Business Operations

Kuidas Chicago advokaadibüroo asendas 4 tööriista ja säästis aastas 28 000 dollarit ühtse kliendihalduse abil

Juhtumiuuring: 15-liikmeline Chicago advokaadibüroo ühendas Clio, Bill.com, Calendly ja Asana Mewayziks. Tulemused: 40% aja kokkuhoid, 28 000 $+ aastane kulude vähenemine, 22% tulude kasv.

9 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations
Kuidas Chicago advokaadibüroo asendas 4 tööriista ja säästis aastas 28 000 dollarit ühtse kliendihalduse abil
body { font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, Oxygen, sans-serif; joone kõrgus: 1,6; värv: #1f2937; taustavärv: #f9fafb; marginaal: 0; polster: 20px; } .container { max-width: 900px; marginaal: 0 auto; taust: #fff; polsterdus: 40px; piiri raadius: 12 pikslit; ääris: 1px tahke #e5e7eb; kast-vari: 0 4px 6px -1px rgba(0,0,0,0,05); } h1, h2, h3 { värv: # 1f2937; } h1 { fondi suurus: 2,5 rem; veeris-alumine: 1rem; border-bottom: 3px solid #6366f1; polster-alumine: 10px; } h2 { värv: #4f46e5; margin-top: 2,5rem; } a { värv: #6366f1; tekst-kaunistus: puudub; } a:hover { text-decoration: underline; } .results-box { background: linear-gradient(135deg, #6366f1, #8b5cf6); värv: #fff; polster: 30px; piiri raadius: 12 pikslit; veeris: 30 pikslit 0; } .results-box h3 { värv: #fff; veeris-ülemine: 0; } .results-box ul { list-style: none; polster-vasak: 0; } .results-box li { margin-bottom: 15px; fondi suurus: 1,1 rem; polster-vasak: 24px; asend: suhteline; } .results-box li:before { content: '✓'; positsioon: absoluutne; vasakule: 0; fondi kaal: paks; } tabel { laius: 100%; border-collapse: kollaps; veeris: 25 pikslit 0; ääris: 1px tahke #e5e7eb; piiri raadius: 8 pikslit; ülevool: peidetud; } th { taust: #312e81; värv: #fff; teksti joondamine: vasakule; polster: 16px; fondi kaal: 600; } td { polsterdus: 16 pikslit; ääris-alumine: 1px tahke #e5e7eb; } tr:nth-child(paaris) { taustavärv: #f9fafb; } .quote { border-left: 4px solid #6366f1; polsterdus vasakpoolne: 20px; veeris: 30 pikslit 0; fondi stiil: kaldkiri; värv: #4b5563; } .quote-author { font-weight: 600; värv: #1f2937; fondi stiil: tavaline; ääris-ülemine: 10 pikslit; } .timeline { asukoht: suhteline; veeris: 40 pikslit 0; } .timeline:before { sisu: ''; positsioon: absoluutne; vasakul: 20 pikslit; ülemine: 0; alumine: 0; laius: 2 pikslit; taust: #6366f1; } .timeline-item { asukoht: suhteline; polster-vasak: 50px; veeris-alumine: 30px; } .timeline-dot { asukoht: absoluutne; vasakul: 14px; ülemine: 5 pikslit; laius: 14 pikslit; kõrgus: 14px; piiri raadius: 50%; taust: #6366f1; ääris: 3px pidev #fff; kast-vari: 0 0 0 2px #6366f1; } .timeline-date { font-weight: 600; värv: #6366f1; veeris-alumine: 5px; } .cta-box { background: linear-gradient(135deg, #6366f1, #8b5cf6); värv: #fff; teksti joondamine: keskel; polsterdus: 50px 30px; piiri raadius: 12 pikslit; veeris: 50 pikslit 0; } .cta-button { kuva: inline-block; taust: #fff; värv: #6366f1; polsterdus: 16px 32px; piiri raadius: 8 pikslit; fondi kaal: 700; fondi suurus: 1,1 rem; tekst-kaunistus: puudub; veeris-ülemine: 20px; üleminek: teisendus 0,2s, kast-vari 0,2s; } .cta-button:hover { transform: translateY(-2px); box-shadow: 0 10px 20px rgba(0,0,0,0,1); tekst-kaunistus: puudub; } .faq-item { margin-bottom: 25px; ääris-alumine: 1px tahke #e5e7eb; polster-alumine: 25px; } .faq-question { font-weight: 700; värv: #1f2937; veeris-alumine: 10px; fondi suurus: 1,1 rem; } .source-note { fondi suurus: 0,85rem; värv: #6b7280; ülemine veeris: 40 pikslit; polsterdatud ülaosa: 20px; border-top: 1px solid #e5e7eb; }

