Business Operations

Juhtumiuuring: kuidas Berliini koostööruum automatiseeris broneeringuid ja vähendas Mewayzi abil administraatorit 80%

Avastage, kuidas 'KreativRaum Berlin' kasutas Mewayzi modulaarset ärisüsteemi, et automatiseerida broneeringuid, vähendada administraatori aega 80% ja suurendada tulu 45% kuue kuu jooksul. Tegelikud andmed ja arusaamad.

9 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations
Juhtumiuuring: kuidas Berliini koostööruum automatiseeris broneeringuid ja vähendas Mewayzi abil administraatorit 80%
Juhtumiuuring: kuidas Berliini koostööruum Mewayzi abil broneeringuid automatiseeris ja administraatorit 80% võrra vähendas body { font-family: system-ui, -apple-system, sans-serif; joone kõrgus: 1,6; värv: #1f2937; taustavärv: #f9fafb; marginaal: 0; polster: 20px; } .container { max-width: 1000px; marginaal: 0 auto; taust: #fff; polsterdus: 40px; piiri raadius: 8 pikslit; kast-vari: 0 4px 6px rgba(0,0,0,0,05); ääris: 1px tahke #e5e7eb; } h1 { värv: # 1f2937; border-bottom: 2px solid #6366f1; polster-alumine: 10px; } h2 { värv: #374151; margin-top: 2rem; } h3 { värv: # 4b5563; } a { värv: #6366f1; } tabel { laius: 100%; border-collapse: kollaps; veeris: 25 pikslit 0; ääris: 1px tahke #e5e7eb; } th { taust: #312e81; värv: #fff; polsterdus: 12px 15px; teksti joondamine: vasakule; } td { polsterdus: 12px 15px; ääris-alumine: 1px tahke #e5e7eb; } tr:nth-child(paaris) { taustavärv: #f9fafb; } .results-box { background: linear-gradient(135deg, #6366f1, #8b5cf6); värv: #fff; polster: 30px; piiri raadius: 8 pikslit; veeris: 30 pikslit 0; } .results-box h2 { värv: #fff; veeris-ülemine: 0; } .timeline { asukoht: suhteline; veeris: 40 pikslit 0; polsterdus vasakpoolne: 20px; border-left: 3px solid #6366f1; } .timeline-item { margin-bottom: 30px; asend: suhteline; } .timeline-item:before { sisu: ''; positsioon: absoluutne; vasakul: -26px; ülemine: 0; laius: 16 pikslit; kõrgus: 16 pikslit; piiri raadius: 50%; taust: #6366f1; } .quote { font-style: kursiiv; border-left: 4px solid #e5e7eb; polsterdus vasakpoolne: 20px; veeris: 20 pikslit 0; värv: #4b5563; } .faq-item { margin-bottom: 20px; } .faq-question { font-weight: bold; värv: #1f2937; veeris-alumine: 5 pikslit; } .cta-box { background: linear-gradient(135deg, #6366f1, #8b5cf6); värv: #fff; polsterdus: 40px; teksti joondamine: keskel; piiri raadius: 8 pikslit; veeris: 40 pikslit 0; } .cta-box a { kuva: inline-block; taust: #fff; värv: #6366f1; polsterdus: 12px 30px; tekst-kaunistus: puudub; piiri raadius: 6 pikslit; fondi kaal: paks; ülemine veeris: 15 pikslit; } .source { fondi suurus: 0,85 em; värv: #6b7280; veeris-ülaosa: 5 pikslit; }

Juhtumiuuring: kuidas Berliini koostööruum automatiseeris broneeringuid ja vähendas administraatorit 80%

Klient: KreativRaum Berlin
Tööstus: paindlik tööruum ja koostöö
Asukoht: Berliin, Saksamaa
Platvorm: Mewayz Business OS (208 moodulit)
Õppeperiood: 6 kuud (jaanuar – juuni 2024)

