Техникийн бус багуудад зориулсан төслийн менежмент: Хэрхэн үг хэллэггүйгээр зөв хэрэгслийг сонгох вэ

Танай технологийн бус баг яагаад төслийн менежментийн програм хангамжтай тэмцэж байна вэ

Та үүнийг харсан. Төслийн менежментийн шинэ хэрэгсэл нь сүр дуулиантайгаар танилцуулагдсан. Сургалт явагдаж, нэвтрэх үнэмлэхийг тарааж, хоёр долоо хоногийн турш хүн бүр чадах бүхнээ оролддог. Дараа нь хүмүүс аажмаар, гэхдээ итгэлтэйгээр хуучин зуршилдаа буцаж ирдэг: төгсгөлгүй имэйлийн сүлжээ, наалдамхай тэмдэглэл, эмх замбараагүй хүснэгт. Үнэтэй программ хангамж нь дижитал сүнсний хот болж хувирдаг. Энэ хувилбар нь маркетингийн агентлагууд, хүний ​​нөөцийн хэлтэс, бүтээлч студи, үйл ажиллагааны багуудад өдөр бүр тохиолддог. Асуудал нь зохион байгуулалтад орох хүсэл дутмаг биш юм; Энэ нь ихэнх төслийн менежментийн хэрэгслүүдийг хөгжүүлэгчид, хөгжүүлэгчдэд зориулан бүтээдэг.

Техникийн бус багууд үндсэндээ өөр өөр хэрэгцээтэй байдаг. Тэд кодын үйлдлийг хянах эсвэл серверийн байршуулалтыг удирдах шаардлагагүй. Тэд маркетингийн кампанит ажил төлөвлөх, шинэ ажилтан авах, арга хэмжээг удирдах эсвэл бүтээгдэхүүний нээлтийг зохицуулах хэрэгтэй. Тэдэнд тодорхой байдал, энгийн байдал, одоо байгаа ажлын урсгалд тохирсон хэрэгсэл хэрэгтэй болохоос бүрэн засвар хийх шаардлагагүй. Зөв хэрэгсэл нь эрэлт хэрэгцээтэй дарга биш харин туслах туслах мэт санагдах ёстой. Энэ нь стрессийг багасгах ёстой болохоос илүү ихийг бий болгохгүй байх ёстой.

Буруу хэрэгсэл буюу огт хэрэгсэл ашиглахгүй байх нь асар их зардал юм. Каптеррагийн хийсэн судалгаагаар төслийн менежерүүдийн 75% нь үр дүнгүй харилцаа холбоо нь төсөл бүтэлгүйтэх хамгийн том шалтгаан гэж үздэг байна. Танай баг цахим шуудан, чат програмууд болон хүснэгтүүдээр мэдээлэл солилцож байх үед чухал нарийн ширийн зүйлс алдагдаж, эцсийн хугацаа алдагдаж, багийн сэтгэл санаа унадаг. Зөв хэрэгсэл олох нь тансаг хэрэглээ биш юм; Энэ нь өнөөгийн хурдацтай хөгжиж буй бизнесийн орчинд оршин тогтнох, өсөхөд зайлшгүй шаардлагатай.

Техникийн бус багуудад яг юу хэрэгтэй вэ (Зөвлөгөө: Энэ Жира биш)

Хэрэгсэл сонгохын өмнө та эхлээд танай баг үнэхээр юу шаардаж байгааг ойлгох хэрэгтэй. Програм хангамжийн үйлдвэрлэгчийн вэбсайт дээрх функцүүдийн жагсаалт нь гайхалтай байж болох ч эдгээр функцүүдийн тал хувь нь таны өдөр тутмын ажилд хамааралгүй байж магадгүй юм. Техникийн бус багийн хувьд үндсэн хэрэгцээ нь харилцаа холбоо, үзэгдэх байдал, энгийн байдал зэрэгт оршдог.