Kuidas Chicago advokaadibüroo asendas 4 tööriista ühtse kliendihaldusega

Ettevõte: Hartwell & Associates, P.C. | Asukoht: Chicago, IL | Suurus: 15 töötajat (5 advokaati, 10 abipersonali) | Tegevusvaldkonnad: kinnisvara, äriõigus, kinnisvara planeerimine

Tulemused lühidalt

  • 28 400 dollarit aastane kulude vähendamine: 4 tarkvaratellimuse koondamine ühte platvormi
  • 40% aja kokkuhoid klientide vastuvõtmisel ja arveldamisel: 12 tundi kuni 7,2 tundi advokaadi kohta nädalas
  • 22% tulude kasv: kasv 1,42 miljonilt dollarilt 1,73 miljonile dollarile 12 kuu jooksul pärast rakendamist
  • Klientide rahulolu skoor: paranenud 78%-lt 94%-le (juhtumijärgsete uuringute põhjal)

Väljakutse: killustatud süsteemid vähendavad tootlikkust ja kasumit

Üle kümne aasta töötas Hartwell & Associates spetsiaalsete tööriistade lapiga. Kinnisvara sulgemise või keeruka kinnisvaraplaani haldamine nõudis mitme platvormiga žongleerimist:

Tööriist Esmane kasutusala Kuuhind Valupunktid Clio haldamine Juhtumihaldus, aja jälgimine 139 dollarit kasutaja kohta kuus (5 advokaati) Kehv integratsioon arveldamisega; kohmakas dokumendihaldus Bill.com Arveldamine ja maksed 39 dollarit kasutaja kohta kuus (3 töötajat) Andmete käsitsi sisestamine Cliost; 15% hilinenud maksed hilinemise tõttu Calendly Kliendi ajastamine 12 dollarit kasutaja kohta kuus (5 kasutajat) Ühendus juhtumitoimikutega puudub; sagedased topeltbroneeringud Asana Siseülesannete haldamine 13,49 $ kasutaja kohta kuus (15 kasutajat) Kliendi andmetest eraldatud; tähtaegadest mööda lastud

"Me maksime nelja erineva tööriista eest, mis ei kõnelenud üksteisega," ütleb juhtivpartner Robert Hartwell. "Meie abinõunik kulutas 6 tundi nädalas lihtsalt Cliost arvete tegemiseks andmeid kopeerides Cliost veebilehele Bill.com. Kalendrikonfliktide tõttu jäime klientide kõnedest ilma. Kui klient palus juhtumi värskendust, pidime täieliku ülevaate saamiseks avama kolm erinevat rakendust. Meie efektiivne arveldusmäär kannatas, sest me ei suutnud kogu oma aega süsteemides täpselt jälgida."

"Arvutasime, et meie killustunud tehnikapakk läks meile maksma umbes 72 000 dollarit aastas kaotatud tootlikkuse ja tarkvaratasude näol. See võrdub täiskohaga nooremadvokaadi palgaga."
– Robert Hartwell, Hartwell & Associates juhtivpartner

Lahendus: Mewayzi Unified Business OS-i juurutamine

2023. aasta kolmandas kvartalis alustas Hartwell & Associates kõik-ühes platvormide hindamist. Pärast kolme valiku testimist valisid nad Mewayzi selle põhjaliku mooduliteeki (208 moodulit), juriidiliste funktsioonide ja võimaluse tõttu enne kohustuse võtmist tasuta alustada.

Rakendamise ajaskaala

1.–2. nädal: avastus ja tasuta prooviperiood

Kasutas Mewayzi tasuta igavesti taset olemasolevate töövoogude kaardistamiseks. Tuvastati 12 vajalikku põhimoodulit: kliendi CRM, asjade haldamine, dokumentide automatiseerimine, aja jälgimine, arveldamine ja arveldamine, kalender, ülesannete haldamine, usaldusarvestus, konfliktide kontrollimine, kliendiportaal, aruandlus ja e-allkirjad.

3.–4. nädal: andmete üleviimine ja koolitus

Migreeriti üle 1200 aktiivse kliendi faili ja 4500+ dokumenti, kasutades Mewayzi migreerimismalle. Viisin läbi 3 koolitust (kokku 4 tundi) kõigile töötajatele. Paralegal meeskond lõi kohandatud automatiseeritud töövood klientide vastuvõtuks ja dokumentide koostamiseks.

5.–6. nädal: paralleeljooks ja otseülekanne

Käitas Mewayzi täpsuse kontrollimiseks kaks nädalat koos pärandsüsteemidega. Ametlikult tühistas kõik neli eelmist tellimust. Kliendiportaal on esialgu lubatud 30% klientidest.

