Mazā biznesa nepārtrauktības plāns: kā pārvarēt jebkuru krīzi

Kāpēc jūsu mazajam uzņēmumam tagad ir nepieciešams nepārtrauktības plāns

Ja jūsu noslogotākajā sezonā uz trim dienām pazūd elektrība vai pēkšņi bankrotē galvenais piegādātājs, kas notiek ar jūsu uzņēmumu? Uzņēmumiem bez nepārtrauktības plāna atbilde bieži vien ir katastrofāla. Pētījumi liecina, ka 40% mazo uzņēmumu nekad vairs netiek atvērti pēc tādiem nopietniem traucējumiem kā dabas katastrofa. Bet šeit ir vēl pārsteidzošāka statistika: 90% mazāku neveiksmju, piemēram, vienīgā grāmatveža zaudēšana vai vietnes avārija pārdošanas kampaņas laikā, var mazināt, pareizi plānojot. Uzņēmējdarbības nepārtrauktība nav saistīta ar sagatavošanos pastardienas scenārijiem; tas ir par noturības veidošanu pret ikdienas traucējumiem, kas apdraud jūsu darbību, ieņēmumus un reputāciju.

Kas īsti ir uzņēmējdarbības nepārtrauktības plānošana?

Uzņēmējdarbības nepārtrauktības plānošana (BCP) ir novēršanas un atjaunošanas sistēmu izveides process, lai novērstu iespējamos draudus jūsu uzņēmumam. Atšķirībā no avārijas seku novēršanas, kas galvenokārt koncentrējas uz IT sistēmām, BCP aptver visu jūsu darbību: cilvēkus, procesus, tehnoloģijas un iekārtas. Uztveriet to kā apdrošināšanas polisi, ko izveidojat pats — tādu, kas nodrošina, ka jūsu uzņēmums var uzturēt kritiskas funkcijas traucējumu laikā un pēc iespējas ātrāk atgriezties pie normālas darbības.

Maziem uzņēmumiem ar ierobežotiem resursiem nepārtrauktības plānošana ir īpaši svarīga. Iespējams, jums nav rezerves vietu vai lieku darbinieku, taču varat noteikt, kuras funkcijas ir absolūti būtiskas, un izveidot vienkāršus, praktiski īstenojamus plānus, lai tās turpinātu darboties. Mērķis nav pilnība; tā ir praktiska noturība, kas atbilst jūsu budžetam un mērogam.

1. darbība: nosakiet sava uzņēmuma svarīgākās funkcijas

Sāciet ar jautājumu: "Kas ir jāturpina neatkarīgi no tā?" Lielākajai daļai uzņēmumu tas ietver rēķinu sagatavošanu, darbinieku apmaksu, klientu apkalpošanu un pamata saziņu. Izveidojiet matricu, kas sarindo funkcijas gan pēc svarīguma, gan ievainojamības. Jūsu klientu atbalsta sistēma var būt ļoti kritiska, taču samērā izturīga, ja tā ir balstīta uz mākoņiem, savukārt algu apstrāde var būt gan kritiska, gan neaizsargāta, ja tā ir atkarīga no vienas personas ar īpašām zināšanām.

Veikt uzņēmējdarbības ietekmes analīzi

Uzņēmējdarbības ietekmes analīze (BIA) palīdz noteikt, cik dažādi traucējumi varētu izmaksāt jūsu uzņēmumam. Cik daudz ieņēmumu jūs zaudētu, ja jūsu e-komercijas vietne nedarbotos 24 stundas? Kas notiktu, ja jūsu piegādes transportlīdzekļi nebūtu pieejami nedēļu? Katrai funkcijai piešķiriet dolāra vērtības un laika jutību. Šī analīze palīdzēs jums noteikt prioritāti, kur koncentrēt nepārtrauktības centienus.

2. darbība. Reāli novērtējiet savus riskus

Mazie uzņēmumi saskaras ar unikāliem riskiem, kurus lielās korporācijas var neņemt vērā. Lai gan jums ir jāplāno lielas katastrofas, piemēram, ugunsgrēki vai plūdi, neaizmirstiet par iespējamiem draudiem: galveno darbinieku aiziešanu, piegādātāju kļūmi, tehnoloģiju pārtraukumiem vai pat negatīvu atsauksmju izplatīšanos. Izveidojiet riska reģistru, kurā uzskaitīti iespējamie draudi, to iespējamība un iespējamā ietekme.

