Жижиг бизнесүүдэд зориулсан ажилчдад зориулсан програм хангамжийн эцсийн гарын авлага

Яагаад жижиг бизнесүүд нэмэлт програм хангамжийг үл тоомсорлож чадахгүй байна вэ

Ялангуяа шинэ ажилд ороход анхны сэтгэгдэл чухал байдаг. Ажилчдын 69% нь компанид ажилд ороход маш сайн туршлагатай бол гурван жил ажиллах магадлал өндөр байдаг. Гэсэн хэдий ч олон жижиг бизнес эрхлэгчид гарын авлагын процесст тулгуурладаг: маягтуудыг хэвлэх, эцэс төгсгөлгүй чиг баримжаа олгох уулзалтуудыг төлөвлөх, гарын үсэг зурах зэрэг. Энэ нь үнэ цэнэтэй цагийг зарцуулаад зогсохгүй шинэ ажилтны итгэл найдвар, бүтээмжийг эхний өдрөөс нь алдагдуулж болзошгүй салангид туршлагыг бий болгодог. Орчин үеийн ажилтны ажилд авах програм хангамж нь энэхүү эмх замбараагүй үйл явцыг хялбар, сонирхолтой аялал болгон хувиргадаг. Нарийхан багтай ажилладаг жижиг бизнесүүдийн хувьд зөв хэрэгсэл нь тансаг хэрэглээ биш юм; Энэ нь хадгалах, дагаж мөрдөх байдал болон таны үр дүнд шууд нөлөөлдөг стратегийн хэрэгцээ юм.

Таны суулгах програм хангамжийн байх ёстой үндсэн шинж чанарууд

Бүх залгах платформууд адилхан бүтээгддэггүй. Жижиг бизнесүүд нь томоохон аж ахуйн нэгжүүдээс ялгаатай өвөрмөц хэрэгцээтэй байдаг, тухайлбал энгийн байдал, боломжийн үнэ, одоо байгаа хэрэгслүүдтэй нэгтгэх. Тохиромжтой програм хангамж нь суудлын өмнөх болон суулгацын бүх үйл явцад төвлөрсөн төв байх ёстой.

Дижитал баримт бичгийн менежмент ба цахим гарын үсэг

Цаасан маягт хэвлэх, сканнердах, бөглөх цаг өнгөрсөн. Таны програм хангамж саналын захидал, W-4, I-9, шууд хадгаламжийн маягт, компанийн бодлогыг дижитал байдлаар зохицуулах ёстой. Хуулиар заавал дагаж мөрдөх цахим гарын үсгийн чадамжийг хайж олоорой. Энэ нь үйл явцыг хурдасгаад зогсохгүй бүх баримт бичгүүдийг аудит хийхэд найдвартай, хүртээмжтэй байлгах боломжийг олгодог.

Өөрчлөн тохируулж болох нэмэлт шалгалтын хуудас

Тууштай байх нь үр дүнтэй элсэлтийн түлхүүр юм. Харааны хяналтын хуудас нь алсын зайнаас эсвэл оффист байгаа эсэхээс үл хамааран шинээр ажилд орсон хүн бүрийг угтан авах боломжийг олгодог. Шилдэг программ хангамж нь танд үүрэг хариуцлагын хяналтын хуудас үүсгэх боломжийг олгодог. Жишээлбэл, хөгжүүлэгч тодорхой програм хангамжийн лиценз авах шаардлагатай байдаг бол борлуулалтын төлөөлөгч нь CRM сургалтанд хамрагдах шаардлагатай байдаг. Хяналтын хуудас нь шинэ ажилтан болон багийн дотоод гишүүдэд үүрэг даалгавар өгөх бөгөөд хүн бүрийг зам дээр байлгах автомат сануулагчтай байх ёстой.

Даалгаврын автоматжуулалт ба ажлын урсгалын удирдлага

Програм хангамж нь хамгийн их цаг хэмнэдэг газар бол автоматжуулалт юм. Платформ нь үйлдлийн дарааллыг автоматаар өдөөх ёстой. Ажилд авах менежер нэр дэвшигчийг "зөвшөөрсөн" гэж тэмдэглэх үед программ хангамж нь автоматаар: саналын захидал илгээх, шинэ ажилтны танилцуулга үүсгэх, хуанли дээр мэндчилгээний уулзалт товлох, тоног төхөөрөмж тохируулахын тулд МТ-д мэдэгдэх боломжтой. Энэ нь гараар дамжих ажлыг арилгаж, даалгавруудыг хагарах эрсдэлийг бууруулдаг.