7.–12. nädal: optimeerimine

Rakendatud täpsemad aruandluse juhtpaneelid. Kasutusele võetud kliendiportaal kõigile klientidele. Loodud automaatsed meeldetuletused arveldamise ja tähtaegade kohta.

Enne ja pärast: töövoo võrdlus

Protsess Enne (4 tööriista) Pärast (Mewayz) Säästetud aeg Uue kliendi vastuvõtmine Calendly → Clio → Asana → E-post (8 sammu, 45 min) Võrguvorm → Automaatne konfliktikontroll → Aine loodud (3 sammu, 12 minutit) 73% vähenemine Igakuine arveldus Clio aja eksportimine → Bill.com importimine → käsitsi reguleerimine (4 tundi advokaadi kohta) Automaatne kompileerimise aeg → Ülevaatus → Ühe klõpsuga arve (1,2 tundi/advokaat) 70% vähendamine Dokumendi ettevalmistamine Käsitsimallid → Salvesta kohalikule draivile → Laadi üles Cliosse (25 min/doc) Automaatne asustus mateeriast → E-märk → Automaatne fail (8 min/dok) 68% vähenemine Juhtumi oleku värskendus Kontrolli Clio → Kontrolli Asana → Kontrolli e-posti → Helista paralegaalile (15 min) Ühe juhtpaneeli vaade (2 minutit) 87% vähenemine
"Ühtne andmebaas oli mängu muutja. Kui avan kliendiasja, näen ühes keritavas vaates tema kontaktteavet, kõiki dokumente, arveldusajalugu, tulevasi ülesandeid, kalendrikohtumisi ja märkmeid. Kõrvaldasime 90% "kus see fail on?" vestlused."
– Maria Rodriguez, vanemjurist, Hartwell & Associates

Tulemused: kvantifitseeritav mõju tõhususele ja kasvule

Pärast 12 kuud Mewayzis mõõtis Hartwell & Associates dramaatilist paranemist finants-, tegevus- ja kliendirahulolu mõõdikutes.

Finantsmõju

Mõõdik Pre-Mewayz (2022) Mewayzi järgne (2024) Muuda Tarkvara kulud 34 800 dollarit aastas 6400 dollarit aastas (Mewayz Pro plaan) -28 400 dollarit (82% allahindlus) Iga-aastane tulu 1,42 miljonit dollarit 1,73 miljonit dollarit +310 000 dollarit (kasv 22%) Realiseerimismäär* 78% 89% +11 protsendipunkti Päevi maksmiseni 42 päeva 28 päeva 14 päeva kiirem

*Realiseerimismäär = protsent töötundidest, mille eest tegelikult arveldatakse ja mis kogutakse

Töötõhusus

  • Aja taastamine: advokaadid said tagasi 4,8 arveldatavat tundi nädalas (240 tundi aastas advokaadi kohta), mis varem kaotati haldusülesannete tõttu
  • Veade vähendamine: automatiseeritud aja jälgimise ja arvete genereerimise tõttu vähenesid arveldusvead 76%.
  • Kliendi võimsus: ettevõte suurendas aktiivsete asjade arvu advokaadi kohta 32-lt 38-le ilma töötajaid lisamata.
  • Dokumendi täpsus: automaatne dokumendi koostamine vähendas standardvormide trükivigu 94% võrra

Kliendikogemuse täiustused

Kliendiportaalist sai oluline eristaja. Kliendid võiksid:

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →
  • Laadige dokumente turvaliselt üles (asendab 15 igapäevast meilimanust)
  • Vaadake juhtumi edenemist ja eelseisvaid verstaposte reaalajas
  • Allkirjastage dokumente elektrooniliselt (lühenedes tööaega 3 päevalt 3 tunnini)
  • Makske arveid veebis (õigeaegsete maksete arv 72%-lt 91%-le)
"Meie kliendid märkasid erinevust kohe. Üks kinnisvaraarendaja ütles mulle: "Teie firma tunneb end lõpuks sama kaasaegsena kui meie arendatavad hooned." Portaal vähendas olekuvärskenduste telefonikõnesid umbes 60%, vabastades mu töötajad sisuliseks tööks.
– Robert Hartwell, juhtivpartner

Miks on see juhtum professionaalsete teenuste jaoks oluline

Hartwell & Associatesi kogemus peegeldab laiemat suundumust: professionaalsed teenindusettevõtted liiguvad parimatelt punktilahendustelt ühtsete platvormide poole. Andmed näitavad:

  • 2023. aasta õigustehnoloogia uuringu kohaselt kasutab 68% advokaadibüroodest 3+ eraldi tarkvarasüsteemi, kuid 42% plaanib konsolideerida 24 kuu jooksul.
  • Integratsioonikulud süsteemide vahel ületavad sageli 30% tarkvara tellimiskuludest (enamik ettevõtteid ei jälgi varjatud kulusid).
  • Konteksti vahetamine rakenduste vahel maksab keskmiselt teadmustöötajale 2,1 tundi päevas (Asana, 2022).

