Kako je čikaška odvetniška pisarna 4 orodja zamenjala z enotnim upravljanjem strank | Študija primera Mewayz
Oglejte si, kako je čikaška odvetniška pisarna zamenjala Clio, Calendly, Slack in QuickBooks z Mewayzom. Rezultati: 40 % prihranjenega časa pri skrbništvu, znižanje stroškov za 14,4 tisoč $/leto, 15 % rast prihodkov.
Mewayz Team
Editorial Team
Študija primera: kako je čikaška odvetniška pisarna 4 orodja zamenjala z enotnim upravljanjem strank
Hitri pregled rezultatov
- 40-odstotno zmanjšanje administrativnega časa: Odvetniki so ponovno pridobili 16+ ur na teden za plačljivo delo.
- 14.400 USD letnega znižanja stroškov: Odpravljene štiri ločene naročnine na programsko opremo.
- 15-odstotna rast prihodkov: Povečana zmogljivost je pripeljala do prevzema 8+ novih strank v 6 mesecih.
- 98-odstotna ocena zadovoljstva strank: Povečanje s 87 % zaradi hitrejšega odzivnega časa in dostopa do portala.
Panoga: pravne storitve
Podjetje: Hartwell & Associates (ime spremenjeno zaradi zasebnosti)
Lokacija: Chicago, Illinois
Velikost: 12 zaposlenih (5 odvetnikov, 7 podpornega osebja)
Platforma: Mewayz Business OS — Legal Practice Module Suite
Čas do donosnosti naložbe: 45 dni
Izziv: preplet orodij in naraščajočih stroškov
Hartwell & Associates, cenjeno srednje veliko podjetje, specializirano za družinsko in poslovno pravo, je bilo klasičen primer učinkovitosti zaradi razdrobljenosti. Do začetka leta 2023 je bilo njihovo delovanje podprto z negotovim naborom najboljših točkovnih rešitev v svojem razredu:
"Več časa smo porabili za upravljanje naše programske opreme kot za upravljanje naših strank," je dejal Michael Hartwell, ustanovni partner. "Naši parapravniki so preklapljali med štirimi različnimi okni samo zato, da bi odprli nov spis primera, načrtovali sprejemni sestanek, sporočili ekipi in nastavili zaračunavanje. Izračunali smo, da je bilo skoraj 30 % naših neplačljivih ur čistih programskih stroškov. Prav tako smo izgubljali denar za naročnine in plačevali več kot 1200 USD na mesec za sistem, ki se je nenehno boril proti nam."
Pomanjkanje integracije je povzročilo kritične napake. Nesreča pri koledarju je skoraj povzročila zamujen rok za vložitev sodišču, nedosleden vnos podatkov med Clio in QuickBooks pa je povzročil spore glede izdajanja računov, ki so škodili odnosom s strankami. Podjetje je vedelo, da njegovo rast dušijo prav orodja, ki naj bi jo omogočala.
Rešitev: en sam vir resnice z Mewayzom
V drugem četrtletju 2023 je podjetje Hartwell & Associates začelo ocenjevati platforme vse v enem. Po dvotedenskem preizkusu konkurentov, kot sta MyCase in PracticePanther, so izbrali Mewayz zaradi njegove globoke modularnosti, čistega vmesnika in zmožnosti natančnega konfiguriranja delovnih tokov brez plačila za neuporabljene funkcije.
Podjetje je implementiralo prilagojeno zbirko modulov Mewayz:
- Upravljanje pravne prakse: Osnovni modul je nadomestil Clio in centraliziral profile strank, podrobnosti primerov, dokumente in roke.
- Enoten koledar in razporejevalnik: Calendly je bil zamenjan s sistemom, ki je prikazoval dogodke, povezane s primeri, datume sodišč in razpoložljive termine za sestanke v enem pogledu, s čimer se je samodejno izognil sporom.
- Timski delovni prostori: Slack je nadomeščen z razpravami v nitih, ki so bile neposredno priložene določenim datotekam odjemalcev, kar zagotavlja, da se kontekst nikoli ne izgubi.
- Sledenje času in izdajanje računov: QuickBooks zamenjan z vgrajenim časovnikom in funkcijami obračunavanja, ki se samodejno sinhronizirajo z datotekami primerov.
