Ақылды сатып алушының нұсқаулығы: Сізбен бірге өсетін іскери бағдарламалық құралды қалай таңдауға болады

Дұрыс емес құралдарға ақша лақтыруды тоқтатыңыз: нақты әлем құрылымы

Әрбір бизнес иесі сонда болды. Сіз перспективалы жаңа бағдарламалық қамтамасыз ету платформасына мыңдаған ақша саласыз, командаңызды оқытуға апта жұмсайсыз және алты айдан кейін сіз қиын жұмыс процестеріне, ешқашан пайдаланбайтын мүмкіндіктерге және бюджетіңізді жұмсайтын келісімшартқа тап боласыз. Gartner мәліметтері бойынша,бағдарламалық қамтамасыз етуді енгізудің 70% өз мақсаттарына сәйкес келмейдікөбінесе кәсіпорындар нақты операциялық қажеттіліктерге емес, жарқыраған маркетингке негізделген құралдарды таңдайды. Орташа шағын бизнес қазір 102 түрлі SaaS қолданбасын пайдаланады, бұл лицензиялардың 30%-ы толығымен пайдаланылмайды — бұл ай сайын ақшаны ысырап етеді және өнімділікті жоғалтады.

Бизнес бағдарламалық құралын таңдау «ең жақсы» құралды табу емес; бұл сіздің нақты кезеңіңізге, командаңызға және мақсаттарыңызға дұрыс құралды табу туралы. Стратегиялық инвестиция мен қымбат қателік арасындағы айырмашылық ерекшеліктерден тыс және бизнеске нақты әсер ететін жүйелі бағалау процесіне байланысты. Ескірген жүйелерді ауыстырып жатсаңыз немесе технологиялық стекті нөлден жасап жатсаңыз да, бұл нұсқаулық бюджетіңізді құрғатпай, өсуді қолдайтын интеллектуалды бағдарламалық құрал шешімдерін қалай қабылдауға болатынын нақты көрсетеді.

1-қадам: Ауырсыну нүктелерін диагностикалау (тек симптомдар ғана емес)

Сізге не қажет екенін түсінуге болады. ағымдағы жұмыс үрдісінде шынымен бұзылған. Тым көп бизнес мәселені дұрыс анықтамай тұрып, шешімдерді сатып ала бастайды. Сіздің сату тобыңызда CRM автоматтандырудың жоқтығынан немесе жетекші біліктілік процесінің дұрыс еместігіне байланысты күресіп жатыр ма? Сіздің қаржылық есептеріңіз нашар бағдарламалық жасақтамаға байланысты немесе деректерді енгізу бөлімдер арасында сәйкес келмейтіндіктен кешіктірілді ме? Мәселені қате диагностикалау қате шешімді сатып алатыныңызға кепілдік береді.

Бағдарламалық құралды нақты пайдаланатын топтармен процесс аудитін жүргізіңіз. Олардың қолмен орындалатын тапсырмаларға қанша уақыт жұмсайтынын, қателер қай жерде жиі болатынын және олар жасаған шешімдерді қадағалаңыз. Мәселе белгілі бір мүмкіндіктің жоқтығында емес, қызметкерлерді бір тапсырманы орындау үшін 5 түрлі қолданбаның арасында өтуге мәжбүр ететін ажыратылған жүйелерде екенін жиі байқайсыз. Мысалы, тұтынушыларға қызмет көрсету тобына CRM, содан кейін шот ұсыну бағдарламалық құралын, содан кейін қарапайым клиент сұрағына жауап беру үшін жобаны басқару құралын тексеру қажет болса, нақты мәселе интеграция болып табылады, бұл кез келген құралдың «нашар» емес.

Шын қажеттіліктерді ашатын сұрақтар

• Уақыттың ысырап аудиті:Қандай қайталанатын тапсырмалар әр апта сайынқызметкердің 2 сағатын жұмсайды? қадағалау: Жұмыс үрдісіңізде қателер жиі қай жерде орын алады?
• Интеграциялық олқылықтар: Қызметкерлер жүйе арасында деректерді күніне қанша рет көшіреді/қойылады?
• Өсудің қиындауы: Егер сіз өз тобыңызды немесе клиенттеріңізді екі есе көбейтсеңіз, қандай процесс толығымен бұзылады?

