijos sistema, išankstinio įspėjimo sistema ir strateginio planavimo įrankis viename.

Remiantis neseniai atlikta apklausa, mažos įmonės, kurios nuolat peržiūri pagrindines ataskaitas, auga 30 % greičiau nei tos, kurios ne. Tačiau beveik 40% smulkaus verslo savininkų pripažįsta, kad jie neturi oficialaus mėnesinio peržiūros proceso. Skirtumas tarp klestėjimo ir išgyvenimo dažnai yra vienas paprastas įprotis: sėdėti su savo numeriais kas 30 dienų.

Naudojant „Mewayz“ integruotus ataskaitų teikimo modulius, tai, kas anksčiau užtrukdavo valandų valandas rankinio darbo su skaičiuokle, dabar vyksta automatiškai. Daugiau nei 138 000 mūsų naudotojų visame pasaulyje atrado, kad tinkamos ataskaitos, reguliariai peržiūrimos, spėliones paverčia užtikrintais sprendimų priėmimu. Išnagrinėkime 10 ataskaitų, kurios suteiks jums visišką aiškumą apie jūsų verslo būklę ir kryptį.

1. Pelno ir nuostolio ataskaita: Jūsų verslo gyvybiniai požymiai

Pelno ir nuostolio (P&L) ataskaita, be abejo, yra pati svarbiausia ataskaita bet kuriai smulkiai įmonei. Jis parodo, ar iš tikrųjų uždirbate pinigų – pagrindinis klausimas, lemiantis jūsų išlikimą. Šioje ataskaitoje apibendrinamos jūsų pajamos, išlaidos ir išlaidos per konkretų laikotarpį, suteikiant aiškų jūsų pelningumo vaizdą.

Daugelis įmonių savininkų daro klaidą žiūrėdami tik į savo banko likutį, tačiau pinigai banke nėra lygūs pelnui. Sąskaitoje gali būti pinigų iš praėjusio mėnesio pardavimų, o šiuo metu dirbate nuostolingai. P&L pašalina šią painiavą rodydami kaupimo principu pagrįstą apskaitą – įrašydami pajamas, kai jos uždirbamos, ir išlaidas, kai jos patiriamos.

Pagrindinė metrika, kurią reikia stebėti kas mėnesį

Kiekvieną mėnesį sutelkite dėmesį į tris svarbius skaičius: bendrąjį pelno maržą (pajamos atėmus parduotų prekių kainą), veiklos pelno maržą (bendrasis pelnas atėmus veiklos sąnaudas) ir grynojo pelno maržą (apatinė eilutė po visų išlaidų). Jei grynojo pelno marža nuolat yra mažesnė nei 10 %, turite arba padidinti kainas, arba sumažinti išlaidas, arba abu.

2. Pinigų srautų ataskaita: sekite pinigų taku

Pelnas yra nuomonė, o pinigai yra faktas. Daugelis pelningų įmonių žlunga, nes joms pritrūksta grynųjų pinigų. Pinigų srautų ataskaitoje stebimas pinigų judėjimas į jūsų verslą ir iš jo pagal tris kategorijas: pagrindinė veikla (kasdienis verslas), investicinė veikla (įranga, turtas) ir finansinė veikla (paskolos, investicijos).

Ši ataskaita atsako į esminius klausimus: ar iš veiklos uždirbate pakankamai pinigų verslui palaikyti? Ar pasikliaujate paskolomis, kad padengtumėte įprastas išlaidas? Ar jūsų gautinų sumų surinkimo laikotarpis yra per ilgas? Neigiamas pinigų srautas iš operacijų yra raudona vėliavėlė, į kurią reikia nedelsiant atkreipti dėmesį.

3. Gautinų sumų senėjimo ataskaita: jūsų surinkimo planas

Jei suteikiate kreditą klientams, gautinų sumų senėjimo ataskaita yra nediskutuotina. Šioje ataskaitoje neapmokėtos sąskaitos suskirstytos į kategorijas pagal tai, kiek laiko jos buvo neapmokėtos – paprastai 0–30 dienų, 31–60 dienų, 61–90 dienų ir 90 ir daugiau dienų. Kuo senesnė sąskaita faktūra, tuo mažesnė tikimybė, kad ją atgausite.

