GDPR-ийг дагаж мөрдөхийг энгийн болгосон: Жижиг бизнесийг амьд үлдэх практик гарын авлага

Яагаад GDPR нь зүгээр нэг том компанийн асуудал биш болсон бэ

2018 онд Мэдээлэл Хамгаалах Ерөнхий журам (GDPR) хэрэгжиж эхлэхэд олон жижиг бизнес эрхлэгчид зөвхөн үндэстэн дамнасан корпорациудад л хамаатай гэж бодсоноор тайвширсан. Энэ буруу ойлголт нь өндөр өртөгтэй болохыг нотолсон. Өнөөдөр зохицуулагчид жижиг бизнесийг идэвхтэй хөөцөлдөж, дэлхийн орлогын 10 сая еврогоос 4% хүртэл торгууль ногдуулдаг. Хамгийн чухал нь, хэрэглэгчдийн 81% нь худалдан авалт хийхээсээ өмнө мэдээллийн нууцлалыг анхаарч үздэг. GDPR-ийг дагаж мөрдөх нь зөвхөн шийтгэлээс зайлсхийх явдал биш юм; Энэ нь мэдээллийн зөрчлүүд долоо хоног бүрийн гарчиг болдог эрин үед итгэлцлийг бий болгох тухай юм.

Өгөгдлийн хамгаалалттай холбоотой жижиг бизнесүүд томоохон аж ахуйн нэгжүүдээс илүү эрсдэлтэй тулгардаг. Мэдээллийн технологийн хязгаарлагдмал нөөц, албан бус үйл явц, "бид зорилго тавихад хэтэрхий жижиг" гэсэн сэтгэлгээ нь эмзэг байдлын төгс нөхцлийг бүрдүүлдэг. Үнэн бол хакерууд жижиг бизнесүүдийг яг таг онилдог, учир нь тэд илүү том нийлүүлэлтийн сүлжээнд ороход хялбар байдаг. GDPR нь эдгээр цоорхойг системтэйгээр арилгах, дагаж мөрдөх байдлыг хуулийн дарамтаас өрсөлдөх давуу тал болгон хувиргах тогтолцоог бүрдүүлдэг.

GDPR-ийн үндсэн зарчмуудыг ойлгох нь: Чухамдаа юу чухал вэ

GDPR нь таны бизнесийн гаргасан өгөгдлийн шийдвэр бүрийг удирдан чиглүүлэх долоон үндсэн зарчмыг тойрон эргэлддэг. Эдгээр нь зөвхөн хууль эрх зүйн шаардлага биш бөгөөд үйлчлүүлэгчдийн хүсэн хүлээж буй ёс зүйн өгөгдөлтэй харьцах практик удирдамж юм.

Хууль ёсны байдал, шударга байдал, ил тод байдал

Мэдээлэл цуглуулах бүр нь тодорхой хууль эрх зүйн үндэслэлтэй байх ёстой: зөвшөөрөл, гэрээний шаардлага, хууль ёсны үүрэг, амин чухал ашиг сонирхол, нийтийн даалгавар эсвэл хууль ёсны ашиг сонирхол. Ихэнх жижиг бизнесүүдийн хувьд зөвшөөрөл, хууль ёсны ашиг сонирхол нь үндсэн суурь байх болно. Ил тод байдал гэдэг нь юу цуглуулж, яагаад цуглуулсан тухайгаа илэн далангүй хэлнэ гэсэн үг бөгөөд ямар ч далд заалт, ойлгомжгүй хэллэг байхгүй.

Зориулалтын хязгаарлалт ба өгөгдлийг багасгах

Зөвхөн тодорхой зорилгоор хэрэгтэй зүйлээ цуглуул. Мэдээллийн товхимолд зориулсан имэйлийн жагсаалт нь шинэчилсэн зөвшөөрөлгүйгээр гэнэт хамааралгүй бүтээгдэхүүний маркетингийн мэдээллийн сан болж болохгүй. Өгөгдлийг багасгах гэдэг нь хэрэв танд зөвхөн бүс нутгийн саналд зип код хэрэгтэй бол бүтэн хаягийг бүү цуглуул. Зөвхөн энэ зарчим нь таны аюулгүй байдлын эрсдлийг эрс багасгадаг.

