Како адвокатска фирма во Чикаго замени 4 алатки и заштеди 28 илјади долари годишно со обединето управување со клиенти
Студија на случај: Адвокатска фирма од 15 лица во Чикаго ги консолидираше Clio, Bill.com, Calendly и Asana во Mewayz. Резултати: 40% заштеда на време, $28k+ годишно намалување на трошоците, 22% раст на приходите.
Mewayz Team
Editorial Team
Како адвокатска фирма во Чикаго замени 4 алатки со унифицирано управување со клиенти
Фирма: Hartwell & Associates, P.C. | Локација: Чикаго, Ил | Големина: 15 вработени (5 адвокати, 10 помошен персонал) | Области за вежбање: недвижен имот, деловно право, планирање имот
Резултати на прв поглед
- Намалување на годишните трошоци за 28.400 долари: Консолидирани 4 претплати за софтвер во една платформа
- 40% заштедено време на внесувањето и наплатата на клиентот: од 12 часа до 7,2 часа по адвокат неделно
- 22% раст на приходите: се зголеми од 1,42 милиони долари на 1,73 милиони долари за 12 месеци по имплементацијата
- Оценка за задоволство на клиентите: Подобрена од 78% на 94% (врз основа на анкети по случај)
Предизвикот: фрагментирани системи што ја намалуваат продуктивноста и профитот
Повеќе од една деценија, Hartwell & Associates работеше на крпеница од специјализирани алатки. Управувањето со затворање на недвижен имот или комплексен план за имот бара жонглирање на повеќе платформи:
<табела> <глава>„Плаќавме за четири различни алатки кои не зборуваа еден со друг“, вели менаџерскиот партнер Роберт Хартвел. „Нашиот параправник трошеше 6 часа неделно само копирање податоци од Clio на Bill.com за фактурирање. Календарските конфликти нè натераа да ги пропуштиме повиците на клиентите. Кога клиентот побара ажурирање на случајот, моравме да отвориме три различни апликации за да ја добиеме целосната слика. Нашата ефективна стапка на наплата страдаше бидејќи не можевме точно да го следиме целото наше време низ системите.
Решение: Имплементирање на унифициран деловен оперативен систем на Mewayz
Во четвртиот квартал од 2023 година, Hartwell & Associates почнаа да ги оценуваат платформите сè-во-едно. По тестирањето на три опции, тие го избраа Mewayz за неговата сеопфатна библиотека со модули (208 модули), правни специфични карактеристики и способност да се започне бесплатно пред да се изврши.
Времеплов за имплементација
Го користеше бесплатното засекогаш ниво на Mewayz за мапирање на постоечките работни текови. Идентификувани се потребни 12 клучни модули: клиент CRM, управување со прашања, автоматизација на документи, следење време, наплата и фактурирање, календар, управување со задачи, сметководство на доверба, проверка на конфликти, портал на клиенти, известување и е-потписи.
Мигрираа 1200+ активни датотеки со клиент и 4500+ документи користејќи ги шаблоните за миграција на Mewayz. Спроведени 3 сесии за обука (вкупно 4 часа) за целиот персонал. Тимот на Paralegal создаде прилагодени автоматизирани работни текови за внесување на клиентот и склопување документи.
Работеше Mewayz заедно со старите системи две недели за да ја потврди точноста. Официјално откажани сите четири претходни претплати. Овозможен клиентски портал за 30% од клиентите првично.
Имплементирани напредни контролни табли за известување. Отворен клиентски портал за сите клиенти. Создадоа автоматски потсетници за наплата и рокови.
Пред и потоа: Споредба на работниот тек
<табела> <глава>Резултати: квантитативно влијание врз ефикасноста и растот
По 12 месеци на Mewayz, Hartwell & Associates измерија драматични подобрувања во финансиските, оперативните и задоволството на клиентите.
Финансиско влијание
<табела> <глава>*Стапка на реализација = процент од работните часови што всушност се наплаќаат и наплатуваат
Оперативна ефикасност
- Враќање на времето: адвокатите добија 4,8 платежни часови неделно (240 часа годишно по адвокат) претходно изгубени за административни задачи
- Намалување на грешка: грешките во наплатата се намалија за 76% поради автоматско следење на времето и генерирање фактури
- Капацитет на клиентот: Фирмата ги зголеми активните работи по адвокат од 32 на 38 без да додаде персонал
- Точност на документот: Автоматското склопување документи ги намали печатните грешки во стандардните форми за 94%
Подобрувања на искуството на клиентот
Клиентскиот портал стана значаен диференцијатор. Клиентите може:
💡 DID YOU KNOW?