Pramonės duomenys rodo, kad senesnių nei 90 dienų sąskaitų faktūrų surinkimo tikimybė yra tik 70 %, o senesnių nei 6 mėnesių sąskaitų faktūrų skaičius sumažėja iki 50 %. Peržiūrėdami šį mėnesį, galite įgyvendinti sistemingą surinkimo procesą. „Mewayz“ CRM modulis automatiškai pažymi senstančias sąskaitas faktūras ir netgi gali siųsti automatinius priminimus el. laiškus, paversdamas tai, kas kažkada buvo skausmingas rankinis procesas, į vientisą sistemą.

4. Pardavimo pagal gaminį / paslaugą ataskaita: kas iš tikrųjų parduodama

Ne visos pajamos yra vienodos. Pardavimo pagal produktą ar paslaugą ataskaita tiksliai parodo, iš kur gaunami pinigai. Galite pastebėti, kad 80 % pajamų gaunama tik iš 20 % jūsų pasiūlymų – tai įprastas modelis, žinomas kaip Pareto principas.

Ši įžvalga leidžia padvigubinti tai, kas veikia, ir pagerinti arba pašalinti tai, kas neveikia. Žiūrėkite ne tik pajamas, bet ir pelningumą pagal produktą. Prekė gali generuoti didelę pardavimo apimtį, bet mažą pelno maržą dėl gamybos sąnaudų ar nuolaidų. „Mewayz“ analizės modulis automatiškai apskaičiuoja pelningumą pagal produktą, suteikdamas jums naudingos informacijos.

5. Klientų įsigijimo išlaidų (CAC) ataskaita: jūsų rinkodaros IG

Kiek iš tikrųjų kainuoja įgyti naują klientą? Daugelis verslo savininkų labai neįvertina šio skaičiaus. Klientų įsigijimo kaina apskaičiuojama padalijus visas rinkodaros ir pardavimo išlaidas iš naujų klientų, įgytų per laikotarpį, skaičiaus. Jei išleisite 5 000 USD rinkodarai ir sulauksite 50 klientų, jūsų CAC yra 100 USD.

Magija nutinka, kai lyginate CAC su kliento viso laikotarpio verte (VLV). Sveiko verslo LTV:ŠMC santykis paprastai yra 3:1 arba didesnis. Jei išleidžiate 100 USD, kad įgytumėte klientą, kuris uždirba tik 150 USD, jūsų rinkodaros strategiją reikia nedelsiant peržiūrėti. Stebėdami CAC kas mėnesį, galite optimizuoti rinkodaros išlaidas, kol maži nutekėjimai netaps skylutėmis.

6. Atsargų apyvartos ataskaita: grynieji pinigai įstrigo lentynose

Produktais pagrįstose įmonėse atsargų valdymas gali padidinti arba nutraukti pinigų srautus. Atsargų apyvartos koeficientas matuoja, kiek kartų per laikotarpį pardavėte ir pakeitėte atsargas. Maža apyvarta rodo, kad pardavimas yra silpnas arba perteklinės atsargos, o labai didelis santykis gali reikšti, kad atsargų lygis yra nepakankamas, o tai gali baigtis atsargomis.

Apskaičiuokite atsargų apyvartą padalydami parduotų prekių kainą iš vidutinių atsargų. Pramonės gairės skiriasi, tačiau apskritai didesnė apyvarta yra geresnė. Lėtai judančios atsargos susieja grynuosius pinigus, kuriuos būtų galima panaudoti augimo iniciatyvoms. „Mewayz“ atsargų modulis automatiškai seka apyvartą ir gali jus įspėti, kai prekės artėja prie senėjimo.

"Verslo, išgyvenančios ekonomikos nuosmukį, nebūtinai turi daugiausia pajamų, o tos, kurių skaičius geriausiai matomas. Mėnesinės ataskaitos yra jūsų išankstinio įspėjimo sistema." – Sarah Chen, smulkaus verslo finansų konsultantė

7. Biudžetas ir faktinė ataskaita: jūsų finansinis GPS

Biudžetas be stebėjimo yra tik pageidavimų sąrašas. Biudžeto ir faktinės ataskaitos palyginamos su planuojamomis pajamomis ir sąnaudomis su faktiškai susidariusiomis pajamomis. Daugiau nei 10 % skirtumai bet kuria kryptimi reikalauja tyrimo. Nuolatinis pardavimo tikslų viršijimas gali reikšti, kad esate per daug konservatyvus, o nuolatinis biudžeto perviršis rodo, kad reikia geriau kontroliuoti išlaidas.

