Business Operations

Gadījuma izpēte: kā Sanfrancisko starta uzņēmums 90 dienu laikā samazināja rīku tēriņus par 73%

Skatiet, kā Nexus Dynamics nomainīja 11 SaaS rīkus ar Mewayz, ietaupot 32 000 USD gadā, palielinot produktivitāti par 40% un racionalizējot darbības. Reāli dati iekšā.

12 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations
korpuss {fontu ģimene: system-ui, -apple-system, sans-serif; krāsa: #1f2937; līnijas augstums: 1,6; fona krāsa: #f9fafb; piemale: 0; polsterējums: 20 pikseļi;} h1, h2, h3 {krāsa: #312e81;} a {color: #6366f1;} .container {maksimālais platums: 900 pikseļi; piemale: 0 auto; fons: #fff; polsterējums: 30 pikseļi; apmales rādiuss: 8 pikseļi; apmale: 1 px ciets #e5e7eb;} .results-box {fons: #f9fafb; apmale-left: 4px solid #6366f1; polsterējums: 20 pikseļi; piemale: 30 pikseļi 0;} blockquote {border-left: 4px solid #e5e7eb; polsterējums pa kreisi: 20 pikseļi; piemale: 20 pikseļi 0; fonta stils: slīpraksts; krāsa: #4b5563;} tabula {platums: 100%; border-collapse: sabrukums; piemale: 25 pikseļi 0;} th {fons: #312e81; krāsa: #fff; polsterējums: 12 pikseļi; teksta līdzināšana: pa kreisi;} td {polsterējums: 12 pikseļi; apmale-apakšā: 1 px ciets #e5e7eb;} .cta-box {fons: lineārs gradients (135°, # 6366f1, # 8b5cf6); krāsa: #fff; polsterējums: 30 pikseļi; teksta līdzināšana: centrs; apmales rādiuss: 8 pikseļi; piemale: 40 pikseļi 0;} .cta-box a {color: #fff; fons: #1f2937; polsterējums: 12px 30px; apmales rādiuss: 6 pikseļi; teksta noformējums: nav; fonta svars: treknrakstā; displejs: inline-block; mala augšpusē: 15 pikseļi;} .laika skala {pozīcija: relatīvs; piemale: 40 pikseļi 0;} .timeline-item {padding-left: 30px; piemale-apakšā: 30 pikseļi; apmale-left: 2px solid #6366f1; pozīcija: relatīvs;} .timeline-item:before {content: ''; pozīcija: absolūta; pa kreisi: -8px; augšā: 0; platums: 14 pikseļi; augstums: 14 pikseļi; apmales rādiuss: 50%; fons: #6366f1;} .faq-item {margin-bottom: 20px;} .faq-question {fonta svars: treknraksts; krāsa: #312e81; piemale-apakšā: 5 pikseļi;} .chart-placeholder {fons: #f9fafb; apmale: 1px ciets #e5e7eb; polsterējums: 20 pikseļi; teksta līdzināšana: centrs; piemale: 20 pikseļi 0;}

Gadījuma izpēte: Sanfrancisko starta uzņēmums 90 dienu laikā samazināja rīku tēriņus par 73%

Rezultāti īsumā

  • SaaS tēriņu samazinājums par 73%: gada izmaksas samazinājās no aptuveni 44 000 USD līdz 12 000 USD.
  • Komandas produktivitātes pieaugums par 40%: tiek mērīts, samazinot konteksta pārslēgšanu un manuālā procesa laiku.
  • Ikgadējie ietaupījumi vairāk nekā USD 32 000: tieši izmaksu ietaupījumi, izņemot produktivitātes pieaugumu.
  • Vienoti 11 rīki: apvienota projektu pārvaldība, CRM, dokumenti, personāla vadība un analīze vienā platformā.

Publicēts: 2023. gada 26. oktobrī | Datu avots: iekšējā analīze, ko nodrošina Nexus Dynamics

Sanfrancisko tehnoloģiju jomā konkurētspējīgā vidē efektivitāte nav tikai mērķis — tas ir izdzīvošanas jautājums. Agrīnās stadijas jaunizveidotiem uzņēmumiem uzpūsts un dārgs programmatūras steks var klusi iztukšot resursus, sadrumstalot datus un kavēt izaugsmi. Šis ir stāsts par Nexus Dynamics, 35 personu AI starta uzņēmumu, un to, kā viņi risināja šo kopējo izaicinājumu.

Sastopoties ar pieaugošajām SaaS izmaksām un darbības sarežģītību, Nexus Dynamics uzsāka 90 dienu misiju, lai konsolidētu savu tehnoloģiju kopumu. Viņu risinājums? Visu to darbību migrēšana uz Mewayz — modulāru biznesa operētājsistēmu, kas aizstāja 11 atšķirīgus rīkus. Rezultāti, kas norādīti tālāk, sniedz plānu citiem jaunizveidotiem uzņēmumiem, kas vēlas racionalizēt darbību un atgūt savu budžetu.

