Darbinieku uzņemšanas programmatūras izvēle: 7 funkcijas, kas nepieciešamas mazā biznesa panākumiem

Ieslēgšanās mirklis: kāpēc mazie uzņēmumi nevar atļauties to uzsākt

Attēlojiet šo: jūsu daudzsološais jaunais darbinieks Sāra parādās pirmo dienu. Dators nav iestatīts. Viņas pieteikšanās akreditācijas dati nedarbojas. Personāla vadītāja ir slima, un neviens nezina, kur atrodas viņas mācību materiāli. Līdz pusdienlaikam Sāras entuziasms ir iztvaikojis, un pētījumi liecina, ka 20% darbinieku mainības notiek pirmo 45 dienu laikā. Mazajiem uzņēmumiem, kas darbojas ar ļoti mazām peļņas normām, šis scenārijs ir ne tikai satraucošs; tas ir finansiāli postoši. Cilvēkresursu vadības biedrība lēš, ka darbinieka aizvietošana izmaksā 6-9 mēnešus no viņa algas. Ja jūs vadāt 15 personu komandu, viena cilvēka zaudēšana faktiski nozīmē pusgada produktivitātes zaudēšanu.

Šajā gadījumā darbinieku apmācības programmatūra no “patīkama, lai būtu” pārvēršas par neapspriežamu uzņēmuma izdzīvošanas rīku. Pareizā platforma ne tikai automatizē dokumentu kārtošanu; tas rada pieredzi, kas jaunos darbiniekus ātrāk pārvērš par iesaistītiem, produktīviem komandas locekļiem. Uzņēmumi ar spēcīgiem uzņemšanas procesiem uzlabo jaunu darbinieku saglabāšanu par 82% un produktivitāti par vairāk nekā 70%. Bet, izmantojot simtiem iespēju, sākot no bezmaksas rīkiem līdz uzņēmuma komplektiem, kā mazā uzņēmuma īpašnieks novērš troksni? Noslēpums slēpjas koncentrēšanās uz īpašām funkcijām, kas nodrošina maksimālu ietekmi ar ierobežotiem resursiem.

1. Bezpapīra fonds: digitālā dokumentācija, kas faktiski darbojas

Sāksim ar visredzamāko sāpju punktu: dokumentu kalnu. Vidēji jaunais darbinieks aizpilda 15–20 dokumentus, tostarp nodokļu veidlapas, konfidencialitātes līgumus, pabalstu reģistrāciju un tiešā depozīta iestatīšanu. Ja šis process tiek veikts manuāli, vienam darbiniekam ir nepieciešams 3–5 stundas administratīvā laika, un tas rada atbilstības riskus, jo trūkst parakstu vai novecojušas veidlapas.

Efektīva ieviešanas programmatūra novērš šo slogu, izmantojot trīs galvenās iespējas: juridiski saistošus elektroniskos parakstus, viedās veidlapu bibliotēkas, kas automātiski aizpilda periodisko informāciju, un versiju kontroli, kas nodrošina, ka visi izmanto pašreizējos dokumentus. Bet patiesais mazo uzņēmumu atšķirības faktors? Meklējiet platformas, kas piedāvā iepriekš izveidotas veidnes tieši jūsu valstij un nozarei. Restorānam, kas pieņem darbā darbiniekus stundā, ir vajadzīgas citas formas nekā tehnoloģiju jaunuzņēmumam, kas piesaista attālinātos izstrādātājus. Labākās sistēmas automātiski atjaunina veidnes, kad tiek mainīti noteikumi, tādējādi pasargājot jūs no iespējamām grūtībām saistībā ar atbilstību.

Izvairīšanās no veidņu slazda

Daudzi budžeta ieviešanas rīki piedāvā vispārīgas veidnes, kurām nepieciešama plaša pielāgošana. Slēptās izmaksas? Stundas pavadītas, pārformatējot dokumentus, nevis koncentrējoties uz stratēģisku darbu. Piešķiriet prioritāti platformām, kas nodrošina nozarei specifiskas veidnes, vai, vēl labāk, ļauj izveidot pielāgotas veidlapu darbplūsmas, kas atbilst jūsu konkrētajam darbā pieņemšanas procesam.