Нарийвчлал, хадгалах хязгаарлалт, бүрэн бүтэн байдал

Үнэн зөв мэдээллийг хадгалж, буруу мэдээллийг нэн даруй устгах эсвэл шинэчлэх. Хадгалах хязгаарлалт гэдэг нь зорилго нь дууссаны дараа өгөгдлийг устгана гэсэн үг - хэрэглэгчийн бүртгэл тодорхойгүй хугацаагаар үргэлжлэх ёсгүй. Бүрэн бүтэн байдал нь өгөгдлийн мэдрэмжтэй пропорциональ аюулгүй байдлын арга хэмжээ авах замаар зөвшөөрөлгүй боловсруулалтаас хамгаалахыг шаарддаг.

Хариуцлага

Танаас баримт бичиг, сургалт, нотлох баримтаар дамжуулан дагаж мөрдөхөө харуулахыг шаарддаг ерөнхий зарчим. Энэ нь ихэнх жижиг бизнесүүд бодит өгөгдөл боловсруулахдаа биш, харин өгөгдлийг зөв боловсруулдаг гэдгээ батлахдаа бүтэлгүйтдэг.

Таны GDPR-д нийцэж байгаа эсэхийг шалгах хуудас: 12 сарын хугацаанд итгэлтэй байх хугацаа

GDPR-ийг улирал тутам зохицуулах боломжтой үе шат болгон хуваах нь хэт ачаалал үүсэхээс сэргийлнэ. Энд жижиг багуудын бодит цагийн хуваарь байна.

1-3-р сар: Үнэлгээ ба зураглал

Өгөгдлийн аудитаас эхэлье: та ямар хувийн мэдээллийг цуглуулдаг, хаана хадгалагддаг, хэн түүнд ханддаг, яагаад? Хэрэглэгчийн мэдээллийг цуглуулахаас эхлээд устгах хүртэл дүрсэлсэн мэдээллийн урсгалын зураглалыг үүсгэ. Боловсруулах үйл ажиллагаа бүрийн хууль эрх зүйн үндэслэлээ тодорхойл. Энэхүү суурь ажил нь яаралтай шийдэл шаардахгүйгээр цоорхойг илрүүлдэг.

4-6-р сар: Бодлого ба үйл явцын хөгжил

Үлдсэн үр дүнгээ тодорхой бодлого болгон баримтжуулна уу: нууцлалын мэдэгдэл, өгөгдөл хадгалах хуваарь, зөрчлийн хариу арга хэмжээний төлөвлөгөө. Зөвшөөрлийн механизмыг шинэчлэх—урьдчилан тэмдэглэсэн хайрцгууд нь хүчинтэй зөвшөөрөл байхаа больсон. Шаардлагагүй маягтын талбаруудыг өөрийн вэб сайт болон системээс устгаж, өгөгдлийг багасгах ажлыг хэрэгжүүлээрэй.

7-9-р сар: Хэрэгжилт ба сургалт

Ажилтнуудын сургалтаар шинэ журам гарга. Гурван хүний ​​бүрэлдэхүүнтэй баг хүртэл өгөгдөл боловсруулах үндсэн дүрмийн талаар ойлголттой байх шаардлагатай. Зөрчлийн хариу арга хэмжээний төлөвлөгөөгөө ширээний дасгалаар туршиж үзээрэй. Мэдээлэл хадгалах бодлого болон хандалтын хяналтыг автоматжуулахын тулд Mewayz зэрэг системийг тохируулна уу.

10-12-р сар: Хянан засварлах

Анхны жилийн тоймоо хий: бодлого ажиллаж байна уу? Алдаа дутагдлыг онцолсон эсвэл үйлчлүүлэгчээс асуусан асуулт байна уу? Хариуцлага тооцохын тулд бүх зүйлийг баримтжуул. Энэхүү мөчлөгт үйл явц нь төслөөс дагаж мөрдөхийг ердийн бизнес болгон хувиргадаг.

