Galīgā SMB atklāšana: QuickBooks, Xero vai universāla platforma?

Grāmatvedības dilemma, ar ko saskaras katrs augošais uzņēmums

Pareizas finanšu programmatūras izvēle ir viens no vissvarīgākajiem lēmumiem, ko pieņems mazs vai vidējs uzņēmums. Pareizi rīkojieties, un jums ir pamats mērogojamai izaugsmei. Izdariet to nepareizi, un jūs iestrēgsit ar apgrūtinošu neefektivitāti, datu rezervēm un pieaugošajām abonēšanas maksām. Gadiem ilgi debates ir vērstas uz diviem smagsvariem: QuickBooks un Xero. Šie specializētie grāmatvedības rīki ir lieliski piemēroti tam, ko viņi dara. Taču status quo izaicina jauna kategorija: “viss vienā” biznesa platforma. Šīs platformas, piemēram, Mewayz, integrē grāmatvedību ar CRM, rēķiniem, HR un desmitiem citu moduļu vienā, vienotā operētājsistēmā. Šajā ceļvedī ir izsmeļošs troksnis, lai sniegtu praktisku salīdzinājumu, kas palīdz izlemt, vai speciālists vai vienota platforma ir īstais jūsu uzņēmuma izaugsmes dzinējspēks.

Izpratne par galvenajiem atskaņotājiem: QuickBooks, Xero un viss vienā

Pirms iedziļināties funkcijās, ir svarīgi saprast katras opcijas pamatfilozofiju. QuickBooks, Intuit produkts, ir iesakņojies tirgus līderis Ziemeļamerikā. Tā ir ļoti bagāta ar grāmatvedības funkcijām, taču tradicionāli tā ir bijusi atsevišķa sistēma. Xero, kas pazīstams ar savu skaisto saskarni un spēcīgo globālo klātbūtni, atbalsta mākoņdatošanas sadarbību un plašu trešo pušu integrācijas ekosistēmu. Abi ir galvenokārt risinājumi grāmatvedības jomā.

Viss vienā platformām ir atšķirīga pieeja. Tā vietā, lai sāktu ar grāmatvedību un cerētu savienot citus rīkus, viņi no paša sākuma veido vienotu biznesa operētājsistēmu. Piemēram, Mewayz piedāvā 208 moduļus, kas aptver visu, sākot no CRM un projektu pārvaldības līdz algu sarakstam un analītikai vienā, viengabalainā vidē. Galvenais jautājums ir: vai vēlaties savā klasē labāko grāmatvedības rīku, kas jums būs nepieciešams, lai izveidotu savienojumu ar citiem savā klasē labākajiem rīkiem, vai vienu sistēmu, kas pārvalda visu jūsu darbību?

Funkciju salīdzinājums: kur katrs risinājums spīd

Grāmatvedības spējas

QuickBooks ir spēkstacija. Tās funkciju komplekts pamata grāmatvedībai — dubultā grāmatvedība, detalizēta atskaite, krājumu pārvaldība un nodokļu sagatavošana — neapšaubāmi ir visplašākā. Tas ir piemērots uzņēmumiem ar sarežģītām grāmatvedības vajadzībām. Xero piedāvā stabilus grāmatvedības pamatus ar tīrāku un intuitīvāku lietotāja pieredzi. Īpaši tiek slavēts tās banku samierināšanās. Viss vienā platformas, piemēram, Mewayz, nodrošina stabilus, spējīgus grāmatvedības moduļus, kas atbilst vairuma MVU vajadzībām. Galvenā priekšrocība nav tā, ka grāmatvedība ir jaudīgāka, bet gan tā, ka tā ir sākotnēji integrēta ar jebkuru citu jūsu uzņēmuma daļu.