Ši ataskaita paverčia biudžeto sudarymą iš kasmetinės veiklos į nuolatinį pokalbį su jūsų įmone. Tai padeda ištaisyti kursą, kol nedideli nukrypimai netaps didelėmis problemomis. „Mewayz“ automatiškai generuoja šią ataskaitą, integruodama jūsų biudžeto duomenis su faktinėmis operacijomis ir atlikdama vizualinės dispersijos analizę.

8. Pardavimo kanalo ataskaita: jūsų vamzdyno būklės patikrinimas

Ateities pajamos patenka į jūsų pardavimo kanalą. Šioje ataskaitoje vizualizuojama, kaip potencialūs klientai juda per jūsų pardavimo procesą – nuo ​​pradinio kontakto iki užbaigto sandorio. Pagrindinė metrika apima konversijų rodiklius kiekviename etape, vidutinį laiką kanale ir galimybių vertę kiekviename etape.

Sveikas piltuvas kiekvieną mėnesį yra vienodos formos. Jei tam tikrame etape pastebite, kad potencialūs klientai stringa, nustatėte proceso kliūtis. Jei jūsų piltuvo viršus mažėja, jums reikia daugiau potencialių klientų. Peržiūrėję šį mėnesį įsitikinsite, kad nepasieksite pajamų slenksčio, nes jūsų vamzdynas išsenka.

9. Darbuotojų produktyvumo ataskaita: jūsų komandos rezultatai

Jūsų komanda yra didžiausia jūsų sąskaita ir galbūt didžiausias turtas. Darbuotojų produktyvumo ataskaitoje įvertinama produkcija, palyginti su išlaidomis. Metrika skiriasi priklausomai nuo pramonės šakos – pardavimo komandų pajamos vienam darbuotojui, gamybai pagaminti vienetai, paslaugų įmonių uždarytos bylos.

Tai ne apie mikrovaldymą, o apie mokymo poreikių nustatymą, procesų tobulinimą ir išteklių paskirstymą. Vienas prastai dirbantis darbuotojas gali sumažinti bendrą produktyvumą, o geriausi darbuotojai gali turėti strategijų, kuriomis verta dalytis. „Mewayz“ HR modulis integruoja laiko stebėjimą su išvesties metrika, kad būtų galima atlikti išsamią našumo analizę.

10. Klientų pasitenkinimo ir išlaikymo metrika: jūsų ateities pajamų prognozė

Svarbu įgyti naujų klientų, tačiau išlaikyti esamus yra pelningiau. „Bain & Company“ tyrimai rodo, kad padidinus klientų išlaikymo rodiklius 5%, pelnas padidėja nuo 25% iki 95%. Stebėkite metriką, pvz., „Net Promoter Score“ (NPS), klientų pasitenkinimą (CSAT), atsisakymo rodiklį ir pakartotinio pirkimo rodiklį.

Šie pagrindiniai rodikliai dažnai nuspėja būsimą finansinę veiklą dar prieš tai, kai jie pasirodo jūsų pelne. Sumažėjęs klientų pasitenkinimas šį mėnesį greičiausiai reiškia mažesnį išlaikymą ir pajamas po šešių mėnesių. „Mewayz“ CRM apima klientų atsiliepimų įrankius, kurie automatiškai apskaičiuoja šią metriką iš apklausų ir palaikymo sąveikos.

Kaip įgyvendinti mėnesio peržiūros procesą per 30 minučių

Daugelis įmonių savininkų vengia mėnesinių ataskaitų, nes įsivaizduoja varginančio darbo valandas. Naudojant tinkamą sistemą, jūsų mėnesio peržiūra turėtų trukti ne ilgiau kaip 30 minučių. Štai kaip:

