എച്ച്ആർ ഇല്ലാതെ എങ്ങനെ ചെറുകിട ബിസിനസ്സ് പേറോൾ പ്രവർത്തിപ്പിക്കാം: ഒരു സ്ട്രെസ്-ഫ്രീ ഗൈഡ്

പേയ്റോൾ പസിൽ: എന്തുകൊണ്ട് ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകൾക്ക് ഇത് തെറ്റായി മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയില്ല

നികുതി ഫോമുകൾ, ഓവർടൈം കണക്കുകൂട്ടലുകൾ, കംപ്ലയിൻസ് ഡെഡ്‌ലൈനുകൾ എന്നിവയിൽ നിങ്ങൾ മുട്ടുകുത്തുന്നത് വരെ നേരിട്ട് തോന്നുന്ന ബിസിനസ്സ് ടാസ്‌ക്കുകളിൽ ഒന്നാണ് പേറോൾ റണ്ണിംഗ്. ഒരു സമർപ്പിത എച്ച്ആർ ഡിപ്പാർട്ട്മെൻ്റ് ഇല്ലാതെ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകൾക്ക്, ശമ്പളപ്പട്ടിക ഒരു പ്രതിമാസ സ്രോതസ്സായി മാറും. IRS അനുസരിച്ച്, ഏകദേശം 40% ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകളും ശമ്പളപ്പട്ടികയിലെ പിഴവുകൾക്ക് പ്രതിവർഷം ശരാശരി $845 പിഴ അടയ്‌ക്കുന്നു—വളർച്ചയിൽ മികച്ച നിക്ഷേപം നടത്താൻ കഴിയുന്ന പണം.

എന്നാൽ യാഥാർത്ഥ്യം ഇതാണ്: ശമ്പളപ്പട്ടിക സങ്കീർണ്ണമാക്കേണ്ടതില്ല. ശരിയായ സംവിധാനങ്ങളും ധാരണയും ഉപയോഗിച്ച്, എച്ച്ആർ വൈദഗ്ദ്ധ്യം കൂടാതെ പോലും, നിങ്ങളുടെ ടീമിൻ്റെ നഷ്ടപരിഹാരം കൃത്യമായും അനുസരിച്ചും കാര്യക്ഷമമായും നിങ്ങൾക്ക് മാനേജ് ചെയ്യാം. ഈ ഗൈഡ് നിങ്ങളെ പ്രാരംഭ സജ്ജീകരണം മുതൽ നിലവിലുള്ള മാനേജ്മെൻ്റ് വരെയുള്ള മുഴുവൻ പ്രക്രിയയിലൂടെയും നിങ്ങളുടെ ടീം വളരുന്നതിനനുസരിച്ച് പ്രായോഗിക തന്ത്രങ്ങളോടെ നിങ്ങളെ നയിക്കും.

നിങ്ങളുടെ പേറോൾ ബാധ്യതകൾ മനസ്സിലാക്കുക: ചെക്കുകൾ എഴുതുന്നതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ

നിങ്ങളുടെ ആദ്യ ശമ്പളം കണക്കാക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, യഥാർത്ഥത്തിൽ എന്താണ് ശമ്പളം നൽകേണ്ടതെന്ന് നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് ജീവനക്കാർക്ക് പണം കൈമാറുക മാത്രമല്ല - നിയമപരവും സാമ്പത്തികവുമായ പ്രത്യാഘാതങ്ങളുള്ള ഒരു സമഗ്രമായ പ്രക്രിയയാണ്.

പണപ്പട്ടികയുടെ മൂന്ന് ഘടകങ്ങൾ

പേയ്‌റോളിൽ പരസ്പര ബന്ധിതമായ മൂന്ന് ഘടകങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: നഷ്ടപരിഹാര കണക്കുകൂട്ടൽ, നികുതി തടഞ്ഞുവയ്ക്കലും പണമടയ്ക്കലും, പാലിക്കൽ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ. ഓരോന്നിനും വിശദമായ ശ്രദ്ധയും ചിട്ടയായ ട്രാക്കിംഗും ആവശ്യമാണ്.

