Жижиг бизнест хамрагдах амьдралын шугам: Таны цаг хугацаа, мөнгөө хэмнэдэг програм хангамжийн 7 онцлог

Сонгуулийн ажилтны хүндрэл: Жижиг бизнесүүд яагаад цаасны ажилд живж байна вэ

Та дөнгөж сая тав дахь ажилтнаа ажилд авлаа. Баяр хүргэе! Гэвч сэтгэлийн хөөрөл арилах тусам бодит байдал гарч ирнэ: та дахин 10-15 цагийн захиргааны ажилтай тулгарах болно. Имэйл данс үүсгэх, цалингийн хуудас үүсгэх, татварын маягт цуглуулах, компанийн бодлогыг тайлбарлах хооронд та бодит ажил гэхээсээ илүү бичиг цаасны ажилд илүү их цаг зарцуулдаг. Нарийвчлалтай багтай ажилладаг жижиг бизнесүүдийн хувьд үр ашиггүй ажилд орох нь зүгээр нэг таагүй байдал биш, харин бүтээмж, өсөлтөд шууд аюул учруулдаг.

Жижиг бизнес эрхлэгч нэг шинэ ажилтанд дунджаар 20 цагийг зөвхөн захиргааны ажилд зарцуулдаг. Энэ нь орлого олох үйл ажиллагааны оронд бичиг цаасны ажилд бүтэн ажлын гурван өдөр алдсан гэсэн үг. Хамгийн муу нь, ажилд авах туршлага муутай байх нь эргэлтийг нэмэгдүүлэхэд хүргэдэг—хүчтэй ажилд авах үйл явцтай компаниуд шинээр ажилд орохыг 82%, бүтээмжийг 70%-иар сайжруулдаг. Зөв програм хангамж нь зөвхөн тав тухтай байдал биш юм; Энэ нь эхний хэдэн ажилд орсон хугацаандаа өөрийгөө нөхдөг стратегийн хөрөнгө оруулалт юм.

Mewayz гэх мэт орчин үеийн системд суулгах шийдлүүд нь энэхүү эмх замбараагүй үйл явцыг хялбаршуулсан, автоматжуулсан туршлага болгон хувиргадаг. Гэхдээ олон зуун сонголт байгаа тул та өөрийн жижиг бизнесийн хэрэгцээнд тохирсон сонголтыг хэрхэн сонгох вэ? Хариулт нь хамгийн бага төвөгтэй байдлаар хамгийн их нөлөө үзүүлэх функцууд дээр анхаарлаа төвлөрүүлэхэд оршино.

Онцлог #1: Дижитал цаасны систем (Үнэндээ ажилладаг)

Хэрэв таны ажилд орох программ хангамж бичиг цаасны ажлыг үр дүнтэй зохицуулж чадахгүй бол энэ нь үндсэндээ эвдэрсэн гэсэн үг. Жинхэнэ ухаалаг баримт бичгийн менежментийн энгийн PDF байршуулалтаас давсан шийдлүүдийг хайж олоорой.

Цахилгаан гарын үсэг

Таны программ хангамж нь бүх шаардлагатай бичиг баримтуудын хууль ёсны хүчинтэй цахим гарын үсгийг дэмжих ёстой. Шилдэг системүүд нь гарын үсэг зурсан баримт бичгүүдийг аюулгүй, цэгцтэй тоон файлд автоматаар хадгалдаг бөгөөд нийцлийн аудит хийхэд хялбар байдаг.

Ухаалаг маягтын логик

Таны програм хангамж нь өөр өөр төрлийн ажилтны онцлогт тохирсон уу? Гүйцэтгэгчид үндсэн ажилчдаас өөр хэлбэр хэрэгтэй. Алсын ажилчид оффисын ажилтнуудаас өөр шаардлага тавьдаг. Ажилтны ангилал, байршил, үүрэг зэрэгт тулгуурлан зөвхөн холбогдох баримт бичгүүдийг харуулсан нөхцөлт логикийг хайж олоорой.

