Жижиг бизнес эрхлэхэд зориулсан программ хангамж: Заавал байх ёстой 7 онцлог шинж чанар

Та эцэст нь өсөн нэмэгдэж буй жижиг бизнестээ чухал үүрэг гүйцэтгэх төгс нэр дэвшигчийг оллоо. Хэцүү хэсэг дууслаа, тийм үү? Тийм биш. Хүний нөөцийн менежментийн нийгэмлэгийн мэдээлснээр, ажилд авах стандарт үйл явцтай байгууллагууд шинээр ажилд орох хүмүүсийн бүтээмж 50%, хөдөлмөрийн бүтээмж 62% илүү байдаг. Гэсэн хэдий ч ихэнх жижиг бизнесүүд гарын авлагын процесст тулгуурладаг: PDF файлуудын сарнисан цуглуулга, эцэс төгсгөлгүй цахим шуудангийн сүлжээ, эхний өдөр I-9 маягтыг цуглуулахаа мартсанаа ухаарах тэр мэдрэмж. Энэхүү эмх замбараагүй хандлага нь зөвхөн захиргааны толгойны өвчин үүсгэдэггүй бөгөөд энэ нь таны орлого болон өрсөлдөөнт зах зээлд шилдэг авьяастныг авч үлдэх чадварт шууд нөлөөлнө.

Зөв ажилтныг ажилд авах программ хангамж нь энэ чухал үеийг хариуцлагаас стратегийн давуу тал болгон хувиргадаг. Нарийвчилсан баг, хатуу төсөвтэй ажилладаг жижиг бизнесүүдийн хувьд бооцоо нь бүр ч өндөр байдаг. Та шинэ ажилтнаа компанийнхаа соёлд нийцүүлэхэд анхаарлаа төвлөрүүлэхийн тулд тантай уялдаж, одоо байгаа хэрэгслүүдтэйгээ нэгтгэж, уйтгартай ажлыг автоматжуулах шийдэл хэрэгтэй байна. Өнөөдөр таны бизнест үйлчлэх, маргааш тантай хамт өсөх программ хангамжийг сонгохдоо яг ямар онцлог, чадавхийг нэн тэргүүнд тавих ёстойг судалцгаая.

1. Таны цагийг бодитоор хэмнэдэг автоматжуулалт

Автоматжуулалт нь үр дүнтэй ажиллах програм хангамжийн тулгын чулуу боловч бүх автоматжуулалтыг адилхан бүтээдэггүй. Жижиг бизнесийн хувьд зорилго нь зөвхөн бичиг цаасны ажлыг дижитал хэлбэрт шилжүүлэхэд оршдоггүй бөгөөд энэ нь шаардлагагүй ажлуудыг арилгадаг, давтагдах боломжтой үйл явцыг бий болгох явдал юм. Шинээр ажилд орсон хүний ​​эхлэх огнооноос үүдэлтэй ажлын урсгалын автоматжуулалтыг санал болгодог программ хангамжийг хайж олоорой. Энэ нь даалгавруудыг зөв цагт, зөв ​​хүмүүст автоматаар хуваарилдаг гэсэн үг юм: Мэдээллийн технологи нь эхлэхээс долоо хоногийн өмнө бүртгэлээ тохируулах тухай мэдэгдэл хүлээн авч, менежер эхний өдрийн уулзалтуудын талаар сануулгыг хүлээн авч, цалингийн жагсаалт нь бөглөсөн татварын маягтуудыг автоматаар хүлээн авдаг.

Энэ бодит нөлөөллийг анхаарч үзээрэй: 10 хүнтэй маркетингийн агентлаг шинэ ажил зохион байгуулахад ойролцоогоор 3-4 цаг зарцуулдаг.' Үүнийг жилд 5 хүнээр үржүүлбэл та 15-20 цаг захиргааны ажил хийж байна гэсэн үг. Тохиромжтой автоматжуулалт хийснээр хөрөнгө оруулалт нь нэг ажилд ороход 30 минут болж буурч, жилд 12-17 цаг хэмнэж, орлого олох үйл ажиллагаа руу чиглүүлж болно. Програм хангамж нь баримт бичиг цуглуулах, цахим гарын үсэг, эцсийн хугацааг сануулах, даалгаврын явцыг хянах зэрэг ажлыг байнгын гарын авлагын хяналтгүйгээр хийх ёстой.

