Мигрираа записи од 8.400 членови во Mewayz CRM. Поставете сегментација заснована на локација. Поврзан портал за плаќање (интеграција на Stripe со поддршка за PIX и boleto).

Deep Dive: The Payment Automation Engine

Сржта на трансформацијата беше работниот тек на Mewayz за автоматизација на плаќањата. Еве како функционираше секвенцата на забивање во пракса:

Кумулативниот резултат: 73% од претходно неуспешните плаќања сега беа автоматски вратени, без ниту еден телефонски повик од персоналот. Останатите 27% беа означени за рачно доставување - драматично помал обем на работа од порано.

Критично, системот на Mewayz исто така се справи со предизвикот специфичен за Бразил: популарноста на PIX (Бразилскиот систем за инстант плаќање, користен од над 150 милиони Бразилци) и boletos (издадени уплатници од банка). Со нудење автоматско враќање на овие методи кога плаќањата со картички не успеаја, Força Fitness собра приходи што би биле целосно изгубени на систем само со картичка.

Резултати: Пред наспроти Мевејз

Шест месеци по целосната имплементација, бројките раскажаа убедлива приказна:

Резиме за финансиското влијание

Како придонесе секој модул на Mewayz

1. CRM — Единствен извор на вистината за 8.400 членови

Пред Mewayz, податоците за членовите беа расфрлани низ табеларни пресметки, стариот систем за пријавување и сеќавањата на вработените во предниот дел. Модулот CRM на Mewayz му даде на Força Fitness унифицирана база на податоци за членови со приспособени полиња за ниво на членство, статус на плаќање, фреквенција на присуство, претпочитана локација, задача на тренер и датуми на договор.

Моторот за сегментација на CRM му овозможи на тимот да креира динамични списоци - на пример, „членови на локацијата на Moema чие присуство опаѓа еднаш неделно во последните 30 дена“ - и да активира автоматизирани работни текови против тие сегменти.

2. Фактурирање и автоматизација на плаќања — Мотор за наплата на приходи

Модулот за фактурирање на Mewayz управуваше со повторлива наплата за сите пет нивоа на членство (во опсег од 89 R$/мес за основен пристап до 349 R$/мес за премиум планот за сите локации). Слојот за автоматизација управуваше со логиката за повторно обид, секвенци на тапкање и префрлување на начин на плаќање - сето тоа без рачна интервенција.

Системот обработуваше во просек 8.400 фактури месечно и автоматски решаваше 73% од неуспесите во плаќањето преку низата од 5 чекори на тапкање, опишана погоре.

3. Секвенци на е-пошта — Задржување на скала

Força Fitness распореди пет автоматски секвенци на е-пошта преку Mewayz:

• Серија за добредојде (5 е-пораки во текот на 14 дена) - 68% отворена стапка
• Опаѓање на посетеноста (се активира кога посетите паднаа под прагот) - обнови 23% од ризичните членови
• Потсетници за обновување (30, 14 и 7 дена пред истекот на годишниот план) - 81% стапка на обновување наспроти 64% претходно
• Кампања за враќање (за откажани членови, испратени на 30, 60 и 90 дена) — стапка на реактивирање од 12%
• Прави за упатување (испратени по 30-та посета на член) — генерирани над 140 препораки во првите 6 месеци

4. Целни страници — Отворање на онлајн канал

Секоја од 12-те локации доби посветена целна страница изградена со уредувачот за влечење и спуштање на Mewayz. Овие страници прикажуваа слики специфични за локација, распореди на часови, табели за цени и вградени формулари за пријавување поврзани директно со CRM и системот за плаќање.

Во рок од шест месеци, 38% од сите нови членства потекнуваат онлајн - канал кој едноставно не постоел порано. Просечната стапка на конверзија на сите целни страници беше 4,7%, во споредба со реперот за фитнес индустрија од 2-3%.

The Ripple Effects: Beyond Payments

Автоматизацијата не само што го реши проблемот со плаќањето - таа суштински го промени начинот на работа на Força Fitness.

Прераспоредување на персоналот: Тројцата администраторски персонал со полно работно време кои претходно го поминуваа поголемиот дел од своето време на следење на плаќањата беа прераспоредени на улоги за искуство на членови. Двајца станаа „координатори за успех на членовите“ фокусирани на задржување и зголемување на продажбата на пакети за лична обука. Еден премина во улога на дигитален маркетинг, управувајќи со целните страници и социјалните медиуми - функција за која синџирот никогаш немал пропусен опсег.

Одлуки засновани на податоци: Со сите податоци за членовите, историја на плаќања и обрасци на присуство во една платформа, Рикардо конечно можеше да види кои локации имаат слаби перформанси, кои нивоа на членство имаат најголема вредност во текот на животот и кои периоди од денот имале најмногу пријавување. Ова ги информираше одлуките за распоредот на часовите, нивото на персонал, па дури и локацијата на нивната 13-та сала (отворена во Q4 2025 година).

Задоволство на членовите: Анкетите за нето промотер резултат (NPS), кои сега се испраќаат автоматски преку Mewayz, покажаа скок од 32 на 51 - значителен скок во расположението на членовите поттикнат главно од елиминирањето на непријатните телефонски повици за плаќање и практичноста на управувањето со сметката за самопослужување.

„Најголемото изненадување не беа парите што ги вративме - туку колку се подобри моралот на нашиот тим. Никој не влезе во фитнес бизнисот за да остварува повици за наплата. Сега нашиот персонал го троши своето време помагајќи им на членовите да ги постигнат своите цели, што требаше да го правиме цело време.
— Рикардо Менезес

Контекст на индустријата: зошто ова е важно за бразилските фитнес бизниси

Приказната на Força Fitness одразува поширок предизвик во индустријата. Според IHRSA и податоците од индустријата собрани од WorldMetrics и WifiTalents:

• Бразил има приближно 31.000 фитнес објекти, најмногу од која било земја надвор од Соединетите Држави.
• Бразилскиот фитнес пазар генерира околу 3,2 милијарди американски долари годишно, но сепак профитните маржи за независните спортски сали се во просек само 10-15% - што значи дека истекувањето на приходите од неуспешните плаќања може да биде разликата помеѓу добивката и загубата.
• Постпандемиското, дигитално усвојување на фитнес во Бразил се зголеми. Членовите сега очекуваат онлајн пријавување, управување со сметки за самопослужување и флексибилни начини на плаќање вклучувајќи го и PIX, кој обработи над 42 милијарди трансакции само во 2024 година (Banco Central do Brasil).
• Разлетувањето на членовите во теретана во Бразил е во просек 6-8% месечно за буџетски и средни пазарни синџири - при што неволното отфрлање (неуспех во плаќањето) претставува до 40% од вкупниот исклучок (проценки на асоцијацијата на индустријата за фитнес Бразил).

За сопствениците на спортски сали кои работат во оваа средина, математиката е јасна: автоматизирањето на наплатата и управувањето со членовите не е луксуз - тоа е стратегија за преживување.

Клучни производи за сопственици на фитнес бизниси

Забелешка за методологија

Оваа студија на случај е композитен наратив заснован на вообичаени обрасци забележани низ фитнес бизниси кои користат сè-во-едно деловни платформи. „Форча Фитнес“ и „Рикардо Менезес“ се измислени претстави. Индустриските статистики се извори од IHRSA, WorldMetrics, WifiTalents и Banco Central do Brasil. Индивидуалните резултати може да варираат врз основа на големината на бизнисот, пазарот и пристапот на имплементација.