The Small Business Onboarding Lifeline: 7 софтверски карактеристики што мора да ги имате што ви заштедуваат време и пари

Тесното грло при вградување: Зошто малите бизниси се дават во документација

Туку што го вработивте вашиот петти вработен. Секоја чест! Но, како што возбудата исчезнува, реалноста настанува: ви претстои уште 10-15 часа административна работа. Помеѓу создавање сметки за е-пошта, поставување платен список, собирање даночни формулари и објаснување на политиките на компанијата, трошите повеќе време на документи отколку на вистинска работа. За малите бизниси кои работат со слаби тимови, неефикасното вклучување не е само непријатност - тоа е директна закана за продуктивноста и растот.

Просечниот сопственик на мал бизнис троши приближно 20 часа по ново вработување само на административни задачи. Тоа се речиси три полни работни дена изгубени поради документација наместо активности што генерираат приходи. Што е уште полошо, лошите искуства со вградување водат до поголем промет - компаниите со силни процеси на вклучување го подобруваат задржувањето на новите вработувања за 82% и продуктивноста за над 70%. Вистинскиот софтвер не е само погодност; тоа е стратешка инвестиција која се исплати во првите неколку вработувања.

Современите решенија за вградување како Mewayz го трансформираат овој хаотичен процес во рационализирано, автоматизирано искуство. Но, со стотици достапни опции, како да ја изберете вистинската за вашите специфични потреби за мал бизнис? Одговорот лежи во фокусирањето на функциите кои обезбедуваат максимално влијание со минимална сложеност.

Функција бр. 1: Дигитален мотор за работа со документи (кој всушност работи)

Ако вашиот софтвер за вградување не може ефикасно да се справи со документите, тој е фундаментално расипан. Побарајте решенија што ги надминуваат едноставните прикачувања на PDF до навистина интелигентно управување со документи.

Електронски потписи што се задржуваат

Вашиот софтвер треба да поддржува правно обврзувачки е-потписи за сите потребни документи - писма за понуди, договори за доверливост, даночни формулари и потврди за политика. Најдобрите системи автоматски ги складираат потпишаните документи во безбедни, организирани дигитални датотеки кои се лесно достапни за ревизија на усогласеноста.

Smart Form Logic

Дали вашиот софтвер се прилагодува на различни типови вработени? На изведувачите им требаат различни форми од вработените со полно работно време. Работниците на далечина имаат различни барања од вработените во канцеларијата. Побарајте условна логика што прикажува само релевантни документи врз основа на класификацијата, локацијата и улогата на вработените.

Модулот за вклучување на Mewayz, на пример, автоматски го приспособува патувањето со документите врз основа на овие фактори, елиминирајќи ја конфузијата и обезбедувајќи усогласеност со различни сценарија за вработување.

Функција #2: Task Automation највредното време

Timehual не само што ги организира задачите - ги завршува за вас. Автоматизацијата е местото каде што ќе го видите најголемиот поврат на инвестицијата.

Побарајте системи што можат автоматски:

• Создаваат кориснички сметки на вашите основни платформи (е-пошта, управување со проекти, CRM)
• Закажувајте нарачки за опрема и поставување на ИТ
• Испраќајте е-пошта за потсетување и на новите вработувања и на внатрешните засегнати страни од системот за плаќањеTrili работни текови
• Доделете модули за обука врз основа на барањата за улоги

Најдобрите платформи ги интегрираат овие автоматизации во приспособливи работни текови кои се усогласуваат со вашите специфични деловни процеси. Наместо да ве принудат да се приспособите на ригидните однапред дефинирани чекори, тие треба да ви овозможат да изградите секвенци што одговараат на тоа како навистина функционира вашата компанија.

Функција #3: Способности за интеграција што го поврзуваат целиот ваш бизнис

Вклучувањето не се случува во вакуум. Вашето ново вработување треба да се постави преку повеќе системи - е-пошта, проектни алатки, комуникациски платформи и вашиот CRM. Ако вашиот софтвер за вградување работи како остров, создавате повеќе работа, а не помалку.

