Gudra pircēja rokasgrāmata: kā izvēlēties biznesa programmatūru, kas patiešām aug kopā ar jums

Pārtrauciet mest naudu, izmantojot nepareizos rīkus: reālās pasaules sistēma

Ikviens uzņēmuma īpašnieks ir bijis tur. Jūs ieguldāt tūkstošus daudzsološā jaunā programmatūras platformā, pavadāt nedēļas, lai apmācītu savu komandu, un pēc sešiem mēnešiem jūs esat iestrēdzis ar neveiklām darbplūsmām, funkcijām, kuras nekad neizmantojat, un līgumu, kas iztukšo jūsu budžetu. Saskaņā ar Gartner teikto, 70% programmatūras ieviešanas nesasniedz savus mērķus, bieži vien tāpēc, ka uzņēmumi izvēlas rīkus, pamatojoties uz uzkrītošu mārketingu, nevis faktiskām darbības vajadzībām. Vidējais mazais uzņēmums tagad izmanto 102 dažādas SaaS lietojumprogrammas, un 30% no šīm licencēm paliek pilnībā neizmantotas — tā ir izšķērdēta nauda un zaudēta produktivitāte katru mēnesi.

Uzņēmējdarbības programmatūras izvēle nenozīmē “labākā” rīka atrašanu; tā ir pareizā rīka atrašana jūsu konkrētajam posmam, komandai un mērķiem. Atšķirība starp stratēģisku ieguldījumu un dārgu kļūdu ir saistīta ar sistemātisku novērtēšanas procesu, kas aplūko ne tikai funkcijas, bet arī faktisko ietekmi uz uzņēmējdarbību. Neatkarīgi no tā, vai maināt novecojušas sistēmas vai veidojat savu tehnoloģiju kopu no nulles, šajā rokasgrāmatā būs sniegta informācija par to, kā pieņemt inteliģentus programmatūras lēmumus, kas atbalsta izaugsmi, nesamazinot budžetu.

1. darbība. Diagnosticējiet savus faktiskos sāpju punktus (ne tikai simptomus)

Pirms jūs pat aplūkojat vienu bojātu programmatūru savā pašreizējā darba plūsmā. Pārāk daudzi uzņēmumi sāk meklēt risinājumus, pirms tie ir pareizi definējuši problēmu. Vai jūsu pārdošanas komandai ir grūtības tāpēc, ka jūsu CRM trūkst automatizācijas vai jūsu potenciālā pirkuma kvalifikācijas process ir kļūdains? Vai jūsu finanšu pārskati tiek aizkavēti sliktas programmatūras dēļ vai tāpēc, ka datu ievade dažādās nodaļās notiek nekonsekventi? Nepareiza problēmas diagnoze garantē, ka iegādāsieties nepareizu risinājumu.

Veiciet procesa auditu ar komandām, kuras faktiski izmantos programmatūru. Izsekojiet, cik daudz laika viņi pavada manuāliem uzdevumiem, kur bieži rodas kļūdas un kādus risinājumus viņi ir radījuši. Jūs bieži atklāsit, ka problēma nav konkrētas funkcijas trūkums, bet gan atvienotas sistēmas, kas liek darbiniekiem pāriet starp 5 dažādām lietojumprogrammām, lai veiktu vienu uzdevumu. Piemēram, ja jūsu klientu apkalpošanas komandai ir jāpārbauda CRM, pēc tam norēķinu programmatūra un projektu pārvaldības rīks, lai atbildētu uz vienkāršu klienta jautājumu, īstā problēma ir integrācija — nevis tas, ka neviens rīks ir "slikts".

Jautājumi, kas atklāj patiesas vajadzības

• Laika izšķērdēšanas audits: Kādi atkārtoti uzdevumi patērē 2 stundas uz vienu darbinieku vai izsekošanu nedēļā? kļūdas visbiežāk rodas jūsu darbplūsmā?
• Integrācijas nepilnības: cik reizes dienā darbinieki kopē/ielīmē datus starp sistēmām?
• Izaugsmes vājās vietas: kāds process pilnībā pārtrauks, ja dubultosiet savu komandu vai klientus?