Жишээ нь, Mewayz-ийн ажилд авах модуль нь эдгээр хүчин зүйлд тулгуурлан бичиг цаасны ажлын аяллыг автоматаар тохируулж, будлианыг арилгаж, ажилд авах янз бүрийн хувилбаруудад нийцлийг баталгаажуулдаг.

Онцлог №2: Хамгийн гол нь автоматаар хэмнэнэ. Үнэ цэнэтэй програм хангамж нь зөвхөн даалгавруудыг зохион байгуулаад зогсохгүй танд зориулж дуусгадаг. Автоматжуулалт нь хөрөнгө оруулалтын хамгийн их өгөөжийг харах боломжтой газар юм.

:

• Өөрийн чухал платформ дээр хэрэглэгчийн бүртгэл үүсгэх (и-мэйл, төслийн удирдлага, CRM)
• Тоног төхөөрөмжийн захиалга болон мэдээллийн технологийн тохиргоог төлөвлөх
• Шинэ ажилд орсон хүмүүс болон дотоод цалин хөлсний эзэмшигчид аль алинд нь сануулах имэйл илгээх
  • Автоматаар хийх боломжтой системийг хайж олоорой. ажлын урсгалууд
  • Үүргийн шаардлагад үндэслэн сургалтын модулиудыг хуваарилах

  Шилдэг платформууд нь эдгээр автоматжуулалтыг таны бизнесийн үйл явцтай нийцүүлэн тохируулах боломжтой ажлын урсгалд нэгтгэдэг. Урьдчилан тодорхойлсон хатуу алхмуудад дасан зохицохыг албадахын оронд тэд танай компанийн үйл ажиллагаатай нийцэх дарааллыг бий болгох боломжийг танд олгох ёстой.

  Онцлог #3: Таны бизнесийг бүхэлд нь холбодог интеграцийн чадавхи

  Сонгуульд орох нь вакуум орчинд хийгддэггүй. Таны шинэ ажилтыг цахим шуудан, төслийн хэрэгсэл, харилцааны платформ болон CRM гэх мэт олон системд тохируулах шаардлагатай. Хэрэв таны залгах программ хангамж нь арлын хэлбэрээр ажилладаг бол та бага биш харин илүү их ажил үүсгэж байна.

  Хайлгах зайлшгүй шаардлагатай интеграцчлалууд:

  • Цалингийн систем (QuickBooks, Gusto, ADP)
  • Харилцааны хэрэгслүүд (Slack, Microsoft Teams)
  • Бүтээмжийн багцууд (Google3pa5li>) системүүд
  • Цаг хянах, хуваарь гаргах программ хангамж

  Mewayz-ийн модульчлагдсан арга нь энд хамгийн сайн хэрэгждэг—онцролт нь бизнесийн нэгдсэн үйлдлийн системийн нэг хэсэг учраас шинэ ажилтнууд гараар тохируулахгүйгээр холбогдсон бүх системд автоматаар хандах боломжтой болдог. Энэ нь салгагдсан програм хангамжийн стекүүдэд саад учруулж буй нууцлагдсан өгөгдөл болон давхардсан оруулгыг арилгана.

  Онцлог #4: Таны бизнесийг хамгаалдаг нийцлийн онцлогууд

  Жижиг бизнес эрхлэгчид дүрэм журмыг үл тоомсорлодог. Зөв суулгах программ хангамж нь зохицуулалтын асуудлаас хамгаалах эхний шугам байх ёстой.

  I-9 болон Татварын маягтын менежмент

  Тодорхой зааварчилгаа, баталгаажуулалт бүхий цогц маягтаар дамжуулан ажил олгогч болон ажилчдыг чиглүүлдэг системийг хайж олоорой. Шилдэг платформууд илгээхээсээ өмнө бүрэн бус эсвэл зөрчилтэй мэдээллийг автоматаар дарцагладаг.

