Kasu-azterketa — Fitness industria
Brasilgo gimnasio-kate bat nola automatizatu bazkidetza eta ordainketa-bilketa
Força Fitness hilean 38.000 R$ galtzetik huts egin zuen ordainketak izatera, 12 kokapenetan guztiz automatizatutako kidetza-motor bat martxan izatera igaro zen — 90 egun baino gutxiagoan.
Emaitzak Begirada batean
Enpresa: Força Fitness (fikziozko konposatua industria-eredu errealetan oinarrituta)
Kokapena: São Pauloko metropoli-eremua, Brasil
Tamaina: 12 kokapen, 8.400 kide aktibo baino gehiago
Industria: Osasuna eta Fitness
Erabiltzen diren tresnak: Mewayz CRM, fakturazioa, ordainketen automatizazioa, posta elektronikoaren sekuentziak, helmuga orriak
Brasilgo gimnasioaren merkatua: 3.200 milioi dolarreko aukera ordainketa arazo batekin
Brasil munduko bigarren gimnasio-merkaturik handiena da, Estatu Batuen atzetik soilik. International Health, Racquet & Sportsclub Association-en (IHRSA) eta WorldMetrics-en merkatu-ikerketen arabera, herrialdeak 31.000 fitness instalazio baino gehiago ditu 9,6 milioi gimnasioko kide gutxi gorabehera, eta 2025etik 3.200 milioi dolar inguruko diru-sarrera sortzen ditu.
Baina kopuru ikusgarri horien azpian erronka operatibo iraunkor bat dago: ordainketen bilketa. Industria inkesten arabera, Brasilgo gimnasioek espero diren hileko diru-sarreren % 15 eta % 28 artean galtzen dute huts egindako ordainketak, iraungitako txartelak eta eskuzko fakturazio akatsengatik. Força Fitness bezalako tamaina ertaineko kate baterako, hutsune hori hilero hamarnaka mila erreal desagertzen ziren.
Hau gimnasio-kate batek diru-sarrera-ihes hori konektatu eta prozesuan bere funtzionamendu osoa eraldatu zuenaren istorioa da.
Erronka: eskuzko prozesuek diru-sarrerak eta langileen denbora murrizten dute
Ricardo Menezesek Força Fitness sortu zuen 2017an São Pauloko Pinheiros auzoan kokapen bakarrarekin. 2024. urtearen hasieran, katea hiriko metropoli-eremuan zehar 12 tokitara zabaldu zen, 8.400 kide aktibo baino gehiagorekin batera.
Hazkundeak, ordea, konplexutasuna ekarri zuen. Gimnasio-katea deskonektatutako tresnen adabaki baten gainean zebilen:
- Oinarrizko gimnasioa kudeatzeko sistema bat (mahaigainean soilik, API integraziorik gabe) fakturazioetarako
- Kidetza berritzearen eta ordainketa-egoeraren jarraipena egiteko kalkulu-orriak
- Eskuzko banku-transferentziak eta boletoak (Brasilgo ohiko ordainketa-metodoa) fakturatzeko
- Kokapenen arteko barne komunikaziorako WhatsApp taldeak
- Oinarrizko webgunea, linean erregistratzeko gaitasunik ez duena
"Hazten ari ginen, baina gure sistemak ez ziren hazten gurekin. Hilero, nire administrazio-langileek lehen bi asteak ordainketen atzetik igarotzen zituzten. Lanaldi osoko hiru pertsona genituen, eta haien lehen lana kideei deitzea zen epez kanpo dauden fakturen inguruan. Jasangarria izan zen".
