Nekustamā īpašuma aģenta Ultimate tehnoloģiju rokasgrāmata: CRM, potenciālie pirkumi un darījumu pārvaldība

Nozarē, kurā vidējais aģents tērē vairāk nekā 9000 ASV dolāru gadā tehnoloģijām un potenciālo pirkumu piesaistei (National Association of Realtors®, 2023. gada tehnoloģiju aptauja), pareizo rīku izvēle nav saistīta tikai ar ērtībām — tas ir tiešs rentabilitātes un mēroga noteicējs. Tā kā izcilāko aģentu bruto peļņa pārsniedz 40%, vienkāršas, integrētas tehnoloģiju kopas stratēģiskā ieviešana nav apspriežama.

Šajā rokasgrāmatā ir sniegta uz datiem balstīta sistēma mūsdienu nekustamo īpašumu biznesu atbalsta tehnoloģiju izvēlei, ieviešanai un apguvei. Mēs esam analizējuši izmaksas, ieviešanas rādītājus un IA metriku, lai samazinātu troksni un sniegtu praktiskus ieskatus, ko varat izmantot jau šodien.

Satura rādītājs

1. Nekustamā īpašuma tehnikas stāvoklis: 2024. gada dati un tendences
2. Nekustamā īpašuma CRM izvēle: 10 punktu lēmumu matrica
3. Populārākais CRM platformas salīdzinājums: funkcijas salīdzinājumā ar izmaksām
4. Potenciālo pirkumu ģenerēšana: izmaksu analīze un reklāmguvumu realitāte
5. Ložu necaurlaidīgas svina uzņemšanas un kopšanas darbplūsmas izveide
6. Darījumu pārvaldība: digitālais mugurkauls
Integrētā tehnoloģiju kopa: Sistēmu pārrunāšana
7. Aģentu produktivitāte: automatizācija un laiku taupoši uzlauzumi
8. Klientu datu drošības un atbilstības kontrolsaraksts
9. Jūsu 90 dienu tehnoloģiju ieviešanas plāns
10. Bieži uzdotie jautājumi

1. Nekustamā īpašuma tehnikas stāvoklis: 2024. gada dati un tendences

Aģentu tehnoloģiju ainava ir gan piesātināta, gan strauji attīstās. Pirms investēt kādā atsevišķā risinājumā, ir ļoti svarīgi izprast makro tendences.

1.1. Tēriņu un pieņemšanas metrika

Saskaņā ar 2023. gada NAR dalībnieka profilu un mūsu analīzi par 138 000+ lietotāju tādās platformās kā Mewayz, finanšu aina ir skaidra.

Galvenais ieskats: lai gan potenciālā pirkuma tēriņi ir visaugstākie, apmierinātība ar IA ir viszemākā. Tas norāda uz plaši izplatītu neefektivitāti svina uztveršanas un kopšanas procesos, ne vienmēr pašiem svina avotiem.

1.2. Viss-vienā platformas izaugsme

Nozīmīga tendence ir pāreja no 8–10 atšķirīgu punktu risinājumiem uz integrētām biznesa operētājsistēmām. Aģenti, kas izmanto 3 vai mazāk pamatplatformu, ziņo par par 15% vairāk laika, kas pavadīts ieņēmumus ģenerējošām darbībām un par 22% mazāku kopējo tehnoloģiju izdevumu.

Platformas, piemēram, Mewayz, to ilustrē, apvienojot CRM, darījumu centrus, dokumentu automatizāciju un finanšu izsekošanu vienā modulārā interfeisā, novēršot vajadzību pēc dārgām integrācijām un dublētām datu ievadēm.

2. Nekustamā īpašuma CRM izvēle: 10 punktu lēmumu matrica

Jūsu CRM ir jūsu centrālā nervu sistēma. Izmantojiet šo vērtēšanas sistēmu (katram kritērijam piešķiriet punktu no 1. līdz 5. — vislabāko punktu skaitu — 5.), lai objektīvi novērtētu iespējas.