Шаардлагатай автоматжуулалтын гол онцлогууд

Таны хамгийн тохиромжтой платформ нь цахим гарын үсэг бүхий саналын захидлыг автоматаар үүсгэж, илгээх, өөр өөр үүрэгт (хөгжүүлэгчийн төлөөлөгчийн хуваарь, худалдах урилга, илгээлтийн хуваарь) зориулсан элсэлтийн хяналтын хуудас үүсгэх ёстой. мөн бүрэн бус даалгаврын сануулагч имэйлийг өдөөх. Систем нь W-4s болон I-9s зэрэг маягтуудыг зөв бөглөж, найдвартай хадгалахыг баталгаажуулах баримт бичгийг автоматжуулах ёстой. Энэхүү автоматжуулалт нь олон хүний ​​хамтын ажиллагааны хар дарсан зүүд байсан зүйлийг шинэ ажилтны хувьд гөлгөр, бие даан удирддаг туршлага болгон хувиргадаг.

2. Дагаж мөрдөх менежмент Та итгэж болно

Хууль эрх зүй болон хүний ​​нөөцийн хэлтэсгүй жижиг бизнесүүдийн хувьд дагаж мөрдөх нь ажилд авах үйл явц дахь хамгийн том далд эрсдэлүүдийн нэг юм. Сүүлийн үеийн мэдээллээр, I-9 маягтын 30% нь зөрчил бүрт 230-аас 2332 долларын торгууль төлөхөд хүргэж болзошгүй алдаатай байдаг. Суурилуулсан нийцлийн шинж чанаруудтай програм хангамжийг суулгах нь эдгээр өндөр өртөгтэй алдаанаас хамгаалах анхны хамгаалалт болдог. Зөв платформ нь шинэ ажилд орох хүмүүсийг илгээхээс өмнө нийтлэг алдааг илрүүлдэг заавал бөглөх маягтыг бөглөх замаар удирдан чиглүүлэх ёстой.

Программ хангамж нь хэн ямар маягт бөглөсөн, хэзээ гарын үсэг зурсан болон дараагийн шинэчлэлт зэрэг дагаж мөрдөхтэй холбоотой бүх үйл ажиллагааны аудитын мөрийг хөтлөх ёстой. Энэ нь засгийн газрын аудит эсвэл дотоод хяналт шалгалтын явцад үнэлж баршгүй зүйл болдог. Өөрчлөгдөж буй дүрэм журмуудыг дагаж мөрддөг платформуудыг хайж олоорой, ялангуяа хөдөлмөр эрхлэлтийн янз бүрийн хуультай олон мужид үйл ажиллагаа явуулж буй бизнесүүдэд чухал ач холбогдолтой. Систем нь хууль тогтоомж өөрчлөгдөхөд танаас хууль тогтоомжийн шинэчлэлтийг гараар хянахыг шаардахын оронд маягт, шаардлагыг автоматаар шинэчлэх ёстой.

"Дагаж мөрдөх нь зөвхөн торгууль ногдуулахаас зайлсхийх биш, харин итгэлцлийн суурийг бий болгох явдал юм. Шинээр ажилд орсон хүмүүс таныг эхний өдрөөсөө эхлэн өөрийн нууцлаг мэдээлэлтэй зөв харьцаж байгааг харвал энэ нь тэдний ажил эрхлэлтийн туршлагыг бүхэлд нь тодорхойлдог."

3. Таны одоо байгаа стектэй тасралтгүй интеграцчилал

Таны суулгах програм хангамж нь тусдаа байх ёсгүй. Энэ нь таны өдөр бүр ашигладаг хэрэгслүүдтэй харилцах хэрэгтэй. Ихэнх жижиг бизнесүүдийн хувьд энэ нь таны нягтлан бодох бүртгэл/цалингийн систем (QuickBooks эсвэл Gusto гэх мэт), таны имэйл платформ (Gmail эсвэл Outlook), таны хуанли (Google Calendar эсвэл Microsoft 365) болон таны төслийн удирдлагын хэрэгслүүдтэй (Asana эсвэл Trello гэх мэт) нэгтгэх гэсэн үг юм. Эдгээр интеграцчилал байхгүй байгаа нь автоматжуулалтын зорилгыг алдагдуулж, өгөгдлийн сило болон гараар өгөгдөл оруулахад хүргэдэг.