Biežākie mazo uzņēmumu riski, kas jāņem vērā:

• Cilvēku risks: galveno darbinieku pēkšņa aiziešana, slimību uzliesmojumi
• Tehnoloģijas riski: servera avārijas, kiberdrošības pārkāpumi, strāvas padeves pārtraukumi
• Piegādātāja riski: galvenais piegādātājs pārtrauc darbību, piegādes ķēdes traucējumi
• Iekārtas riski: dabas katastrofas, nomas problēmas, komunālo pakalpojumu kļūmes
• Reputācijas riski: sociālo mediju krīzes, produktu atsaukšana, negatīva prese

3. darbība. Izstrādājiet nepārtrauktības stratēģijas

Kad esat identificējis kritiskās funkcijas un riskus, izstrādājiet īpašas darbības uzturēšanas stratēģijas. Tam nav nepieciešami lieli ieguldījumi — bieži vien vislabāk darbojas vienkārši risinājumi. Vai jūsu komanda varētu strādāt no mājām, ja jūsu birojs kļūst nepieejams? Vai jums ir rezerves maksājumu apstrāde, ja jūsu primārā sistēma neizdodas? Galvenais ir izveidot atlaišanu visneaizsargātākajiem punktiem.

Izmantojiet tehnoloģiju noturībai

Mūsdienu biznesa platformas, piemēram, Mewayz, piedāvā iebūvētas nepārtrauktības funkcijas, ko var izmantot mazie uzņēmumi. Izmantojot mākoņdatošanas sistēmas, jūsu dati joprojām ir pieejami pat tad, ja jūsu fiziskā atrašanās vieta nav pieejama. Automatizētās dublēšanas sistēmas, vairāku lietotāju piekļuves kontroles un mobilā funkcionalitāte veicina darbības noturību, neprasot īpašas IT zināšanas.

"Visefektīvākie nepārtrauktības plāni nav vissarežģītākie — tie ir tie, kurus cilvēki patiešām atceras un izmanto krīzes laikā."

4. darbība: izveidojiet savu detalizēto rīcības plānu

Jūsu nepārtrauktības plānam ir jābūt dzīvam dokumentam, kam ir viegli sekot stresa situācijās. Izvairieties no žargona un izveidojiet skaidrus, soli pa solim sniegtus norādījumus dažādiem scenārijiem. Iekļaujiet kontaktinformāciju galvenajam personālam, piegādātājiem un neatliekamās palīdzības dienestiem. Pārliecinieties, vai plānam ir piekļuve vairākiem cilvēkiem, un uzglabājiet gan digitālās, gan fiziskās kopijas.

Jūsu plāna svarīgākās sastāvdaļas:

1. Ārkārtas reaģēšanas procedūras: tūlītējas darbības, lai nodrošinātu drošību
2. Saziņas plāns: kā sazināties ar darbiniekiem, klientiem un ieinteresētajām personām
3. Atkopšanas stratēģijas: soli pa solim darbības atjaunošanas procesi
4. Resursu krājumi: atkopšanai nepieciešamais aprīkojums, programmatūra un piederumi
5. Pārbaudes grafiks: kad un kā jūs īstenosit plānu

5. darbība. Piešķiriet lomas un pienākumus

Krīzes laikā apjukums ir jūsu ienaidnieks. Skaidri definējiet, kas ko dara, kad rodas traucējumi. Norādiet krīzes pārvaldības komandu ar konkrētām lomām: kādu, kas pārvaldīs komunikāciju, kādu, kas nodarbojas ar tehnisko atkopšanu, kādu, kas koordinēs ar personālu utt. Pārliecinieties, ka katrai lomai ir paredzētas rezerves kopijas, ja primārais personāls nav pieejams.

Apmācīt darbiniekus par būtiskām funkcijām, lai neviena persona nekļūtu par neveiksmes punktu. Ja tikai viena persona zina, kā apstrādāt algu sarakstu vai pārvaldīt jūsu klientu datu bāzi, jūs esat neaizsargāts. Dokumentējiet procedūras un apmāciet vismaz vienu rezerves personu katram kritiskajam uzdevumam.

6. darbība. Regulāri pārbaudiet un atjauniniet plānu

Plāns, kas atrodas atvilktnē, ir sliktāks nekā plāna neesamība. Ieplānojiet regulāras pārbaudes — gan vingrinājumus uz galda (scenāriju apspriešana), gan praktiskos vingrinājumus (faktiskās atveseļošanās testi). Pēc katras pārbaudes noskaidrojiet, kas strādāja un kas nē, un attiecīgi atjauniniet savu plānu. Darbības nepārtrauktības plānošana ir nepārtraukts process, nevis vienreizējs projekts.

