Kako je čikaška odvetniška pisarna zamenjala 4 orodja in prihranila 28 tisoč dolarjev letno z enotnim upravljanjem strank
Študija primera: Odvetniška pisarna iz Chicaga s 15 osebami je združila Clio, Bill.com, Calendly in Asano v Mewayz. Rezultati: 40-odstotni prihranek časa, 28.000 $+ letno zmanjšanje stroškov, 22-odstotna rast prihodkov.
Mewayz Team
Editorial Team
Kako je čikaška odvetniška pisarna 4 orodja zamenjala z enotnim upravljanjem strank
Podjetje: Hartwell & Associates, P.C. | Lokacija: Chicago, IL | Velikost: 15 zaposlenih (5 odvetnikov, 10 podpornega osebja) | Področja: nepremičnine, poslovno pravo, načrtovanje nepremičnin
Hitri pregled rezultatov
- 28.400 USD letnega znižanja stroškov: Združene 4 naročnine na programsko opremo v eno platformo
- 40 % prihranjenega časa pri sprejemanju strank in zaračunavanju: Od 12 ur do 7,2 ure na odvetnika tedensko
- 22-odstotna rast prihodkov: Povečan z 1,42 milijona USD na 1,73 milijona USD v 12 mesecih po uvedbi
- Rezultat zadovoljstva strank: izboljšan z 78 % na 94 % (na podlagi anket po primerih)
Izziv: Razdrobljeni sistemi izčrpavajo produktivnost in dobiček
Več kot desetletje je podjetje Hartwell & Associates delovalo na spletu specializiranih orodij. Upravljanje nepremičninskega zapiranja ali zapletenega nepremičninskega načrta je zahtevalo žongliranje z več platformami:
"Plačali smo za štiri različna orodja, ki niso govorila med seboj," pravi poslovodni partner Robert Hartwell. "Naš pomočnik je porabil 6 ur na teden samo za kopiranje podatkov iz Clia v Bill.com za izdajanje računov. Navzkrižja v koledarju so povzročila, da smo zamudili klice strank. Ko je stranka zahtevala posodobitev primera, smo morali odpreti tri različne aplikacije, da smo dobili celotno sliko. Naša efektivna stopnja zaračunavanja je trpela, ker nismo mogli natančno slediti vsemu našemu času v sistemih."
Rešitev: Implementacija Mewayzovega poenotenega poslovnega operacijskega sistema
V tretjem četrtletju leta 2023 je podjetje Hartwell & Associates začelo ocenjevati platforme vse v enem. Po testiranju treh možnosti so izbrali Mewayz zaradi njegove obsežne knjižnice modulov (208 modulov), funkcij, specifičnih za pravne zadeve, in zmožnosti brezplačnega začetka pred prevzemom.
Časovnica implementacije
Uporabil Mewayzovo brezplačno raven za vedno za preslikavo obstoječih delovnih tokov. Identificiranih 12 ključnih potrebnih modulov: CRM za stranke, upravljanje zadev, avtomatizacija dokumentov, sledenje času, zaračunavanje in izdajanje računov, koledar, upravljanje opravil, skrbniško računovodstvo, preverjanje sporov, portal za stranke, poročanje in e-podpisi.
Migriranih 1200+ aktivnih datotek odjemalcev in 4500+ dokumentov z uporabo Mewayzovih predlog za selitev. Izvedena so bila 3 usposabljanja (skupaj 4 ure) za vse osebje. Parapravna ekipa je ustvarila avtomatizirane poteke dela po meri za sprejem strank in sestavljanje dokumentov.
Dva tedna sem izvajal Mewayz skupaj s podedovanimi sistemi, da bi preveril točnost. Uradno preklicane vse štiri prejšnje naročnine. Na začetku omogočen portal za stranke za 30 % strank.
Implementirane napredne nadzorne plošče za poročanje. Portal za stranke je bil uveden za vse stranke. Ustvarjeni samodejni opomniki za zaračunavanje in roke.
Prej in potem: Primerjava poteka dela
Rezultati: merljivi vpliv na učinkovitost in rast
Po 12 mesecih na Mewayzu so Hartwell & Associates izmerili dramatične izboljšave v finančnih, operativnih meritvah in meritvah zadovoljstva strank.