Интеграцийн чадавхийг үнэлэхдээ өргөн болон гүнийг хоёуланг нь анхаарч үзээрэй. Өргөн хэмжээ нь програм хангамж нь хэдэн өөр системтэй холбогдож байгааг илэрхийлдэг бол гүн нь тэдгээрийн хооронд хэр их мэдээлэл урсаж байгааг илэрхийлдэг. Жишээлбэл, цалингийн системтэй гүнзгий интеграцчилснаар бөглөсөн татварын маягт, банкны мэдээлэл, цалингийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг гарын авлагын хуулбаргүйгээр автоматаар шилжүүлэх болно. Энэ нь хүний ​​алдааны эрсдлийг арилгаж, систем хоорондын тогтвортой байдлыг хангадаг. Mewayz-ийн модульчлагдсан арга нь энэхүү философийн жишээг харуулж байна—тэдний ажиллах модуль нь цалин, хүний ​​нөөц болон бизнесийн бусад модулиудтай саадгүй холбогдож, салгагдсан хэрэгслүүдийн цуглуулгаас илүү нэгдсэн системийг бий болгодог.

4. Ажилтны туршлага: Бичиг цаасны ажлаас гадна

Онцгой програм хангамж нь энэ үйл явц нь захиргааны даалгавраас ч илүү өргөн хүрээг хамардаг гэдгийг хүлээн зөвшөөрдөг. Эхний хоёр долоо хоног нь шинэ ажилтны танай компаний талаарх ойлголт, тэдний урт хугацаанд ажиллах шийдвэрийг үндсэнд нь бүрдүүлдэг. BambooHR-ийн судалгаанаас үзэхэд ажлын туршлагаа эерэгээр үнэлдэг ажилчид ажлын өндөр сэтгэл ханамжийг мэдрэх магадлал бараг 3 дахин их байдаг. Таны программ хангамж нь суудлын өмнөх контент (тавтай морилно уу видео, багийн танилцуулга, компанийн үнэ цэнэ), интерактив сургалтын модулиуд болон нийгмийн нэгдлийн хэрэглүүр зэрэг функцээр дамжуулан соёлын интеграцийг хөнгөвчлөх ёстой.

Шинэ ажилд орсон хүмүүс өөрт хэрэгтэй бүх зүйлээ нэг дороос хандах боломжтой, хувийн болгосон мэндчилгээний портал үүсгэх боломжийг олгодог платформуудыг хайж олоорой. Зарим дэвшилтэт системд зөвлөгч хослох боломжууд, соёлыг өөртөө шингээх асуулга, шинэ ажилтнуудад анхны туршлагаа хуваалцах боломжийг олгодог санал хүсэлтийн механизмууд багтдаг. Хүнд төвлөрсөн энэхүү арга нь ажилд орохыг гүйлгээний үйл явцаас харилцаа холбоо болгон хувиргаж, ажилд авахад оруулсан хөрөнгө оруулалт тань урт хугацаанд хадгалагдах замаар үр өгөөжөө өгөх магадлалыг нэмэгдүүлдэг.

5. Таны бизнесийг дагаад өргөжин тэлэх боломж

Жижиг бизнесүүд программ хангамжийг сонгохдоо өвөрмөц сорилтуудтай тулгардаг: танд аж ахуйн нэгжийн түвшний нарийн төвөгтэй байдал, зардалгүйгээр байгууллагын түвшний функц хэрэгтэй. Та 5-аас 50-500 ажилчинтай болж өсөхөд хамгийн тохиромжтой хувилбарын шийдэл нь хялбархан өргөжин тэлэх ёстой. Энэ нь гэнэтийн огцом өсөлттэй өсөлтийг шийтгэдэггүй үнийн загварууд, таны хэрэгцээ өөрчлөгдөхийн хэрээр өргөжиж буй функцүүдийн багц, хэрэглэгчийн тоо нэмэгдэх тусам ойлгомжтой хэвээр байх удирдлагын интерфэйсүүд гэсэн үг.