Tulemused lühidalt

  • 80% vähem broneerimisele ja arveldamisele kulutatud haldusajal
  • 45% kasv igakuises korduvas tulus
    • Liikmete arvu
  • 62% kasv (85-lt 138-le liikmele)
  • 100% automatiseeritud maksete kogumise ja meeldetuletuse süsteem

Berliini paindlike tööruumide turg on üks konkurentsitihedamaid Euroopas. Kuna ametlikus linnaportaalis on üle 11 olulise ühistöökoha ning õitsev turismi- ja ärisektor, nõuab silma paistmine tõhusust ja erakordseid liikmekogemusi. [Allikas: visitBerlin.de]

Selles juhtumiuuringus uuritakse, kuidas KreativRaum Berlin, 2500 ruutmeetri suurune tööruum trendikas Kreuzbergi linnaosas, muutis oma tegevuse käsitsi ajamahukast protsessist täielikult automatiseeritud skaleeritavaks ettevõtteks, kasutades Mewayzi modulaarset ärisüsteemi.

Väljakutse: manuaalsed protsessid takistavad kasvu

2019. aastal asutatud KreativRaum Berlin on mõeldud vabakutselistele, idufirmadele ja väikestele loomeagentuuridele. 2023. aasta lõpuks oli nende arv kasvanud 85 liikmeni, kuid tabas töömüüri. Asutaja Lena Schmidt kulutas rohkem aega arvutustabelite haldamisele ja maksete jahtimisele kui kogukonna edendamisele.

Peamised valupunktid:

  • Käsitsi broneerimissüsteem: liikmed broneerisid koosolekuruumid ja lauad jagatud Google'i lehe kaudu, mis viis topeltbroneeringuteni ja konfliktideni.
  • Aeganõudev arveldamine: liikmelisuse, koosolekuruumide broneerimise ja ürituste ruumide rentimise arvete koostamine ja saatmine oli käsitsi mitmetunnine iganädalane ülesanne.
  • Ebaefektiivne maksete jälgimine: hilinenud maksete jälgimine meili ja telefonikõnede kaudu kulutas hinnanguliselt 5–7 tundi nädalas.
  • Integreeritud süsteem puudub: liikmeandmed asusid arvutustabelites, finantsandmed eraldi raamatupidamistarkvaras ja juurdepääsu kontrolli hallati käsitsi. Polnud ühest tõeallikat.

"Meil õnnestus luua elav kommuun, kuid taustaprogramm oli õudusunenägu," meenutab Lena Schmidt. "Ma kulutasin 20–25 tundi nädalas ainult haldusülesannetele. See oli aeg, mille oleksin pidanud kulutama kogukonna üritustele, liikmete toetusele ja strateegilisele kasvule. Meie Net Promoter Score (NPS) kannatas broneerimisvigade ja aeglaste reageerimisaegade tõttu."

See väljakutse pole ainulaadne. Paindliku tööruumi tööstus kasvab märkimisväärselt, kuid tegevuse tõhusus on peamine erinevus. [Allikas: Gitnux.org turuandmete aruanne]

Lahendus: moodulipõhise ärisüsteemi juurutamine

2024. aasta jaanuaris alustas KreativRaum lahenduse otsimist. Nad vajasid platvormi, mis saaks ühes kohas käsitleda broneeringuid, arveid, liikmete haldamist ja makseid. Pärast mitme võimaluse hindamist valisid nad Mewayzi selle modulaarsuse, taskukohasuse (19 dollarit kuus stardipakett) ja võimaluse tõttu alustada igavesti tasuta tasemega.

Rakendatud Mewayzi moodulid:

  • Broneerimis- ja broneerimismoodul: töölaudade, koosolekuruumide ja ürituste ruumide jaoks.
  • CRM-i ja liikmete haldusmoodul: tsentraliseeritud andmebaas kogu liikmete teabe ja suhtluse jaoks.
  • Arvelduse ja maksete moodul: automaatne arvete genereerimine, maksete jälgimine ja hilinenud maksete meeldetuletused.
  • Aruandluse ja analüüsi juhtpaneel: reaalajas ülevaate saamiseks hõivatuse, tulude ja liikmete seotuse kohta.