2. Laipni gaidītā pieredze: ārpus kontrolsarakstiem līdz patiesam savienojumam

Ieslēgšanās kontrolsaraksti pastāv jau vairākus gadu desmitus, taču modernā programmatūra tos no ikdienišķiem administratīvajiem rīkiem pārvērš iesaistes dzinējos. Atšķirība slēpjas personalizācijā un laikā. Tā vietā, lai pārslogotu jaunus darbiniekus ar 50 uzdevumiem pirmajā dienā, sarežģītas sistēmas padod informāciju, pamatojoties uz to, kas ir aktuāls katrā posmā.

Ņemiet vērā periodu pirms iekāpšanas — kritiskās dienas starp piedāvājuma pieņemšanu un pirmo dienu. Labākās sistēmas automātiski nosūta sveiciena paciņas, iepazīstina komandas locekļus, nodrošina lasāmmateriālus un pat veic praktiskus uzdevumus, piemēram, e-pasta kontu iestatīšanu, pirms darbinieks ieiet (vai piesakās). Attālinātiem darbiniekiem tas var ietvert aprīkojuma nosūtīšanu ar izsekošanas paziņojumiem. Psiholoģiskā ietekme ir dziļa: jauni darbinieki jūtas novērtēti un sagatavoti, nevis satraukti par darba sākšanu.

3. Integrācijas iespējas: jūsu iekļaušanas programmatūrai nevajadzētu dzīvot izolācijā

Šeit ir tas, kur daudzi mazie uzņēmumi pieļauj dārgas kļūdas: izvēloties iekļaušanas programmatūru, kas darbojas kā atsevišķa sala. Ja jūsu HR sistēma nesazinās ar jūsu algas pakalpojumu sniedzēju un algu saraksts nesavienojas ar jūsu pabalstu administratoru, jūs izveidojat manuālus risinājumus, kas neatbilst automatizācijas mērķim. Saskaņā ar jaunākajām aptaujām uzņēmumi zaudē vidēji 20 stundas mēnesī, atjaunojot datus atvienotajās sistēmās.

Piešķiriet prioritāti platformām ar stabiliem API savienojumiem vai jau izmantoto rīku jau iebūvētām integrācijām. Būtiski savienojumi ietver:

• algas sistēmas, piemēram, Gusto, ADP vai QuickBooks, lai automātiski pārsūtītu informāciju par algu un nodokļu informāciju;
• identitātes pārvaldības pakalpojumus, piemēram, Okta vai Microsoft Azure, lai nodrošinātu lietotāju kontus.
• Saziņas rīki, piemēram, Slack vai Teams, lai automātiski pievienotu jaunus kanālus hirelisistēmām. piešķirt apmācību kursus, pamatojoties uz lomu

Visvairāk aizmirstā integrācija? Jūsu kalendāra sistēma. Ieslēgta programmatūra, kas automātiski ieplāno reģistrēšanās, apmācības un pagrieziena sapulces, nodrošina, ka nekas nenokrīt — tas ir īpaši svarīgi, ja vadītāji žonglē ar vairākiem pienākumiem.

4. Realitāte, kas ir pirmām kārtām mobilajām ierīcēm: iestāšanās vairs nenotiek pie galdiem

Tā kā 37% ASV darbaspēka tagad strādā attālināti vismaz nepilnu darba laiku un mazie uzņēmumi arvien vairāk pieņem darbā darbiniekus pāri ģeogrāfiskām robežām, mobilā pieejamība nav obligāta. Taču patiesā mobilā optimizācija ir plašāka par veidlapu reaģēšanu tālruņa ekrānā. Tas nozīmē visu iekāpšanas ceļojumu izstrādi, kas mobilajās ierīcēs jūtas dabiski.