— Ricardo Menezes, Força Fitnesseko sortzaile eta zuzendari nagusia
Arazoak zenbagarriak eta mingarriak ziren:
| Arazoaren eremua | Hileroko eragina |
|---|---|
| Ordainketak huts egin edo galdu dira | 38.000 R$ kobratu gabeko diru-sarreran |
| Langileen ordutegia eskuzko ordainketaren jarraipena | ~180 ordu kokapen guztietan |
| Kideen bahitze tasa (hilero) | % 7,2 — industria-helburuaren % 4-5 baino gehiago |
| Kide berriak sartzeko denbora | 25-30 minutu kide bakoitzeko (pertsonez bakarrik) |
| Fakturazio-gatazka bat konpontzeko egunak | 5-8 lanegun batez beste |
Finantza bidesaria latza izan zen. Hilero 38.000 R$ huts egindako ordainketetan bakarrik, kateak urteko 456.000 R$ uzten zituen mahai gainean, kokapen guztiz berri baten irekiera finantzatzeko nahikoa.
Bitartean, % 7,2ko hileroko txandakatze-tasak esan nahi zuen kateak 14 hilabetez behin kideen oinarri osoa ordezkatzen ari zela. Borondate horren zati garrantzitsu bat nahigabekoa izan zen: ordainketak huts egin zituzten eta inoiz behar bezala berriro kontratatu ez ziren kideak.
Força Fitness-ek zergatik aukeratu zuen Mewayz
Ricardoren taldeak hainbat soluzio ebaluatu zituen, besteak beste, gimnasiorako berariazko plataformak, Tecnofit eta EVO bezalakoak, baita helburu orokorreko negozio tresnak ere. Baldintzak argiak ziren:
- Ordainketa errepikakorrak automatizatuak huts egindako transakzioetarako berriro saiatzeko logikarekin
- CRM funtzionaltasuna kideen bizi-zikloen jarraipena egiteko 12 kokapen guztietan
- Online erregistratzea eta autozerbitzua kide berrientzat eta lehendik daudenentzat
- Posta elektronikoa eta mezuen automatizazioa ordainketa abisuetarako eta berriro parte hartzeko
- Eskuragarritasuna: beren operazio-marjinetan lan egiteko behar den irtenbidea
"Gimnasioko berariazko software gehienek gauza bat edo bi egin zituzten, baina gainerako tresnak erabiltzen jarraitzera behartu gintuzten. Mewayz izan zen dena - CRM, ordainketak, posta elektronikoa, lurreratze orriak, fakturazioa - leku bakarrean bizi zen lehen plataforma. Eta prezioa gure deskonektatutako pilagatik ordaintzen genuenaren zati bat zen".
— Ricardo Menezes
Mewayz-en arkitektura modularrarekin —207 tresna integratuta baino gehiago plataforma bakarrean—, Força Fitness-ek behar zituen moduluak aktibatu ditzake enpresa-software puztua ordaindu gabe. 49 $/hilean premium mailarako, kostua kalkulu-orrien gehigarrietan bakarrik gastatzen zutena baino txikiagoa zen.
Irtenbidea: 90 eguneko eraldaketa
Inplementazioak mailakako ikuspegia jarraitu zuen, eta gaitasunak 12 kokapen guztietan zabaldu zituen hiru hilabetetan.
Inplementazio-kronologia
1-2 asteak: Fundazioa
8.400 kideen erregistro migratu dira Mewayz CRMra. Konfiguratu kokapenean oinarritutako segmentazioa. Konektatutako ordainketa-pasabidea (Stripe integrazioa PIX eta boleto laguntzarekin).
3-4 asteak: ordainketen automatizazioa
Kide-maila guztietarako fakturazio errepikakorrak automatizatuak konfiguratu ditu. 5 urratseko erreklamazio-sekuentzia bat sortu: abisuak automatizatuak 1. egunean, 3. egunean, 5. egunean, 7. egunean eta 14. egunean huts egin ondoren. Txartela eguneratzeko abisu automatikoak gehitu dira posta elektroniko bidez.
5-8 asteak: kideen esperientzia
Kokapen espezifikoko 12 helmuga orri abiarazi ditu lineako erregistratzeko inprimakiekin. Kideen autozerbitzuaren atari bat sortu da plan-aldaketak, ordainketa-eguneratzeak eta izozte-eskaeretarako. Sartzeko posta elektronikoko sekuentziak automatizatuak sortu (ongi etorri serieak, klaseen ordutegiak, prestatzaileen aurkezpenak).