നിങ്ങൾക്ക് അവഗണിക്കാൻ കഴിയാത്ത നിയമപരമായ ആവശ്യകതകൾ

ഫെഡറൽ, സ്റ്റേറ്റ് റെഗുലേഷനുകൾ നിങ്ങൾ എങ്ങനെ ശമ്പളം കൈകാര്യം ചെയ്യണം എന്നതിനെ നിയന്ത്രിക്കുന്നു. ഫെയർ ലേബർ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആക്ട് (FLSA) മിനിമം വേതനം, ഓവർടൈം, റെക്കോർഡ് കീപ്പിംഗ് ആവശ്യകതകൾ എന്നിവ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു. അതേസമയം, നികുതി നിയമങ്ങൾ ജീവനക്കാരുടെ വേതനത്തിൽ നിന്ന് ആദായനികുതി, സാമൂഹിക സുരക്ഷ, മെഡികെയർ എന്നിവ തടഞ്ഞുവയ്ക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നു- കൂടാതെ തൊഴിൽ ദാതാവിന് അനുയോജ്യമായ സംഭാവനകൾ നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.

നിങ്ങളുടെ പേറോൾ ഫൗണ്ടേഷൻ സജ്ജീകരിക്കുന്നു: പ്രീ-ഫ്ലൈറ്റ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്

ഒരു വിജയകരമായ പേറോൾ സിസ്റ്റം ശരിയായ സജ്ജീകരണത്തോടെ ആരംഭിക്കുന്നു. ഈ അടിസ്ഥാന ഘട്ടങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുന്നത്, വരിയിൽ പിഴവുകൾ കൂട്ടുന്നതിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.

• ഒരു തൊഴിലുടമ ഐഡൻ്റിഫിക്കേഷൻ നമ്പർ (EIN) നേടുക: നികുതികൾ റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നതിനും ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കുന്നതിനും ഈ ഫെഡറൽ ടാക്സ് ഐഡി അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. IRS വെബ്സൈറ്റ് വഴി സൗജന്യമായി അപേക്ഷിക്കുക.
• സംസ്ഥാന ഏജൻസികളിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുക: മിക്ക സംസ്ഥാനങ്ങൾക്കും തൊഴിലില്ലായ്മ ഇൻഷുറൻസിനും തൊഴിൽ സേനാ ഏജൻസികൾക്കും രജിസ്ട്രേഷൻ ആവശ്യമാണ്. നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനത്തിൻ്റെ നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യകതകൾ പരിശോധിക്കുക.
• പണമടയ്ക്കൽ കാലയളവുകൾ സജ്ജീകരിക്കുക: നിങ്ങൾ പ്രതിവാരമോ, ദ്വൈവാരമോ, അർദ്ധമാസമോ, പ്രതിമാസമോ നൽകണമോ എന്ന് തീരുമാനിക്കുക. പണമൊഴുക്കിനും അനുസരണത്തിനും സ്ഥിരത പ്രധാനമാണ്.
• പേയ്‌മെൻ്റ് രീതികൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക: നേരിട്ടുള്ള നിക്ഷേപമോ പേപ്പർ ചെക്കുകളോ പേയ്‌മെൻ്റ് കാർഡുകളോ? നിങ്ങളുടെ ടീമിനും നിങ്ങളുടെ അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ശേഷിക്കും ഏറ്റവും മികച്ചത് ഏതെന്ന് പരിഗണിക്കുക.
• ജീവനക്കാരുടെ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ശേഖരിക്കുക: ഫെഡറൽ ടാക്സ് ഹോൾഡിംഗിനായി ഓരോ ജീവനക്കാരനും W-4 ഫോം പൂരിപ്പിച്ച്, ബാധകമെങ്കിൽ സംസ്ഥാന തുല്യമായ ഫോമുകൾ.

ഈ പ്രാരംഭ സജ്ജീകരണത്തിന് സാധാരണയായി 2-3 ആഴ്‌ച എടുക്കും, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ആദ്യ പേറോൾ റൺ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് അതിനനുസരിച്ച് പ്ലാൻ ചെയ്യുക. ഓരോ ഘട്ടവും സൂക്ഷ്‌മമായി രേഖപ്പെടുത്തുക-നിങ്ങൾ ഈ വിവരങ്ങൾ ആവർത്തിച്ച് പരിശോധിക്കും.

ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള പേറോൾ പ്രോസസ്സിംഗ് രീതി

നിങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനം ഉറച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, കൃത്യതയും അനുസരണവും ഉറപ്പാക്കാൻ ഓരോ പേയ്‌മെൻ്റ് കാലയളവിലും ഈ ചിട്ടയായ സമീപനം പിന്തുടരുക.