Босоо болон хэвтээ байдлаар өргөтгөх чадварыг анхаарч үзээрэй. Босоо өргөтгөх чадвар гэдэг нь ижил үндсэн бүтцийн хүрээнд илүү олон хэрэглэгчтэй ажиллахыг хэлнэ - таны 10 хүний ​​бүрэлдэхүүнтэй баг 100 хүний ​​бүрэлдэхүүнтэй байгууллага болж хувирна. Хэвтээ өргөтгөх чадвар гэдэг нь шинэ чадавхийг нэмэхийг хэлнэ—магадгүй үндсэн суулгалтаас эхэлж, гэхдээ дараа нь гүйцэтгэлийн удирдлага, сургалтын менежмент эсвэл дэвшилтэт аналитикийг багтаасан болно. Mewayz зэрэг модульчлагдсан платформууд нь энд онцгой давуу талуудыг санал болгодог бөгөөд энэ нь танд шинэ систем рүү шилжихгүйгээр зөвхөн нэмэлт модулийг (модульд 4,99 доллараар цалинжуулах, хүний ​​нөөцийн дэвшилтэт функцууд гэх мэт) нэмэлт модулиудыг нэмэх боломжийг олгодог.

6. Практик хэрэгжилт: Алхам алхмаар зааварчилгаа

Зөв програм хангамжийг сонгох нь зөвхөн тулааны тал нь бөгөөд хэрэгжилт нь таны амжилтыг тодорхойлдог. Шилжилтийг жигд явуулахын тулд дараах практик арга барилыг хэрэгжүүлээрэй:

1. Одоо байгаа үйл явцдаа аудит хийх:Одоо байгаа элсэлтийн үе шат бүрийг баримтжуулж, өвдөлтийн цэгүүд, саад тотгорууд болон дагаж мөрдөх эрсдэлийг тодорхойлох. Даалгавар бүрт хэр хугацаа зарцуулж, хэн хариуцлага хүлээхийг тэмдэглэ.
2. Байх ёстой ба Сайхан байх ёстойг тодорхойлох: Хоёр жагсаалт үүсгэ: танд нэн даруй хэрэгтэй чухал функцууд (цахим гарын үсэг, I-9 удирдлага, даалгаврын автоматжуулалт) болон дараа нь ашиг тустай функцүүд (дэвшилтэт аналитик, гар утасны програм, тусгай зориулалтын програм хангамжтай нэгтгэх). Бодит элсэлтийн хувилбарууд дээр ажиллах үнэгүй туршилтууд. Туршилтын ажилтны профайлыг үүсгэж, саналын захидлаас эхлээд эхний өдрийн тохиргоог хийх хүртэлх үйл явцыг дуусгана уу.
3. Жижиг бизнест зориулсан лавлагааг шалгана уу:Ижил хэмжээтэй, ижил төстэй салбарын компаниудын лавлагааг худалдагчдаас хүс. Хэрэгжүүлэх дэмжлэг, хэрэглэгчийн үйлчилгээний хариу үйлдэл болон гэнэтийн сорилтуудын талаар асуугаарай.
4. Үе шаттайгаар нэвтрүүлэхийг төлөвлө:Одоо байгаа бүх ажилчдыг нэг дор шилжүүлэхийн оронд дараагийн ажилд авахаас эхэл. Үүнийг илүү өргөн хүрээнд хэрэгжүүлэхээс өмнө шаардлагатай зохицуулалтыг тодорхойлохын тулд туршилтын журмаар ашиглаарай.
5. Эхлүүлэхээс өмнө багаа сурга: Менежерүүд, IT болон ажилд ороход оролцож буй хэн бүхэн шинэ үйл явцыг ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай. Түгээмэл ажлуудад зориулсан шуурхай лавлагааны гарын авлагуудыг үүсгэ.
6. Амжилтын хэмжүүрийг бий болгох:Бүтээмжид хүрэх хугацааг багасгах, нэг ажилд ногдох удирдлагын цагийг багасгах, шинээр ажилд авсан хүний ​​сэтгэл ханамжийн оноо эсвэл нийцлийн аудитын үр дүнг хэрхэн хэмжихээ тодорхойл.