2-қадам. Жақсы нәрселер

Нақты мәселелеріңізді түсінгеннен кейін, қажет нәрселерді тілектер тізімі элементтерінен бөлетін талаптар тізімін жасауға болады. Бұл жерде көптеген кәсіпорындар қателеседі - олар маңызды функцияларды елемей, әсерлі, бірақ қажет емес мүмкіндіктерге таң қалады. Келісуге жатпайтындарыңыз 1-қадамда көрсетілген ауыртпалықтарды тікелей шешуі керек. Егер қолмен шот-фактура сізге аптасына 15 сағат жұмсалса, шот-фактураны автоматтандырылған жасау және төлемді бақылау келіспейді. Егер сіз мәмілелерден айырылып жатсаңыз, кейінге қалдырылған әрекеттер бұзылғандықтан, CRM тапсырмаларын автоматтандыру өте маңызды.

Жақсы мүмкіндіктер - бұл пайдалы болатын, бірақ операцияларыңызды жасамайтын немесе бұзбайтын мүмкіндіктер. Мүмкін AI-мен жұмыс істейтін аналитика керемет болар еді, бірақ негізгі есеп беру жұмысты аяқтайды. Мобильді қолданба ыңғайлы болар еді, бірақ жұмыстың 90% жұмыс үстелінде болады. Талаптарды алдын ала санаттау арқылы сіз ешқашан пайдаланбайтын қоңыраулар мен ысқырықтар үшін жоғары бағаларды төлеуден аулақ боласыз. Зерттеулер көрсеткендей, орташа бизнес өз бағдарламалық жасақтамасындағы мүмкіндіктердің тек 45%-ын ғана пайдаланады— яғни, олар пайдаланылмай отыру үшін сатып алған нәрсесінің жартысынан көбін төлейді.

"Бағдарламалық құралдағы ең қымбат қателік – дұрыс емес құралды таңдау емес, ол дұрыс емес уақытта дұрыс құралды таңдау. Іске қосу үшін кәсіпорынның қарапайым күрделілігін қажет етпейді. бір пайдаланушыға арналған қолданба."

3-қадам: жалпы иелік құнын есептеңіз (ай сайынғы төлем емес)

Бағдарламалық жасақтаманың баға белгілеу беттері қате бағыттаудың шебері болып табылады. Сізге 12 пайдаланушы (айына $348), сонымен қатар «маңызды» қосымша пакеті (айына $99), сонымен қатар енгізу ақысы (бір реттік $1500), оқуға (800$), сонымен қатар бар құралдармен интеграция (әзірлеуші ​​уақыты $120/сағат) қажет екенін түсінбейінше, бір пайдаланушыға айына $29 $ ақылға қонымды болып көрінеді. Кенеттен сіздің «қолжетімді» шешіміңіз бірінші жылдың өзінде 7000 доллардан асады. Сондықтан қандай да бір шешім қабылдамас бұрын Жалпы иелік құнын (ТШО) есептеу керек.

ТШО кемінде 3 жылдық кезеңдегі барлық тікелей және жанама шығындарды қамтиды: жазылым ақысы, енгізу, оқыту, теңшеу, біріктіру, қолдау, деректерді тасымалдау және ауысу кезінде өнімділіктің жоғалуы. Mewayz сияқты платформа функционалдылықты сынау үшін ақысыз деңгейімен, көптеген бизнеске қажетті заттарды қамтитын айына $19-49 аралығындағы ақылы жоспарлармен және реттелетін интеграциялар үшін $4,99/модульдегі нақты API бағасымен мөлдір бағаны ұсынады. Бұл мөлдірлік қаржыңызды тосын шығындарсыз дәл бюджетті құруға мүмкіндік береді.