  Аудитын мөрүүд болон баримт бичиг

  Та элсэлтийн үед хийсэн үйлдэл бүрийн бүрэн бүртгэлийг хурдан гаргаж чадах уу? Энэ нь нийцлийн аудит эсвэл маргааны үед маш чухал болдог. Таны программ хангамж нь баримт бичгийг үзсэн, гарын үсэг зурсан, бөглөсөн үйл явцын нарийвчилсан бүртгэлийг хөтлөх ёстой.

  Алсын зайнаас ажиллах журам нэмэгдэж, муж улсын янз бүрийн шаардлагуудыг дагаж мөрдөх нь урьд өмнөхөөсөө илүү төвөгтэй болж байна. Өөрчлөгдөж буй дүрэм журмын дагуу шинэчлэгдсэн программ хангамж нь жижиг бизнесүүдийг өндөр өртөгтэй торгуулиас аварч чадна.

  "Ажилд орохыг стратегийн тэргүүлэх чиглэл гэж үздэг компаниуд шинэ ажилчдын бүтээмжийг 50% нэмэгдүүлж, эхний жилийн эргэлтийг бараг 30%-иар бууруулдаг. Зөв програм хангамж нь энэ стратегийн хандлагыг ямар ч хэмжээний бизнест ашиглах боломжтой болгодог." - Хүний нөөцийн салбарын шинжээчийн тайлан

  Онцлог №5: Ажилд авах шинэ туршлага нь бодитоор хэрэгжиж байна

  Ажилд орох нь зөвхөн бичиг цаасны ажил биш, шинэ ажилчдад таатай хүлээж авах, мэдээлэлтэй, бэлтгэлтэй байх мэдрэмж төрүүлэх явдал юм. Програм хангамжийн туршлага нь танай компанийн соёлыг тусгах ёстой.

  Ажилд орох шинэ аяллыг сайжруулах онцлогуудыг хайж олоорой:

  • Брэндийн элементүүдтэй, тохируулж болох угтвар авах порталууд
  • Ахцлыг харуулдаг интерактив хяналтын хуудас
  • Багийн гишүүдэд ажил гүйцэтгэх, гүйцэтгэхэд зориулсан хөдөлгөөнт хяналтын хуудас
  • компанийн үнэлэмж

  Ажилд орох туршлагаа "маш их сэтгэл ханамжтай" гэж үнэлдэг ажилчид байгууллагадаа үнэнч байх магадлал бараг 3 дахин их байдаг. Өнөөгийн өрсөлдөөнт авъяас чадварын зах зээлд эхний долоо хоногт таны үлдээсэн сэтгэгдэл нь хөлсөлж авах нь урт хугацааны хөрөнгө болох уу, эсвэл өндөр өртөгтэй эргэлтийн статистик болох уу гэдгийг тодорхойлж чадна.

  💡 DID YOU KNOW?

  Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

  CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

  Start Free →

  Онцлог #6: Бизнесээ дагаад өсөх боломж

  Жижиг бизнесийн хэрэгцээ хурдацтай хөгжиж байна. Өнөөдөр таны 5 хүний ​​багт ажилладаг программ хангамж ирэх жил 25 ажилтантай ажиллахгүй байх магадлалтай. Өргөтгөх чадвар нь зөвхөн хэрэглэгчийн хязгаарын тухай биш бөгөөд энэ нь функциональ өргөтгөлийн тухай юм.

  Эдгээр чухал асуултуудыг асуу:

  1. Бид газарзүйн байршлыг өргөжүүлэхийн хэрээр програм хангамж нь олон байршлыг зохицуулж чадах уу?
  2. Энэ нь өөр өөр төрлийн ажилтны (бүтэн цагийн, хагас цагийн, гүйцэтгэгч) асуудлыг шийдвэрлэх аргагүйгээр дэмждэг үү? аналитик)?
  3. Бид өсөхийн хэрээр үнийн загвар тогтвортой байж чадаж байна уу?