1. Automatizuokite duomenų rinkimą (5 minutės): prijunkite banko sąskaitas, POS sistemą ir kitus įrankius prie „Mewayz“. Platforma automatiškai importuoja ir suskirsto operacijas į kategorijas.
2. Suplanuokite ataskaitų generavimą (2 minutės): nustatykite „Mewayz“, kad kiekvieno mėnesio paskutinę darbo dieną automatiškai sugeneruotų 10 pagrindinių ataskaitų.
3. Raudonų vėliavėlių nuskaitymas (8 minutės): greitai peržiūrėkite kiekvieną ataskaitą, ar nėra reikšmingų nukrypimų, tendencijų ar skaičių, nepatenkančių į numatytus intervalus.
4. Išsamiau sužinokite apie pagrindinius atradimus (10 minučių): sutelkite dėmesį į 2–3 metrikas, į kurias reikia atkreipti dėmesį. Naudokite „Mewayz“ išsamią informaciją, kad suprastumėte „kodėl“ už skaičių.
5. Dokumento veiksmų elementai (5 minutės): atsižvelgdami į savo atradimus, atkreipkite dėmesį į 1–3 konkrečius veiksmus, kurių reikia imtis per ateinantį mėnesį.

Šis supaprastintas procesas paverčia mėnesines ataskaitas iš darbo strateginiu pranašumu. Mūsų bendruomenės įmonių savininkai, kurie įgyvendina šią tvarką, nuolat praneša apie geresnių sprendimų priėmimą ir sumažintą stresą.

Ataskaitų teikimo pranašumas neaiškiais laikais

Dėl ekonominio neapibrėžtumo reguliarios ataskaitos yra vertingesnės nei bet kada anksčiau. Kai rinkos sąlygos greitai keičiasi, įmonės, turinčios stiprias ataskaitų teikimo sistemas, gali greitai pasisukti, o kiti vis dar renka informaciją. 10 ataskaitų, kurias aptarėme, pateikia išsamų vaizdą, leidžiantį numatyti iššūkius ir pasinaudoti galimybėmis.

Įgyvendindami mėnesinį peržiūros procesą atminkite, kad ataskaitos yra priemonė tikslui pasiekti – geresniems sprendimams. Patys skaičiai yra mažiau svarbūs nei pokalbiai, kuriuos jie sukelia, ir veiksmai, kuriuos jie įkvepia. Nesvarbu, ar naudojate nemokamą „Mewayz“ pakopą, ar mūsų išplėstinius analizės modulius, svarbiausia yra įprotis reguliariai peržiūrėti.

Verslo tobulumas nėra susijęs su visų atsakymų gavimu – tai apie teisingų klausimų uždavimą kiekvieną mėnesį. Jūsų ataskaitose pateikiami šie klausimai, o jūsų augantis pelningumas bus atsakymas.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kiek laiko turėtų užtrukti šių mėnesinių ataskaitų peržiūra?

Naudojant automatines sistemas, pvz., „Mewayz“, išsami kasmėnesinė peržiūra turėtų užtrukti 30 minučių ar mažiau. Svarbiausia yra automatizuoti ir sutelkti dėmesį į išimtis, o ne peržiūrėti kiekvieną duomenų tašką.

Kokia yra svarbiausia naujos įmonės ataskaita?

Pinigų srautų ataskaita yra labai svarbi naujoms įmonėms, nes grynųjų pinigų trūkumas yra pagrindinė priežastis, dėl kurios pradedančios įmonės žlunga. Grynųjų pinigų srautų stebėjimas padeda užtikrinti, kad nepritrūktumėte pinigų, nepaisant popierinio pelno.

Ar galiu kurti šias ataskaitas, jei nenaudoju apskaitos programinės įrangos?

Nors tai įmanoma rankiniu būdu, tai užima labai daug laiko. Nemokama „Mewayz“ pakopa automatiškai generuoja šias ataskaitas, taupydama darbo valandas ir sumažindama klaidų, susijusių su duomenų įvedimu rankiniu būdu.

Kaip seniai turėčiau saugoti mėnesines ataskaitas palyginimui?

Turėkite bent dvejų metų mėnesio ataskaitas, kad nustatytumėte sezoninius modelius ir ilgalaikes tendencijas. „Mewayz“ saugo jūsų istorinius duomenis neribotą laiką, kad būtų galima lengvai palyginti visus metus.

Ką daryti, jei ataskaitose aptiksiu neigiamų tendencijų?

Pirma, nepanikuokite. Neigiamos tendencijos yra kurso korekcijos galimybės. Nustatykite pagrindinę priežastį, sukurkite veiksmų planą ir stebėkite kito mėnesio ataskaitą, kad sužinotumėte, ar jūsų intervencijos veikia.