ഘട്ടം 1: സമയവും ഹാജരും ട്രാക്ക് ചെയ്യുക

കൃത്യമായ സമയ ട്രാക്കിംഗ് ചർച്ച ചെയ്യാനാകില്ല. മണിക്കൂർ തോറും ജോലി ചെയ്യുന്നവർക്ക്, ഓവർടൈം ഉൾപ്പെടെ, ജോലി ചെയ്ത എല്ലാ മണിക്കൂറുകളും റെക്കോർഡ് ചെയ്യുക എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം. ശമ്പളം വാങ്ങുന്ന ജീവനക്കാർക്ക് പോലും ട്രാക്കിംഗ് ആവശ്യമായ ബോണസ് അല്ലെങ്കിൽ കമ്മീഷൻ പോലുള്ള വേരിയബിൾ ഘടകങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കാം. പിശകുകൾ കുറയ്ക്കാൻ ഡിജിറ്റൽ ടൈം ട്രാക്കിംഗ് ടൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കുക-സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ തുടക്കത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു, എന്നാൽ സമർപ്പിത സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ സ്കെയിലുകൾ മികച്ചതാണ്.

ഘട്ടം 2: മൊത്ത ശമ്പളം കണക്കാക്കുക

ഒഴിവാക്കപ്പെടാത്ത ജീവനക്കാർക്ക് മണിക്കൂറിൽ ജോലി ചെയ്യുന്ന മണിക്കൂറുകൾ ഗുണിക്കുക. ശമ്പളമുള്ള ജീവനക്കാർക്ക്, വാർഷിക ശമ്പളത്തെ ശമ്പള കാലയളവുകളുടെ എണ്ണം കൊണ്ട് ഹരിക്കുക. ഒരു പ്രവൃത്തി ആഴ്‌ചയിൽ 40 മണിക്കൂറിൽ കൂടുതലുള്ള ഓവർടൈം സാധാരണ നിരക്കിൻ്റെ 1.5 മടങ്ങ് ഉൾപ്പെടുത്താൻ മറക്കരുത്.

ഘട്ടം 3: കിഴിവുകൾ കണക്കാക്കുക

ഇവിടെയാണ് പല ചെറുകിട ബിസിനസ്സ് ഉടമകളും പരിഭ്രാന്തരാകുന്നത്, എന്നാൽ ശരിയായ വിഭവങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഇത് കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയും. കിഴിവുകൾ രണ്ട് വിഭാഗങ്ങളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു:

• നികുതിക്ക് മുമ്പുള്ള കിഴിവുകൾ: ആരോഗ്യ ഇൻഷുറൻസ് പ്രീമിയങ്ങൾ, റിട്ടയർമെൻ്റ് സംഭാവനകൾ (നിങ്ങൾ 401(k) വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ), മറ്റ് ചില ആനുകൂല്യങ്ങൾ എന്നിവ നികുതി വിധേയമായ വരുമാനം കുറയ്ക്കുന്നു.
• നികുതിക്ക് ശേഷമുള്ള കിഴിവുകൾ: നികുതികൾ കണക്കാക്കിയതിന് ശേഷമുള്ള അലങ്കാരങ്ങൾ, യൂണിയൻ കുടിശ്ശികകൾ, മറ്റ് സ്വമേധയാ ഉള്ള കിഴിവുകൾ എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

ഘട്ടം 4: നികുതികൾ തടഞ്ഞുവയ്ക്കുക

ഫെഡറൽ ആദായനികുതി തടഞ്ഞുവയ്ക്കൽ കണക്കാക്കാൻ IRS പ്രസിദ്ധീകരണ 15-Tയും ജീവനക്കാരുടെ W-4 ഫോമുകളിൽ നിന്നുള്ള വിവരങ്ങളും ഉപയോഗിക്കുക. സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി (വാർഷിക പരിധി വരെ 6.2%), മെഡികെയർ (പരിധിയില്ലാതെ 1.45%) എന്നിവ മറക്കരുത്. സംസ്ഥാന, പ്രാദേശിക നികുതികളിൽ കാര്യമായ വ്യത്യാസമുണ്ട്—നിങ്ങളുടെ പ്രത്യേക അധികാരപരിധിയുടെ ആവശ്യകതകൾ പരിശോധിക്കുക.