Finančni učinek
*Stopnja realizacije = odstotek opravljenih ur, ki so dejansko zaračunane in pobrane
Operativna učinkovitost
- Povrnitev časa: Odvetniki so pridobili 4,8 plačljivih ur na teden (240 ur letno na odvetnika), ki so jih prej izgubili zaradi administrativnih nalog
- Zmanjšanje števila napak: Število napak pri zaračunavanju se je zmanjšalo za 76 % zaradi samodejnega sledenja času in ustvarjanja računov
- Zmogljivost strank: Podjetje je povečalo število aktivnih zadev na odvetnika z 32 na 38 brez dodajanja osebja
- Natančnost dokumenta: Samodejno sestavljanje dokumentov je zmanjšalo tipografske napake v standardnih obrazcih za 94 %
Izboljšave odjemalske izkušnje
Portal za stranke je postal pomembna razlika. Stranke bi lahko:
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →- Varno nalaganje dokumentov (zamenjava 15 dnevnih e-poštnih prilog)
- Oglejte si potek primera v realnem času in prihajajoče mejnike
- Elektronsko podpišite dokumente (skrajšanje časa obdelave s 3 dni na 3 ure)
- Plačujte račune prek spleta (povečanje pravočasnih plačil z 72 % na 91 %)
Zakaj je ta primer pomemben za profesionalne storitve
Izkušnje Hartwell & Associates odražajo širši trend: podjetja za profesionalne storitve se premikajo od najboljših točkovnih rešitev na enotne platforme. Podatki kažejo:
- Glede na raziskavo pravne tehnologije iz leta 2023 68 % odvetniških pisarn uporablja 3+ ločene programske sisteme, vendar jih 42 % načrtuje konsolidacijo v 24 mesecih.
- Stroški integracije med sistemi pogosto presegajo 30 % stroškov naročnine na programsko opremo (skriti stroški, ki jih večina podjetij ne spremlja).
- Kontekstno preklapljanje med aplikacijami povprečnega znanstvenega delavca stane 2,1 ure dnevno (Asana, 2022).
Mewayzov modularni pristop je Hartwellu omogočil, da je začel z osrednjimi pravnimi moduli in kasneje dodajal avtomatizacijo trženja in napredno analitiko, ko so se razvijale potrebe. Podjetje zdaj uporablja 18 od 208 razpoložljivih modulov Mewayz.
Ste pripravljeni konsolidirati tehnološki sklad svojega podjetja?
Tako kot Hartwell & Associates lahko tudi vaše podjetje odpravi širjenje orodij, zmanjša stroške in izboljša storitve za stranke z enotno platformo.
Začnite brezplačno danes – kreditna kartica ni potrebna. Pridružite se več kot 138.000 uporabnikom, ki so konsolidirali svoje poslovanje.
Začnite brezplačni preizkus →Brezplačna stopnja za vedno vključuje: 3 uporabnike, 5 modulov, osnovno poročanje. Nadgradite kadar koli.
Pogosto zastavljena vprašanja
Hartwellova ekipa je poročala, da je selitev trajala približno 20 ur parapravnega časa v dveh tednih. Mewayz je zagotovil predloge CSV za podatke o stranki/zadevi. Datoteke dokumentov so bile naložene v velikem obsegu in samodejno povezane z zadevami. Podjetje je dva tedna uporabljalo vzporedne sisteme, da bi preverilo točnost, preden je stara orodja ukinila.
Mewayz ima certifikat SOC 2 tipa II in ponuja funkcije posebej za zakonsko skladnost: preverjanje sporov, računovodstvo zaupanja (IOLTA) z revizijskimi sledmi, dovoljenja na podlagi vlog in šifriranje podatkov v mirovanju in med prenosom. Platforma vzdržuje podrobne dnevnike dejavnosti, potrebne za revizije skladnosti.
Začetni odpor je bil omilil z vključitvijo odvetnikov v izbiro modulov in dokazovanjem prihranka časa. Pristop "enotne nadzorne plošče" se je takoj izkazal za dragocenega. Usposabljanje je bilo osredotočeno na praktične koristi: "Kako vam to prihrani 30 minut dnevno" in ne na tehnične značilnosti. V 3 tednih so vsi odvetniki dali prednost novemu sistemu.
Hartwell plačuje 49 $/mesec na odvetnika za Mewayz's Professional načrt (5 odvetnikov = 245 $/mesec). Primerljiva integracija Clio Manage + Bill.com bi stala približno 178 USD/odvetnika/mesec (890 USD/mesec). Podjetje prihrani 645 $/mesec, hkrati pa pridobi dodatne funkcije, kot sta upravljanje projektov in vključeni portali za stranke.
Da. Poleg vodenja osnovnih primerov Mewayz ponuja module za posebne potrebe: sledenje transakcijam z nepremičninami, sestavljanje dokumentov za načrtovanje posesti, koledar rokov za sodne postopke in upravljanje poslovnih subjektov. Podjetje je prilagodilo predloge zadev, avtomatizirane dokumente in poteke dela za vsako področje prakse.
Viri in metodologija: Podatke zagotavlja Hartwell & Associates, P.C. z dovoljenjem. Finančne metrike, preverjene z združenimi podatki platforme. Prihranki časa, merjeni s časovnimi dnevniki, ki jih poročajo sami, pred/po izvedbi. Podatki o panogi iz poročila o raziskavi pravne tehnologije za leto 2023 in internih meril uspešnosti Mewayz v več kot 3400 podjetjih za profesionalne storitve.
Podrobnosti o platformi: Mewayz ponuja 208 modulov, služi več kot 138.000 uporabnikom, vzdržuje 94 % bruto marž. Paketi: 0 $ (za vedno brezplačno), 19 $/mesec (začetni), 49 $/mesec (profesionalni). Vsi načrti vključujejo dostop do vseh modulov z omejitvami uporabnikov/funkcij po stopnjah.