7. Төсөвт анхаарах зүйлс ба далд зардлууд

Жижиг бизнесүүд боломжоо зардлын ухамсартай тэнцвэржүүлэх ёстой. Байгууллагын шийдлүүд нь нэг ажилтанд сард 8-15 доллар зарцуулдаг бол жижиг бизнест чиглэсэн платформууд нь үндсэн функцүүдийн хувьд үнэ төлбөргүй түвшнээс 50 доллар хүртэл байдаг. Таны төсвийг замбараагүй болгож болзошгүй далд зардлаас болгоомжил:

• Хэрэгжүүлэх хураамж:Зарим үйлчилгээ үзүүлэгчид 500-аас 2000 ам.долларын хооронд тохируулгын хураамж авдаг
• Сургалтын зардал:Олонхи нь үндсэн сургалтыг багтаасан боловч ахисан түвшний сургалт эсвэл гэрчилгээ олгох нь зарим тусгай системтэй холбоотой нэмэлт төлбөртэй байж болно. хөгжүүлэлт
• Хадгалах хязгаар: Баримт бичигт зориулсан үүлэн хадгалах сан нь хэтэрсэн төлбөртэй байж болно
• Хэрэглэгчийн доод хэмжээ: Зарим үйлчилгээ үзүүлэгчид ажилчдын хамгийн бага тоо (ихэвчлэн 25-аас дээш) шаарддаг

Mewayz-ийн ил тод үнийн загвар—үндсэн хэрэгцээнд зориулсан үнэ төлбөргүй, API-499 доллараар төлбөртэй нэвтрэх боломжтой. $4.99/модуль—жижиг бизнесүүдэд шаардагдах зардлыг урьдчилан таамаглах боломжтой жишээ юм. Тэдгээрийн модульчлагдсан арга нь та зөвхөн өнөөдөр ашиглаж байгаа зүйлийнхээ төлбөрийг төлж, өсөх тусам сайжруулах замыг тодорхой зааж өгдөг.

8. Аюулгүй байдал ба өгөгдөл хамгаалах зайлшгүй шаардлагатай зүйлс

Аюулгүй байдал нь хувийн нууц мэдээллийг цуглуулах явдал юм: нийгмийн даатгалын дугаар, банкны мэдээлэл, иргэний үнэмлэх гэх мэт. Энэ үйл явцын явцад мэдээллийн зөрчил нь ажилтан болон таны бизнесийн нэр хүндэд сөргөөр нөлөөлж болзошгүй. Таны сонгосон програм хангамж нь дараах шинж чанаруудтай аюулгүй байдлыг нэн тэргүүнд тавих ёстой:

• Дамжин дахь болон амарч байгаа өгөгдлийн хувьд аж ахуйн нэгжийн түвшний шифрлэлт
• SOC 2 II төрлийн гэрчилгээаюулгүй байдлын нарийн практикийг харуулдаг
• Үүрэгт суурилсан хандалтын хяналтзөвхөн эрх бүхий хүмүүсэмзэгтэй мэдээллийг хардаг. мөрүүдажилтнуудын бүртгэлд хандах хандалт, өөрчлөлт бүрийг хянах
• Автомат хадгалах бодлого бүхий баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангахАюулгүй байдлын байнгын шинэчлэлтүүдболон эмзэг байдлын тест

Зөвхөн худалдагчийн үгийг хүлээж авах хэрэггүй - тэднээс аюулгүй байдлын шалгалтын үр дүн, бодлого, мэдээллийн нууцлалыг асуугаарай. Тэд холбогдох дүрэм журамд (Европын ажилтнуудад зориулсан GDPR, АНУ-ын төрийн нууцлалын тухай хууль тогтоомж) нийцэж байгаа эсэхийг шалгаарай, хэрэв танд олон улсын ажилд авах асуудал байгаа бол таны өгөгдөл газарзүйн хувьд хаана хадгалагдаж байгааг ойлгоорой.

Таны анхны сэтгэгдлийн ирээдүй

Таны өнөөдөр бий болгосон ажлын туршлага нь танай компанийн маргаашийн замналаар шууд нөлөөлнө. Алсын ажил түгээмэл болж, авъяас чадварын төлөөх өрсөлдөөн ширүүн хэвээр байгаа эрин үед таны элсэх үйл явц нь практик дэд бүтэц, соёлын элч болж өгдөг. Програм хангамжийн зөв шийдэл нь зөвхөн дагаж мөрдөх хайрцгийг шалгаад зогсохгүй, шинэ багийн гишүүдийг анхны харилцаанаас нь эхлээд л сайн зохион байгуулалттай, хүндэтгэлтэй, үр ашигтай зохион байгуулалтад оруулдаг.