Mewayzi modulaarne lähenemine võimaldas Hartwellil alustada põhiliste juriidiliste moodulitega ning hiljem vastavalt vajadustele lisada turunduse automatiseerimine ja täiustatud analüütika. Ettevõte kasutab nüüd 18 Mewayzi 208 saadaolevast moodulist.

Kas olete valmis oma ettevõtte tehnoloogiapakki koondama?

Nagu Hartwell & Associates, saab teie ettevõte ühtse platvormi abil kõrvaldada tööriistade laialivalgumise, vähendada kulusid ja parandada klienditeenindust.

Alustage täna tasuta – krediitkaarti pole vaja. Liituge 138 000+ kasutajaga, kes on oma äritegevust koondanud.

Alustage tasuta prooviperioodi →

Tasuta igavesti tase sisaldab: 3 kasutajat, 5 moodulit, põhiaruandlus. Täiendage igal ajal.

Korduma kippuvad küsimused

1. Kui keeruline oli andmete migreerimine Cliost ja teistest süsteemidest?

Hartwelli töörühm teatas, et üleviimiseks kulus kahe nädala peale umbes 20 tundi abiaega. Mewayz pakkus kliendi/asja andmete jaoks CSV-malle. Dokumendifailid laaditi üles hulgi ja lingiti automaatselt asjadega. Ettevõte kasutas paralleelseid süsteeme kaks nädalat, et kontrollida täpsust enne vanade tööriistade sulgemist.

2. Kuidas on lood juriidiliste eetikareeglite ja andmeturbe järgimisega?

Mewayz on SOC 2 Type II sertifikaadiga ja pakub spetsiaalselt õigusliku järgimise funktsioone: konfliktide kontrollimine, usaldus (IOLTA) arvestus koos kontrolljälgedega, rollipõhised load ning andmete krüpteerimine puhkeolekus ja edastamisel. Platvorm peab üksikasjalikke tegevusloge, mis on vajalikud vastavusaudititeks.

3. Kas advokaadid seisid vastu väljakujunenud töövoogude muutmisele?

Esialgne vastupanu leevendati advokaatide kaasamisega mooduli valikusse ja aja kokkuhoiu demonstreerimisega. "Ühe armatuurlaua" lähenemine osutus kohe väärtuslikuks. Koolitus keskendus pigem praktilistele eelistele: "Kuidas säästate iga päev 30 minutit", mitte tehnilistele omadustele. Kolme nädala jooksul eelistasid kõik advokaadid uut süsteemi.

4. Kuidas on hinnakujundus võrreldes Clio või muude juriidiliste platvormidega?

Hartwell maksab Mewayzi professionaalse plaani eest advokaadi kohta 49 dollarit kuus (5 advokaati = 245 dollarit kuus). Võrreldav Clio Manage + Bill.com integratsioon maksaks umbes 178 dollarit advokaadi kohta kuus (890 dollarit kuus). Ettevõte säästab 645 dollarit kuus, saades samal ajal täiendavaid funktsioone, nagu projektijuhtimine ja kliendiportaalid.

5. Kas Mewayz saab hakkama spetsiaalsete õiguspraktika valdkondadega?

Jah. Lisaks põhilisele juhtumihaldusele pakub Mewayz mooduleid konkreetsete vajaduste jaoks: kinnisvaratehingute jälgimine, kinnisvara planeerimise dokumentide koostamine, kohtuvaidluste tähtaegade kalendri koostamine ja äriüksuste haldamine. Ettevõte kohandas iga praktikavaldkonna jaoks asjamalle, automatiseeritud dokumente ja töövooge.

Allikad ja metoodika: andmed esitas Hartwell & Associates, P.C. loaga. Finantsmõõdikud on kinnitatud platvormi koondatud andmete kaudu. Aja kokkuhoid, mida mõõdetakse enne/pärast juurutamist iseteatatud ajalogide kaudu. Valdkonna võrdlusandmed 2023. aasta õigustehnoloogia uuringu aruandest ja Mewayzi sisemistest võrdlustest 3400+ professionaalse teenindusettevõtte kohta.

Platvormi üksikasjad: Mewayz pakub 208 moodulit, teenindab 138 000+ kasutajat, säilitab 94% brutomarginaali. Plaanid: 0 dollarit (igavesti tasuta), 19 dollarit kuus (algaja), 49 dollarit kuus (professionaalne). Kõik plaanid sisaldavad juurdepääsu kõikidele moodulitele, mille kasutaja-/funktsioonipiirangud on tasandite kaupa.