  Mewayz-ийн модульчлагдсан архитектур нь үүнийг төгс шийддэг—та сард 19 доллараар үндсэн нэмэлт боломжуудаар эхэлж, дараа нь цоо шинэ систем рүү шилжихгүйгээр дэвшилтэт аналитик эсвэл гүйцэтгэлийн удирдлага зэрэг тусгай модулиудыг нэмж, хэрэгцээгээ өөрчлөхөд тань туслах болно. Сайжруулах

Та хэмждэггүй зүйлээ сайжруулж чадахгүй. Үндсэн суулгах програм хангамжийн гүйцэтгэлийг хянадаг; дэвшилтэт системүүд нь танд үйл явцыг бүхэлд нь оновчтой болгоход туслах ойлголтуудыг өгдөг.

:

• Ажилд орох ажил нь хамгийн удаан үргэлжилдэг вэ?
• Шинэ ажилд орсон хүмүүс хаана гацдаг эсвэл ажлаасаа халагддаг вэ?
• Бүтээмжид хүрэх хугацаа нь албан тушаалын үүрэг хариуцлагаас хамаарч хэрхэн өөр өөр байдаг вэ? сэтгэл ханамж, 90 хоног хадгалах уу?

Эдгээр ойлголтууд нь танд арга барилаа тасралтгүй сайжруулж, саад бэрхшээлийг арилгах, шинээр ажилд орох бүрт илүү үр дүнтэй туршлагыг бий болгох боломжийг олгодог.

Таны алхам алхмаар суулгах программ хангамжийг хэрэгжүүлэх төлөвлөгөө

Зөв програм хангамж сонгох нь таны амжилтын зөвхөн тал хувь юм. Шилжилтийг гөлгөр болгохын тулд энэхүү практик аргыг хэрэгжүүлээрэй.

1-р долоо хоног: Одоогийн үйл явцдаа аудит хий

Аливаа программ хангамжийг хэрэгжүүлэхийн өмнө одоо байгаа суулгах алхмуудаа баримтжуул. Өвдөлт намдаах цэгүүд, цаг хугацаа алдах, дагаж мөрдөх эрсдэлийг тодорхойлох. Энэхүү суурь үзүүлэлт нь танд дараа нь програм хангамжийн нөлөөллийг хэмжихэд тусална.

2 дахь долоо хоног: Ажлын урсгалаа тохируулна уу

Програм хангамж дээр хамгийн тохиромжтой залгах дарааллыг бий болго. Боломжтой бол загвараас эхэл, гэхдээ үүнийг өөрийн шаардлагад нийцүүлэн тохируулаарай. Тохирох багийн гишүүдэд даалгавруудыг хуваарилж, эцсийн хугацааг бодитойгоор тогтоо.

3 дахь долоо хоног: Хуурамч хөлслөн авах

Тестийн профайл ашиглан бүх үйл явцыг гүйцэтгээрэй. Ямар нэгэн цоорхой, төөрөгдөл байгааг олж мэд. Бүх интеграци зөв ажиллаж, мэдэгдлүүд зөв цагт зөв хүмүүст хүрнэ.

4-р долоо хоног: Багаа сурга

Танай баг шинэ системийг автоматаар ойлгоно гэж битгий бодоорой. Програм хангамж нь цагийг хэрхэн хэмнэж, алдааг багасгаж байгааг онцолсон сургалт зохион байгуул. Ирээдүйд ашиглах энгийн баримт бичгийг үүсгээрэй.

Үргэлжлүүлэн: Хянаж, оновчтой болгох

Системийг ашиглан анхны хэдэн жинхэнэ ажилд орсныхоо дараа шинэ ажилчид болон дотоод багийнхаа санал хүсэлтийг цуглуул. Сайжруулах шаардлагатай хэсгүүдийг тодорхойлохын тулд программ хангамжийн аналитикийг ашиглана уу.