Практик хэрэглүүр: Технологи дагаж мөрдөх журмыг хэрхэн хялбаршуулдаг вэ

Гараар GDPR-д нийцүүлэх нь дундаж жижиг бизнест сар бүр 15-20 цаг зарцуулдаг. Зөв технологи нь үүнийг 2-3 цаг хүртэл багасгаж, нарийвчлалыг сайжруулдаг.

• Төвлөрсөн мэдээллийн менежмент: Mewayz гэх мэт платформууд нь олон мэдрэгчтэй цэгүүдээс (вэбсайт, POS, имэйл) хэрэглэгчийн өгөгдлийг нэгтгэсэн хадгалах дүрмийн дагуу нэгдсэн профайл болгон нэгтгэдэг
• Зөвшөөрлийг автоматаар хянах: Зөвшөөрлийн хугацааг тэмдэглэж, тохиргоог хянах, татгалзахыг удирдах системүүд нь хүснэгтийн толгойн өвчинг автоматаар арилгадаг
• Хандалтын хяналт: Гүйцэтгэлд суурилсан зөвшөөрөл нь ажилтнууд зөвхөн өөрсдийн үүрэгт шаардлагатай өгөгдлийг хардаг бөгөөд энэ нь дотоод зөрчлийн эрсдлийг бууруулдаг
• Өгөгдөл зөөвөрлөх хэрэгслүүд: Нэг товшилтоор экспортлох функцууд нь GDPR-ийн 30 хоногийн эцсийн хугацаанд "хандах эрх"-ийн хүсэлтэд хариу өгөхийг хялбаршуулдаг
• Зөрчил илрүүлэх: Өгөгдлийн хандалтын ердийн бус хэв маягийн автомат дохиолол нь эрт сэрэмжлүүлэх системээр хангадаг

Mewayz-г ашигладаг бизнесүүдэд GDPR модуль (API-р сард 4.99 доллар) нь зөвшөөрлийн удирдлага, өгөгдлийн зураглалын дүрслэл, хүсэлтийн ажлын урсгалыг автоматжуулдаг. Цагаан шошготой сонголт (сард $100) нь агентлагуудад үйлчлүүлэгчдэд брэнд үйлчилгээ болгон дагаж мөрдөх боломжийг олгодог.

Өгөгдлийн субьектийн хүсэлтийг зохицуулах: Алхам алхмаар зааварчилгаа

GDPR нь хувь хүнд өгөгдлийнх нь талаар найман эрхийг олгодог. Хэрэглэгчид эдгээр эрхээ эдлэх үед танд хариу өгөх 30 хоног байна. Хамгийн түгээмэл хүсэлтийг хэрхэн үр дүнтэй шийдвэрлэх талаар эндээс үзнэ үү.

1. Хандах эрх: Баталгаажсан хүсэлтийн дагуу өөрийн эзэмшиж буй бүх хувийн мэдээллийн хуулбарыг өгнө үү. Гараар эмхэтгэлээс илүү системийн экспортыг ашигла.
2. Залруулах эрх: Бүх системд буруу мэдээллийг нэн даруй засч залруулах — төвлөрсөн мэдээллийн сан нь тогтмол бус шинэчлэлтээс сэргийлнэ.
3. Устгах эрх: Хувийн мэдээллийг хадгалах хууль зүйн үндэслэлгүй бол хүсэлтийн дагуу устгана уу. Устгах үйл явцыг баримтжуулна уу.
4. Боловсруулахыг хязгаарлах эрх: Нарийвчлал эсвэл эсэргүүцлийн нэхэмжлэлийг шалгаж байх үед дата ашиглалтыг түр зогсоох.
5. Өгөгдөл зөөвөрлөх эрх: Өгөгдлийг өөр үйлчилгээ рүү шилжүүлэхийн тулд машинд унших боломжтой форматаар хангах.
6. Эсэргүүцэх эрх: Шууд маркетингийн боловсруулалтыг даруй зогсоох; бусад зорилгоор үргэлжлүүлэн боловсруулалтыг зөвтгөөрэй.

Хүсэлтийн төрөл тус бүрээр стандартчилсан загваруудыг үүсгэ. Mewayz хэрэглэгчид эдгээр ажлын урсгалыг өөрчлөх боломжтой маягт болон зөвшөөрлийн процессоор автоматжуулах боломжтой.