Integrācija un ekosistēma

Šajā gadījumā ceļi ievērojami atšķiras. QuickBooks un Xero paļaujas uz saviem lietotņu tirgiem. QuickBooks lepojas ar vairāk nekā 650 integrācijām, savukārt Xero ir vairāk nekā 1000. Tas nozīmē, ka, iespējams, varat savienot savu grāmatvedības programmatūru ar citiem izmantotajiem rīkiem, taču tam ir nepieciešama iestatīšana, pastāvīga pārvaldība un bieži vien papildu ikmēneša maksa par katru pievienoto lietotni. Izmantojot platformu viss vienā, integrācijas ir iebūvētas. Jūsu CRM dati, jūsu projekta laika grafiki un darbinieku stundas jau ir saistītas ar jūsu rēķinu moduli. Nav nekādu API problēmu vai datu sinhronizācijas problēmu. Uzņēmumiem, kas noguruši no žonglēšanas ar pieteikšanās datiem un cīkstēšanās ar Zapier, šī vietējā vienotība var mainīt spēli.

Patiesās īpašumtiesību izmaksas: ārpus ikmēneša abonementa

Lai salīdzinātu cenas, ir jāmeklē ne tikai uzlīmes cena. QuickBooks Online sākas aptuveni 30 USD mēnesī, bet Xero - aptuveni 22 USD mēnesī, taču tie ir paredzēti tikai grāmatvedības pamatiem. Reālās izmaksas parādās, pievienojot citu nepieciešamo programmatūru. CRM varētu būt USD 15/lietotājs/mēnesī. Projektu vadības rīks vēl 10 USD. Rēķinu sistēma, 20 USD. Pēkšņi jūsu "kopa" vienam lietotājam mēnesī maksā USD 75+, un jūs pārvaldāt četras dažādas sistēmas.

Viss-vienā platformas būtiski maina šo aprēķinu. Mewayz apmaksātie plāni svārstās no USD 19 līdz USD 49 mēnesī vienam lietotājam, un šajā cenā ietilpst ne tikai grāmatvedība, bet arī CRM, rēķini, HR rīki un daudz kas cits. Kopējās īpašumtiesību izmaksas bieži ir ievērojami zemākas, jo jūs apvienojat vairākus abonementus vienā. Turklāt laiks, kas ietaupīts, nepārvaldot dažādas sistēmas, ir milzīgs slēpto izmaksu ietaupījums.

"Lielākās izmaksas lielākajai daļai MVU nav programmatūras abonements; tās ir stundas, kas zaudētas, pārslēdzoties starp lietotnēm, saskaņojot datu kļūdas un apmācot darbiniekus vairākās sistēmās. Konsolidācija ir ne tikai ērta, bet arī tiešs rentabilitātes palielinājums."

Darbplūsmas efektivitāte: slēptā produktivitātes slepkava

Apsveriet vienkāršu procesu: izveidojiet rēķinu klientam. Sadrumstalotā sistēmā pārdevējs noslēdz darījumu CRM. Pēc tam viņiem ir jāpaziņo grāmatvedības komandai, kas atrod klientu QuickBooks, manuāli atkārtoti ievada informāciju un ģenerē rēķinu. Pastāv iespēja kļūdīties un kavēties.

Viss vienā platformā šis process norit bez problēmām. Slēgtais darījums CRM automātiski ģenerē rēķina projektu, kas ir saistīts ar pareizo klientu un projektu. Grāmatvedības komanda vienkārši pārskata un nosūta. Šī berzes novēršana starp pārdošanu, operācijām un finansēm var samazināt administratīvās izmaksas par 20% vai vairāk. Šis ir vienotas operētājsistēmas galvenās vērtības piedāvājums: tas padara efektīvāku visu jūsu uzņēmuma darbplūsmu, ne tikai grāmatvedību.

Soli pa solim ceļvedis lēmuma pieņemšanai

Izpildiet šo praktisko procesu, lai izvēlētos savam uzņēmumam piemērotāko sistēmu.