2. darbība: definējiet savus v. Labas lietas

Kad esat sapratis savas faktiskās problēmas, varat izveidot prasību sarakstu, kas atdala obligātās lietas no vēlmju saraksta vienumus. Šeit lielākā daļa uzņēmumu noiet greizi — tos apžilbina iespaidīgas, bet nevajadzīgas funkcijas, vienlaikus neievērojot būtisko funkcionalitāti. Jūsu neapspriežamajiem līdzekļiem ir tieši jāattiecas uz problēmām, kas norādītas 1. darbībā. Ja manuālā rēķinu izrakstīšana jums izmaksā 15 stundas nedēļā, tad automātiskā rēķinu ģenerēšana un maksājumu izsekošana nav apspriežama. Ja zaudējat darījumus, jo pēcpārbaudes neizdodas, CRM uzdevumu automatizācija ir ļoti svarīga.

Patīkamie līdzekļi ir līdzekļi, kas būtu noderīgi, taču neapgrūtinās un neizjauks jūsu darbības. Varbūt ar AI darbināma analītika būtu forša, taču ar pamata ziņošanu darbs tiek paveikts. Iespējams, ka mobilā lietotne būtu ērta, taču 90% darba notiek galddatorā. Iepriekš iedalot prasības kategorijās, jūs nemaksājat augstākās cenas par zvaniņiem un svilpēm, ko nekad neizmantosiet. Pētījumi liecina, ka vidējais uzņēmums izmanto tikai 45% no programmatūras funkcijām — tas nozīmē, ka viņi maksā par vairāk nekā pusi no iegādātā, lai paliktu neizmantoti.

“Dārgākā programmatūras kļūda nav nepareiza rīka izvēle — tā ir pareizā rīka izvēle nepareizā laikā. Starta uzņēmumam nav nepieciešama uzņēmuma līmeņa sarežģītība10 vairāk nekā vienam lietotājam. lietotne."

3. darbība. Aprēķiniet kopējās īpašuma izmaksas (ne tikai ikmēneša maksas)

Programmatūras cenu noteikšanas lapas ir nepareizas novirzīšanas meistari. Šie USD 29 mēnesī vienam lietotājam šķiet saprātīgi, līdz saprotat, ka jums ir nepieciešami 12 lietotāji (348 ASV dolāri mēnesī), kā arī “būtiskā” papildinājumu pakete (99 ASV dolāri mēnesī), kā arī ieviešanas maksa (1500 USD vienreizēja), kā arī apmācība (800 ASV dolāri), kā arī integrācija ar esošajiem rīkiem (izstrādātāja laiks ir 120 USD stundā). Pēkšņi jūsu "pieejamais" risinājums maksā vairāk nekā 7000 USD pirmajā gadā. Tāpēc pirms jebkādu lēmumu pieņemšanas jums ir jāaprēķina kopējās īpašumtiesību izmaksas (TCO).

TCO ietver visas tiešās un netiešās izmaksas vismaz 3 gadu periodā: abonēšanas maksas, ieviešanu, apmācību, pielāgošanu, integrāciju, atbalstu, datu migrāciju un produktivitātes zudumu pārejas laikā. Tāda platforma kā Mewayz piedāvā pārskatāmu cenu noteikšanu ar savu bezmaksas līmeni, lai pārbaudītu funkcionalitāti, apmaksātus plānus no 19 līdz 49 USD mēnesī, kas ietver lielāko daļu biznesa svarīgāko elementu, un skaidru API cenu 4,99 USD par moduli pielāgotai integrācijai. Izmantojot šo caurspīdīgumu, varat precīzi izveidot budžetu, bez pārsteiguma izmaksām, kas izjauktu jūsu finanses.