9-12 asteak: optimizazioa eta eskalatzea
Inplementatuta dauden borobilak prebenitzeko lan-fluxuak: kideen asistentzia astean 2 bisitetatik behera jaitsi zenean berriro parte hartzeko sekuentzia automatizatuak abiarazten dira. Erreferentzien jarraipena eta komisioen ordainketa automatizatuak gehitu dira prestatzaileentzat. 12 kokapen guztiak panel bakarrean bateratu ditu, denbora errealeko diru-sarreren berri emateko.
Deep Dive: Ordainketa Automatizatzeko Motorra
Eraldaketaren muina Mewayzen ordainketa automatizatzeko lan-fluxua izan zen. Hona hemen nola funtzionatu zuen eskaera-sekuentzia praktikan:
| Abiarazlea | Ekintza | Berreskuratze-tasa |
|---|---|---|
| Ordainketa huts egin du (0. eguna) | Berriro automatikoa + mezu elektronikoa klik bakarreko ordainketa-esteka batekin | % 34 berreskuratu da |
| Oraindik ordaindu gabe (3. eguna) | Bigarren saiakera + SMS ordainketa estekarekin + txartela eguneratzeko gonbita | % 22 berreskuratu da |
| Oraindik ordaindu gabe (5. eguna) | PIX edo boleto ordezko ordainketa gisa eskaintzen duen posta elektronikoa | % 11 berreskuratu da |
| Oraindik ordaindu gabe (7. eguna) | Kokapen-kudeatzailearen posta elektroniko pertsonala (txantiloi automatizatua) | %4 berreskuratu da |
| Oraindik ordaindu gabe (14. eguna) | Azken oharra + bazkidetza eteteko abisua + itzultzeko eskaintza | %2 berreskuratu da |
Emaitza metatua: lehen huts egindako ordainketen % 73 automatikoki berreskuratu dira orain, langileen telefono-dei bakar bat egin gabe. Gainerako % 27 eskuzko dibulgaziorako markatu zuten, lehen baino lan karga izugarri txikiagoa.
Larriki, Mewayzen sistemak Brasilen berariazko erronka bati ere aurre egin zion: PIX (Brasilgo berehalako ordainketa-sistema, 150 milioi brasildar baino gehiagok erabiltzen dutena) eta boletoak (bankuek jaulkitako ordainketa-agiriak) ospea. Txartelaren ordainketak huts egiten zirenean metodo hauetarako atzerabide automatikoa eskainiz, Força Fitness-ek txartel bakarraren sisteman guztiz galduko ziren diru-sarrerak lortu zituen.
Emaitzak: Mewayz aurretik eta ondoren
Inplementazio osoa igaro eta sei hilabetera, zenbakiek istorio erakargarria kontatu zuten:
| Metrikoa | Mewayz aurretik | Mewayz-en ondoren | Aldatu |
|---|---|---|---|
| Hileroko ordainketa-galerak | 38.000 R$ | 10.260 R$ | ↓ %73 |
| Administrazio-orduak fakturazio-zereginetan | ~180 ordu/hil | ~18 ordu/hil | ↓ %90 |
| Kideen hileroko tasa | % 7,2 | % 4,25 | ↓ %41 |
| Kide berria sartzeko denbora | 25-30 min | 4 min | ↓ %85 |
| Fakturazio-gatazkaren ebazpena | 5-8 egun | <24 ordu | ↓ %85 |
| Interneteko erregistroak (kide berrien %) | %0 | % 38 | Kanal berria |
| Software tresnen kostua (hilero) | 2.800 R$ | 250 R$ | ↓ %91 |
Finantza-eraginaren laburpena
Urteko diru-sarrerak berreskuratu dira
332.880 R$
(27.740 R$/hil × 12)
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →Urteko software aurrezpena
30.600 R$
(2.550 R$/hileko gordeta × 12)
Langileen ordutegiak urtero askatzen dira
1.944 ordu
(162 h/hil × 12)
Urteko eragin osoa
456.000 R$+
(sarrerak + aurrezkia + lan balioa)
Mewayz modulu bakoitzak nola lagundu zuen
1. CRM — Egiaren iturri bakarra 8.400 kideentzat
Mewayz aurretik, kideen datuak kalkulu-orrietan, antzinako fakturazio-sisteman eta frontoiko langileen oroitzapenetan sakabanatuta zeuden. Mewayz-en CRM moduluak kideen datu-base bateratu bat eman zion Força Fitness-i, kidetzaren maila, ordainketa-egoera, asistentzia-maiztasuna, kokapen hobetsia, entrenatzailearen esleipena eta kontratu-dataren eremu pertsonalizatuekin.