Та сонголтуудыг дүгнэхдээ хамгийн үнэтэй шийдэл нь таны хэрэгцээнд хамгийн тохиромжтой байх албагүй бөгөөд хамгийн хямд сонголт нь алдагдсан боломж, гар ажиллагаа зэрэгт илүү их зардал гаргаж болзошгүйг санаарай. Жижиг бизнесийн өсөлтийн өвөрмөц хязгаарлалт, боломжуудыг ойлгодог платформуудыг хайж олоорой. Зориулалтын программ хангамжийг стратегийн хэрэгжүүлснээр та өмнө нь захиргааны дарамт болж байсан зүйлийг өрсөлдөөний давуу тал болгон хувиргаж, илүү сайн нэр дэвшигчдийг татаж, тэдний бүтээмжийг хурдасгаж, урт хугацаанд хадгалах, амжилтанд хүрэх үндэс суурийг бий болгодог.

Байнга асуудаг асуултууд

Жижиг бизнест ажилтныг элсүүлэх програм хангамж ихэвчлэн хэр их үнэтэй байдаг вэ?

Жижиг бизнест элсүүлэх програм хангамжийн үнэ төлбөргүй үндсэн шатлалтаас эхлээд бүрэн боломжит платформуудын хувьд сард 50-100 доллар хүртэл байдаг. Олон үйлчилгээ үзүүлэгчид нэг ажилтанд ногдох үнэ (сард 4-10 доллар) эсвэл сарын тогтмол тарифыг хязгааргүй хэрэглэгчдэд санал болгодог бөгөөд хэрэгжилтийн хураамж заримдаа 500-2,000 доллар нэмдэг.

20-иос доошгүй ажилтантай компанид программ хангамжийг нэвтрүүлэхэд хамгийн чухал онцлог нь юу вэ?

Жижиг багуудын хувьд автоматжуулалт болон интеграци нь хамгийн чухал. Програм хангамж нь даалгаврын даалгавар, сануулга, бичиг баримт цуглуулах ажлыг автоматаар зохицуулахын зэрэгцээ таны одоо байгаа цалин, имэйл, календарийн системтэй холбогдож мэдээлэл оруулахгүй байх ёстой.

Одоогоор ажиллах программ хангамжийг хэрэгжүүлэхэд хэр хугацаа шаардагдах вэ?

Хэрэгжүүлэхэд нарийн төвөгтэй байдлаас шалтгаалан ихэвчлэн 2-6 долоо хоног шаардагдана. Сайхан загвар бүхий үүлэнд суурилсан шийдлүүд хэдэн өдрийн дотор ажиллах боломжтой бол олон интеграци бүхий тохируулсан хэрэгжилтэд нэг сар ба түүнээс дээш хугацаа шаардлагатай.

Ажилтны програм хангамж нь ажилтныг алсаас суулгахад тусалж чадах уу?

Мэдээж. Орчин үеийн платформууд нь дижитал баримт бичигт гарын үсэг зурах, виртуал сургалтын модулиуд, видео танилцуулга, автоматжуулсан тоног төхөөрөмжийн тээвэрлэлтийн зохицуулалт, виртуал уулзалт, мэндчилгээний хуваарь зэрэг нь тархсан багуудад чухал ач холбогдолтой.

Програм хангамжийн ашиглалтын амжилтыг хэмжихийн тулд би ямар хэмжүүрийг хянах ёстой вэ?

Үндсэн хэмжүүрүүд нь бүтээмжид хүрэх хугацаа (бүрэн ашиглалтад орох хүртэлх өдрүүд), нэг ажилд авсан засаг захиргааны хэмнэлттэй цаг, шинэ ажилд авсан хүний сэтгэл ханамжийн оноо (30/60/90 өдрийн судалгаа), эхний жил хадгалагдах түвшин, дагаж мөрдөх нарийвчлал (заавал маягт дахь алдааны хувь) зэрэг орно.