Slēptās izmaksas, ko lielākā daļa uzņēmumu pietrūkst

• Masiņas izmaksas: datu migrēšana, darbinieku pārkvalifikācija, darbplūsmas pārveidošana.
• Integrācijas izdevumi: Izstrādātāju darba laiks vai starpprogrammatūra, lai izveidotu savienojumus: Daudzas starpprogrammatūras savienojuma izveidei: platformas iekasē papildu maksu par pamata modifikācijām
• Mērogojamības sodi: katra lietotāja cena, kas kļūst nepieņemama 50+ darbiniekiem

4. darbība. Novērtējiet pārdevēju, nevis tikai programmatūru

Pasaules labākā programmatūra kļūst nederīga, ja uzņēmums, kas aiz tās atrodas, nesniedz šausmīgu biznesa atbalstu vai pārstāj darboties. Pārdevēju novērtēšana ir īpaši svarīga maziem un vidējiem uzņēmumiem, kuriem trūkst IT resursu nestabilu platformu pārvaldībai. Skatieties tālāk par pārdošanas laukumu un izpētiet: cik ilgi viņi darbojas? Kāda ir viņu finansiālā veselība? Kā esošie klienti vērtē savu atbalstu? Kāds ir viņu produktu ceļvedis? Vai viņi specializējas jūsu lieluma uzņēmumos?

Skatiet atsauksmju vietnes, piemēram, G2, Capterra un Trustpilot, lai iegūtu nefiltrētas atsauksmes. Pievērsiet īpašu uzmanību tam, kā uzņēmums apstrādā negatīvas atsauksmes — vai viņi reaģē profesionāli un strādā, lai atrisinātu problēmas? Apsveriet arī viņu biznesa modeļa saskaņošanu. Pārdevējs, kas koncentrējas uz uzņēmuma klientiem, var neņemt vērā funkcijas, kas ir svarīgas mazākām darbībām, savukārt starta pārdevējam var trūkt vajadzīgās stabilitātes. Mewayz apkalpo vairāk nekā 138 000 lietotāju visā pasaulē, nepārprotami pārejot no bezmaksas uz maksas uz uzņēmuma plāniem, parādot, ka viņi saprot uzņēmumus dažādos izaugsmes posmos.

5. darbība: pārbaudiet braucienu pirms apņemšanās (pareizais ceļš)

Nekad neiegādājieties biznesa programmatūru, kuras pamatā ir tikai slīpēta pārdošanas demonstrācija. Pārdošanas komandas ir apmācītas demonstrēt stiprās puses un apiet ierobežojumus. Programmatūra ir jāiepazīst, izmantojot faktiskās darbplūsmas. Lielākā daļa platformu piedāvā bezmaksas izmēģinājuma versijas, taču tikai daži uzņēmumi tos izmanto efektīvi. Tā vietā, lai nejauši klikšķinātu, izveidojiet strukturētu testēšanas plānu, kas simulē reālus uzņēmējdarbības scenārijus.

Izmēģinājuma periodā atjaunojiet vissvarīgākos procesus tieši tā, kā tie notiek šodien. Importējiet reālus datus (ja nepieciešams, sanitizē). Lieciet darbiniekiem, kuri faktiski izmantos programmatūru, veikt savus ikdienas uzdevumus. Laiks, cik ilgs laiks ir nepieciešams, salīdzinot ar pašreizējām metodēm. Nosakiet, kur jaunā sistēma šķiet intuitīva un kur jūs sasniedzat berzes punktus. Pievērsiet īpašu uzmanību apmācībai — ja nevarat izdomāt, kā veikt pamatuzdevumus pirmās stundas laikā, jūsu komandai būs vēl lielākas pūles. Šī praktiskā testēšana atklāj, vai programmatūra patiešām atrisina jūsu problēmas vai tikai teorētiski izskatās labi.

Praktiskās testēšanas kontrolsaraksts

1. Datu importēšana: vai varat viegli migrēt esošo klientu, produktu un darījumu datus?
2. Ikdienas darbplūsma: Izpildiet pilnu pārdošanas ciklu
pārsūtot rēķinu: Ģenerējiet 3–5 visbiežāk izmantotos pārskatus — vai tie ir precīzi un skaidri?
3. Sadarbība: uzaiciniet komandas locekļus pārbaudīt atļaujas un darbplūsmas nodošanu.
4. Atbilde uz atbalstu: izmēģinājuma laikā iesniedziet palīdzības biļeti, lai novērtētu atbildes laiku un kvalitāti.

