Estudi de cas: Cossí un espaci de coworking de Berlin automatizèt las reservacions e redusiguèt l'administracion de 80% amb Mewayz
Descobrissètz cossí 'KreativRaum Berlin' utilizèt lo SO comercial modular de Mewayz per automatizar las reservacions, reduire lo temps d'administracion de 80%, e aumentar los revenguts de 45% en 6 meses. Donadas e coneissenças realas.
Mewayz Team
Editorial Team
Estudi de cas: Cossí un espaci de coworking de Berlin automatizèt las reservacions e redusiguèt l'administracion de 80%
Client: KreativRaum Berlin
Industria: Espaci de trabalh flexible e coworking
Lòc: Berlin, Alemanha
Plataforma: Mewayz Business OS (208 Modules)
Periòde d'estudi: 6 meses (genièr - junh de 2024)
Resultats a un agach
- 80% de reduccion del temps administratiu passat a las reservacions e a la facturacion
- 45% d'aument dels revenguts mensuals recurrents
- 62% de creissença dins la basa de membres (de 85 a 138 membres)
- 100% automatizat Sistèma de recaptacion e rapèl de pagaments
Lo mercat dels espacis de trabalh soples de Berlin es un dels mai competitius d'Euròpa. Amb mai de 11 espacis de coworking significatius listats sul portal oficial de la vila e un sector toristic e comercial en boom, se destacar demanda una eficiéncia e una experiéncia excepcionala dels membres. [Source: visitBerlin.de]
Aqueste estudi de cas explora cossí KreativRaum Berlin, un espaci de coworking de 2 500 pès carrats dins lo quartièr de mòda de Kreuzberg, transformèt sas operacions d'un procès manual, que pren fòrça temps a una entrepresa entièrament automatizada e escalable en utilizant lo SO Business modular Mewayz.
Lo desfís: la creissença empachada pels processus manuals
Fondat en 2019, KreativRaum Berlin s'adreiçava als freelancers, a las startups e a las pichonas agéncias creativas. A la fin de 2023, èran crescuts a 85 membres mas tustèron un mur operacional. La fondatritz, Lena Schmidt, passèt mai de temps a gerir de fuèlhs de calcul e a cercar los pagaments qu'a favorizar la comunautat.
Punts claus de dolor:
- Sistèma de reservacion manuala: Los membres reservavan de salas de reünions e de burèus via un fuèlh Google partejat, menant a de doblas reservacions e de conflictes.
- Facturacion que pren de temps: La creacion e l'enviament de facturas per d'adesions, de reservacions de salas de reünion e de locacion d'espaci d'eveniments èra una tòca setmanièra manuala e de mai d'oras.
- Seguiment ineficient dels pagaments: Lo seguiment dels pagaments en retard via corrièl e telefonadas consomava aperaquí 5-7 oras per setmana.
- Pas de sistèma integrat: Las donadas dels membres vivián dins de fuèlhs de calcul, las finanças dins de logicials de comptabilitat separats, e lo contraròtle d'accès èra gerit manualament. I aviá pas cap de font unica de vertat.
"Avèm capitat a crear una comunautat vibranta, mas lo fons èra un marrit sòmi," çò se soven Lena Schmidt. "Passavi 20-25 oras per setmana sonque a de prètzfaches administratius. Aquò èra lo temps qu'auriái degut passar a d'eveniments de la comunautat, al sosten dels membres e a la creissença estrategica. Nòstre Net Promotor Score (NPS) patissiá a causa d'errors de reservacion e de temps de responsa lents."
Aqueste desfís es pas unic. L'industria de l'espaci de trabalh sople es prevista per créisser de manièra significativa, mas l'eficiéncia operacionala es un diferenciador clau. [Source: Gitnux.org Market Data Report]
La Solucion: Implementacion d'un SO de Negòci Modular
En genièr de 2024, KreativRaum comencèt de cercar una solucion. Avián besonh d'una plataforma que poiriá gerir las reservacions, las facturacions, la gestion dels membres e los pagaments en un sol luòc. Après aver avalorat divèrsas opcions, causiguèron Mewayz per sa modularitat, sa abordabilitat (plan de partença de 19 $/mes), e la possibilitat de començar amb un nivèl gratuit per totjorn.
Mewayz Modules Implementats:
- Modul de Reservacion e Reservacions: Per de burèus, de salas de reünions e d'espacis d'eveniments.
- CRM & Member Management Module: Una basa de donadas centralizada per totas las informacions e interaccions dels membres.
- Modul de facturacion e pagaments: Generacion automatizada de facturas, seguiment dels pagaments, e rapèls de pagament en retard.