Интеграцийн чадварууд: Хүний нөөцийн технологийн сттекийг жигд болгох нууц

Таны суулгах программ хангамж нь арал байх ёсгүй. Энэ нь таны бизнест тулгуурласан бусад хэрэгслүүдтэй хялбархан харилцах хэрэгтэй. Жижиг бизнесүүдийн хувьд энэ нь үр ашигтай байхын тулд тохиролцох боломжгүй юм.

• Цалин ба Нягтлан бодох бүртгэл: Gusto, QuickBooks, эсвэл Xero зэрэг платформуудтай тасралтгүй синк хийснээр шинэ хөлсний мэдээлэл цалингийн бүртгэлд шууд урсаж, давхардсан өгөгдөл болон алдааг арилгадаг.
• Харилцааны хэрэгслүүд: Slack эсвэл Microsoft Teams-тай нэгтгэснээр шинэ ажилд автоматаар холбогдох сувгууд руу нэмж, мэндчилгээний зар илгээх боломжтой.
• Бүтээмжийн багц: Google Workspace эсвэл Microsoft 365-тай холбогдох нь автоматаар имэйл бүртгэл үүсгэж, дундын драйвт хэрэглэгч нэмэх боломжтой.
• Таны бизнесийн үндсэн үйлдлийн систем: Алтан стандарт нь Mewayz гэх мэт платформтой нэгтгэх явдал бөгөөд үүнд элсэлт нь CRM, төслийн удирдлага, аналитик зэргийг багтаасан том систем доторх зөвхөн нэг модуль юм. Энэ нь бүх ажилтны мэдээллийн үнэний нэг эх сурвалжийг бий болгодог.

Програм хангамжийг үнэлэхдээ аль хэдийн ашиглаж байсан хэрэгслүүдийнхээ найдвартай API эсвэл урьдчилан бүтээсэн интеграцчилал бүхий шийдлүүдийг эрэмбэлэх хэрэгтэй. Энэ нь таны бизнес өсөхийн хэрээр таны хөрөнгө оруулалтыг ирээдүйд батлах болно.

Та алгасаж болохгүй Нийцлийн болон аюулгүй байдлын хяналтын хуудас

Жижиг бизнесүүд том корпорациудтай адил хариуцлага хүлээдэг. Суурилуулсан нийцлийн онцлог бүхий програм хангамжийг суулгах нь эрсдэлийг бууруулах хэрэгсэл юм.

• I-9 болон Цахим нийцлийг баталгаажуулах: Програм хангамж нь таныг I-9-ийн үйл явцаар удирдан чиглүүлж, эцсийн хугацааг хянаж, шаардлагатай хадгалах хугацаанд баримт бичгийг найдвартай хадгалах ёстой.
• Татварын маягтыг дагаж мөрдөх: Энэ нь хамгийн сүүлийн үеийн W-4 болон мужаас хамаарах суутгалын маягтуудыг өгөх ёстой.
• Өгөгдлийн аюулгүй байдал: Ажилчдын эмзэг мэдээллийг хамгаалахын тулд SOC 2 II төрлийн гэрчилгээ, дамжих болон амарч байх үеийн өгөгдлийг шифрлэх, үүрэгт суурилсан хандалтын хяналтыг хайж олоорой.
• Аудитын мөрүүд: Системд хийсэн үйлдэл бүрийн бүрэн бүртгэл нь ил тод байдлыг хангадаг бөгөөд аудитын явцад үнэлж баршгүй ач холбогдолтой юм.

Дагахгүй бол их хэмжээний торгууль ногдуулна. Зөв програм хангамж нь таны анхны хамгаалалтын үүрэг гүйцэтгэдэг.

Хэрэглэгчийн туршлагыг үнэлэх: Шинээр ажилд орсон хүмүүс болон танай багийн хувьд

Програм хангамжийн интерфейс нь администраторууд (таны хүний нөөцийн менежер эсвэл эзэмшигч) болон шинэ ажилтнууд гэсэн хоёр гол үзэгчдэд ойлгомжтой байх ёстой. Барзгар, будлиантай платформ нь өөрийн зорилгыг алдагдуулна.

Шинэ ажилд орсон хүний хувьд туршлага нь таатай, орчин үеийн байх ёстой. Тэд ямар ч төхөөрөмж дээр бичиг баримтаа бөглөж, бичиг баримтаа хялбархан байршуулж, ажилдаа орох хугацааг тодорхой харах боломжтой байх ёстой. Гар утсанд ээлтэй дизайн чухал. Танай багийн хувьд админ хяналтын самбар нь бүх шинэ ажилд орсон хүмүүс, тэдний ахиц дэвшил, хүлээгдэж буй ажлуудын талаар тодорхой тоймтой байх ёстой. Сургалтын эгц муруйгүйгээр цэвэр, эмх цэгцгүй интерфэйсийг санал болгодог програм хангамжийг хайж олоорой. Олон үйлчилгээ үзүүлэгч үнэ төлбөргүй туршилтыг санал болгодог. Үүнийг ашиглахын тулд багийн гишүүнээр платформыг туршиж үзэх боломжтой.