 PlansPāreja no novērtēšanas uz faktisko izmantošanu ir vieta, kur lielākā daļa programmatūras projektu neizdodas. Slikti ieviests izcils rīks rada haosu, datu zudumus un darbinieku pretestību. Jūsu ieviešanas plānā ir jāattiecas uz tehnisko iestatīšanu, datu migrāciju, apmācību un izmaiņu pārvaldību. Sāciet ar pakāpenisku pieeju, nevis "lielo sprādziena" pāreju. Vienā reizē pārvietojiet vienu nodaļu vai procesu, noskaidrojiet problēmas, pēc tam paplašiniet uz citām jomām.

Piešķiriet pietiekami daudz laika un resursu pareizai apmācībai. Saskaņā ar Forrester Research datiem, uzņēmumi, kas iegulda visaptverošā apmācībā, saņem 3 reizes lielāku IA no ieguldījumiem programmatūrā. Izveidojiet konkrētai lomai raksturīgus mācību materiālus, ieplānojiet praktiskas nodarbības un ieceliet iekšējos čempionus, kas var palīdzēt kolēģiem. Plānojiet arī neizbēgamo produktivitātes kritumu pārejas laikā — sagaidiet, ka izlaide īslaicīgi samazināsies par 20–30%, jo cilvēki apgūst jaunas sistēmas, un iekļaujiet to jūsu laika skalā.

7. darbība: izveidojiet regulāras novērtēšanas kontrolpunktus

Jūsu programmatūras vajadzības mainīsies, jūsu uzņēmumam augot. Tas, kas lieliski darbojas, strādājot 10 darbinieku, var kļūt par vājo vietu 30 darbinieku gadījumā. Ieplānojiet ceturkšņa pārbaudes, lai novērtētu, vai jūsu rīki joprojām atbilst vajadzībām. Vai lietošanas paradumi mainās? Vai ir jauni sāpju punkti, kurus pašreizējā programmatūra nerisina? Vai maksājat par funkcijām vai licencēm, kuras vairs neizmantojat? Regulāra novērtēšana novērš "programmatūras novirzīšanos" — jūs pakāpeniski pielāgojat ierobežojumiem, nevis meklējat labākus risinājumus.

Izsekojiet galvenajiem rādītājiem pirms un pēc ieviešanas: manuālo uzdevumu veikšanas laikā ietaupītais laiks, kļūdu samazināšanas rādītāji, klientu atbildes laiks, ieņēmumi uz vienu darbinieku. Šie grūtie skaitļi parāda, vai jūsu ieguldījums atmaksājas. Pārraugiet arī darbinieku atsauksmes — ja viņi pastāvīgi izstrādā risinājumus vai sūdzas par konkrētām funkcijām, tās ir agrīnas brīdinājuma pazīmes, ka programmatūra vairs neder. Modulārā pieeja tādām platformām kā Mewayz ļauj pievienot vai noņemt funkcionalitāti, mainoties vajadzībām, nodrošinot elastību, ko nevar saskaņot ar viena mērķa rīkiem.

Modulārā alternatīva: kāpēc uzvar daudzfunkcionālās platformas

Tradicionālā pieeja biznesa programmatūrai ietver specializētu rīku komplektu, citu rīku komplektēšanu — invo HR, citam rīkam — CRM. Tas rada integrācijas murgus, datu rezervuārus un kumulatīvās izmaksas, kas ātri attīstās. Mūsdienu alternatīva ir modulāras biznesa operētājsistēmas, kas nodrošina integrētu funkcionalitāti vienā platformā. Tā vietā, lai maksātu par 8 atsevišķiem abonementiem par katru cenu 20–50 ASV dolāri (160–400 ASV dolāri mēnesī), jūs saņemat saskaņotus rīkus par daļu no cenas.