Основни интеграции што треба да ги барате:

• Системите за платен список (QuickBooks, Gusto, ADP)
• Алатки за комуникација (Slack, Microsoft Teams)
• Информации за продуктивност на Microsoft
• Продуктивност5, Microsoft системи
• Софтвер за следење и распоред на време

Модуларниот пристап на Mewayz се извонредни овде - бидејќи вградувањето е дел од интегриран деловен оперативен систем, новите вработени автоматски добиваат пристап до сите поврзани системи без рачно поставување. Ова ги елиминира зачуваните податоци и дупликатот запис што ги мачат оџаците на исклучени софтвери.

Функција #4: Карактеристики за усогласеност што го штитат вашиот бизнис

Малите бизниси често ја занемаруваат усогласеноста додека тоа не стане проблем. Вистинскиот софтвер за вградување треба да послужи како ваша прва линија на одбрана од регулаторни прашања.

I-9 и Управување со даночни формулари

Побарајте системи што ги водат и работодавците и вработените низ сложени форми со јасни упатства и валидација. Најдобрите платформи автоматски ги означуваат нецелосните или неконзистентни информации пред поднесувањето.

Патеки за ревизија и документација

Можете ли брзо да генерирате комплетна евиденција за секое дејство преземено за време на вклучувањето? Ова станува клучно за време на ревизии на усогласеност или спорови. Вашиот софтвер треба да одржува детални дневници на прегледи на документи, потписи и пополнувања.

Со зголемувањето на прописите за работа на далечина и различните барања на државата, усогласеноста стана посложена од кога било. Софтверот кој останува ажуриран со променливите регулативи може да ги спаси малите бизниси од скапи казни.

„Компаниите кои го третираат вградувањето како стратешки приоритет гледаат 50% поголема продуктивност од новите вработувања и го намалуваат прометот во првата година за речиси 30%. Вистинскиот софтвер го прави овој стратешки пристап достапен за бизниси од која било големина“. - Извештај од аналитичар за HR индустрија

Функција бр. 5: Новото искуство со вработување што всушност го вклучува

Вклучувањето не се однесува само на документацијата - туку на новите вработени да се чувствуваат добредојдени, информирани и подготвени. Софтверското искуство треба да ја одразува културата на вашата компанија.

Побарајте карактеристики што го подобруваат патувањето за ново вработување:

• Приспособливи портали за добредојде со елементи на брендот
• Структурирани комуникациски секвенци пред почетокот на датумот
• Интерактивни списоци за проверка што покажуваат напредок
• Пристапност на мобилни телефони за завршување на задачите на компанијата на- вредности

Вработените кои го оценуваат своето искуство со придружба како „многу задоволувачко“ имаат речиси 3 пати поголеми шанси да се чувствуваат посветени на нивната организација. На денешниот конкурентен пазар на таленти, впечатокот што ќе го оставите во текот на тие први недели може да одреди дали ангажирањето ќе стане долгорочно средство или скапа статистика за обрт.

Функција #6: Приспособливост што расте со вашиот бизнис

Потребите на малите бизниси брзо се развиваат. Софтверот што работи за вашиот тим од 5 лица денес може да се бори со 25 вработени следната година. Приспособливоста не се однесува само на ограничувањата на корисниците - туку и на проширувањето на функционалноста.

Поставете ги овие критични прашања:

1. Дали софтверот може да се справи со повеќе локации додека се шириме географски?
2. Дали поддржува различни типови вработени (со полно работно време, со скратено работно време, изведувач) без решенија? аналитика)?
3. Дали моделот на цени е одржлив додека растеме?

Модуларната архитектура на Mewayz совршено се справува со ова - започнувате со основните функции за вградување од 19 $/месечно, а потоа додавате специјализирани модули како напредна аналитика или управување со перформанси како што се развиваат вашите потреби, без да се префрлите на целосно нови системи.