Өгөгдлийн зөрчлийн хариу арга хэмжээ: Асуудал буруу болоход юу хийх вэ

Жижиг бизнес эрхлэгчдийн 73% нь өгөгдлийн зөрчилтэй байдаг ч зөвхөн 43% нь хариу арга хэмжээ авах төлөвлөгөөтэй байдаг. GDPR нь зөрчлийн талаар эрх баригчдад 72 цагийн дотор болон нөлөөлөлд өртсөн хувь хүмүүст цаг алдалгүй мэдээлэхийг шаарддаг.

Шууд арга хэмжээ (эхний 24 цаг)

Нөлөөлөлд өртсөн системийг салгаснаар зөрчлийг тогтооно. Хамрах хүрээг үнэлнэ үү: ямар өгөгдөл алдагдсан, хичнээн хүн өртсөн, юунаас үүдэлтэй вэ? Зохицуулалтын тайлан гаргахын тулд бүх зүйлийг баримтжуулах. Тогтвортой харилцахын тулд ганц төлөөлөгч томилно уу.

Зохицуулалтын мэдэгдэл (1-3 дахь өдөр)

Зөрчлийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, нөлөөлөлд өртсөн өгөгдлийн ангилал, хувь хүмүүс, болзошгүй үр дагавар, авсан арга хэмжээний талаар өөрийн хяналтын байгууллагад мэдэгдэнэ үү. Бүрэн бус байсан ч 72 цагийн дотор анхны мэдэгдэл нь дагаж мөрдөх хүчин чармайлтыг харуулж байна.

Хувийн харилцаа холбоо ба сэргээх

Нөлөөлөлд өртсөн хүмүүст зөрчил, эрсдэл, хамгаалах арга хэмжээний талаар тодорхой хэлээр мэдэгдэх. Дахилтаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд засч залруулах арга хэмжээ авах. Сургамж дээрээ үндэслэн аюулгүй байдлын протоколуудаа хянаж, шинэчилнэ үү.

Өгөгдлийн зөрчлөөс урьдчилан сэргийлэх зардал нь жижиг бизнесүүдэд дунджаар 150,000 доллар байдаг. Нэр хүндэд учирсан хохирол, зохицуулалтын торгуулийг оруулалгүйгээр нэг удаа хариу өгөхөд дунджаар 385,000 доллар болдог.

Таны бизнесийн соёлд хувийн нууцыг бий болгох нь

GDPR-ийг дагаж мөрдөх нь нэг удаагийн төсөл биш, харин танай байгууллагын соёлд нэвтрэн орох ёстой байнгын амлалт юм.

Зөвхөн бодлогоор бус үйлдлээр нууцлалын ач холбогдлыг харуулсан манлайлалаас эхэл. Мэдээллийн хамгаалалтыг шинэ ажилтны ажилд оруулах, тэр ч байтугай техникийн бус үүрэг гүйцэтгэдэг. Тогтмол (улирал тутам) нууцлалын талаарх сэрэмжлүүлэг нь сэдвийг шинэлэг байлгадаг. Ажилчдыг хэлмэгдүүлэлтээс айхгүйгээр хувийн нууцтай холбоотой асуудлуудыг тодорхойлоход нь урамшуул.

Шинэ бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ эсвэл маркетингийн кампанит ажлыг үнэлэхдээ "хувийн нууцлалыг загварчлах"-ыг дараа нь бодохоос илүүтэй хамгийн түрүүнд анхаарч үзээрэй. Энэхүү идэвхтэй арга нь дагаж мөрдөхийг баталгаажуулаад зогсохгүй, хөл хөдөлгөөн ихтэй зах зээл дээр таны бизнесийг бусдаас ялгарах харилцагчийн итгэлийг бий болгодог.

Зохицуулахаас гадна: Өгөгдлийн нууцлалыг өрсөлдөх давуу тал болгох нь

Урагшаа бодолтой жижиг бизнесүүд одоо GDPR-ийн нийцлийг маркетингийн хэрэгсэл болгон ашиглаж байна. Нууцлалын тодорхой бодлого, татгалзах хялбар механизм, өгөгдлийн ил тод практикийг харуулах нь хувийн нууцад санаа зовж буй эрин үед хэрэглэгчийн итгэлийг бий болгодог.