Юуны өмнө хэрэгсэл нь харилцаа холбоог төвлөрүүлэх ёстой. Даалгаврын талаарх хэлэлцүүлэг имэйлийн хайрцагт булагдсан эсвэл Slack сувагт алга болсон үед хэнд ч үнэний ганц эх сурвалж байдаггүй. Хамгийн тохиромжтой хэрэгсэл нь ажилтай холбоотой бүх яриа, файл, эцсийн хугацааг нэг дор хадгалдаг. Энэ нь "Би тэр имэйлийг хараагүй" гэсэн аймшигт шалтгаанаас ангижруулж, хүн бүр нэгдмэл байхыг баталгаажуулдаг.

Хоёрдугаарт, харааны төслийг хянах нь тохиролцох боломжгүй юм. Текст дээр суурилсан даалгаврын жагсаалтад хүн бүр амжилтанд хүрч чаддаггүй. Олон хүмүүс харааны суралцагч, боловсруулагч байдаг. Канбан самбар ("Хийх", "Хийж байна", "Дууссан" гэх мэт баганаар дамжих дижитал наалттай тэмдэглэл гэх мэт) эсвэл энгийн Гант диаграммуудыг санал болгодог хэрэгсэл нь төслийн төлөвийг шууд ойлгох боломжтой болгодог. Энэхүү харааны тодорхой байдал нь менежерүүдэд саад бэрхшээлийг илрүүлэхэд тусалдаг ба багийн гишүүд өөрсдийн тэргүүлэх чиглэлийг нэг дор ойлгоход тусалдаг.

Зөн совингийн дизайны хүч

Технологийн бус багийн хувьд хамгийн чухал онцлог нь ойлгомжтой интерфэйс юм. Хэрэв багийн гишүүн шинэ даалгавар үүсгэхийн тулд гурван цагийн хичээл үзэх шаардлагатай бол уг хэрэгсэл аль хэдийн бүтэлгүйтсэн байна. Сурах муруй нь хамгийн бага байх ёстой бөгөөд энэ нь багийг нэг сарын дотор биш нэг өдрийн дотор үр бүтээлтэй болгох боломжийг олгоно. Бизнесийн нийтлэг үзэгчдэд ойлгомжтой цэвэр дизайн, логик навигаци, нэр томъёог хайж олоорой.

Техникийн бус PM хэрэгсэлд заавал байх ёстой 5 шилдэг шинж чанар

Чимээ шуугианаас ангижрах. Програм хангамжийг үнэлэхдээ техникийн бус багуудад хамгийн их үнэ цэнийг өгөх эдгээр таван чухал функцийг эрэмбэлэх хэрэгтэй.

• Чирч, буулгах энгийн байдал: Даалгавруудыг зүгээр л баганын хооронд чирж, буулгах эсвэл дахин хуваарилах замаар удирдах чадвар нь маш чухал юм. Энэ нь зохион байгуулах физик үйлдлийг дуурайдаг бөгөөд ямар ч техникийн ур чадвар шаарддаггүй.
• Нэгдмэл файл хуваалцах: Энэ хэрэгсэл нь зураг, баримт бичиг, хүснэгт гэх мэт ажлуудад файлуудыг шууд хавсаргах боломжийг олгодог тул төсөлтэй холбоотой бүх зүйл нэг цэгт байна. Файлын зөв хувилбарыг үүлэн хадгалах сангийн фолдероор хайх шаардлагагүй болсон.
• Хугацаа болон хуанлийн харагдацыг арилгах: Алдагдсан хугацаа нь төслийн бүтэлгүйтлийн гол эх үүсвэр болдог. Энэхүү хэрэгсэл нь тодорхой харааны сануулагчтай, эцсийн хугацаа дуусах огноог хянах чадвартай байх ёстой бөгөөд бүх багийн хэмжээнд юу болохыг харуулдаг хуанлийн харагдацтай байх ёстой.
• Энгийн цагийн хяналт (заавал биш боловч ашигтай): Баг бүр үйлчлүүлэгчдээ цаг тутамд тооцоо хийх шаардлагагүй ч гэсэн энгийн цаг хянах функц нь тодорхой төрлийн ажил хэр удаан үргэлжилдэг талаар үнэлж баршгүй ойлголтыг өгч, ирээдүйн төлөвлөлт, нөөцийн хуваарилалтад тусалдаг.
• Гар утасны хандалт:Танай баг үргэлж бэлэн байдаг. Бүрэн ажиллагаатай гар утасны аппликейшн нь багийн гишүүдэд төлөв байдлыг шалгах, даалгавраа шинэчлэх, харилцах боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр төслүүд урагшлах болно.