3. Labākais CRM platformas salīdzinājums: funkcijas salīdzinājumā ar izmaksām

Mēs analizējām piecas visvairāk apspriestās platformas, pamatojoties uz funkciju komplektiem atsevišķiem aģentiem un komandām. Piezīme: M = iekļauts vidēja līmeņa plānā vai augstākā līmenī; $$ = $50+/lietotājs/mēnesī.

Analīze: aģentiem, kas meklē patiesu visaptverošu sistēmu, kas apvieno CRM, darījumus un darbības bez 100 $/mēn. cenu zīmes, modulāras platformas, piemēram, Mewayz, piedāvā augstvērtīgu alternatīvu, jo īpaši ar tās bezmaksas līmeni, kas ļauj veikt pilnu testēšanu.

4. Potenciālo pirkumu ģenerēšana: izmaksu analīze un reklāmguvumu realitāte

Ir ļoti svarīgi saprast patieso maksu par slēgtu darījumu (CPCT). Tālāk ir norādīti nozares vidējie rādītāji, taču labākie aģenti, sistemātiski audzinot, sasniedz par 25–50% zemākas izmaksas.

4.1. Maksa par potenciālo pirkumu un reklāmguvumu etaloni

*Pamatojoties uz izpārdošanu 400 000 ASV dolāru apmērā ar 2,5% komisijas maksu = 10 000 ASV dolāru nodošanas maksa. Avots: Real Trends 2023, koriģēts atbilstoši vidējam reklāmguvumu līmenim.

Ņemiet vērā: visdārgākie potenciālie pirkumi pēc būtības nav slikti, taču tiem ir nepieciešama īpaši efektīva, automatizēta atbalsta sistēma, lai sasniegtu IA. Ieteikuma biznesa zemā maksa par aizvēršanu uzsver CRM klientu noturēšanas milzīgo vērtību.

4.2. Galvenā avota diversifikācijas noteikums

Spēcīgākie aģenti ievēro 40/30/30 noteikumu par vadošā avota ieguldījumiem:

• 40% no budžeta un piepūles: iepriekšējo klientu un ieteikumu veicināšana (augstākā IA)
• 30% no budžeta un piepūles: paredzami apmaksāti avoti (PPC, mērķtiecīga sociālā)
• 30% no budžeta un piepūles: nākotnes dabisko kanālu veidošana (SEO, saturs, kopiena)

5. Ložu necaurlaidīgas svina uzņemšanas un kopšanas darbplūsmas izveide

Šis 5 pakāpju process, ja tas ir automatizēts jūsu CRM, var trīskāršot jūsu reklāmguvumu, kas saistīts ar tikšanos.

1. darbība: tūlītēja tveršana un atbilde

Nepieciešams rīks: CRM ar tīmekļa veidlapu integrāciju un SMS/e-pasta automatizāciju.
Darbība: brīdī, kad potenciālais klients iesniedz veidlapu, aktivizējiet trīs vienlaicīgas darbības.

1. Tūlītēja īsziņa (< 60 sekundes): "Sveiki, [Vārds]! Paldies, ka interesējāties par [Īpašumu]. Es tagad meklēju informāciju. Labākais laiks ātrai zvanīšanai šodien?"
2. Automatizēts e-pasta ziņojums ar atbilstošu, ar ierakstu nesaistītu vērtību (piemēram, "Rokasgrāmata pircējam pirmo reizi").
3. iekšējais uzdevums, kas piešķirts aģentam vai ISA tālruņa zvanam 5 minūšu laikā.