Rakendamine viidi läbi kahe nädala jooksul minimaalsete häiretega. Mewayzi intuitiivne liides tähendas, et liikmete uude süsteemi sisenemine oli sujuv, vajades vaid lühikest juhendavat meili.

"Modulaarne lähenemine oli täiuslik, " ütleb Schmidt. "Me ei vajanud tohutut ja laiaulatuslikku süsteemi. Aktiveerisime lihtsalt vajalikud moodulid – broneerimine, kliendisuhete haldus ja arveldamine – ning see integreeriti sujuvalt. Me ei pidanud muutma kogu oma töövoogu; Mewayz kohandas end meiega."

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →

Enne ja pärast: kvantitatiivne võrdlus

Mewayzi rakendamise mõju oli vahetu ja mõõdetav. Allolev tabel võrdleb peamisi toimimismõõdikuid kuu enne juurutamist (detsember 2023) ja kuus kuud pärast (juuni 2024).

Mõõdik Enne Mewayzi (detsember 2023) Pärast Mewayzi (juuni 2024) Muuda Iganädalased administraatoritunnid (broneeringud ja arved) 22 tundi 4,5 tundi -80% Igakuine korduv tulu (MRR) 4250 eurot 6163 eurot +45% Aktiivsed liikmed 85 138 +62% Koosolekuruumi kasutusmäär 48% 72% +50% Makse kogumise aeg (keskmine) 12 päeva 2 päeva (automaatne) -83% Broneerimiskonfliktid (igakuised) 7 0 -100%

Muundamise ajaskaala

1. nädal: avastamine ja seadistamine

KreativRaum alustas tasuta Mewayzi prooviperioodi. Nad konfigureerisid broneerimise ja liikmete haldamise moodulid, laadides üles oma olemasoleva liikmete nimekirja. Seadistamine viidi lõpule vähem kui 3 päevaga.

2. nädal: liikmete liitumine ja otseülekanne

Kõigile liikmetele saadeti teade, mis tutvustas uut broneerimissüsteemi. Üleminek oli sujuv, kuna vana Google'i arvutustabel suleti pärast ühenädalast paralleelset käitamist.

1. kuu: arvete automatiseerimine

Arveldamise ja maksete moodul on aktiveeritud. Kõik liikmed viidi üle automaatsele kuupõhisele arveldamisele, mis säästis Lenal ainuüksi esimesel kuul kohe üle 15 töötunni.

2.–3. kuud: andmepõhine optimeerimine

Analytics armatuurlaua abil tuvastas KreativRaum tippkasutusajad ja alakasutatud ressursid. Nad lansseerisid juhuslikele kasutajatele mõeldud Flexi-Deski pääsme, mis meelitas kiiresti 15 uut liiget.

4.–6. kuu: püsiv kasv

Halduskoormuse kaotamisega keskendus Lena turundusele ja kogukonna kasvule. Liikmete suunamiste arv kasvas ja ruumi maht saavutas 95%, mis viis MRRi kasvu 45%.

Oma sõnadega: tsitaat asutajalt

"Mewayz mitte ainult ei säästnud meie aega, vaid muutis põhjalikult meie ärimudelit. Varem olime administraatorid. Nüüd oleme kogukonnaehitajad. Igapäevaste ülesannete automatiseerimine vabastas üle 80% minu haldusajast, mille olen ümber suunanud töötubade korraldamisse, võrgustike loomisesse ja meie liikmetele parema toe pakkumisele. See aitas otseselt kaasa meie 62%-lise investeeringutasuvuse kasvule. eriti ühistöö puhul ei ole selline tegevustõhususe tase enam luksus – see on vajadus konkureerimiseks.”