"Код нэгтгэх", "API дибаг хийх" эсвэл "серверийн хяналт" зэрэг функцууд энэ жагсаалтад байхгүй байгааг анхаарна уу. Учир нь тэд маркетинг, хүний ​​нөөц, үйл ажиллагааны багуудад тулгардаг үндсэн асуудлуудыг шийдвэрлэхгүйгээр нарийн төвөгтэй байдлыг нэмэгдүүлдэг.

Хэрэгслээ сонгох алхам алхмаар зааварчилгаа

Зөв хэрэгслийг сонгох нь гэнэтийн шийдвэр биш харин үйл явц юм. Энэ сонголтыг яаравчлуулах нь багууд үнэтэй, ашиглагдаагүй программ хангамжтай болох явдал юм. Өөртөө итгэлтэй шийдвэр гаргахын тулд энэхүү практик, дөрвөн алхамт гарын авлагыг дагаж мөрдөөрэй.

1-р алхам: Өвдөлт намдаах цэгүүдээ оношло.Багийн хурал хийж, асуу: Бид хаана хамгийн их цаг алдаж байна вэ? Энэ нь файл хайж байна уу? Хурал товлох уу? Статусын шинэчлэлтүүдийг авч байна уу? Бид эцсийн хугацааг алдаж байна уу? Хамгийн их бухимдсан 3-5 зүйлийн жагсаалтыг гарга. Энэ жагсаалт нь таны үнэлгээний шалгуур болно.

2-р алхам: Хэлэлцэх боломжгүй зүйлээ тодорхойл.Өөрийн зовлон зүдгүүрт тулгуурлан "заавал байх" 3-5 онцлогоос бүрдсэн товч жагсаалтыг гарга. Жишээлбэл, хэрэв харилцаа холбоо асуудалтай бол "даалгаврын талаархи тайлбар" нь тохиролцох боломжгүй юм. Хэрэв харааны төлөвлөлт чухал бол "Канбан самбарын харагдах байдал" нь чухал юм. Энэ нь таныг гялалзсан боловч хамааралгүй функцүүдэд автахаас сэргийлнэ.

3-р алхам: Бодит төслөөр турших. 2-3 шилдэг өрсөлдөгчийн үнэгүй туршилтад бүртгүүлнэ үү. Гэхдээ зорилгогүйгээр зүгээр л дарж болохгүй. Жижиг, бодит ертөнцийн төслийг сонгоод (багийн арга хэмжээ эсвэл жижиг маркетингийн кампанит ажил төлөвлөх гэх мэт) хоёр долоо хоногийн турш туршилтын программ хангамжаар бүрэн гүйцэтгээрэй. Энэ нь танд уг хэрэгсэл дарамтын дор хэрхэн ажилладагийг жинхэнэ мэдрэх боломжийг олгоно.

4-р алхам: Нэвтрэх болон дэмжлэгийг үнэл.Эхлэх нь хэр хялбар болохыг анхаар. Борлуулагч нь нийтлэг ажлын урсгалын загваруудыг санал болгодог уу (жишээ нь, "Агуулгын хуанли" эсвэл "Ажилтныг ажилд авах")? Тэдний дэмжлэг хариу үйлдэл үзүүлж байна уу? Хэрэгсэл нь танд хэрэгтэй үед тусламж үзүүлж чадах төдийд л сайн.

Төслийн удирдлагын хамгийн сайн хэрэгсэл бол танай багийн жинхэнэ хэрэглэгдэх хэрэгсэл юм. Тогтвортой ашигладаг энгийн хэрэгсэл нь тоос цуглуулдаг хүчирхэг хэрэгслийг ямагт ялах болно.