CRM-ren segmentazio-motorri esker, taldeari zerrenda dinamikoak sortzeko aukera eman zion —adibidez, "Moema-ko kokapeneko kideak azken 30 egunetan astean behin asistentzia azpitik jaitsi zirenak" - eta segmentu horien aurkako lan-fluxu automatikoak abiarazi zituen.
2. Fakturazio eta Ordainketa Automatizazioa — Diru-sarrerak berreskuratzeko motorra
Mewayz-en fakturazio-moduluak bost kide-maila guztien fakturazio errepikakorrak kudeatzen zituen (89 R$/hileko oinarrizko sarbidea R$/hileko 349 R$/hileko kokapen guztietarako premium planerako). Automatizazio-geruzak berriro saiatze-logika, eskaera-sekuentziak eta ordainketa-metodoa aldatzea kudeatzen zuen, hori guztia eskuz esku hartu gabe.
Sistemak batez beste 8.400 faktura prozesatu ditu hilean eta automatikoki konpondu ditu ordainketa-hutsen % 73 goian deskribatutako 5 urratseko erreklamazio-sekuentziaren bidez.
3. Posta elektronikoaren sekuentziak — Eskalako atxikipena
Força Fitness-ek bost posta elektroniko sekuentzia automatizatu zabaldu zituen Mewayz bidez:
- Ongi etorri seriea (5 mezu elektroniko 14 egunetan) — % 68ko tasa irekia
- Asistentzia jaitsiera (bisitak atalasearen azpitik jaisten direnean abiarazten da) — arriskuan dauden kideen % 23 berreskuratu dute
- Berriztapen-abisuak (urteko plana iraungi baino 30, 14 eta 7 egun lehenago) — % 81eko berritze-tasa, aurreko % 64koa
- Irabazi-kanpaina (baztertutako kideentzat, 30, 60 eta 90 egunetan bidalita) — % 12ko berraktibazio tasa
- Erreferentzia-abisuak (kide baten 30. bisitaren ondoren bidalitakoak) — 140 erreferentzia baino gehiago sortu zituen lehenengo 6 hilabeteetan
4. Landing Pages — Lineako kanala irekitzea
12 kokapen bakoitzak Mewayz-en arrastatu eta jaregin editorearekin eraikitako lurreratze orri bat jaso zuen. Orrialde hauetan kokapen zehatzeko irudiak, klaseen ordutegiak, prezioen taulak eta CRMra eta ordainketa-sistemara zuzenean konektatuta dauden kapsulatutako izena emateko inprimakiak zeuden.
Sei hilabeteko epean, kide berri guztien % 38 sarean sortu zen, orain arte existitzen ez zen kanala. Lurreratze-orri guztietan batez besteko bihurketa-tasa % 4,7koa izan zen, fitness-industriaren erreferentearekin alderatuta, % 2-3koa.
Uhinen efektuak: ordainketetatik haratago
Automatizazioak ez zuen ordainketa-arazoa bakarrik konpondu, funtsean aldatu zuen Força Fitness-ek funtzionatzen zuen modua.
Langileak birmoldatzea: lehen denbora gehiena ordainketa-jarraipenean ematen zuten lanaldi osoko hiru administra-langileak kideen esperientzia-eginkizunetara aldatu ziren. Bi "kideen arrakastaren koordinatzaile" bihurtu ziren, atxikipenean eta prestakuntza pertsonaleko paketeen salmentan zentratuta. Bat marketin digitaleko rol batera joan zen, helmugako orriak eta sare sozialak kudeatzen zituena, kateak inoiz banda zabalerarik izan ez zuen funtzio bat.