— Lena Schmidt, KreativRaum Berlin asutaja ja tegevjuht

Järeldus: tõhusus kui konkurentsieelis

KreativRaum Berlini lugu on võimas näide sellest, kuidas õige tehnoloogia abil saavutatav tegevustõhusus võib majanduskasvu ja kasumlikkust otseselt juhtida. Konkurentsivõimelisel turul nagu Berliin, kus ühistöö on linna majandusstruktuuri oluline osa [Allikas: Berlin.de], pakub selliste tööriistade nagu Mewayz võimendamist märkimisväärse eelise.

Administraatoriaja 80% vähenemine võimaldas asutajal keskenduda väärtuslikele tegevustele, automatiseeritud süsteemid parandasid liikmete rahulolu ja andmepõhine ülevaade avas uusi tuluvooge. Tänu orgaanilisele kasvule 94% brutomarginaali ja 0-dollarilise klientide soetusmaksumusega Mewayz osutus ideaalseks partneriks kiirenenud ja kasvule keskendunud ettevõtte jaoks.

Kas olete valmis oma äritegevust automatiseerima?

Liituge enam kui 138 000 kasutajaga, kes kasutavad Mewayzi aja säästmiseks ja ettevõtte arendamiseks. Alustage tasuta Foreveri paketiga – krediitkaarti pole vaja.

Alustage tasuta prooviperioodi saidil app.mewayz.com

Korduma kippuvad küsimused (KKK)

Kui kaua kulus pärast Mewayzi juurutamist investeeringutasuvuse (ROI) nägemiseks?
KreativRaum saavutas kohe esimese kuu investeeringutasuvuse. Ainuüksi haldusülesannete aja kokkuhoid (1. kuul üle 15 tunni) õigustas kulusid. Tõhususe paranemisest ja uute liikmete hankimisest tulenev tulude kasv tähendas, et platvorm tasus end esimeses kvartalis kordades ära.
Kas oli raske saada liikmeid uut broneerimissüsteemi kasutusele võtma?
Üldse mitte. Mewayzi liides on kasutajasõbralik ja intuitiivne. Teavitasime muudatusest selgelt oma liikmeid, tõstes esile eeliseid, nagu ööpäevaringne juurdepääs broneerimiseks ja topeltbroneerimisega seotud probleemide puudumine. Üleminek oli sujuv ja liikmete tagasiside oli valdavalt positiivne.
Kas vajasite Mewayzi seadistamiseks tehnilisi teadmisi?
Tehnilisi teadmisi polnud vaja. Seadistamine on mõeldud ettevõtete omanikele, mitte IT-spetsialistidele. Lihtsalt aktiveerisime vajalikud moodulid (broneerimine, CRM, arveldamine) ja konfigureerisime need lihtsate sätete abil. Väga abiks oli ka Mewayzi tugidokumentatsioon.
Kuidas hinnakujundus toimib? Kas liikmeid lisades suurenesid kulud oluliselt?
Mewayz pakub läbipaistvat ja skaleeritavat hinnakujundust. Alustasime plaaniga 19 dollarit kuus. Kuna meie arv kasvas üle 100 liikme, läksime täiustatud analüütikale juurdepääsuks üle 49 dollari suurusele kuuplaanile. Kulud olid tühised, võrreldes selle võimaldatud täiendava tulu ja aja kokkuhoiuga.
Kas Mewayz saab integreerida teiste meie kasutatavate tööriistadega, nagu Slack suhtlemiseks või QuickBooks raamatupidamiseks?
Jah, Mewayz on loodud integratsiooni silmas pidades. Kui KreativRaum kasutas peamiselt algmooduleid, pakub platvorm API-juurdepääsu ja eelehitatud integratsioone populaarsetele tööriistadele, nagu Slack, QuickBooks ja Zapier, võimaldades teil luua täielikult ühendatud tehnilist pinu.