Izaicinājums: sadrumstalota un dārga tehnoloģiju kopa

Nexus Dynamics, tāpat kā daudzi strauji augoši jaunuzņēmumi, savu rīku kopu bija veidojis reaģējoši. Katra jauna nodaļas nepieciešamība tika apmierināta ar jaunu programmatūras abonementu. Līdz 2023. gada 2. ceturksnim uzņēmums izmantoja:

  • Projektu vadība: Asana, Trello un Jira dažādām komandām.
  • CRM un pārdošana: HubSpot pārdošanas centrs.
  • Iekšējā dokumentācija: Notion un Google dokumenti.
  • HR un darbības: BambooHR, Rippling un Slack apstiprināšanai.
  • Analytics: vairāki Google izklājlapu un Looker informācijas paneļi.

Šis "Frankenstack" radīja nopietnas problēmas:

"Mēs noslīkstējām cilnēs. Mūsu dati tika slēpti, mūsu procesi bija manuāli, un es baidījos aplūkot mūsu ikmēneša SaaS rēķinu. Mēs aprēķinājām, ka mēs tērējām vairāk nekā 100 stundu mēnesī tikai administratīviem uzdevumiem, kas saistīti ar visu šo pieteikšanos, abonementu un sinhronizāciju pārvaldību," sacīja Sāra Čena, Nexus Dynamics izpilddirektore.

Finansiālais slogs bija ievērojams. Tālāk esošajā tabulā ir sniegta informācija par viņu ikmēneša SaaS tēriņiem pirms konsolidācijas.

Rīka kategorijaĪpaši rīkiMēneša izmaksasGada izmaksas Projektu vadībaAsana, Jira450 USD5400 USD CRMHubSpot (pārdošanas iesācējs)540 $6480 $ DokumentācijaIedomājums (komandas plāns)240 $2880 $ Cilvēkresursi un operācijasBambooHR, Rippling1850 USD22 200 USD SaziņaSlack (Pro)105 $1260 $ Citi rīki (Analytics utt.)Dažādi650 ASV dolāri7800 ASV dolāri Kopā11 rīkitd3,8>td3,8>td3; style="border-top: 2px solid #1f2937;">46 020 USD

Risinājums: vienota platforma ar Mewayz

Sāra Čena uzdeva savam operāciju vadītājam Deividam Rodrigesam atrast risinājumu. Kritēriji bija stingri: samaziniet izmaksas, centralizējiet darbības un uzlabojiet darbplūsmas efektivitāti bez ilgstošas, traucējošas ieviešanas.

"Mēs novērtējām vairākas "viss vienā" platformas, taču Mewayz izcēlās ar savu modularitāti. Mums nebija jāmaksā par funkcijām, kas mums nebija vajadzīgas. Fakts, ka tai bija bezmaksas mūžīgais līmenis, ļāva mums to rūpīgi pārbaudīt ar nelielu komandu pirms apņemšanās," skaidroja Deivids.

Nexus Dynamics izvēlējās Mewayz biznesa plānu par USD 49 vienam lietotājam mēnesī. Migrācija tika pakāpeniski sadalīta 90 dienu laikā, vienlaikus koncentrējoties uz vienu nodaļu, lai samazinātu traucējumus.

90 dienu transformācijas laika skala

1.–2. nedēļa: novērtēšana un plānošana

Kartē visus esošos procesus un datu plūsmas. Identificēti galvenie Mewayz moduļi, lai aizstātu esošos rīkus: projektu pārvaldība, CRM, zināšanu bāze, HR Suite un Advanced Analytics.

💡 DID YOU KNOW?

Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

Start Free →
3.–6. nedēļa: 1. fāze — operācijas un personāla vadība

Visi darbinieku dati, atvaļinājumu pieprasījumi un apstiprināšanas darbplūsmas no BambooHR/Rippling tika migrēti uz Mewayz. Izvietots zināšanu bāzes modulis, lai aizstātu izkaisītās Google dokumentu un jēdzienu lapas.

7.–10. nedēļa: 2. fāze — pārdošana un projekti

Pārdošanas komanda pārcēla savu konveijeru no HubSpot uz Mewayz CRM. Inženieru un produktu komandas apvienoja Jira/Asana projektus vienotā projektu pārvaldības modulī.

11.–12. nedēļa: 3. fāze — aktivizēšana un analīze

Pilna uzņēmuma maiņa. Izveidoti pielāgoti informācijas paneļi pakalpojumā Mewayz, lai izsekotu galvenajiem pārdošanas, projektu un personāla rādītājiem, tādējādi novēršot vajadzību pēc atsevišķiem analīzes rīkiem.

13. nedēļa: pārskatīšana un optimizācija

Analizēja rezultātus, apkopoja komandas atsauksmes un atcēla visus mantotos rīku abonementus. Aprēķinātais kopējais izmaksu ietaupījums un produktivitātes ietekme.

Rezultāti: kvantitatīvi nosakāmi ietaupījumi un efektivitātes pieaugums

Konsolidācijas ietekme bija tūlītēja un nozīmīga. Dramatiskākais rezultāts bija apakšējā rindā.