ഘട്ടം 5: നെറ്റ് പേ പ്രോസസ് ചെയ്ത് എല്ലാം രേഖപ്പെടുത്തുക

അറ്റ ശമ്പളം നിർണ്ണയിക്കാൻ മൊത്ത ശമ്പളത്തിൽ നിന്ന് കിഴിവുകളും നികുതികളും കുറയ്ക്കുക. നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത രീതിയിലൂടെ പേയ്‌മെൻ്റുകൾ വിതരണം ചെയ്യുക, കൂടാതെ ഓരോ കണക്കുകൂട്ടലിൻ്റെയും വിശദമായ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുക. IRS-ന് ശമ്പള രേഖകൾ കുറഞ്ഞത് നാല് വർഷമെങ്കിലും സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

"ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകൾ വരുത്തുന്ന ഏറ്റവും സാധാരണമായ പേറോൾ തെറ്റ് സ്ഥിരതയില്ലാത്ത റെക്കോർഡ് കീപ്പിംഗ് ആണ്. കൃത്യമായ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ഓട്ടോമാറ്റിക് ആക്കുന്ന സംവിധാനങ്ങൾ ആദ്യ ദിവസം മുതൽ നടപ്പിലാക്കുക." - സാറാ ജോൺസൺ, ചെറുകിട ബിസിനസ് സിപിഎ

പേയ്റോൾ ടാക്സ് പാലിക്കൽ: നിങ്ങളുടെ നിലവിലുള്ള ഉത്തരവാദിത്തം

നിങ്ങൾ ശമ്പള ചെക്കുകൾ നൽകുമ്പോൾ നികുതി ബാധ്യതകൾ അവസാനിക്കുന്നില്ല. നിങ്ങൾക്ക് നിലവിലുള്ള റിപ്പോർട്ടിംഗും പേയ്‌മെൻ്റ് ആവശ്യകതകളും ആവൃത്തിയും അധികാരപരിധിയും അനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു.

ഡെപ്പോസിറ്റ് ഷെഡ്യൂളുകൾ പ്രധാനമാണ്

നിങ്ങളുടെ നികുതി ബാധ്യതയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി IRS ഡെപ്പോസിറ്റ് ഷെഡ്യൂളുകൾ നൽകുന്നു. മിക്ക ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകളും പ്രതിമാസ നിക്ഷേപകരാണ്, അതായത് നിങ്ങൾ തടഞ്ഞുവച്ച നികുതികൾ അടുത്ത മാസം 15-നകം അടയ്ക്കണം. വലിയ ബാധ്യതകൾക്ക് അർദ്ധ-പ്രതിവാര നിക്ഷേപം ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.

ത്രൈമാസ, വാർഷിക ഫയലിംഗുകൾ

ഫോം 941 ത്രൈമാസ വേതനങ്ങളും നികുതികളും റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു, അതേസമയം ഫോം 940 വാർഷിക ഫെഡറൽ തൊഴിലില്ലായ്മ നികുതികൾ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നു. സംസ്ഥാനങ്ങൾക്ക് തുല്യമായ ഫയലിംഗുകൾ ഉണ്ട്-നഷ്‌ടമായ തീയതികൾ ഒഴിവാക്കാൻ ഈ സമയപരിധികൾ കലണ്ടറൈസ് ചെയ്യുക.

വർഷാവസാന റിപ്പോർട്ടിംഗ്

ജനുവരി 31-നകം ജീവനക്കാർക്ക് W-2 ഫോമുകളും കരാറുകാർക്ക് 1099 ഫോമുകളും നൽകുക. ഫെബ്രുവരി അവസാനത്തോടെ (അല്ലെങ്കിൽ മാർച്ച് ഇലക്‌ട്രോണിക് ആയി ഫയൽ ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ) സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി അഡ്മിനിസ്‌ട്രേഷനിൽ ഫയൽ പകർപ്പുകൾ.

ഉപകരണങ്ങളും സാങ്കേതികവിദ്യയും: നിങ്ങളുടെ പേറോൾ പ്രോസസ് സ്കെയിലിംഗ്

മാനുവൽ പേറോൾ കണക്കുകൂട്ടൽ പെട്ടെന്ന് സുസ്ഥിരമല്ല. ശരിയായ ഉപകരണങ്ങൾക്ക് പിശകുകൾ 80% വരെ കുറയ്ക്കാനും അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് സമയത്ത് പ്രതിമാസം 5-10 മണിക്കൂർ ലാഭിക്കാനും കഴിയും.

സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകൾ പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ (അവ പ്രവർത്തിക്കാത്തപ്പോൾ)

നേരായ പ്രതിഫലമുള്ള 1-3 ജീവനക്കാരുടെ ടീമുകൾക്ക്, സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകൾ താൽക്കാലികമായി മതിയാകും. എന്നാൽ നിങ്ങൾ ആനുകൂല്യങ്ങൾ, ഒന്നിലധികം ശമ്പള നിരക്കുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഓവർടൈം എന്നിവ ചേർത്തുകഴിഞ്ഞാൽ, സമർപ്പിത സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ അത്യന്താപേക്ഷിതമാകും.

പേയ്റോൾ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഓപ്ഷനുകൾ

ആധുനിക പേറോൾ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകൾ കണക്കുകൂട്ടലുകൾ, നികുതി ഫയലിംഗുകൾ, പേയ്‌മെൻ്റുകൾ എന്നിവ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നു. പലരും ടൈം ട്രാക്കിംഗ്, അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ, ബാങ്കിംഗ് സംവിധാനങ്ങൾ എന്നിവയുമായി സംയോജിപ്പിക്കുന്നു. സ്വയമേവയുള്ള നികുതി അപ്‌ഡേറ്റുകൾ, മൊബൈൽ പ്രവേശനക്ഷമത, ജീവനക്കാരുടെ സ്വയം സേവന പോർട്ടലുകൾ എന്നിവ പോലുള്ള സവിശേഷതകൾക്കായി തിരയുക.

The Mewayz Advantage

Mwayz പോലുള്ള പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകൾ നിങ്ങളുടെ CRM, ഇൻവോയ്‌സിംഗ്, മറ്റ് ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ എന്നിവയുമായി സമന്വയിപ്പിക്കുന്ന സംയോജിത പേറോൾ മൊഡ്യൂളുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഇത് ഡാറ്റ റീ-എൻട്രി ഒഴിവാക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ധനകാര്യത്തിൻ്റെ ഏകീകൃത കാഴ്ച നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. മിക്ക ചെറിയ ടീമുകൾക്കും പ്രതിമാസം $19-49 എന്ന നിരക്കിൽ, സമയ ലാഭം പലപ്പോഴും ആദ്യ കുറച്ച് മാസങ്ങളിൽ നിക്ഷേപത്തെ ന്യായീകരിക്കുന്നു.

സാധാരണ ശമ്പളപ്പട്ടികയിലെ പിഴവുകളും അവ എങ്ങനെ ഒഴിവാക്കാം

മറ്റുള്ളവരുടെ തെറ്റുകളിൽ നിന്ന് പഠിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടേത് ഉണ്ടാക്കുന്നതിനേക്കാൾ വിലകുറഞ്ഞതാണ്. ഏറ്റവും പതിവ് പേറോൾ പിശകുകളും അവ എങ്ങനെ തടയാമെന്നും ഇവിടെയുണ്ട്.

• ജീവനക്കാരെ തെറ്റിദ്ധരിപ്പിക്കുന്നത്: സ്വതന്ത്ര കോൺട്രാക്ടർമാർ vs ജീവനക്കാർക്ക് കാര്യമായ നികുതി പ്രത്യാഘാതങ്ങളുണ്ട്. ശരിയായ വർഗ്ഗീകരണം നിർണ്ണയിക്കാൻ IRS മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക.
• നഷ്‌ടമായ ഡെഡ്‌ലൈനുകൾ: എല്ലാ ഫെഡറൽ, സ്റ്റേറ്റ്, ലോക്കൽ ഫയലിംഗ് ഡെഡ്‌ലൈനുകളും മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളോടെ കലണ്ടർ ചെയ്യുക.
• തെറ്റായ ഓവർടൈം കണക്കുകൂട്ടൽ: ഓവർടൈം എന്നത് ഒരു പ്രവൃത്തി ആഴ്‌ചയിൽ 40-ൽ കൂടുതൽ ജോലി ചെയ്യുന്ന മണിക്കൂറുകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണെന്ന് ഓർക്കുക, ദിവസത്തിലല്ല (സംസ്ഥാന നിയമത്തിൽ വ്യത്യാസമില്ലെങ്കിൽ).
• മോശമായ റെക്കോർഡ് കീപ്പിംഗ്: ടൈംഷീറ്റുകൾ, നികുതി ഫോമുകൾ, പേയ്‌മെൻ്റ് റെക്കോർഡുകൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ പേറോൾ റെക്കോർഡുകൾ സംഭരിക്കുന്നതിന് സ്ഥിരതയുള്ള ഒരു സംവിധാനം നടപ്പിലാക്കുക.
• സംസ്ഥാന-നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യകതകൾ അവഗണിക്കുന്നു: ചില സംസ്ഥാനങ്ങൾക്ക് പെയ്ഡ് സിക്ക് ലീവ്, വ്യത്യസ്‌ത ഓവർടൈം നിയമങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ അധിക നികുതികൾ എന്നിങ്ങനെയുള്ള തനതായ ആവശ്യകതകൾ ഉണ്ട്.

