План за континуитет на малиот бизнис: Како да се преброди секоја криза

Зошто на вашиот мал бизнис сега му е потребен план за континуитет

Кога струјата ќе снема три дена за време на вашата најпрометна сезона, или кога клучниот добавувач ненадејно банкротира, што се случува со вашиот бизнис? За компаниите без план за континуитет, одговорот е често катастрофален. Истражувањата покажуваат дека 40% од малите бизниси никогаш не се отвораат по големо нарушување како природна катастрофа. Но, еве ја поизненадувачката статистика: 90% од помалите неуспеси - како губење на единствениот книговодител или паѓање на вашата веб-страница за време на продажна кампања - може да се ублажат со правилно планирање. Деловниот континуитет не е подготовка за сценарија за судниот ден; се работи за градење отпорност на секојдневните нарушувања што ги загрозуваат вашите операции, приходи и репутација.

Што е точно планирањето за континуитет на бизнисот?

Планирањето за континуитет на бизнисот (BCP) е процес на создавање системи за превенција и закрепнување за справување со потенцијалните закани за вашата компанија. За разлика од обновувањето при катастрофи, кое главно се фокусира на ИТ системи, BCP ја опфаќа целата ваша работа: луѓе, процеси, технологија и капацитети. Сфатете го тоа како полиса за осигурување што сами ја креирате - онаа што гарантира дека вашиот бизнис може да ги одржува критичните функции за време на прекин и да се врати на нормалното работење што е можно побрзо.

За малите бизниси со ограничени ресурси, планирањето на континуитет е особено клучно. Можеби немате резервни локации или вишок персонал, но можете да идентификувате кои функции се апсолутно суштински и да креирате едноставни, функционални планови за да ги продолжите да работат. Целта не е совршенство; тоа е практична еластичност која одговара на вашиот буџет и скала.

Чекор 1: Идентификувајте ги критичните функции на вашиот бизнис

Започнете со прашување: „Што мора да продолжи без разлика на се?“ За повеќето бизниси, ова вклучува генерирање фактури, плаќање на вработените, опслужување на клиентите и одржување на основните комуникации. Создадете матрица што ги рангира функциите и според важноста и според ранливоста. Вашиот систем за поддршка на клиенти може да биде многу критичен, но релативно отпорен ако е базиран на облак, додека обработката на вашите плати може да биде и критична и ранлива ако зависи од едно лице со специјализирано знаење.

Спроведете анализа на деловното влијание

Анализата за влијание врз бизнисот (BIA) ви помага да одредите колку различни нарушувања би го чинеле вашиот бизнис. Колку приходи би изгубиле доколку вашата страница за е-трговија не работи 24 часа? Што би се случило доколку вашите возила за испорака беа недостапни една недела? Доделете долар вредности и временски чувствителност на секоја функција. Оваа анализа ќе ви помогне да дадете приоритет каде да ги фокусирате вашите напори за континуитет.

Чекор 2: Реално проценете ги вашите ризици

Малите бизниси се соочуваат со единствени ризици кои големите корпорации можеби нема да ги земат предвид. Иако треба да планирате големи катастрофи како пожари или поплави, не ги занемарувајте поверојатните закани: заминување на клучниот вработен, неуспех на добавувачот, прекини во технологијата, па дури и негативни критики кои стануваат вирални. Направете регистар на ризици што ги наведува потенцијалните закани, нивната веројатност и потенцијалното влијание.

Заеднички ризици за мали бизниси што треба да се земат предвид:

• Луѓето ризикуваат: Ненадејно заминување на клучниот персонал, појава на болести
• Технолошки ризици: паѓање на серверот, прекршување на сајбер безбедноста, прекини на струја
• Ризици од добавувачот: Клучниот продавач згаснува, прекини во синџирот на снабдување
• Ризици од објектот: Природни катастрофи, проблеми со закупот, дефекти на комуналните услуги
• Ризици за репутација: Кризи на социјалните мрежи, отповикување производи, негативен печат

Чекор 3: Развијте ги вашите стратегии за континуитет

Откако ќе ги идентификувате критичните функции и ризици, развијте специфични стратегии за одржување на операциите. Ова не бара огромни инвестиции - честопати, едноставните решенија функционираат најдобро. Дали вашиот тим може да работи од дома ако вашата канцеларија стане недостапна? Дали имате резервна обработка на плаќање ако вашиот примарен систем не успее? Клучот е да создадете технолошки вишок за вашите најранливи точки.

Искористете ја технологијата за издржливост

Современите деловни платформи како Mewayz нудат вградени карактеристики за континуитет што малите бизниси можат да ги искористат. Со системи базирани на облак, вашите податоци остануваат достапни дури и ако вашата физичка локација не е достапна. Автоматизираните системи за резервна копија, контролите за пристап со повеќе корисници и мобилната функционалност придонесуваат за оперативна еластичност без да се бара специјализирана ИТ експертиза.

„Најефикасните планови за континуитет не се најкомплексните - тие се оние што луѓето всушност ги паметат и ги користат за време на криза“.