MetrikaPirms MewayzPēc Mewayz (90 dienas)Izmaiņas Ikmēneša tēriņi par SaaS3835 ASV dolāri1035 ASV dolāri*-73% Aktīvi izmantoto rīku skaits111 (Mewayz + Slack)-10 Aptuvenais laiks, kas pavadīts rīka administratoram (mēnesī)aptuveni 100 stundasapmēram 15 stundas-85% Pārdošanas līnijas redzamība (komandas aptaujas rādītājs /10)4,28,9+112% Projekta piegādes laikā rādītājs68%87%+19 pp

*49 $/lietotājs/mēnesī 20 lietotājiem (dažas lomas izmanto bezmaksas līmeni) = 980 ASV dolāri, kā arī saglabāts Slack abonements (55 ASV dolāri).

Vizuāls: ikgadējais SaaS izmaksu salīdzinājums
[Diagramma: joslu diagramma, kurā redzama josla "Pirms" par aptuveni 46 000 ASV dolāriem un "Pēc" josla ~ 12 420 ASV dolāru vērtībā. Punktēta līnija parāda gada ietaupījumus ~32 000 ASV dolāru.]
"Ietaupījumi bija neticami, taču patiesais ieguvums bija kultūras maiņa. Mūsu komanda beidzot darbojas no viena patiesības avota. Saziņa ir ātrāka, projekti ir pārredzamāki, un man ir reāllaika informācijas panelis visam uzņēmumam. Mewayz atmaksājās pirmajā ceturksnī," sacīja Sāra Čena.

Secinājums: vairāk nekā tikai izmaksu ietaupījums

Nexus Dynamics konsolidācija Mewayz bija stratēģisks solis, kas bija daudz tālāk par ikmēneša rēķina samazināšanu. Tas likvidēja datu rezervuārus, racionalizēja sarežģītas darbplūsmas un nodrošināja darbiniekus ar vienotu sistēmu. Instrumentu izdevumu samazinājums par 73% tieši uzlaboja viņu skrejceļu, savukārt darbības efektivitātes pieaugums par 40% paātrināja viņu produktu izstrādes ciklu.

Viņu pieredze liecina, ka jaunizveidotiem uzņēmumiem integrēta biznesa operētājsistēma, piemēram, Mewayz, var būt spēcīgs izaugsmes katalizators, pārvēršot darbības izmaksas par stratēģisku priekšrocību.

Vai esat gatavs racionalizēt starta darbības?

Pievienojieties vairāk nekā 138 000 lietotājiem, kuri izmanto Mewayz, lai efektīvāk vadītu savu biznesu. Apvienojiet savus rīkus, samaziniet izmaksas un atbloķējiet savas komandas produktivitāti.

Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju jau šodien

Nav nepieciešama kredītkarte. Izpētiet visus 208 moduļus mūsu bezmaksas mūžīgajā līmenī.

Bieži uzdotie jautājumi (BUJ)

Vai migrācija uz Mewayz traucēja komandas darbplūsmai?
Pakāpeniskā pieeja mazināja traucējumus. 90 dienu laikā migrējot pa vienu nodaļu un nodrošinot plašu apmācību, komanda ātri pielāgojās. Vienotā sistēma faktiski samazināja ikdienas berzi, pārslēdzoties starp 11 dažādiem rīkiem.
Kāpēc Nexus Dynamics saglabāja Slack kopā ar Mewayz?
Lai gan Mewayz ir spēcīgas iekšējās komunikācijas funkcijas, komanda bija dziļi iesakņojusies Slack reāllaika tērzēšanai. Lēmums tika pieņemts, pamatojoties uz komandas vēlmēm un minimālajām papildu izmaksām, ko ievērojami atsvēra ietaupījumi, kas gūti, apvienojot pārējos 10 rīkus.
Kā novērtējāt produktivitātes pieaugumu par 40%?
Tas tika novērtēts, apvienojot laika izsekošanas aptaujas pirms un pēc migrācijas (izsekojot laiku, kas pavadīts administratīviem uzdevumiem un konteksta maiņai), kā arī palielinot galveno izvades rādītāju, piemēram, projekta savlaicīgas piegādes līmeni un katra pārstāvja veiktās pārdošanas aktivitātes.
Vai Mewayz ir piemērots jaunizveidotiem uzņēmumiem ārpus tehnoloģiju nozares?
Pilnīgi. Mewayz 208 moduļi ir paredzēti, lai apkalpotu plašu uzņēmumu klāstu, sākot no profesionāliem pakalpojumiem un mārketinga aģentūrām līdz bezpeļņas organizācijām un e-komercijai. Modulārais raksturs nozīmē, ka jūs aktivizējat tikai tās funkcijas, kas ir nepieciešamas jūsu uzņēmumam.
Kāds bija lielākais negaidītais ieguvums, pārejot uz Mewayz?
Saskaņā ar izpilddirektora teikto, tā bija uzlabota uzņēmuma mēroga darbību redzamība. Pārdošanas, projektu un personāla datu apkopošana vienā platformā ļāva gūt stratēģisku ieskatu, ko iepriekš nebija iespējams iegūt bez manuālas datu konsolidācijas ar kļūdu iespējamību.