Бизнесийн үйл явцын баримтжуулалт: масштабын чимээгүй алуурчин (мөн үүнийг хэрхэн засах вэ)

"Энэ бүхэн миний толгойд" киноны далд өртөг

Танд ийм зүйл тохиолдсон байх: гол ажилтан ажлаасаа гарч, гэнэтийн чухал үйл явц зогсонги байдалд ордог. Тухайн үйлчлүүлэгчийн буцаан олголтыг боловсруулах яг тодорхой алхмуудыг хэн ч мэдэхгүй, ханган нийлүүлэгчийн порталд нэвтрэх итгэмжлэл байхгүй, эсвэл түргэн шуурхай хүргэх нууц гар барилт хаалганаас гарсан бололтой. Энэ бол зүгээр нэг таагүй байдал биш; Энэ нь таны орлогод шууд нөлөөлнө. Паноптогийн 2023 онд хийсэн судалгаагаар ажилтнууд долоо хоногт 5.3 цага хамт ажиллагсдаасаа мэдээлэл хүлээж, эсвэл аль хэдийн байгаа ажлыг дахин бүтээх гэж оролддог болохыг тогтоожээ. Энэ нь тэдний цалинтай цагийн 11 гаруй хувийг үр ашиггүй мэдлэг солилцоход алдсан гэсэн үг юм. Бизнесийн үйл явцын баримт бичиг нь эсрэг эм юм. Энэ нь компанийхаа чухал ажил бүрийн хувьд алхам алхмаар зааварчилгаа, хариуцлагатай талууд, шаардлагатай нөөцийг тодорхой бөгөөд хүртээмжтэй хэлбэрээр авах практик юм. Энэ нь овгийн мэдлэгийг өргөжүүлэх боломжтой хөрөнгө болгон хувиргадаг.

Яагаад төвөг удсан бэ? Үйл явцаа баримтжуулахын бодит ашиг тус

Олон бизнес эрхлэгчид баримт бичгийг хүнд суртал ихтэй цаг хугацаа зарцуулдаг гэж үздэг. Бодит байдал бол яг эсрэгээрээ. Энэ нь үр ашиг, тогтвортой байдал, уян хатан байдалд асар их ногдол ашиг өгдөг хөрөнгө оруулалт юм.

1. Ажилчдын эргэлтийн эсрэг байгууллагын мэдлэгийг хадгалах

Ялангуяа хөгжиж буй салбарт ажиллагсдын дундаж хугацаа багасч байна. Хэн нэгнийг орхих үед баримтжуулаагүй л бол мэргэжил нь түүнтэй хамт явдаг. Зохих SOPs (Стандарт үйл ажиллагааны журам) нь шинэ ажилд орох хүн эхний өдрөөсөө үр бүтээлтэй байж, ажилдаа орох хугацааг 70% хүртэл бууруулдаг. Энэ нь таны бизнесийг ганц хүний мэдлэгт барьцаалагдахаас хамгаалдаг.

2. Урьд өмнө байгаагүй тууштай байдал, чанарын хяналтыг бий болгох

Стандарт байхгүй бол ажилтан бүр даалгаврыг арай өөрөөр гүйцэтгэдэг. Энэ нь хэрэглэгчдэд нийцэхгүй туршлага, бүтээгдэхүүний чанар өөрчлөгдөх, урьдчилан таамаглах боломжгүй үр дагаварт хүргэдэг. Баримтжуулсан процессууд нь үнэний нэг эх сурвалжийг бий болгож, үндсэн оффист эсвэл алсаас ажиллаж байгаа эсэхээс үл хамааран хүн бүр ижил өндөр чанартай үр дүнг үзүүлэхийг баталгаажуулдаг.