- Tablèu de bòrd de rapòrts e d'analisi: Per d'informacions en temps real sus l'ocupacion, los revenguts e l'engatjament dels membres.
La mesa en plaça foguèt fasada sus doas setmanas amb una perturbacion minimala. L'interfàcia intuitiva de Mewayz significava que l'incorporacion dels membres al novèl sistèma èra plan, demandant pas qu'un brèu corrièl d'instruccion.
"L'apròchi modular èra perfièch," çò ditz Schmidt. "Avèm pas besonh d'un sistèma massís e aclapaire. Avèm just activat los moduls que nos caliá — reservacion, CRM e facturacion — e s'integrèt sens problèma. Avèm pas besonh de cambiar nòstre flux de trabalh entièr; Mewayz s'adaptèt a nosautres."
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →Abans e Après: Una comparason quantitativa
L'impacte de l'implementacion de Mewayz foguèt immediat e quantificable. Lo tablèu çai-jos compara las metricas operacionalas claus del mes abans la mesa en plaça (decembre de 2023) e sièis meses après (junh de 2024).
La cronologia de la transformacion
Setmana 1: Descobèrta e configuracion
KreativRaum a començat una espròva Mewayz gratuita. Configurèron los moduls de Reservacion e de Gestion dels Membres, en mandant lor lista de membres existenta. La configuracion es estada acabada en mens de 3 jorns.
Setmana 2: Onboarding dels membres & Go-Live
Una anóncia es estada mandada a totes los membres presentant lo novèl sistèma de reservacion. La transicion foguèt perfiècha, amb l'ancian fuèlh Google retirat après una corsa parallèla d'una setmana.
Mes 1: Automatizacion de Facturacion
Lo modul Facturacion e pagaments es estat activat. Totes los membres foguèron desplaçats a la facturacion mensuala automatizada, çò qu'estalvièt instantanèament a Lena mai de 15 oras de trabalh dins lo primièr mes sol.
Meses 2-3: Optimizacion basada sus de donadas
En utilizant lo tablèu de bòrd Analytics, KreativRaum identifiquèt los tempses d'utilizacion maximal e las ressorsas sosutilizadas. Lancèron un passatge "Flexi-Desk" pels utilizaires ocasionals, qu'atirèt rapidament 15 novèls membres.
Meses 4-6: Creissença sostenguda
Amb las cargas administrativas eliminadas, Lena se centrèt sul marketing e la creissença de la comunautat. Las referéncias dels membres aumentèron, e l'espaci atenguèt 95% de capacitat, menant a un aument de 45% MRR.
Dins lors pròpris mots: Una citacion del fondator
"Mewayz nos estalvièt pas sonque de temps; cambièt fondamentalament nòstre modèl de negòci. Abans, èrem d'administrators. Ara, sèm de constructors de comunautat. L'automatizacion de las tòcas banalas liberèt mai de 80% de mon temps administratiu, qu'ai redirigit cap a l'aculhença de talhièrs, d'eveniments de ret, e a provesir un melhor supòrt als nòstres membres. gaireben instantanèu. Per tota pichona entrepresa dins l'industria dels servicis, mai que mai lo coworking, aquel nivèl d'eficiéncia operacionala es pas mai un luxe — es una necessitat per concurrençar."
— Lena Schmidt, Fondatritz e CEO, KreativRaum Berlin
Conclusion: L'eficiéncia coma avantatge competitiu
L'istòria de KreativRaum Berlin es un exemple poderós de cossí l'eficiéncia operacionala, atenguda a travèrs la tecnologia justa, pòt menar dirèctament la creissença e la rentabilitat. Dins un mercat competitiu coma Berlin, ont lo coworking es una partida clau del teissut economic de la vila [Font: Berlin.de], s'aprofichar d'aisinas coma Mewayz provesís un avantatge significatiu.
La reduccion de 80% del temps d'administracion permetèt al fondator de se concentrar sus d'activitats de nauta valor, los sistèmas automatizats melhorèron la satisfaccion dels membres, e las coneissenças basadas sus de donadas desbloquèron de novèls fluxes de revenguts. Amb 94% de marges bruts e un còst d'aquisicion de clients de $0 mercés a la creissença organica, Mewayz se mostrèt èsser un partenari ideal per una entrepresa centrada sus la creissença.
Prest per automatizar vòstras operacions comercialas ?
Rejonhètz-vos los 138 000+ utilizaires qu'utilizan Mewayz per estalviar de temps e far créisser lor entrepresa. Començatz amb un plan Free Forever—pas de carta de crèdit requerida.
Aviatz vòstra espròva gratuita sus app.mewayz.com