Үйлчлүүлэгчидтэй харилцахдаа өөрийн амлалтаа тодотгох талаар бодож үзээрэй: "Таны нууцлал чухал учраас бид GDPR стандартыг дагаж мөрддөг." Аюулгүй өгөгдөлтэй харьцах аргыг илүү хатуу ширүүн байж болзошгүй өрсөлдөгчдөөс ялгах болгон ашигла. Ил тод өгөгдлийн туршлагуудаар олж авсан итгэл нь ихэвчлэн үйлчлүүлэгчийн үнэнч байдал болон эерэг үнэлгээнд хувирдаг.

Калифорнийн CCPA, Бразилийн LGPD болон бусад хүмүүс GDPR-ийг дагаж мөрддөг нууцлалын зохицуулалт дэлхий даяар өргөжихийн хэрээр эрт нэвтрүүлэгчид давуу талыг олж авдаг. Таны өнөөдөр бий болгосон тогтолцоо нь ирээдүйн зохицуулалтыг дагаж мөрдөхийг хялбарчилж, хуулийн шаардлагыг бизнесийн тогтвортой байдал болгон хувиргах болно.

Mewayz зэрэг хэрэгслүүд нь дагаж мөрдөхийг нэмэлт ачааллаас боломж болгон хувиргадаг. Платформын модульчлагдсан арга нь бизнесүүдэд GDPR-ийн чухал шинж чанаруудаас эхлэх боломжийг олгодог бөгөөд хэрэгцээ өсөхийн хэрээр өргөжин тэлэх боломжийг олгодог. Зөвшөөрлийн автомат удирдлага эсвэл зөрчлийн мэдэгдлийн ажлын урсгалаар дамжуулан технологи нь одоо бүх төрлийн бизнест байгууллагын түвшний мэдээллийн хамгаалалтыг хүртээмжтэй болгож байна.

Байнга асуудаг асуултууд

GDPR нь ЕХ-ноос гадуурх жижиг бизнесүүдэд хамаарах уу?

Тийм ээ, хэрэв та ЕХ-ны оршин суугчдын мэдээллийг боловсруулдаг бол—таны бизнес өөр газар байрладаг байсан ч гэсэн. Үүнд ЕХ-ны хэрэглэгчдэд худалдах эсвэл тэдний зан байдлыг онлайнаар хянах зэрэг багтана.

Жижиг бизнес эрхлэгчдийн гаргадаг GDPR-ийн хамгийн том алдаа юу вэ?

Дагаж мөрдөх хүчин чармайлтыг баримтжуулж чадаагүй. Хариуцлагын зарчим нь танаас дагаж мөрдөж байгаагаа нотлохыг шаарддаг, зөвхөн хэрэгжүүлэх биш.

Жижиг бизнес GDPR-д нийцүүлэхийн тулд хэр их төсөвлөх ёстой вэ?

50-иас доош ажилчинтай бизнес эрхлэгчдийн хувьд 40-80 цагийн эхний тохируулга, сар бүр 2-5 цагийн засвар үйлчилгээ хийнэ. Технологийн хэрэгслүүд эдгээр зардлыг эрс багасгадаг.

GDPR-ийн дагуу хүчинтэй зөвшөөрөл гэж юу вэ?

Тодорхой, тодорхой, хоёрдмол утгагүй сонголт-урьдчилан тэмдэглэсэн хайрцаг байхгүй. Та ямар өгөгдөл цуглуулж, тэдгээрийг хэрхэн ашиглахаа хялбархан гаргах сонголттойгоор тодорхой зааж өгөх ёстой.

Бид хуульч хөлслөхгүйгээр GDPR-ийн шаардлагыг хангаж чадах уу?

Анхны дагаж мөрдөх зааварчилгааг заавар, хэрэгслийг ашиглан дотооддоо зохицуулах боломжтой боловч ЕХ-ноос гадуур өгөгдөл дамжуулах гэх мэт нарийн төвөгтэй нөхцөл байдлын хувьд нууцлалын мэргэжилтэнтэй зөвлөлдөнө үү.