Meklējiet programmatūru, kas ļauj jaunajiem darbiniekiem veikt tādus uzdevumus kā personu apliecinošu dokumentu iesniegšana, fotografējot ar tālruņa kameru, parakstot dokumentus ar pirkstu parakstiem un skatoties orientācijas videoklipus, kas optimizēti skatīšanai mobilajās ierīcēs. Svarīga ir arī administratīvā puse — vadītājiem ir jāspēj apstiprināt pieprasījumus un izsekot progresam no savām mobilajām ierīcēm, kad viņi atrodas prom no darbagalda. Šī elastība ir īpaši vērtīga mazo uzņēmumu īpašniekiem, kuri pastāvīgi žonglē vairākās vietās vai strādā ārpus tradicionālajām darba stundām.

5. Automatizācija, kas faktiski saprot mazo uzņēmumu darbplūsmas

Daudzas iekļaušanas platformas ir paredzētas lieliem uzņēmumiem ar īpašām personāla nodaļām. Viņi pieņem, ka kādam ir 20 stundas nedēļā, lai konfigurētu sarežģītas darbplūsmas. Mazajiem uzņēmumiem ir nepieciešama automatizācija, kas darbojas uzreiz ar minimālu iestatīšanu. Visefektīvākās sistēmas izmanto uz lomām balstītas veidnes: pieņemot darbā "tirdzniecības pārstāvi", sistēma automātiski zina, kuras veidlapas, apmācība, aprīkojums un piekļuve sistēmai viņiem ir nepieciešams.

Īstenā laiku taupošā automatizācijā ir iekļautas tādas funkcijas kā:

• Automatizēti uzdevumu uzdevumi, kas informē IT par klēpjdatora iestatīšanu, kad tiek pieņemts piedāvājums, kad tiek pieņemts piedāvājums par klēpjdatora iestatīšanu. Reģistrēšanās 30/60/90 dienu laikā
• Nosacījuma loģika, kas parāda dažādas veidlapas atkarībā no darbinieka veida (pilna laika un darbuzņēmēja)
• Lielapstrāde, ja tiek pieņemti darbā vairāki darbinieki vienlaikus

6. Atbilstība ir droša: aizsardzība bez paralīzes

Mazo uzņēmumu īpašnieki valkā daudzas cepures, taču "atbilstības eksperts" bieži rada vislielāko stresu. Nodarbinātības noteikumi pastāvīgi mainās — no minimālās algas atjauninājumiem līdz jaunām drošības prasībām. Ieslēgtā programmatūra kļūst par jūsu pirmo aizsardzības līniju, kad tā automātiski atjaunina veidlapas un procedūras, lai atspoguļotu spēkā esošos tiesību aktus.

Papildus dokumentu pārvaldībai meklējiet arī tādas funkcijas kā audita pēdas, kas izseko, kuras apmācības ir pabeidzis un kad, automatizēta sertifikācijas atjaunošana lomām, kurām nepieciešami īpaši akreditācijas dati, un iebūvēti atbilstības kontrolsaraksti nozarēm ar īpašām prasībām (piemēram, veselības aprūpe vai finanšu pakalpojumi). Visvērtīgākās sistēmas pat nodrošina lokalizētas atbilstības funkcijas — tas ir ļoti svarīgi, ja strādājat vairākos štatos vai valstīs ar atšķirīgiem nodarbinātības likumiem.

7. Analītika, kas parāda, kas patiesībā darbojas

Ja nevarat to izmērīt, nevarat to uzlabot. Pamata iestāšanās programmatūra var liecināt, ka Sāra ir pabeigusi dokumentus. Uzlabotās sistēmas palīdz saprast, vai jūsu uzņemšanas process patiešām darbojas. Galvenie izsekojamie rādītāji ir šādi:

1. Laiks līdz produktivitātei: cik ilgs laiks ir līdz jaunu darbinieku skaitam?
2. Pabeigšanas rādītāji: vai daži uzdevumi pastāvīgi tiek aizkavēti vai tiek izlaisti?
3. Iesaistīšanās rādītāji: kā jaunie darbinieki novērtē savu tēriņus
pieņemšanas komandas pieredze? mazāk laika administratīvajiem uzdevumiem?