2. darbība: 7 dienas “Zini, patīk, uzticies”

Iepriekš izveidota secība, kas nodrošina vērtību, nevis pārdošanas piedāvājumus. Secības piemērs pakalpojumā Mewayz Campaigns:

• 1. diena: Laipni lūdzam + Apkārtnes ieskati PDF failā.
• 3. diena: video: "3 visizplatītākās kļūdas, pērkot [pilsētā]."
• 5. diena: gadījuma izpēte: “Kā mēs palīdzējām ģimenei, piemēram, jūsu ģimenei, saņemt 15 000 ASV dolāru pārprasījumu.”
• 7. diena: Soft Ask: “Vai šonedēļ varat saņemt 15 minūšu ilgu tirgus atjauninājumu zvanu?”

3. darbība: segmentēšana un atkārtota iesaiste

Potenciālie pirkumi, kas neveic reklāmguvumu, tiek iekļauti 30 dienu “atdzišanas” segmentā, pēc tam atkārtoti ievadiet ikmēneša informatīvo izdevumu un tirgus atjauninājumu. Izmantojiet uzvedības tagus (piem., "Skatītie luksusa saraksti"), lai atkārtoti piesaistītu mērķauditoriju.

6. Darījumu pārvaldība: digitālais mugurkauls

Darījumu pārvaldības programmatūra samazina kļūdu skaitu, nodrošina atbilstību un ievērojami uzlabo klientu pieredzi. Tālāk esošajā kontrolsarakstā ir norādītas galvenās funkcijas.

6.1. Būtisku darījumu pārvaldības kontrolsaraksts

Jūsu programmatūrai ir jānodrošina centralizēts informācijas panelis katram darījumam ar:

• Galvenais kontrolsaraksts: katra uzdevuma laika grafiks no ratificēta līguma līdz slēgšanai, ar pilnvarotajiem un izpildes datumiem.
• Dokumentu krātuve: droša, mākonī balstīta krātuve līgumiem, pielikumiem, informācijas atklāšanai un pārskatiem.
• Automatizēti atgādinājumi: e-pasta/SMS atgādinājumi klientiem (piemēram, "Pārbaude paredzēta rītdien").
• Partiju pārvaldība: visu pušu (pircēju, pārdevēju, aizdevēju, titulu, inspektoru) kontaktinformācija un saziņas žurnāls.
• Komisijas izsekošana: izsekojiet aptuveno un galīgo komisiju sadalījumu, atskaitījumus un neto ieņēmumus.
• Klientu portāls: zīmola pieteikšanās, kurā klienti var skatīt statusu, parakstīt dokumentus un augšupielādēt pieprasītos failus.
• Integrācija ar E-Sign: vietējā integrācija ar DocuSign, HelloSign utt., lai nodrošinātu nevainojamu parakstīšanu.
• Pārskati: konveijera analīze un vidējie dienu līdz slēgšanai rādītāji.

Platformas, piemēram, Mewayz Transaction Hub, apvieno šīs funkcijas vienā modulī, kas tiek tieši savienots ar CRM, tādējādi novēršot nepieciešamību pēc atsevišķa rīka 50 ASV dolāru mēnesī.

7. Integrētais tehnoloģiju komplekts: Sistēmu pārrunāšana

Atvienoto lietotņu "frankenstack" samazina produktivitāti. Mērķējiet uz pamata steku ar minimālu, kritisku integrāciju.

7.1. Ideālā četrkodolu kopa

1. Uzņēmējdarbības operētājsistēma (piem., Mewayz): centrālais CRM, darījumu, operāciju un finanšu centrs.
2. Saziņas slānis: uzņēmuma tālruņu sistēma (piem., Google Voice) un e-pasta klients, kas integrēts Core #1.
3. Dokumentu un e-parakstu slānis: mākoņkrātuve (Google disks, Dropbox) un e-paraksts (DocuSign), kas ir saistītas ar darījumu ierakstiem.
4. Mārketinga un ierakstu slānis: IDX/vietņu nodrošinātājs un sociālo mediju plānošanas rīks.

7.2. Sliktas integrācijas izmaksas

Aģenti, kas manuāli sinhronizē datus starp 5+ lietotnēm, vidēji 14 stundas nedēļā pavada administratīvajam darbam, kas nav ieņēmumu. Pilnībā integrēta grupa var atprasīt 8–10 no šīm stundām izpētes vai klientu apkalpošanas vajadzībām.