Mewayz replaces 8+ business tools in one platform
CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.
Start Free →- Безбедно поставувајте документи (заменувајќи 15 дневни прилози за е-пошта)
- Прегледајте го напредокот на случајот во реално време и претстојните пресвртници
- Потпишувајте документи по електронски пат (намалувајќи го обртот од 3 дена на 3 часа)
- Плаќајте фактури преку Интернет (зголемување на навремените плаќања од 72% на 91%)
Зошто овој случај е важен за професионални услуги
Искуството на Hartwell & Associates одразува поширок тренд: професионалните услужни фирми се движат од најсовремените решенија за точки на унифицирани платформи. Податоците покажуваат:
- Според Анкета за правна технологија од 2023 година, 68% од адвокатските канцеларии користат над 3 посебни софтверски системи, но 42% планираат да се консолидираат во рок од 24 месеци.
- Трошоците за интеграција помеѓу системите честопати надминуваат 30% од трошоците за претплата на софтвер (скриени трошоци кои повеќето фирми не ги следат).
- Пременувањето на контекстот помеѓу апликациите го чини просечниот работник со знаење 2,1 часа дневно (Асана, 2022 година).
Модуларниот пристап на Mewayz му овозможи на Хартвел да започне со основни правни модули и подоцна да додаде маркетинг автоматизација и напредна аналитика како што еволуираа потребите. Фирмата сега користи 18 од 208-те достапни модули на Mewayz.
Подготвени сте да го консолидирате технолошкиот куп на вашата фирма?
Како Hartwell & Associates, вашата фирма може да го елиминира ширењето на алатките, да ги намали трошоците и да ја подобри услугата на клиентите со унифицирана платформа.
Започнете бесплатно денес – не е потребна кредитна картичка. Придружете се на над 138.000 корисници кои ги консолидираа своите деловни операции.
Започнете го вашиот бесплатен пробен период →Бесплатното засекогаш ниво вклучува: 3 корисници, 5 модули, основно известување. Надградете во секое време.
Често поставувани прашања
Тимот на Хартвел објави дека миграцијата траела приближно 20 часа параправно време распоредено во две недели. Mewayz обезбеди CSV шаблони за податоци за клиент/материја. Датотеките со документи беа прикачени на големо и автоматски беа поврзани со прашањата. Фирмата водела паралелни системи две недели за да ја потврди точноста пред да зајдат старите алатки.
Mewayz е сертифициран SOC 2 Type II и нуди карактеристики специјално за законска усогласеност: проверка на конфликти, сметководство за доверба (IOLTA) со ревизорски траги, дозволи засновани на улоги и шифрирање на податоци во мирување и во транзит. Платформата одржува детални дневници за активности потребни за ревизии на усогласеност.
Почетниот отпор беше ублажен со вклучување адвокати во изборот на модули и демонстрација на заштеда на време. Пристапот „една контролна табла“ се покажа веднаш вреден. Обуката фокусирана на практични придобивки: „Како ова ви заштедува 30 минути дневно“ наместо технички карактеристики. Во рок од 3 недели, сите адвокати го претпочитаа новиот систем.
Хартвел плаќа 49 долари месечно по адвокат за професионалниот план на Мевејз (5 адвокати = 245 долари месечно). Споредливата интеграција на Clio Manage + Bill.com би чинела приближно 178 долари/адвокат/месец (890 долари/месец). Фирмата заштедува 645 УСД/месечно додека добива дополнителна функционалност како што се вклучени менаџмент на проекти и клиентски портали.
Да. Надвор од управувањето со основните случаи, Mewayz нуди модули за специфични потреби: следење на трансакции со недвижности, склопување документи за планирање на имотот, календарски рокови за судски спорови и управување со деловни субјекти. Фирмата приспособи шаблони за прашања, автоматизирани документи и работни текови за секоја област на вежбање.
Извори и методологија: Податоци обезбедени од Hartwell & Associates, P.C. со дозвола. Финансиски мерила потврдени преку збирни податоци на платформата. Заштедите на време се мерат преку самопријавени временски дневници пред/по имплементацијата. Податоци за споредба на индустријата од Извештајот за истражување на правните технологии за 2023 година и внатрешните одредници на Mewayz во над 3.400 фирми за професионални услуги.
Детали за платформата: Mewayz нуди 208 модули, опслужува над 138.000 корисници, одржува 94% бруто маржи. Планови: 0 $ (бесплатно засекогаш), 19 $ / месец (почетен), 49 $ / месечно (професионално). Сите планови вклучуваат пристап до сите модули со ограничувања на корисникот/функционалноста по нивоа.