Яагаад Mewayz шиг бүгд нэгдмэл платформууд тоглоомыг өөрчилдөг вэ

Олон багууд төслийн удирдлагын бие даасан программаас эхэлдэг ч дараа нь CRM, нэхэмжлэх, хүний ​​нөөцийн хувьд тусдаа хэрэгсэл хэрэгтэйг ойлгодог. Энэ нь шинэ асуудал үүсгэдэг: програмын хэт ачаалал. Таван өөр нэвтрэх болон интерфейсийн хооронд контекст шилжих нь бүтээмжийг устгадаг. Эндээс л Mewayz гэх мэт бизнесийн нэгдмэл үйлдлийн систем нь тодорхой давуу талыг бий болгодог.

Танай багийг олон системд суралцаж, жонглёрдуулахын оронд Mewayz шиг платформ нь төслийн удирдлага, үйлчлүүлэгчийн бүртгэл, нэхэмжлэх, тэр ч байтугай хүний ​​нөөцийн функцийг нэг, нэгдмэл орчинд авчирдаг. Төслийн удирдлагын модуль нь CRM-тэй шууд холбогдсон үед та ажлаа орхихгүйгээр төсөлтэй холбоотой бүх харилцагчийн харилцаа холбоо, түүхийг шууд харах боломжтой. Төсөл дуусмагц нэхэмжлэх үүсгэхэд ердөө л нэг товшилт хийхэд хангалттай.

Энэ нэгдсэн арга нь нарийн төвөгтэй байдлыг багасгадаг тул технологийн бус багуудад онцгой ач холбогдолтой. Нэг нэвтрэх, нэг тооцооны данс, удирдах нэг зөвшөөрлийн багц байдаг. Сургалтын муруй нь таны бизнестэй хамт өсөх нэг платформ дээр төвлөрдөг. Сард ердөө 19 доллараас эхлэх үнэ төлбөргүй, төлбөртэй төлөвлөгөөний хувьд энэ нь зөвхөн даалгаврын жагсаалтаа бус бүхэл бүтэн үйл ажиллагаагаа оновчтой болгохыг хүсч буй багуудад нэвтрэх боломжийг олгодог.

Шинэ систем нэвтрүүлэх үед гарах нийтлэг бэрхшээлүүд

Хэрэгслийг сонгох нь тулааны тал хувь юм. Хэрэгжилт гэдэг нь олон хүчин чармайлт бүтэлгүйтэх явдал юм. Шилжилтийг гөлгөр болгохын тулд эдгээр нийтлэг алдаанаас зайлсхий.

• Дээрээс доош үрчлүүлэхийг үүрэг болгох:Хэрвээ удирдлага ямар нэгэн хэрэгсэл худалдан авахгүйгээр багт хүчээр оруулбал эсэргүүцэл гарах нь гарцаагүй. Сонгон шалгаруулалтад багаа татан оролцуулж, үрчлүүлэх ажлыг удирдан явуулахад туслах "аваргууд"-ыг томилоорой.
• Нэг дэх өдөр далайг буцалгах нь: Эхний өдөр төсөл, боловсруулалт бүрийг шинэ хэрэгсэл рүү шилжүүлэх гэж бүү оролд. Нэг эсвэл хоёр идэвхтэй төслөөс эхэл. Багийг томруулахаасаа өмнө эвтэйхэн байж, эвдрэлийг нь засаарай.
• Сургалт, дэмжлэгийг үл тоомсорлох:Хүн бүр үүнийг "ойлгоно" гэж бодох нь гамшгийн жор юм. Богино, төвлөрсөн сургалтын хуваарь гаргаж, энгийн үйлдлүүдийн хүснэгтийг үүсгээрэй.
• Таны ажлын урсгалд тохируулж болохгүй:Ихэнх хэрэгслүүд уян хатан байдаг. Төслийн загвар, захиалгат статус ("Санал хүсэлт хүлээж байна" эсвэл "Батлагдсан" гэх мэт) болон танай багийн бодит ажлын урсгалыг тусгасан автоматжуулалтыг тохируулахад цаг гарга.

Төслийн удирдлагын ирээдүй нь хүн төвтэй

Програм хангамж хөгжүүлэх чиг хандлага нь нарийн төвөгтэй, техникийн интерфейсээс эрс татгалзаж, хүн төвтэй дизайн руу шилжиж байна. Дараагийн үеийн хэрэгслүүд нь хиймэл оюун ухааныг илүү олон функц нэмэхийн тулд бус харин ажлыг илүү хялбарчлах буюу эцсийн хугацааг урьдчилан таамаглах, тэргүүлэх чиглэлүүдийг автоматаар эрэмбэлэх, идэвхтэй ойлголт өгөх зорилгоор ашиглах болно. Зорилго нь программ хангамжийг үл үзэгдэх болгож, багуудад уг хэрэгслийг удирдахад бус харин ажилдаа анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгох явдал юм.