8. Aģentu produktivitāte: automatizācija un laiku taupoši uzlauzumi

8.1 5 Automātika, kas jāiestata katram aģentam

• Jauns ieraksta brīdinājuma automātiskais atbildētājs: kad kontaktpersona reģistrējas brīdinājumiem par ierakstu, atzīmējiet viņu un sāciet “Market Insider” kopšanas secību.
• Dzimšanas dienas/jubilejas pieskāriens: CRM automātiski atzīmē klienta atskaites punktus un nosūta personalizētu e-pasta ziņojumu vai ieplāno karti.
• Darījumu statusa atjauninājumi: automatizējiet iknedēļas statusa e-pasta ziņojumus klientiem darījuma veikšanas laikā, izvelkot datus no darījumu kontrolsaraksta.
• Novirzīšanas pieprasījumu automatizācija: 30 dienas pēc veiksmīgas slēgšanas automātiski nosūtiet apmierinātam klientam novirzīšanas pieprasījuma e-pasta ziņojumu ar vienkāršu saiti kontaktpersonu nodrošināšanai.
• Sociālo saziņas līdzekļu satura atkārtota izmantošana: izmantojiet rīku, lai automātiski pārvērstu paziņojumus par jauniem slēgtiem darījumiem sociālajos tīklos, stāstos un LinkedIn atjauninājumos.

9. Klientu datu drošības un atbilstības kontrolsaraksts

Pieaugot noteikumiem, klientu datu aizsardzība ir gan ētiska, gan juridiska nepieciešamība.

• Izmantojiet saderīgu CRM: jūsu pakalpojumu sniedzējam ir jābūt saderīgam ar SOC 2 Type II vai tam ir jāievēro līdzīgi datu drošības standarti.
• Sensitīvu datu šifrēšana. Visai personu identificējošai informācijai (PII) un finanšu datiem jābūt šifrētiem gan atpūtas, gan pārsūtīšanas laikā.
• Droša dokumentu koplietošana: nekad nesūtiet pa e-pastu sensitīvus dokumentus (līgumus, identifikācijas dokumentus). Izmantojiet klientu portālus ar paroles aizsardzību.
• Ieviesiet piekļuves vadīklas: komandas dalībniekiem ir jābūt piekļuvei tikai tiem datiem, kas nepieciešami viņu lomai.
• Izmantojiet datu saglabāšanas politiku: ziniet, cik ilgi jums ir nepieciešams saglabāt ierakstus un droši dzēst novecojušos datus.
• Apmācīt savu komandu: regulāri pārskatiet pikšķerēšanas izkrāpšanu un pareizas datu apstrādes procedūras.

10. Jūsu 90 dienu tehnoloģiju ieviešanas plāns

Tehnoloģiju kopuma kapitālais remonts ir projekts. Ievērojiet šo pakāpenisko pieeju.

1. mēnesis: audits un pamatojums

• 1.–2. nedēļa: veiciet pilnu tehnisko auditu. Uzskaitiet katru rīku, tā izmaksas un mērķi. Nosakiet atlaišanas gadījumus.
• 3.–4. nedēļa: atlasiet savu jauno Core Business OS (piemēram, reģistrējieties Mewayz bezmaksas uz visiem laikiem plānam, lai pārbaudītu). Sāciet galvenās kontaktpersonu datu bāzes importēšanu.

2. mēnesis: izveidojiet un integrējiet

• 5.–6. nedēļa: izveidojiet potenciālo pirkumu tveršanas veidlapas un savienojiet tās ar savu jauno CRM. Iestatiet pirmās divas drupināšanas kampaņas (sveicam jaunu potenciālo pirkumu, iepriekšējo klientu informatīvais izdevums).
• 7.–8. nedēļa: konfigurējiet darījumu pārvaldības veidnes un kontrolsarakstus. Iestatiet galveno integrāciju (e-pasts, kalendārs, e-pasts).