Vienkārši testēšanas scenāriji maziem uzņēmumiem:

• Simulējiet strāvas padeves pārtraukumu: vai varat apstrādāt pasūtījumus manuāli?
• Pārbaudiet attālinātā darba iespējas: ļaujiet savai komandai vienu dienu strādāt no mājām
• Izmantojiet datu atkopšanu: atjaunojiet no dublējuma uz testa vidi
• Lomu spēles galvenā darbinieka prombūtne: lūdziet kādam citam veikt savus pienākumus

Nepārtrauktības plānošanas integrēšana jūsu ikdienas darbībās

Noturīgākie uzņēmumi savos ikdienas procesos ievieš nepārtrauktības domāšanu. Pieņemot darbā jaunus darbiniekus, iekļaujiet viņu apmācībā pienākumus par nepārtrauktību. Ieviešot jaunas sistēmas, ņemiet vērā to atteices punktus. Noslēdzot līgumu ar jauniem piegādātājiem, jautājiet par viņu nepārtrauktības plāniem. Šī domāšanas veida maiņa — no reaģējoša uz proaktīvu — ir tas, kas atšķir uzņēmumus, kas pārdzīvo traucējumus, no tiem, kas tos nepārdzīvo.

Raugoties uz priekšu: ilgstoša biznesa izveide

Uzņēmējdarbības nepārtrauktības plānošana galu galā nenozīmē gatavošanos sliktākajam, bet gan spēcīgāka, pielāgojamāka uzņēmuma veidošanu. Uzņēmumi, kas attīsta šos elastības muskuļus, mēdz pieņemt labākus lēmumus pat parasto darbību laikā. Viņiem ir skaidrāki procesi, labāka dokumentācija un vairāk iesaistīti darbinieki. Nedrošā pasaulē spēja ātri pielāgoties kļūst par konkurences priekšrocību. Sāciet ar mazumiņu, koncentrējieties uz savām vissvarīgākajām funkcijām un atcerieties, ka katrs solis ceļā uz gatavību palielina jūsu uzņēmuma panākumus, lai arī viss turpmāk notiktu.

Bieži uzdotie jautājumi

Cik maksā darbības nepārtrauktības plāna ieviešana?

Mazajiem uzņēmumiem nepārtrauktības pamatplāns var maksāt ļoti maz — galvenokārt plānošanas un dokumentācijas laiks. Daudziem noturības pasākumiem, piemēram, mākoņdatošanas dublēšanai un savstarpējai apmācībai, ir minimālas finansiālās izmaksas, taču tie ir jāīsteno pārdomāti.

Cik bieži mums ir jāatjaunina mūsu darbības nepārtrauktības plāns?

Pārskatiet savu plānu vismaz reizi gadā vai ikreiz, kad jūsu uzņēmumā notiek būtiskas izmaiņas, piemēram, jaunas sistēmas, darbinieku maiņa vai paplašināšanās. Pēc jebkuras pārbaudes vai faktiskiem traucējumiem atjauniniet, pamatojoties uz gūtajām atziņām.

Kāda ir atšķirība starp darbības nepārtrauktību un atkopšanu pēc avārijas?

Atkopšana pēc avārijas ir īpaši vērsta uz IT sistēmu atjaunošanu pēc incidenta. Uzņēmējdarbības nepārtrauktība ir plašāka, aptverot visus aspektus, kas nodrošina jūsu uzņēmuma darbību traucējumu laikā, tostarp cilvēkus, procesus un telpas.

Vai ļoti mazi uzņēmumi (mazāk par 10 darbiniekiem) var gūt labumu no nepārtrauktības plānošanas?

Pilnīgi. Mazie uzņēmumi bieži vien ir neaizsargātāki pret traucējumiem, jo ​​tiem ir mazāk resursu. Vienkāršs plāns, kurā tiek risināti galvenie riski, piemēram, atsevišķi neveiksmes punkti, var novērst katastrofālas uzņēmējdarbības neveiksmes.

Kāda ir visizplatītākā kļūda uzņēmējdarbības nepārtrauktības plānošanā?

Lielākā kļūda ir izveidot plānu, bet nekad to nepārbaudīt. Bez prakses cilvēki neatcerēsies procedūras faktisko ārkārtas situāciju laikā, padarot plānu neefektīvu.