1. Pārbaudiet pašreizējos rīkus: uzskaitiet visus programmatūras rīkus, par kuriem pašlaik maksājat un kurus izmantojat. Aprēķiniet kopējās ikmēneša izmaksas un atzīmējiet, cik stundas tiek pavadītas datu pārsūtīšanai starp tām.
2. Kartējiet savas galvenās darbplūsmas: nosakiet 3–5 kritiskus biznesa procesus (piem., pārvedumi uz skaidru naudu, nomaksa līdz samaksai). Katram dokumentam katru darbību un izmantoto programmatūru. Kur ir vājās vietas?
3. Definējiet neapspriežamās lietas: kādas ir 5 obligātas funkcijas? Vai tas ir uzlabots inventārs? Konkrēta algas atbilstība? Padziļināta CRM funkcionalitāte?
4. Izmēģiniet labākos pretendentus: reģistrējieties QuickBooks, Xero un tādas universālas platformas kā Mewayz bezmaksas izmēģinājuma versijām. Neskatieties tikai uz saskarni — mēģiniet izpildīt kādu no kartētajām darbplūsmām.
5. Aprēķiniet 3 gadu TCO: prognozējiet savu izaugsmi. Kā mainīsies lietotāju skaits un funkciju vajadzības? Aprēķiniet katras opcijas kopējās 3 gadu izmaksas, ieskaitot visas nepieciešamās integrācijas.
6. Izdariet stratēģisku izvēli: pamatojoties uz iepriekš minēto, izlemiet: vai specializēta instrumenta jauda ir lielāka par vienotas sistēmas efektivitāti?

Mērogojamība un jūsu uzņēmuma nākotnes nodrošināšana

Jūsu izvēlei šodien ir jāatbalsta jūsu rītdienas izaugsme. QuickBooks un Xero ir labi mērogoti grāmatvedības sarežģītības ziņā, taču jūsu kopējā programmatūras kopa var kļūt par jucekli. Jaunas nodaļas pievienošana bieži nozīmē cita specializēta rīka iegādi un integrēšanu. Viss vienā platforma pēc būtības ir mērogojama. Pieaugot, jūs vienkārši aktivizējat jaunus moduļus tajā pašā sistēmā. Autoparka pārvaldības moduļa vai uzlabotas analīzes informācijas paneļa pievienošana ir viena klikšķa attālumā, un nav nepieciešama integrācija. Šī pieeja nodrošina jūsu darbību drošu nākotni, nodrošinot, ka jūsu biznesa operētājsistēma attīstās kopā ar jums, nevis pret jums.

Spriedums: kad izvēlēties kuru

• Izvēlieties QuickBooks, ja: jūsu uzņēmumam ir ārkārtīgi sarežģītas grāmatvedības, nodokļu vai krājumu vajadzības, kas prasa nozarē vadošo dziļumu, un jums ir resursi, lai pārvaldītu vairāku rīku ekosistēmu.
• Izvēlieties Xero, ja: par prioritāti piešķirat modernu, lietotājam draudzīgu saskarni, spēcīgu vairāku valūtu atbalstu un vēlaties izveidot pielāgotu kopu no liela integrāciju tirgus.
• Izvēlieties daudzfunkcionālu platformu, piemēram, Mewayz, ja: augstāk par visu vērtējat darbības efektivitāti. Ja esat noguris no lietotņu pārslodzes, vēlaties sadalīt datu krātuves un meklēt vienu patiesības avotu, kas vienkāršo pārvaldību un samazina kopējās izmaksas, šis ir skaidrs ceļš uz priekšu.

Jūsu nākamie soļi ceļā uz racionalizētu darbību

Biznesa programmatūras tendence nepārprotami virzās uz konsolidāciju. Lietojumprogrammu daudzuma pārvaldības izmaksas ir laika un uzmanības trūkums, ko lielākā daļa MVU vairs nevar atļauties. Lai gan QuickBooks un Xero ir spēcīgi rīki, universālā platforma piedāvā pārliecinošu redzējumu par vienkāršāku un savienotāku darba veidu. Labākais veids, kā uzzināt, ir piedzīvot atšķirību no pirmavotiem. Sāciet ar bezmaksas izmēģinājuma versiju un pārbaudiet savu apgrūtinošāko darbplūsmu. Iespējams, jūs vienkārši atklāsit, ka nākamās izaugsmes fāzes atbloķēšanas atslēga ir nevis jaunas programmatūras pievienošana, bet gan tās visa apvienošana.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai daudzfunkcionāla platforma tiešām var aizstāt QuickBooks mazam uzņēmumam?