- Portal za odjemalce: Nova funkcija, ki je strankam omogočila varen 24/7 dostop do dokumentov primerov in sporočil ter zmanjšala število klicev za posodobitev statusa za 70 %.
Migracija je bila dokončana v enem samem vikendu s podporo Mewayzove ekipe za vkrcanje. Podatki iz vseh štirih podedovanih sistemov so bili združeni v Mewayz, kar je odpravilo leta zakritih informacij.
Rezultati: merljivi dobički pri učinkovitosti, stroških in rasti
V 90 dneh po popolni uvedbi je bil učinek konsolidacije nesporen. Naslednja tabela primerja ključne operativne meritve pred in po uporabi Mewayza.
Finančni učinek
Neposredni prihranki stroškov so bili takojšnji. S konsolidacijo Mewayzovega poslovnega načrta v višini 49 $/mesec na odvetnika (5 uporabnikov) in začetnega načrta v višini 0 $/mesec za podporno osebje (7 uporabnikov) je podjetje znižalo svojo mesečno porabo za programsko opremo z 1215 $ na 245 $ – letni prihranek 11.640 $. Poleg tega so ponovno zajete plačljive ure – ocenjene na več kot 16 ur na teden v celotni ekipi – podjetju omogočile, da je v šestih mesecih sprejelo osem novih strank, kar je neposredno prispevalo k 15-odstotnemu povečanju prihodkov v primerjavi z letom v tem obdobju.
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →Operativna transformacija
Največja posamezna pridobitev je bila jasnost delovanja. Z delovnimi prostori, osredotočenimi na zadeve, je bila celotna zgodovina primerov – komunikacije, dokumenti, časovni vnosi in sestanki – na enem mestu. To je odpravilo nenehno preklapljanje konteksta, ki je pestilo njihov prejšnji potek dela, in znatno zmanjšalo tveganje za napake.
Časovnica implementacije: 6-tedensko potovanje do konsolidacije
1. teden: Odkrivanje in načrtovanje
Začetne predstavitve in ocena potreb. Odločitev za nadaljevanje z Mewayzom. Začetek projekta z dodeljenim strokovnjakom za vkrcanje.
2-3. teden: Selitev in konfiguracija podatkov
Ekipa Mewayz je upravljala z množičnim uvozom podatkov o strankah iz Clia in finančnih evidenc iz QuickBooks. Vodstvo podjetja je konfiguriralo vrste zadev, polja po meri in uporabniška dovoljenja.
4. teden: ekipni trening in tek na suho
Dve enourni virtualni učni uri za vse osebje. Ekipa je vadila z navideznimi podatki v okolju peskovnika. Končna odločitev grem/ne grem.
Konec tedna 5. tedna: Popolna izključitev
Končna sinhronizacija podatkov. Podedovani sistemi so nastavljeni samo za branje. Vse osebje se je v ponedeljek zjutraj prijavilo v Mewayz.
Teden 6-10: Optimizacija in podpora
Nadaljnja podpora ekipe Mewayz. Podjetje je implementiralo napredne funkcije, kot so odjemalski portali in avtomatizirano sestavljanje dokumentov.
Zaključek: Poleg konsolidacije orodij – strateška prednost
Za Hartwell & Associates zamenjava štirih odklopljenih orodij z Mewayzom ni bila le vaja za znižanje stroškov. To je bila strateška odločitev za izgradnjo razširljivega, učinkovitega in na stranko osredotočenega delovanja. Podjetje je svojo programsko opremo spremenilo iz vira trenj in stroškov v močan motor za rast in zagotavljanje storitev.
Njihov uspeh poudarja širši trend: podjetja se odmikajo od upravljanja množice naročnin SaaS in se usmerjajo k integriranim operacijskim sistemom, kot je Mewayz, ki poenoti osnovne funkcije, zmanjša kognitivno obremenitev in zagotavlja en sam vir resnice.
Ste pripravljeni konsolidirati svoj tehnološki sklad in odkleniti novo učinkovitost?
Kreditna kartica ni potrebna. Takoj dostopajte do vseh 208 modulov.