ഔട്ട്‌സോഴ്‌സിംഗ് പേറോൾ എപ്പോൾ പരിഗണിക്കണം

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വളരുന്നതിനനുസരിച്ച്, ഔട്ട്‌സോഴ്‌സിംഗ് പേറോൾ സാമ്പത്തികമായി അർത്ഥമാക്കുന്ന ഒരു ഘട്ടമുണ്ട്. ഈ സൂചകങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക:

നിങ്ങൾ പ്രതിമാസം 5-8 മണിക്കൂറിൽ കൂടുതൽ പേയ്‌റോൾ ടാസ്‌ക്കുകൾക്കായി ചെലവഴിക്കുകയോ, പതിവ് തെറ്റുകൾ വരുത്തുകയോ അല്ലെങ്കിൽ പാലിക്കുന്നതിൽ അനിശ്ചിതത്വം അനുഭവപ്പെടുകയോ ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, പ്രൊഫഷണൽ സഹായം ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം. ഔട്ട്‌സോഴ്‌സിങ്ങിന് സാധാരണയായി പ്രതിമാസം $50-150-ഉം ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ ഫീസും ചിലവാകും, എന്നാൽ ചെലവേറിയ പിഴകൾ തടയുകയും വരുമാനം ഉണ്ടാക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി നിങ്ങളുടെ സമയം സ്വതന്ത്രമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

പല ബിസിനസുകളും ഒരു ഹൈബ്രിഡ് സമീപനം ഉപയോഗിക്കുന്നു: നികുതി ഫയലിംഗുകൾ ഔട്ട്‌സോഴ്‌സിംഗ് ചെയ്യുമ്പോഴും വിദഗ്ധരോട് അനുസരിക്കുമ്പോഴും ദൈനംദിന ശമ്പളം ആന്തരികമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. ഇത് റിസ്ക് ലഘൂകരണത്തിനൊപ്പം ചെലവ് നിയന്ത്രണവും സന്തുലിതമാക്കുന്നു.

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിനൊപ്പം വളരുന്ന ഒരു പേറോൾ സിസ്റ്റം നിർമ്മിക്കൽ

ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായ പേറോൾ സംവിധാനങ്ങൾ സ്കെയിൽ ചെയ്യാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളതാണ്. നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ ടീമിൻ്റെ വലുപ്പത്തിനനുസരിച്ച് പ്രവർത്തിക്കുന്ന പ്രക്രിയകൾ ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക, എന്നാൽ നിങ്ങൾ വളരുന്നതിനനുസരിച്ച് വിപുലീകരിക്കാൻ കഴിയും.

എല്ലാ നടപടിക്രമങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്തുക, അങ്ങനെ ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ ടീം അംഗങ്ങൾക്ക് ചുവടുവെക്കാനാകും. ബിസിനസ്സ് തുടർച്ച ഉറപ്പാക്കാൻ പേറോൾ അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങളിൽ കുറഞ്ഞത് ഒരാളെയെങ്കിലും ക്രോസ്-ട്രെയിൻ ചെയ്യുക. കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ പ്രക്രിയകൾ പതിവായി അവലോകനം ചെയ്യുക—5 ജീവനക്കാർക്കായി പ്രവർത്തിക്കുന്നവ 15 പേർക്ക് പ്രവർത്തിച്ചേക്കില്ല.