Lielākajai daļai mazo uzņēmumu jā. Universālās platformas, piemēram, Mewayz, ietver spēcīgus grāmatvedības moduļus, kas apstrādā rēķinu izrakstīšanu, izdevumus, pārskatu sagatavošanu un banku saskaņošanu. Ja vien jums nav ļoti specializētu grāmatvedības prasību, vienota platforma ir vairāk nekā spējīga.

Kāds ir lielākais trūkums, izmantojot atsevišķas lietotnes, piemēram, QuickBooks un Xero?

Lielākais trūkums ir datu rezervuāri un darbplūsmas berze. Informācija tiek iesprostota dažādās sistēmās, un ir nepieciešama manuāla pārsūtīšana, kas rada kļūdas, kavēšanos un sadrumstalotu jūsu uzņēmuma skatījumu.

Cik grūti ir migrēt no QuickBooks uz platformu viss vienā?

Mūsdienu platformas piedāvā importēšanas rīkus, lai migrētu jūsu kontu plānu, klientu sarakstus un vēsturiskos darījumu datus. Lai gan tas prasa rūpīgu plānošanu, process ir labi dokumentēts, un daudzi uzņēmumi uzskata, ka ilgtermiņa efektivitātes pieaugums ievērojami pārsniedz vienreizējās migrācijas pūles.

Vai platforma viss vienā ir droša?

Cienāmas universālās platformas iegulda lielus ieguldījumus uzņēmuma līmeņa drošībā, bieži nodrošinot labāku aizsardzību, nekā mazs uzņēmums varētu nodrošināt vairāku atsevišķu piegādātāju pārvaldību. Jūsu dati tiek glabāti vienā drošā vidē, nevis izplatīti vairākās dažādās sistēmās.

Ko darīt, ja man ir nepieciešama funkcija, kas nav iekļauta universālajā platformā?

Platformas, piemēram, Mewayz, piedāvā API piekļuvi (4,99 $ par moduli), lai izstrādātāji varētu izveidot pielāgotas integrācijas. Tomēr, izmantojot 208 moduļus, lielākā daļa MVU uzskata, ka to pamatvajadzības — no CRM un HR līdz analītikai un rezervēšanai — jau ir nodrošinātas vietējā līmenī.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai daudzfunkcionāla platforma tiešām var aizstāt QuickBooks mazam uzņēmumam?

Lielākajai daļai mazo uzņēmumu jā. Universālās platformas ietver spēcīgus grāmatvedības moduļus, kas apstrādā rēķinu izrakstīšanu, izdevumus, pārskatu sagatavošanu un banku saskaņošanu, padarot tos spējīgus aizstāt, ja vien jums nav īpaši specializētas grāmatvedības vajadzības.

Kāds ir lielākais trūkums, izmantojot atsevišķas lietotnes, piemēram, QuickBooks un Xero?

Lielākais trūkums ir datu rezervuāri un darbplūsmas berze. Informācija tiek iesprostota dažādās sistēmās, tāpēc ir nepieciešama manuāla datu pārsūtīšana, kas izraisa kļūdas, aizkaves un vienota priekšstata par jūsu uzņēmējdarbību trūkumu.

Cik grūti ir migrēt no QuickBooks uz platformu viss vienā?

Mūsdienu platformas piedāvā importēšanas rīkus galveno datu migrēšanai. Lai gan tas prasa plānošanu, process ir pārvaldāms, un ilgtermiņa efektivitātes ieguvumi no vienotas sistēmas parasti pārsniedz vienreizējās migrācijas pūles.

Vai platforma viss vienā ir droša?

Jā, cienījamās universālās platformās tiek izmantota uzņēmuma līmeņa drošība, bieži nodrošinot stingrāku aizsardzību, nekā mazs uzņēmums varētu nodrošināt, pārvaldot vairāku atsevišķu programmatūras piegādātāju drošību.

Ko darīt, ja man ir nepieciešama funkcija, kas nav iekļauta universālajā platformā?

Platformas, piemēram, Mewayz, piedāvā API piekļuvi pielāgotai integrācijai. Tomēr, izmantojot plašu vietējo moduļu klāstu, lielākā daļa uzņēmumu uzskata, ka viņu pamatvajadzības jau ir apmierinātas, neprasot papildu lietotnes.