Datuetan oinarritutako erabakiak: Kideen datu guztiak, ordainketa-historia eta asistentzia-ereduak plataforma bakarrean egonda, azkenean Ricardok ikusi ahal izan zuen zein kokapen ziren errendimendu eskasa, zein kidetze-maila zuten bizitzako balio handiena eta eguneko zein ordutan erregistratu gehien. Honek klaseen programazioari, langile-mailari eta baita euren 13. gimnasioaren kokapenari buruzko erabakiak eman zituen (2025eko hiruhilekoan ireki zen).
Kideen gogobetetasuna: Net Promoter Score (NPS) inkestek, orain automatikoki Mewayz-en bidez bidalitakoak, 32tik 51era egin du gora; jauzi nabarmena izan da kideen sentipenean, neurri handi batean, ordainketa-telefono dei traketsak ezabatzeak eta autozerbitzuko kontuen kudeaketaren erosotasunak bultzatuta.
"Sorpresarik handiena ez zen berreskuratu genuen dirua izan; gure taldearen morala zenbat hobetu zen baizik. Inor ez zen fitness negozioan sartu bilketa deiak egiteko. Orain gure langileek denbora pasatzen dute kideei beren helburuak lortzen laguntzen, eta hori da denbora guztian egin behar genuena".
— Ricardo Menezes
Industriaren testuingurua: zergatik garrantzitsua da honek Brasilgo fitness-enpresentzat
Força Fitness-en istorioak industriako erronka zabalago bat islatzen du. WorldMetrics eta WifiTalents-ek batuta IHRSA eta industriako datuen arabera:
- Brasilek 31.000 fitness instalazio ditu gutxi gorabehera, Estatu Batuetatik kanpoko edozein herrialdetan gehiena.
- Brasilgo fitness-merkatuak gutxi gorabehera 3.200 milioi dolar sortzen ditu urtero, baina gimnasio independenteen irabazi-marjinak batez beste % 10-15 besterik ez dira; hau da, huts egin duten ordainketen ondoriozko diru-isurketak irabazien eta galeren arteko aldea izan daiteke.
- Pandemia osteko, fitness digitalaren adopzioak gora egin zuen Brasilen. Kideek orain online erregistratzea, autozerbitzuko kontuen kudeaketa eta ordainketa-metodo malguak espero dituzte, PIX barne, 2024an soilik 42.000 milioi transakzio baino gehiago prozesatu zituena (Banco Central do Brasil).
- Brasilgo gimnasioko kideen balorazioa % 6-8 hileko batez bestekoa da aurrekontuko eta erdiko merkatuen kateetan; nahigabeko komisioa (ordainketen hutsegitea) % 40ra artekoa dan (Fitness Brasil industria elkartearen kalkuluak).
Ingurune honetan jarduten duten gimnasioaren jabeentzat, matematika erraza da: ordainketa-bilketa automatizatzea eta kideen kudeaketa ez da luxua; bizirauteko estrategia bat da.
Fitness negozioen jabeentzako gakoak
- Konpon daiteke nahigabeko kentzea. Ordainketa-erresistentzia-aukera anitz dituen eskaera-sekuentzia egituratu batek huts egindako ordainketen % 60-75 automatikoki berreskura dezake.
- Sendotu zure tresnak. Deskonektatutako 4-5 sistema martxan jartzea gehiago kostatzen da eta datu siloak sortzen ditu. Mewayz bezalako plataforma bateratu batek integrazio buruhausteak ezabatzen ditu eta egia iturri bakarra ematen dizu.
- PIX eta boletoa eskaini. Brasilen, kreditu txartelarekin soilik fakturatzeak dirua mahai gainean uzten du. Tokiko ordainketa-metodoetara automatikoki atzera egiteak nabarmen hobetzen ditu bilketa-tasak.
