Astudiaeth Achos: Sut mae Gofod Coworking Berlin yn Awtomataidd Archebu a Torri Gweinyddiaeth 80%

Cleient: KreativRaum Berlin
Diwydiant: Gweithle Hyblyg a Chydweithio
Lleoliad: Berlin, yr Almaen
Llwyfan: Mewayz Business OS (208 Modiwl)
Cyfnod Astudio: 6 mis (Ionawr - Mehefin 2024)

Mae marchnad gweithleoedd hyblyg Berlin yn un o'r rhai mwyaf cystadleuol yn Ewrop. Gyda dros 11 o leoedd cydweithio sylweddol wedi'u rhestru ar borth swyddogol y ddinas a sector twristiaeth a busnes ffyniannus, mae sefyll allan yn gofyn am effeithlonrwydd a phrofiad eithriadol i aelodau. [Ffynhonnell: visitBerlin.de]

Mae'r astudiaeth achos hon yn archwilio sut y trawsnewidiodd KreativRaum Berlin, gofod cydweithio 2,500 troedfedd sgwâr yn ardal ffasiynol Kreuzberg, ei weithrediadau o broses â llaw, amser-ddwys i fod yn fusnes cwbl awtomataidd, graddadwy gan ddefnyddio Business OS modiwlaidd Mewayz.

Yr Her: Twf yn cael ei Lesteirio gan Brosesau Llaw

Wedi'i sefydlu yn 2019, roedd KreativRaum Berlin yn darparu ar gyfer gweithwyr llawrydd, busnesau newydd ac asiantaethau creadigol bach. Erbyn diwedd 2023, roedden nhw wedi tyfu i 85 o aelodau ond wedi taro wal weithredol. Treuliodd y sylfaenydd, Lena Schmidt, fwy o amser yn rheoli taenlenni a mynd ar drywydd taliadau na maethu'r gymuned.

Pwyntiau Poen Allweddol:

• System Archebu â Llaw: Archebodd aelodau ystafelloedd cyfarfod a desgiau trwy Daflen Google a rennir, gan arwain at archebion dwbl a gwrthdaro.
• Anfonebau sy'n cymryd llawer o amser: Roedd creu ac anfon anfonebau ar gyfer aelodaeth, archebion ystafelloedd cyfarfod, a llogi gofod digwyddiadau yn dasg aml-awr wythnosol â llaw.
• Tracio Taliadau Aneffeithlon: Roedd olrhain taliadau hwyr trwy e-bost a galwadau ffôn yn cymryd tua 5-7 awr yr wythnos.
• Dim System Integredig: Roedd data aelodau yn byw mewn taenlenni, arian mewn meddalwedd cyfrifo ar wahân, ac roedd rheolaeth mynediad yn cael ei reoli â llaw. Nid oedd un ffynhonnell o wirionedd.

"Buom yn llwyddiannus wrth greu cymuned fywiog, ond roedd y cefndir yn hunllef," cofia Lena Schmidt. "Roeddwn i'n treulio 20-25 awr yr wythnos ar dasgau gweinyddol yn unig. Dyna'r amser y dylwn fod wedi bod yn ei dreulio ar ddigwyddiadau cymunedol, cymorth i aelodau, a thwf strategol. Roedd ein Sgôr Hyrwyddwr Net (NPS) yn dioddef oherwydd gwallau archebu ac amseroedd ymateb araf."

Nid yw'r her hon yn unigryw. Rhagwelir y bydd y diwydiant gweithleoedd hyblyg yn tyfu'n sylweddol, ond mae effeithlonrwydd gweithredol yn wahaniaethwr allweddol. [Ffynhonnell: Adroddiad Data Marchnad Gitnux.org]

Yr Ateb: Gweithredu OS Busnes Modiwlaidd

Ym mis Ionawr 2024, dechreuodd KreativRaum chwilio am ateb. Roedd angen platfform arnynt a allai ymdrin ag archebion, anfonebu, rheoli aelodau, a thaliadau mewn un lle. Ar ôl gwerthuso sawl opsiwn, dewison nhw Mewayz oherwydd ei fodiwlaidd, ei fforddiadwyedd (cynllun cychwyn $19/mis), a'r gallu i ddechrau gyda haen am ddim am byth.

Modiwlau Mewayz Wedi'u Gweithredu:

• Modiwl Archebu ac Archebu: Ar gyfer desgiau, ystafelloedd cyfarfod, a mannau digwyddiadau.
• Modiwl CRM a Rheoli Aelodau: Cronfa ddata ganolog ar gyfer holl wybodaeth a rhyngweithiadau aelodau.
• Modiwl Anfonebau a Thaliadau: Cynhyrchu anfonebau'n awtomatig, olrhain taliadau a nodiadau atgoffa am dalu'n hwyr.
• Dangosfwrdd Adrodd a Dadansoddi: I gael cipolwg amser real ar feddiannaeth, refeniw ac ymgysylltu ag aelodau.

Cafodd y gweithredu ei gyflwyno fesul cam dros bythefnos gyda chyn lleied o aflonyddwch â phosibl. Roedd rhyngwyneb sythweledol Mewayz yn golygu bod mynediad aelodau i'r system newydd yn llyfn, a bod angen e-bost cyfarwyddiadol byr yn unig.

"Roedd y dull modiwlaidd yn berffaith," meddai Schmidt. "Doedd dim angen system anferth, llethol. Fe wnaethon ni roi'r modiwlau oedd eu hangen arnom ni ar waith - archebu, CRM, ac anfonebu - ac fe'i hintegreiddiwyd yn ddi-dor. Doedd dim rhaid i ni newid ein llif gwaith cyfan; fe addasodd Mewayz i ni."

Cyn ac Ar ôl: Cymhariaeth Meintiol

Roedd effaith gweithredu Mewayz yn syth ac yn fesuradwy. Mae'r tabl isod yn cymharu metrigau gweithredol allweddol o'r mis cyn gweithredu (Rhagfyr 2023) a chwe mis ar ôl (Mehefin 2024).