Технологийн бус багуудын хувьд энэ ирээдүй аль хэдийн ирж байна. Платформууд техникийн хонх, шүгэлийн тоогоор бус энгийн байдал, нэгдмэл байдлаар өрсөлдөж байна. Төслийн менежмент нь эцсийн дүндээ хүмүүс, хамтын ажиллагаа, тодорхой харилцаа холбоо гэдгийг ойлгосон хүмүүс ялагч болно. Өнөөдөр эдгээр зарчимд нийцэх хэрэгслийг сонгосноор та зөвхөн одоогийн асуудлыг шийдэж чадахгүй; та маргааш бүтээмжийн шинэчлэлийн дараагийн давалгааг саадгүй нэвтрүүлэхээр багаа байрлуулж байна.

Төслийн менежментийн зөв хэрэгслийг хайх нь илүү ойлгомжтой, үр ашигтай болгох аялал юм. Багийнхаа өвөрмөц хэрэгцээнд анхаарлаа хандуулж, энгийн байдлыг урьтал болгож, хэрэгжүүлэх нийтлэг урхинаас зайлсхийснээр та багийнхаа хамгийн сайн ажлыг хамтдаа хийх боломжийг олгох шийдлийг олох боломжтой.

Байнга асуудаг асуултууд

Технологийн бус багуудын төслийн удирдлагын программ хангамжийг сонгохдоо гаргадаг хамгийн том алдаа юу вэ?

Хамгийн том алдаа бол Jira гэх мэт программ хангамж хөгжүүлэгчдэд зориулагдсан хэрэгслийг сонгох явдал бөгөөд энэ нь шаардлагагүй нарийн төвөгтэй байдал, бизнесийн ерөнхий багуудад суралцах эгц муруйг бий болгодог техникийн функцээр хэт ачаалалтай байдаг.

Манай баг төслийн менежментийн үнэгүй хэрэгслийг үр дүнтэй ашиглаж чадах уу?

Тийм ээ, Trello, Asana, Mewayz зэрэг хэрэгслүүдийн олон үнэгүй багцууд нь жижиг болон дунд хэмжээний багуудад даалгавар, харилцаа холбоог үр дүнтэй удирдахад хангалттай хүчтэй боловч төлбөртэй төлөвлөгөөнүүд автоматжуулалт, илүү гүнзгий интеграцчлал зэрэг илүү дэвшилтэт функцуудыг нээж өгдөг.

Манай баг шинэ хэрэгсэлтэй болоход хэр хугацаа шаардагдах ёстой вэ?

Сайн сонгогдсон, зөн совингийн хэрэглүүрийн тусламжтайгаар танай баг нэг өдрийн дотор үндсэн ажлуудыг гүйцэтгэж, байнгын ашиглалтаас хойш хоёр долоо хоногийн дотор бүрэн тав тухтай байх болно, ялангуяа та туршилтын төслийг эхлүүлсэн бол.

Бүх нэгдмэл платформ нь төслийн удирдлагын бие даасан програмаас юугаараа давуу талтай вэ?

Mewayz гэх мэт бүгд нэг дор платформ нь төслийн удирдлагыг CRM, нэхэмжлэх, хүний нөөцтэй нэг дор нэгтгэснээр програмын хэт ачааллыг бууруулж, олон систем хооронд шилжих шаардлагагүй болж, ажлын урсгалыг бүхэлд нь оновчтой болгодог.

Би яаж багийнхаа шинэ программ хангамжийг нэвтрүүлэх вэ?

Тэднийг сонгон шалгаруулах үйл явцад татан оролцуулж, жижиг туршилтын төслөөр эхлүүлж, энгийн сургалтад хамруулж, үрчлүүлэхийг дээрээс нь доошлуулахын оронд дотоод аваргуудыг томил.