"Муу хөлсөлсний өртөг нь ажилтны эхний жилийн орлогын 30% хүртэл хүрч болно. Бүтэцтэй ажилд орох үйл явцад хөрөнгө оруулах нь шинэ ажилтныг үр бүтээлтэй, урт хугацааны хөрөнгө болгох хамгийн үр дүнтэй арга замуудын нэг юм."

Шинэ программ хангамжийг хэрэгжүүлэх 5 алхамт практик гарын авлага

Програм хангамжийг сонгох нь зөвхөн хагас тулаан юм. Зөв хэрэгжүүлэх нь үрчлүүлэх, амжилтанд хүрэхэд чухал ач холбогдолтой.

1. Өөрийн одоогийн үйл явцын зураглал: Ямар нэг зүйлийг тохируулахаасаа өмнө одоо байгаа элсэлтийн үйл явцынхаа алхам бүрийг баримтжуул. Өвдөлтийн цэгүүд болон түгжрэлийг тодорхойлох. Энэ нь танд автоматжуулах эсвэл сайжруулахад яг юу хэрэгтэй байгааг харуулах болно.
2. Тохируулга хийх, зүгээр л өөрчлөхгүй байх: Дижитал шалгах хуудсаа тохируулж, стандарт баримт бичгээ (ажилчдын гарын авлага гэх мэт) байршуулж, саналын захидлын загваруудыг үүсгээрэй. Эхлээд програм хангамжийн өгөгдмөл ажлын урсгалыг ашиглаарай—тэдгээр нь ихэвчлэн шилдэг туршлагууд дээр тулгуурладаг.
3. Туршилтын хөтөлбөрийг ажиллуулах:Хүн бүрт нэг дор бүү нэвтрүүл. Нэг ажилд авах менежер, нэг шинэ нисгэгчийг сонго. Юу сайн болсон, юу нь илүү хялбар байж болох талаар санал хүсэлтээ цуглуул.
4. Багаа сургах: Дадлага хийх ажилд оролцож буй хэн бүхэнд зориулсан богино хэмжээний сургалт зохион байгуул. Тэдэнд хяналтын самбарт хэрхэн нэвтрэх, даалгавар өгөх, явцын явцыг хэрхэн хянахыг үзүүлээрэй.
5. Шууд дамжуулж, боловсронгуй болгох: Шинээр ажилд орсон бүх хүмүүст зориулсан программ хангамжийг ажиллуул. Бүтээмжид хүрэх хугацаа, хэрэглэгчийн санал хүсэлт зэрэг хэмжигдэхүүнүүдийг хянаж, шаардлагатай бол тохируулга хийх зорилгоор 30 хоногийн дараа бүртгүүлэх хуваарь гарга.

ROI-г хэмжих: Хөрөнгө оруулалтынхаа үнэ цэнийг хэрхэн батлах вэ

Жижиг бизнесийн хувьд доллар бүр чухал. Та програм хангамжаа өөрөө төлж байгааг мэдэх хэрэгтэй. Хэрэгжүүлэхээс өмнө болон дараа нь эдгээр гол хэмжүүрүүдийг хянах:

Бүтээмжид хүрэх хугацаа: Шинэ ажилтан ажилд орох даалгавраа дуусгаж, төслүүдэд бодитой хувь нэмэр оруулж эхлэхэд хэдэн өдөр шаардлагатай вэ? Сайн систем энэ хугацааг мэдэгдэхүйц бууруулах ёстой.
Захиргааны цагийг хэмнэсэн: Танай баг одоогоор гар ажиллагаатай ажиллах ажилд зарцуулж буй цагийг тооцоол. Хэрэв та шинэ хүн бүрт 5 цаг хэмнэж, 10 хүнийг жилд дунджаар 25 доллар/цаг захиргааны зардлаар ажилд авбал жилд 1250 долларын шууд хэмнэлт хийнэ.
Шинэ ажилтны хадгалалт: Өөрийн 90 хоног болон нэг жилийн хадгалалтын түвшинг хянах. Үр дүнтэй элсүүлэх үйл явц нь эрт эргэлтийг мэдэгдэхүйц бууруулахад хүргэнэ.