- Kideen komunikazioa automatizatu. Ongietorri-sekuentziak, asistentzian oinarritutako abiarazleak eta berritze-abisuak atxikitzeko tresna frogatuak dira, giza talde batek ezin dituenak eskalan modu koherentean exekutatu.
- Ireki lineako kanala. Nahiz eta gimnasioa bezalako negozio fisiko batentzat, lineako izena emateko gaitasunak kide berrien % 30-40 sor ditzake; baliteke sarrerako orduetan inoiz sartu ez diren kideak.
- Berrezarri, ez murriztu. Automatizazioak langileak aske uzten ditu balio handiagoko lanetarako. ROI-a gehitzen da administrazio-langile ohiak diru-sarrerak sortzen dituzten rolak bihurtzen direnean.
Metodologia-oharra
Kasu-azterketa hau fitness-enpresetan ikusitako eredu arruntetan oinarritutako kontakizun konposatu bat da, bakarreko negozio-plataformak erabiliz. "Força Fitness" eta "Ricardo Menezes" fikziozko irudikapenak dira. Industria-estatistikak IHRSA, WorldMetrics, WifiTalents eta Banco Central do Brasil-en jasotzen dira. Banakako emaitzak negozioaren tamainaren, merkatuaren eta ezarpenaren ikuspegiaren arabera alda daitezke.
Zure gimnasioko kidetza eta ordainketak automatizatzeko prest?
Sartu 138.000 enpresa baino gehiago Mewayz erabiltzen duten fakturazioa automatizatzeko, murrizketa murrizteko eta galdutako diru-sarrerak berreskuratzeko. Hasi doan — ez da kreditu-txartelik behar.
0 Free Transition →Doako betiko plana eskuragarri · Premium $19/hiletik aurrera · 207 modulu integratuak
Ohiko galderak
Zein izan zen Força Fitnessek aurre egin zion finantza-erronka nagusia?
Força Fitness hilero 38.000 R$ gutxi gorabehera galtzen ari zen ordainketa-bilketa hutsengatik. Zama administratibo honek langileek ordu ugari eman behar izan zituzten eskuz ordainketak jarraitzeko, abisuak bidaltzeko eta kideen egoerak eguneratzeko. Eraginkortasun ez horrek berehalako diru-fluxua kaltetu ez ezik, kideen txandakatze tasa handiagoa ere eragin zuen, iraungitako ordainketak kidetzak bertan behera uzten baitzituzten askotan.
Nola lagundu zuen Mewayzek huts egindako ordainketak % 73 murrizten?
Mewayz-ek ordainketa-bilketa prozesu osoa automatizatu zuen. Bere sistema ezin hobeto integratzen da Brasilgo tokiko ordainketa-pasareekin, automatikoki huts egindako transakzioak berriro saiatuz logika adimendunarekin eta kideei abisu automatizatuak bidaliz ordainketa-metodo eguneratuak izateko. Eskuz kanpoko ikuspegi honek ordainketak modu koherentean kobratzen zituztela bermatu zuen, eta lehen galtzen ziren urteko 456.000 R$ berreskuratu zituen.
Nola lortu zuten langileek hilean 162 ordu aurrezteko administrazioan?
Mewayz-en aurretik, langileek eskuz kudeatzen zuten fakturazioa, ordainketak atzematen eta kalkulu-orriak eguneratzen zituzten. Plataformaren automatizazioak hau guztia kudeatzen du, taldea kideen esperientzian eta gimnasioko eragiketetan zentratzeko aukera ematen du administrazio-lan neketsuetan beharrean. Denbora aurrezteko esanguratsu honek zerbitzu hobea eta lan-kostuak murrizten ditu.
Kokapen anitzeko gimnasio-kate baterako merkea al da horrelako sistema bat?
Bai. Mewayz oso eskalagarria eta errentagarria izateko diseinatuta dago. Bere oinarrizko moduluetara sartzeko 19 $/hilean hasten ziren planekin, inbertsioaren itzulera argia zen Força Fitnessentzat. Irtenbideak azkar ordaindu zuen galdutako diru-sarrerak berreskuratuz eta administrazio-gastuak murriztuz haien 12 kokapenetan.