3. Дадлага хийх хугацааг хурдасгаж, сургалтын хугацааг богиносгох

Багийн ахлах гишүүн хэдэн долоо хоног шинэ ажилтныг сүүдэрлэхийн оронд тэдэнд үйл явцын сайн зохион байгуулалттай номын санг өгч болно. Энэ нь сургалтыг цаг хугацаа их шаарддаг, аман ярианы уламжлалаас өөрөө удирддаг, өргөжүүлэх боломжтой систем болгон хувиргадаг. Багийн шинэ гишүүд илүү хурдан өөртөө итгэлтэй болж, илүү хурдан хувь нэмэр оруулагч болдог.

4. Автоматжуулалтын үр ашиггүй байдал, боломжуудыг тодорхойлох

Та харагдахгүй байгаа зүйлээ сайжруулж чадахгүй. Үйл явцыг бичих энгийн үйлдэл нь ихэвчлэн шаардлагагүй алхамууд, шаардлагагүй зөвшөөрөл эсвэл саад бэрхшээлийг илрүүлдэг. Үйл явцын зураглалыг гаргасны дараа Mewayz-ийн автоматжуулалтын онцлог зэрэг хэрэгслийг хаана ашиглах боломжтой болох нь тодорхой болж, долоо хоног бүр гар аргаар ажиллах цагийг хэмнэнэ.

Эндээс эхэл: Аливаа үйл явцыг баримтжуулах 5-шатлалт тогтолцоо

Дарамтгай байна уу? Бүх зүйлийг нэг дор баримтжуулах гэж бүү оролд. Энэхүү практик, алхам алхмаар аргыг дага.

1. Шүүмжтэй ба ердийн горимыг тодорхойлох: Өндөр нөлөө үзүүлдэг (жишээ нь, үйлчлүүлэгчийг элсүүлэх, нэхэмжлэх) эсвэл байнга гүйцэтгэдэг (жишээ нь, өдөр тутмын борлуулалтын тайлан) процессуудаас эхэл. Энэ үе шатанд нэг удаагийн ажлыг баримтжуулахаас зайлсхий.
2. Аваргаа сонгоно уу: Баримт бичгийн ажлыг одоогоор хамгийн сайн гүйцэтгэж байгаа хүнд даалга. Тэд хамгийн гүн гүнзгий, практик мэдлэгтэй.
3. "Байгаагаараа" үйл явцын зураглалыг зур:Үүнийг идеал болгож болохгүй. Үйл явцыг яг өнөөдрийнх шиг, warts болон бүх зүйлийг баримтжуул. Энгийн форматыг ашигла: Триггер > Алхамууд > Үр дүн.
4. Хянаж, боловсронгуй болгох:Багийн бусад гишүүд болон менежерээр ноорогтой танилцана уу. Энэ нь утга учиртай юу? Алхам дутуу байна уу? Эндээс та сайжруулалтыг тодорхойлох боломжтой.
5. Төвлөрсөн ба Хуваалцах: Эцсийн баримт бичгийг хүн бүр хандах боломжтой хуваалцсан, үүлэнд суурилсан системд хадгал. Mewayz's Document Hub гэх мэт хэрэгсэл нь таны багийн өдөр бүр ашигладаг бодит хэрэглүүртэй баримтжуулалтыг нэгтгэдэг тул үүнд төгс тохирно.

Хатуу чулуулаг процессын баримт бичигт юу оруулах вэ

Сайн үйл явцын баримт бичиг нь зөвхөн алхамуудын жагсаалт биш юм. Энэ нь контекст, тодорхой байдлыг өгдөг. Эдгээр элементүүдийг оруулахыг зорь:

• Процессын нэр & ID: Тодорхой гарчиг, хялбар лавлахад зориулсан өвөрмөц танигч (жишээ нь, PRO-001).
• Эзэмшигч ба оролцогч талууд:Энэ үйл явцыг хэн хариуцах вэ? Хэнд мэдэгдэх шаардлагатай вэ?
• Зорилго:Яагаад энэ үйл явц байдаг вэ? Энэ нь бизнесийн ямар зорилгыг дэмждэг вэ?
• Триггер: Ямар үйл явдал үйл явцыг эхлүүлдэг вэ? (жишээ нь: "Шинэ харилцагч холбоо барих маягтыг илгээдэг.")
• Алхам алхмаар зааварчилгаа: Баримт бичгийн гол хэсэг. Тодорхой бай. "Үйлчлүүлэгчтэй холбоо барих" гэсний оронд "1. CRM-г нээ. 2. Үйлчлүүлэгчийн бүртгэлийг ол. 3. "Project Kickoff" цахим шуудангийн загварыг ашиглана."
гэж бичнэ үү.
• Шаардлагатай хэрэгсэл/нөөц: Шаардлагатай программ хангамж, нэвтрэлт эсвэл материалыг жагсаана уу (жишээ нь, "Mewayz CRM модуль, үйлчлүүлэгчийн гэрээний загвар V2").
• Хийсэн гэсэн тодорхойлолт: Процесс амжилттай дууссаныг та яаж мэдэх вэ? (жишээ нь, "Үйлчлүүлэгч гэрээнд гарын үсэг зурж, мэндчилгээний имэйл хүлээн авлаа.")

"Үйл явцыг баримтжуулах нь хатуу скрипт бүтээх тухай биш, харин танай багийг илүү бие даасан, шинэлэг байх боломжийг олгодог тодорхой байдлын суурийг бий болгох явдал юм."

Зөв хэрэгслүүдийг сонгох нь: Энгийн Wiki-ээс нэгдсэн систем хүртэл

Таны ашигладаг хэрэгсэл чухал. Сервер дээр хадгалагдсан Word баримт нь юу ч биш байснаас дээр боловч хурдан хуучирч, мартагддаг. Орчин үеийн шийдлүүд нь шууд, харилцан уялдаатай баримт бичгийг санал болгодог.

Энгийн эхлэл: Wikis болон дундын драйвууд

Notion, Confluence, эсвэл бүр сайн зохион байгуулалттай Google Drive хавтас зэрэг хэрэгслүүд нь жижиг багуудын хувьд маш сайн эхлэлийн цэг болдог. Тэд боломжийн, уян хатан байдаг. Сул тал нь? Тэд таны бодит ажлаас тусдаа амьдардаг тул баримт бичиг хуучирч муудхад хялбар болгодог.

Нэгдсэн цахилгаан станц: Бүгд нэгдмэл платформууд

Энэ бол Mewayz гэх мэт платформууд гэрэлтдэг газар юм. Таны CRM-ийг нэг таб, процессын баримт бичгүүдийг нөгөө таб дээр байрлуулахын оронд тэдгээрийг нэгтгэсэн болно. Ажилтан CRM дахь үйлчлүүлэгчийн бүртгэлийг үзэж байх үед тэд контекстийг солихгүйгээр холбогдох "Үйлчлүүлэгчийг суулгах" SOP-г шууд татаж авах боломжтой. Энэ нь үрчлэлтийн тоог эрс нэмэгдүүлдэг учир нь баримт бичиг яг шаардлагатай үед бэлэн байдаг.

Баримт бичгийг нэг удаагийн төсөл биш харин амьдралын хэвшил болгох нь

Процессын баримтжуулалтын хамгийн том алдаа бол түүнийг дуусах хугацаатай төсөл гэж үзэх явдал юм. Процессууд хувьсан өөрчлөгдөж, таны баримт бичиг тэдгээртэй хамт хөгжих ёстой.