Mewayz modulārā pieeja ar 208 integrētiem moduļiem nozīmē, ka sāciet ar tieši to, kas jums nepieciešams (CRM, rēķinu izrakstīšana u.c.), pēc tam pievienojiet algu sarakstu, HR, lietotāju datu bāzi, kā visu savu rezervāciju koplietošanu. atļaujas un saskarne. Tas novērš datu dublēšanos, samazina apmācības sarežģītību un nodrošina vienotu priekšstatu par jūsu darbībām. Baltās etiķetes opcija 100 ASV dolāru mēnesī ļauj aģentūrām un konsultantiem mainīt platformas zīmolu saviem klientiem, savukārt uzņēmumu sarunas nodrošina, ka lielākām organizācijām tiek nodrošināta atbilstoša pielāgošana. Šī mērogojamība novērš sāpīgus un dārgus "izvilkšanas un nomaiņas" ciklus, kas nomoka uzņēmumus, izmantojot atvienotu punktu risinājumus.

Uzņēmējdarbības programmatūras izvēle ir viens no svarīgākajiem lēmumiem jūsu uzņēmuma efektivitātei un izaugsmei. Sekojot šim sistemātiskajam ietvaram — diagnosticējot patiesos sāpju punktus, nosakot patiesās prasības, aprēķinot kopējās izmaksas, rūpīgi pārbaudot pārdevējus, pārbaudot ar reāliem scenārijiem, veicot stratēģisku ieviešanu un regulāri veicot novērtēšanu, jūs pārveidojat programmatūras izvēli no riskantas azartspēles par aprēķinātu ieguldījumu. Pareizajiem rīkiem vajadzētu justies kā dabiskiem jūsu komandas spēju paplašinājumiem, nevis šķēršļiem, ar kuriem viņi strādā. Mūsdienu konkurences apstākļos jūsu programmatūras lēmumi tieši ietekmē jūsu veiklību, rentabilitāti un spēju efektīvi mērogot. Uzņēmumi, kas plauks, būs tie, kas tehnoloģiju uztver nevis kā izdevumus, kas jāsamazina, bet gan kā iespēju reizinātājs, kurā saprātīgi ieguldīt.

Bieži uzdotie jautājumi

Cik ilgs laiks ir nepieciešams pareizai programmatūras novērtēšanas procesam?

Rūpīga novērtēšana parasti ilgst 4–8 nedēļas, tostarp vajadzību izvērtēšana, pārdevēja izpēte, testēšana un ieviešanas plānošana. Sasteidzot šo procesu, palielinās nepareiza risinājuma izvēles risks.

Kas ir lielākais sarkanais karogs, novērtējot programmatūras piegādātājus?

Cenu noteikšanas pārredzamības trūkums ir nopietna brīdinājuma zīme. Ja pārdevējs nenodrošina skaidru cenu bez pārdošanas zvana vai slēpj ieviešanas izmaksas, iespējams, vēlāk viņš plāno jums ievērojami palielināt pārdošanu.

Kā pārliecināt savu komandu pieņemt jaunu programmatūru?

Iesaistiet viņus atlases procesa sākumā, risiniet viņu specifiskās problēmas ar jauno risinājumu, nodrošiniet visaptverošu apmācību un ieceliet iekšējos čempionus adopcijas atbalstam.

Vai man izvēlēties specializētus rīkus vai universālu platformu?

Lielākajai daļai mazo un vidējo uzņēmumu modulārās universālās platformas piedāvā labāku integrāciju, zemākas kopējās izmaksas un vieglāku mērogošanu. Specializētiem rīkiem ir jēga tikai ļoti specifiskām, sarežģītām vajadzībām, kuras platformas nevar risināt.

Cik bieži man vajadzētu pārskatīt mūsu programmatūras kopu?

Veiciet oficiālu ceturkšņa pārskatu par lietojumu un apmierinātību, katru gadu veicot visaptverošu novērtējumu. Uzņēmējdarbības vajadzības strauji mainās, un attiecīgi jāattīstās arī jūsu rīkiem.