Šie ieskati palīdz jums nepārtraukti pilnveidot procesu. Ja pamanāt, ka attāliem darbiniekiem ir nepieciešams ilgāks laiks, lai sasniegtu produktivitāti, varat pievienot vairāk virtuālo reģistrēšanos. Ja noteiktām veidlapām ir zems aizpildīšanas līmenis, tās var būt pārāk sarežģītas un ir jāvienkāršo.

Izvēlētās programmatūras ieviešana: 30 dienu rīcības plāns

Pareizas programmatūras izvēle ir tikai puse no panākumiem — ieviešana nosaka, vai jūsu ieguldījums atmaksāsies. Izpildiet šo pakāpenisku pieeju, lai nodrošinātu vienmērīgu pieņemšanu:

1. nedēļa: pamatu veidošana
Sāciet ar esošo dokumentu augšupielādi un izveidojiet veidnes savām visbiežāk sastopamajām lomām. Norādiet vienu personu par sistēmas administratoru. Importējiet savu pašreizējo darbinieku datu bāzi, lai sistēmai būtu organizatoriskais konteksts.

2. nedēļa: darbplūsmas konfigurācija
Iestatiet automātiskas secības nākamajam darbā pieņemšanas ciklam. Izveidojiet uzdevumu sarakstus vadītājiem un jauniem darbiniekiem. Pārbaudiet procesu iekšēji, "pieņemot" pašreizējo darbinieku, lai noteiktu nepilnības.

3. nedēļa: integrācijas aktivizēšana
Izveidojiet savienojumu ar svarīgiem rīkiem, piemēram, e-pastu, kalendāru un algu sarakstu. Izveidojiet savas komandas lielumam atbilstošus atļauju līmeņus — maziem uzņēmumiem parasti ir nepieciešams administratora, menedžera un darbinieku viedoklis.

4. nedēļa: sāciet tiešraidē un vāciet atsauksmes
Sāciet ar jaunu darbinieku vai nodaļu, lai novērstu problēmas. Ieplānojiet reģistrēšanos ar visām ieinteresētajām personām pēc pirmā ieviešanas cikla, lai noteiktu uzlabojumus.

Nākotnes iekļaušanas stratēģija: mērogošana, nesākot no jauna

Šodien izvēlētajai iekļaušanas platformai ir jāattīstās līdz ar jūsu uzņēmumu — nevis jākļūst par vēl vienu sistēmu, kas jānomaina divu gadu laikā. Tas nozīmē, ka jānovērtē ne tikai pašreizējās funkcijas, bet arī pārdevēja ceļvedis un cenu struktūra. Platformas, kurās tiek iekasēta maksa par vienu darbinieku, mērogošanas laikā var kļūt pārmērīgi dārgas, savukārt vienotas likmes cenas nodrošina izmaksu noteiktību. Tāpat modulāras sistēmas, kas ļauj pievienot tādas funkcijas kā veiktspējas pārvaldība vai uzlabota analītika, novērš migrācijas galvassāpes nākotnē.

Tāpredzīgi mazie uzņēmumi jau izmanto iekļaušanas datus, lai prognozētu saglabāšanas riskus un identificētu veiksmīgas darbā pieņemšanas pazīmes. Mākslīgajam intelektam attīstoties, mēs redzēsim sistēmas, kas automātiski personalizē apmācību, pamatojoties uz mācīšanās stiliem vai karjeras mērķiem. Kopīgais pavediens? Sistēmas, kas pielāgojas jūsu mainīgajām vajadzībām, nevis liek jums pielāgoties to ierobežojumiem. Konkurences apstākļos par talantiem uzņēmumi, kas pārvalda iemaņas, ne tikai ietaupīs administratīvo laiku, bet arī izveidos komandas, kas darbosies pietiekami ilgi, lai veicinātu reālu izaugsmi.