പണം നൽകൽ ഒരു ഭരണപരമായ ചുമതലയേക്കാൾ കൂടുതലാണെന്ന് ഓർക്കുക - ഇത് ജീവനക്കാരുടെ മനോവീര്യം, നിയമപരമായ അനുസരണം, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിൻ്റെ സാമ്പത്തിക ആരോഗ്യം എന്നിവയെ ബാധിക്കുന്ന ഒരു നിർണായക പ്രവർത്തനമാണ്. അത് ശരിയാക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ടീമിൽ വിശ്വാസം വളർത്തുകയും ഒഴിവാക്കാവുന്ന പിഴകളിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയെ സംരക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

നിങ്ങൾ ഈ തന്ത്രങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുമ്പോൾ, ശമ്പളം പ്രതിമാസ തലവേദന എന്നതിലുപരി കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്ന മറ്റൊരു ബിസിനസ്സ് പ്രക്രിയയായി മാറുന്നതായി നിങ്ങൾ കണ്ടെത്തും. ശരിയായ ടൂളുകളും സിസ്റ്റങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച്, നിങ്ങളുടെ ടീമിന് കൃത്യമായും കൃത്യസമയത്തും പണം ലഭിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് അറിയുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് പ്രതിഫലദായകമായി തോന്നിയേക്കാം.

പതിവ് ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകൾ വരുത്തുന്ന ഏറ്റവും വലിയ പേറോൾ തെറ്റ് എന്താണ്?

ഏറ്റവും സാധാരണമായ പിശക് ജീവനക്കാരുടെ തെറ്റായ വർഗ്ഗീകരണമാണ് - തൊഴിലാളികൾ ജോലിക്കാരായിരിക്കേണ്ട സമയത്ത് അവരെ സ്വതന്ത്ര കോൺട്രാക്ടർമാരായി കണക്കാക്കുന്നു. ഇത് കാര്യമായ നികുതി പിഴകളിലേക്കും തിരിച്ചടവുകളിലേക്കും നയിച്ചേക്കാം.

എൻ്റെ ചെറിയ ടീമിനായി ഞാൻ എത്ര തവണ ശമ്പളം നൽകണം?

മിക്ക ചെറുകിട ബിസിനസ്സുകളും ദ്വൈവാരം (ഓരോ രണ്ടാഴ്‌ചയിലും) അല്ലെങ്കിൽ അർദ്ധമാസത്തിലൊരിക്കൽ (പ്രതിമാസം രണ്ടുതവണ) ഷെഡ്യൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു. സ്ഥിരതയാണ് ആവൃത്തിയെക്കാൾ പ്രധാനം—നിങ്ങൾക്ക് വിശ്വസനീയമായി നിലനിർത്താൻ കഴിയുന്ന ഒരു ഷെഡ്യൂൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

പേയ്റോൾ പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ എനിക്ക് പ്രത്യേക സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ ആവശ്യമുണ്ടോ?

വളരെ ചെറിയ ടീമുകൾക്കായി സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകൾ പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് ഒന്നിലധികം ജീവനക്കാരോ ആനുകൂല്യങ്ങളോ സങ്കീർണ്ണമായ ശമ്പള ഘടനകളോ ഉണ്ടായാൽ പേറോൾ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ അത്യന്താപേക്ഷിതമാകും. ഇത് പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുകയും ഗണ്യമായ സമയം ലാഭിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഞാൻ എന്ത് പേറോൾ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്?

കുറഞ്ഞത് നാല് വർഷത്തേക്ക് ജോലി സമയം, പേയ്‌മെൻ്റ് നിരക്കുകൾ, നികുതി തടഞ്ഞുവയ്ക്കൽ, പേയ്‌മെൻ്റ് തീയതികൾ എന്നിവയുടെ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുക. W-4s, ടൈംകീപ്പിംഗ് റെക്കോർഡുകൾ എന്നിവ പോലുള്ള ജീവനക്കാരുടെ ഫോമുകളും സൂക്ഷിക്കുക.

ഞാൻ എപ്പോഴാണ് ഔട്ട്‌സോഴ്‌സിംഗ് പേറോൾ പരിഗണിക്കേണ്ടത്?

നിങ്ങൾ പ്രതിമാസം 5-8 മണിക്കൂറിൽ കൂടുതൽ ശമ്പളപ്പട്ടികയിൽ ചെലവഴിക്കുകയോ പതിവ് തെറ്റുകൾ വരുത്തുകയോ പാലിക്കുന്നതിൽ അനിശ്ചിതത്വം അനുഭവപ്പെടുകയോ ചെയ്യുമ്പോൾ ഔട്ട്‌സോഴ്‌സിംഗ് പരിഗണിക്കുക. സമയം ലാഭിക്കലും അപകടസാധ്യത കുറയ്ക്കലും ചെലവ് പലപ്പോഴും ന്യായീകരിക്കപ്പെടുന്നു.