Чекор 4: Направете го вашиот детален акционен план

Вашиот план за континуитет треба да биде жив документ што е лесно да се следи за време на стресни ситуации. Избегнувајте жаргон и креирајте јасни, чекор-по-чекор инструкции за различни сценарија. Вклучете информации за контакт за клучниот персонал, добавувачите и службите за итни случаи. Погрижете се повеќе луѓе да имаат пристап до планот и складирајте и дигитални и физички копии.

Основни компоненти на вашиот план:

1. Постапки за одговор при итни случаи: Непосредни активности за да се обезбеди безбедност
2. План за комуникација: Како да контактирате со вработените, клиентите и засегнатите страни
3. Стратегии за обновување: чекор-по-чекор процеси за обновување операции
4. Инвентар на ресурси: Опрема, софтвер и материјали потребни за обновување
5. Распоред за тестирање: Кога и како ќе го практикувате планот

Чекор 5: Доделете улоги и одговорности

Во криза, конфузијата е ваш непријател. Јасно дефинирајте кој што прави кога ќе се појават прекини. Назначете тим за управување со кризи со специфични улоги: некој што ќе управува со комуникациите, некој што ќе се справи со техничкото опоравување, некој што ќе се координира со персоналот итн. Проверете дали се назначени резервни копии за секоја улога во случај примарниот персонал да не е достапен.

Тренирајте ги вработените на основните функции, така што ниту една личност не стане точка на неуспех. Ако само едно лице знае како да обработи платен список или да управува со вашата база на податоци за клиенти, вие сте ранливи. Документирајте процедури и обучете најмалку едно лице за резервна копија за секоја критична задача.

Чекор 6: Редовно тестирајте го и ажурирајте го вашиот план

Планот што се наоѓа во фиока е полош од никаков план. Закажете редовни тестови - и вежби на маса (дискутирање сценарија) и практични вежби (вистински тестови за закрепнување). По секој тест, идентификувајте што функционирало, а што не, и соодветно ажурирајте го вашиот план. Планирањето за континуитет на бизнисот е тековен процес, а не еднократен проект.

Едноставни сценарија за тестирање за мали бизниси:

• Симулирајте прекин на струја: дали можете рачно да обработувате нарачки?
• Тестирајте ги способностите за работа на далечина: нека вашиот тим работи од дома еден ден
• Вежбајте обновување податоци: вратете од резервна копија во средина за тестирање
• Клучно отсуство на вработен во игра со улоги: нека некој друг ги извршува своите должности

Интегрирање на планирање за континуитет во вашите дневни операции

Најотпорните бизниси го вметнуваат размислувањето за континуитет во нивните секојдневни процеси. Кога вработувате нови вработени, вклучете ги одговорностите за континуитет во нивната обука. Кога имплементирате нови системи, земете ги во предвид нивните точки на неуспех. Кога потпишувате со нови добавувачи, прашајте за нивните планови за континуитет. Оваа промена на начинот на размислување - од реактивни во проактивни - е она што ги одвојува бизнисите што преживуваат прекини од оние што не го прават тоа.

Гледајќи напред: Градење бизнис кој трае

Планирањето за континуитет на бизнисот на крајот не е за подготовка за најлошото - туку за градење посилен, поприлагодлив бизнис. Компаниите кои ги развиваат овие еластични мускули имаат тенденција да донесуваат подобри одлуки дури и при нормални операции. Имаат појасни процеси, подобра документација и поангажирани вработени. Во неизвесен свет, способноста за брзо прилагодување станува конкурентна предност. Започнете малку, фокусирајте се на вашите најкритични функции и запомнете дека секој чекор кон подготвеност ја зголемува веројатноста вашиот бизнис да напредува низ што и да следи.

Често поставувани прашања

Колку чини да се спроведе план за континуитет на бизнисот?

За малите бизниси, основниот план за континуитет може да чини многу малку - главно време за планирање и документација. Многу мерки за отпорност, како што се резервните копии во облак и вкрстена обука, имаат минимални финансиски трошоци, но бараат внимателна имплементација.

Колку често треба да го ажурираме нашиот план за континуитет на бизнисот?

Прегледајте го вашиот план барем еднаш годишно или секогаш кога ќе се случат значајни промени во вашиот бизнис - како што се нови системи, промени на персоналот или проширување. По секој тест или вистински прекин, ажурирајте врз основа на научените лекции.

Која е разликата помеѓу деловниот континуитет и враќањето од катастрофи?

Обновувањето од катастрофи конкретно се фокусира на обновување на ИТ системи по инцидент. Деловниот континуитет е поширок и ги опфаќа сите аспекти на одржување на вашиот бизнис да работи за време на прекин, вклучувајќи луѓе, процеси и капацитети.

Дали многу малите бизниси (под 10 вработени) можат да имаат корист од планирањето на континуитет?

Апсолутно. Малите бизниси честопати се поранливи на нарушувања бидејќи имаат помалку ресурси. Едноставен план за справување со клучните ризици, како што се поединечни точки на неуспех, може да спречи катастрофален деловен неуспех.

Која е најчеста грешка во планирањето на континуитетот на бизнисот?

Најголемата грешка е да креирате план, но никогаш да не го тестирате. Без пракса, луѓето нема да се сеќаваат на процедурите за време на вистински итни случаи, што го прави планот неефикасен.