Ирээдүйд баталгаатай ажиллах стратеги

Алсын зайнаас ажиллах нь стандарт болж, үе үеийнхний хүлээлт өөрчлөгдөхийн хэрээр нэгдэл нь өөрчлөгдөнө. Өнөөдөр таны сонгосон программ хангамж нь бүрэн засвар хийх шаардлагагүйгээр эдгээр өөрчлөлтөд дасан зохицох чадвартай байх ёстой.

Урьдчилан сэтгэдэг жижиг бизнесүүд шинэ ажилд авах туршлагыг хувийн болгохын тулд хиймэл оюун ухаанаар ажилладаг туслах ажилтан, виртуал бодит оффисын аялал, урьдчилан таамаглах аналитикийг аль хэдийн ашиглаж байна. Эдгээр дэвшилтэт боломжууд өнөөдөр тийм ч чухал биш байж болох ч, таны програм хангамжийн платформ эдгээр чиг хандлагыг мэдэж байгааг илтгэх хөгжлийн замын зурагтай байх ёстой.

Хамгийн амжилттай жижиг бизнесүүд ажилд орохыг дуусгах захиргааны ажил биш, харин амлалтаа нэмэгдүүлж, бүтээмжийг нэмэгдүүлэх стратегийн боломж гэж үздэг. Хүнд ачааг даах зөв программ хангамжийн тусламжтайгаар та хамгийн чухал зүйлд анхаарлаа төвлөрүүлж болно—багийн шинэ гишүүдийг өөрийн соёлд нэгтгэх, тэднийг урт хугацааны амжилтад хүргэх.

Хэрэв танд тэднийг эхний өдрөөсөө амжилттай ажиллуулах систем байгаа бол таны дараагийн ажилд орох нь таны хамгийн амжилттай байх болно.

Байнга асуудаг асуултууд

Жижиг бизнест ажилтныг элсүүлэх програм хангамж ихэвчлэн хэр их үнэтэй байдаг вэ?

Үнийн үнэ төлбөргүй үндсэн багцаас авахуулаад иж бүрэн боломжуудыг ашиглахын тулд нэг хэрэглэгч сард ойролцоогоор $49 хүртэл хэлбэлздэг. Mewayz нь сард 19 доллараас эхлэх төлөвлөгөөг санал болгож, хамгийн жижиг багуудад хүртэл мэргэжлийн элсэлт авах боломжтой болгодог.

Асуудлын програм хангамж нь алсын ажилчдыг зохицуулж чадах уу?

Тийм ээ, дижитал баримт бичигт гарын үсэг зурах, виртуал сургалтын модулиуд, Slack болон Teams зэрэг харилцааны хэрэгслүүдтэй нэгтгэсэн орчин үеийн платформууд нь алсаас ажиллахад зориулагдсан болно.

Одоогоор ажиллах программ хангамжийг хэрэгжүүлэхэд хэр хугацаа шаардагдах вэ?

Ихэнх үүлд суурилсан системийг 2-4 долоо хоногийн дотор хэрэгжүүлэх боломжтой бөгөөд эхний тохиргоонд хэдхэн хоног зарцуулагдана. Гол нь ажлын урсгалыг өөрийн бизнесийн үйл явцад тохируулан өөрчлөх явдал юм.

Хүний нөөцийн хязгаарлагдмал ажилтантай жижиг бизнесийн хувьд хамгийн чухал онцлог нь юу вэ?

Автоматжуулалт нь маш чухал бөгөөд таны хүний нөөцийн хязгаарлагдмал нөөцийг хэмнэж, автоматаар даалгавруудыг хуваарилах, сануулагч илгээх, тохируулах процессыг гар ажиллагаагүйгээр дуусгах программ хангамжийг хайж олох хэрэгтэй.

Олон муж дахь бизнесүүдэд стандартыг дагаж мөрдөхөд туслах программ хангамж тусалж чадах уу?

Тийм ээ, дэвшилтэт платформууд нь өөр өөр мужуудад нийцсэн хамгийн сүүлийн үеийн шаардлагыг хадгалж, ажилчдын байршилд тулгуурлан зохих маягт, бодлогыг автоматаар үйлчилдэг.