• Эзэмшигчдийг томилох: Баримтжуулсан үйл явц бүрийг шинэчилж байх үүрэгтэй ганц эзэмшигч шаардлагатай.
• Шүүмжийн хуваарь: Гол үйл явцыг үнэн зөв эсэхийг шалгахын тулд улирал эсвэл хоёр жил тутам хуанлийн сануулагч тохируулаарай.
• Санал хүсэлтийг урамшуулах: Ажилчдад үйл явцыг сайжруулах санал болгох энгийн аргыг бий болго. Үүнийг хамтын хүчин чармайлт болго.
• Өөрчлөлттэй нэгтгэх: Та шинэ програм хангамжийн хэрэгсэл (Mewayz модулийг нэмэх гэх мэт) хэрэгжүүлэх бүрт холбогдох процессуудыг шинэчлэх нь нэвтрүүлэх төлөвлөгөөний нэг хэсэг байх ёстой.

Дээрх мөр: Баримт бичиг нь өрсөлдөх давуу тал

Өнөөгийн хурдацтай хөгжиж буй бизнесийн орчинд авхаалж самбаа чухал. Үйл явцаа баримтжуулж, хүртээмжтэй болгосон компани нь шинэ багийн гишүүдийг илүү хурдан элсүүлж, зах зээлийн өөрчлөлтөд илүү үр дүнтэй дасан зохицож, олон ирээдүйтэй бизнесүүдийг саатуулж буй өсөн нэмэгдэж буй зовлон зүдгүүргүйгээр цар хүрээгээ тэлэх боломжтой. Энэ нь таны үйл ажиллагааны ноу-хауг эмзэг нууцаас удаан эдэлгээтэй, шилжүүлэх боломжтой хөрөнгө болгон хувиргадаг. Өнөөдөр таны баримт бичигт хөрөнгө оруулах цаг нь тоо томшгүй олон цагийг хэмнэж, алдааг багасгаж, маргаашийн тогтвортой өсөлтийн суурийг бий болгоно. Энэ долоо хоногт нэг процессоор эхэл. Та түүний ялгааг хараад гайхах болно.

Байнга асуудаг асуултууд

Бид баримт бичгийг боловсруулахад хэр их цаг зарцуулах ёстой вэ?

Багаас эхэл. Долоо хоногт нэг гол үйл явцыг баримтжуулахыг зорьж, үүнд 1-2 цаг зарцуул. Цагийн хөрөнгө оруулалт нь урд талын ач холбогдолтой боловч урт хугацааны хэмнэлт нь маш их юм.

Бизнесийн бичиг баримт бүрдүүлэхдээ гаргадаг хамгийн том алдаа юу вэ?

Хэн ч ашигладаггүй хэтэрхий төвөгтэй баримт бичгүүдийг үүсгэх. Үүнийг энгийн, үйлдэлд чиглэсэн, даалгаврыг амжилттай дуусгахад шаардлагатай чухал алхмуудад анхаарлаа төвлөрүүл.

Бид үйл явцыг баримтжуулахын тулд ажилчдаа хэрхэн авах вэ?

Үүнийг бичил менежмент гэж бус харин тэдний ажлыг хөнгөвчлөх хэрэгсэл болгон бүтээгээрэй. Тэднийг бүтээх үйл явцад татан оролцуулж, давтагдах асуулт, алдааг хэрхэн багасгаж байгааг харуул.

Бид компани дахь ажил бүрийг баримтжуулах ёстой юу?

Үгүй. Юуны өмнө чухал, давтагдах эсвэл өндөр эрсдэлтэй процессуудад анхаарлаа төвлөрүүл. Нэг удаагийн ажлыг баримтжуулах нь хөрөнгө оруулалтын сайн өгөөж биш юм.

Mewayz шиг технологи нь үйл явцын баримт бичигт хэрхэн тусалж чадах вэ?

Mewayz гэх мэт нэгдсэн платформууд нь танай багийн өдөр бүр ашигладаг хэрэгсэлд (жишээ нь, CRM, төслийн менежмент гэх мэт) SOP-уудыг шууд оруулах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь баримт бичгийг контекст хамааралтай, хялбар хүртээмжтэй болгож, үрчлүүлэх явцыг эрс сайжруулдаг.