Onboarding-ийн ирээдүй нь нэгдсэн бөгөөд ухаалаг

Дахин суулгах програм хангамжийн дараагийн хувьсал нь энгийн даалгаврын менежментээс хальж байна. Бид илүү өргөн бизнесийн үйлдлийн системд гүнзгий нэгдсэн платформууд нэмэгдэж байгааг харж байна. Ажилд орох модуль гэж төсөөлөөд үз дээ, хөлсөлж дууссаны дараа компанийн лавлах хэсэгт тэдний профайлыг автоматаар үүсгэж, төслийн удирдлагын модулийн төслүүдэд хуваарилж, гүйцэтгэлийн үнэлгээний системд зорилгоо урьдчилан бөглөдөг. Энэхүү цогц арга барил нь өгөгдлийн силосыг арилгаж, ажилчдын эхний өдрөөсөө жинхэнэ тасралтгүй туршлагыг бий болгодог. Жижиг бизнесүүдийн хувьд Mewayz гэх мэт харилцан уялдаатай хэрэгслүүдийн нэг хэсэг болгон ашиглах боломжийг санал болгодог платформыг сонгох нь урт хугацааны хамгийн ухаалаг стратеги юм. Энэ нь таныг өсөхийн хэрээр систем тань тантай хамт хөгжихийг баталгаажуулж, платформыг дараа нь зардал ихтэй, тасалдуулах өөрчлөлтөөс зайлсхийдэг.

Дараагийн алхамыг хийх

Ажилтныг ажилд авах программ хангамжийг зөв сонгох нь илүү үр ашигтай, нийцтэй, сонирхол татахуйц ажлын байрыг бий болгох шийдвэрлэх алхам юм. Энэ нь шинээр ажилд орсон хүмүүст танай компани орчин үеийн, зохион байгуулалттай, амжилтанд хөрөнгө оруулалт хийж байгааг илтгэнэ. Үндсэн функцууд, интеграци, дагаж мөрдөх байдал, хэрэглэгчийн туршлагад анхаарлаа хандуулснаар та удирдлагыг хялбаршуулаад зогсохгүй шилдэг авьяастнуудыг татах, хадгалахад өрсөлдөх давуу тал болох шийдлийг олох боломжтой. Зорилго нь анхны гайхалтай сэтгэгдэл төрүүлэх явдал юм.

Байнга асуудаг асуултууд

Жижиг бизнест ажилчдыг элсүүлэх програм хангамж ихэвчлэн хэр их үнэтэй байдаг вэ?

Зардал нь маш олон янз байдаг ч олон SaaS платформууд шаталсан үнийг санал болгодог. Маш жижиг багуудад (1-10 ажилтан) үндсэн шинж чанаруудтай үнэ төлбөргүй төлөвлөгөө хүлээж байгаа бол жижиг бизнест зориулсан хүчирхэг цалинтай төлөвлөгөө нь нэг ажилтанд сард 5-15 доллар хооронд хэлбэлздэг.

Алслагдсан ажилчдад нэгдлийн програм хангамж тусалж чадах уу?

Мэдээж. Дижитал нэгдэл нь алслагдсан багуудад тохиромжтой. Энэ нь танд баримт бичиг, сургалтын материал, даалгаврыг цахим хэлбэрээр хүргэх боломжийг олгож, байршлаас үл хамааран ажилчдад тогтвортой туршлагыг олгоно.

Жижиг бизнес эрхлэгчдийн программ хангамжийг сонгохдоо гаргадаг хамгийн том алдаа юу вэ?

Хамгийн нийтлэг алдаа бол одоо байгаа цалин, харилцаа холбоо, төслийн удирдлагын программ хангамжтай уялдаагүй бие даасан хэрэгслийг сонгох явдал юм. Энэ нь өгөгдлийн багц болон нэмэлт гар ажиллагаа үүсгэж, үр ашгийн өсөлтийг бууруулдаг.

Одоогоор ажиллах программ хангамжийг хэрэгжүүлэхэд хэр хугацаа шаардагдах вэ?

Хэрэгжүүлэх нь гайхалтай хурдан байж болно. Үүлэнд суурилсан шийдлүүдийн тусламжтайгаар та үндсэн системийг хэдхэн хоногийн дотор ажиллуулах боломжтой. Өөрчлөн тохируулсан хяналтын хуудас, нэгтгэлүүдийг бүрэн нэвтрүүлэхэд 2-4 долоо хоног шаардлагатай.

Ажилчдын эмзэг мэдээлэлд нэвтрэх програм хангамж хангалттай найдвартай юу?

Нэр хүндтэй үйлчилгээ үзүүлэгчид аюулгүй байдлыг эрхэмлэдэг. Өгөгдлийн шифрлэлт, аюулгүй үүлэн хадгалалт, SOC 2 зэрэг стандартыг дагаж мөрдөх, зөвхөн эрх бүхий ажилтнууд эмзэг мэдээллийг харах боломжтой болгохын тулд үүрэгт суурилсан хандалтын хяналт зэрэг онцлогуудыг хайж олоорой.