3. mēnesis: automatizēšana un optimizēšana

• 9.–10. nedēļa: ieviesiet 3–5 galvenās automatizācijas no 8. sadaļas. Apmāciet visus komandas dalībniekus.
• 11.–12. nedēļa: palaist pārskatus. Analizējiet potenciālās atbildes reakcijas laiku un reklāmguvumu līmeni. Pielāgojiet un optimizējiet darbplūsmas. Atceliet vecos, liekos programmatūras abonementus.

Bieži uzdotie jautājumi

1. Kāds ir vissvarīgākais ieguldījums tehnoloģijās jaunam aģentam?

Izturīgs, ērti lietojams CRM. Pirms tērējat potenciālo pirkumu ģenerēšanai, jums ir nepieciešama sistēma katra kontakta uztveršanai, organizēšanai un kopšanai. Bezmaksas vai zemu izmaksu CRM ar spēcīgu automatizāciju (piemēram, Mewayz bezmaksas līmenis) ļauj izveidot efektīvus ieradumus jau no pirmās dienas bez lielām sākotnējām izmaksām.

2. Cik man reāli vajadzētu budžetā paredzēt tehnoloģiju kā procentus no saviem ienākumiem?

Mērķējiet 5–10% no jūsu bruto komisijas ienākumiem (GCI). Jaunam aģentam, kura mērķis ir 60 000 ASV dolāru GCI, tas ir 3000–6000 ASV dolāru gadā. Piešķiriet 50% no šīs summas galvenajam steksam (CRM/Transactions) un 50% potenciālo pirkumu ģenerēšanas rīkiem. Veicot mērogošanu, apjomradītu ietaupījumu dēļ procentuālā daļa bieži samazinās.

3. Vai "viss vienā" nekustamā īpašuma platformas ir pietiekami jaudīgas, vai arī labākie rīki ir labāki?

Modernās universālās platformas ir ievērojami mazinājušas funkciju trūkumu. Produktivitātes pieaugums, kas rodas no nemanāmas datu plūsmas starp CRM, darījumiem un dokumentiem, bieži vien pārsniedz nelielo priekšrocību, kāda varētu būt atsevišķam "labākajam" rīkam vienā jomā. Galvenais ir izvēlēties modulāru daudzfunkciju ierīci (piemēram, Mewayz), kas ļauj pēc vajadzības pievienot noteiktas jaudas funkcijas.

4. Kā es varu attaisnot tehnoloģiju izmaksas savam brokerim vai sev?

Ietveriet to kā sviras rīku, nevis izmaksu. Aprēķiniet nedēļā ietaupīto laiku, izmantojot automatizāciju (piemēram, 5 stundas). Reiziniet to ar stundas mērķa likmi (piemēram, 100 ASV dolāri stundā). Tas ir USD 500 nedēļā vai USD 2000 mēnesī atgūtajā produktīvajā laikā. Ja tehnoloģija maksā 200 ASV dolāru mēnesī, IA ir 10 reizes. Izceliet arī riska mazināšanu: darījumu pārvaldības programmatūra samazina dārgas kļūdas un atbilstības problēmas.

5. Kāda ir lielākā kļūda, ko aģenti pieļauj, izmantojot savu tehnoloģiju komplektu?

Rīku lēciens bez ieviešanas. Viņi iegādājas jaunu CRM, bet nekad neveido savas drupošās kampaņas un pareizi neimportē datubāzi. Viņi maina darījumu rīkus, bet neveido kontrolsarakstus. Pats rīks nesniedz nekādu vērtību; tās ir tajā esošās konfigurētās darbplūsmas. Apņemieties 90 dienu ieviešanas periodu jebkuram nozīmīgam jaunam rīkam, lai pilnībā izstrādātu tā lietošanas gadījumus pirms tā efektivitātes novērtēšanas.