Көптеген кәсіпорындар жібермейтін жасырын шығындар

• Ауысу шығындары:Деректерді тасымалдау, қызметкерлерді қайта оқыту, жұмыс үрдісін қайта құру
• Интеграция шығындары:Жазушы жүйелерінің ортасына қосылуы шектеулер:Көптеген платформалар негізгі модификациялар үшін қосымша ақы алады
• Масштабтық айыппұлдар: 50+ қызметкерде қолжетімсіз болатын пайдаланушының бағасы

4-қадам: Тек бағдарламалық құралды емес, жеткізушіні бағалаңыз

Әлемдегі ең жақсы бағдарламалық жасақтама бизнесті тоқтатса, ол бизнесті тоқтатса, оның артта қалуы мүмкін. Жеткізушілерді бағалау әсіресе тұрақсыз платформаларды басқару үшін АТ ресурстары жоқ шағын және орта бизнес үшін өте маңызды. Сатылым шеңберінен тыс қараңыз және зерттеңіз: олар бизнесте қанша уақыт болды? Олардың қаржылық жағдайы қандай? Қолданыстағы тұтынушылар олардың қолдауын қалай бағалайды? Олардың өнімінің жол картасы қандай? Олар сіздің өлшеміңіздегі бизнесте маманданған ба?

Сүзгісіз кері байланыс үшін G2, Capterra және Trustpilot сияқты шолу сайттарын тексеріңіз. Компанияның теріс пікірлерді қалай өңдейтініне ерекше назар аударыңыз - олар кәсіби түрде жауап береді және мәселелерді шешу үшін жұмыс істей ме? Сондай-ақ олардың бизнес үлгісін сәйкестендіруді қарастырыңыз. Кәсіпорын клиенттеріне бағытталған сатушы кішірек операциялар үшін маңызды мүмкіндіктерді елемеуі мүмкін, ал іске қосушы жеткізушіде сізге қажетті тұрақтылық болмауы мүмкін. Mewayz дүние жүзінде 138 000+ пайдаланушыға қызмет көрсетеді, бұл олардың өсудің әртүрлі кезеңдеріндегі бизнесті түсінетінін көрсетеді. Бұл тегіннен ақылы кәсіпорын жоспарларына дейін айқын ілгерілеушілік.

5-қадам: Тапсырма бермес бұрын сынақ жүргізу (дұрыс жол)

Ешқашан тек жылтыратылған сатылым көрсетіліміне негізделген бизнес бағдарламалық құралын сатып алмаңыз. Сату командалары күшті жақтарын көрсетуге және шектеулерді айналып өтуге үйретілген. Сіз бағдарламалық жасақтаманы нақты жұмыс процестеріңіздің объективі арқылы көруіңіз керек. Көптеген платформалар тегін сынақ нұсқаларын ұсынады, бірақ оларды тиімді пайдаланады. Кездейсоқ түртудің орнына, нақты бизнес сценарийлерін имитациялайтын құрылымдық сынақ жоспарын жасаңыз.

Сынақ мерзімінде ең маңызды процестерді дәл бүгінгідей қайта жасаңыз. Нақты деректерді импорттау (қажет болған жағдайда зарарсыздандырылған). Бағдарламаны нақты пайдаланатын қызметкерлер күнделікті тапсырмаларын орындасын. Ағымдағы әдістермен салыстырғанда қанша уақыт қажет. Үйкеліс нүктелеріне қай жерде жаңа жүйенің интуитивті екенін және қай жерде екенін анықтаңыз. Ұшақтауға ерекше назар аударыңыз - егер сіз бірінші сағатта негізгі тапсырмаларды қалай орындау керектігін анықтай алмасаңыз, сіздің командаңыз одан да көп күреседі. Бұл практикалық тестілеу бағдарламалық жасақтаманың шын мәнінде сіздің мәселелеріңізді шешетінін немесе жай ғана теориялық тұрғыдан жақсы көрінетінін көрсетеді.

Практикалық тестілеуді тексеру тізімі

1. Деректерді импорттау: Қолданыстағы тұтынушы, өнім және транзакция деректерін оңай тасымалдай аласыз ба?
2. Күнделікті жұмыс процесі: Realinvo арқылы толық сату циклін орындау сценарийлер
3. Есеп беру: Сіз жиі қолданатын 3-5 есепті жасаңыз — олар дәл және түсінікті ме?
4. Ынтымақтастық: Топ мүшелерін рұқсаттарды және жұмыс үрдісін тапсыруды сынауға шақырыңыз
5. Қолдау жауабы:Сынақ кезінде анықтама билетін жіберіңіз және сапалы жауап беру уақытыжоспарына жауап беріңіз. Іске асыру стратегиясы

   Бағалаудан нақты пайдалануға көшу бағдарламалық жасақтама жобаларының көпшілігі сәтсіз аяқталады. Нашар енгізілген тамаша құрал хаос, деректердің жоғалуы және қызметкерлердің қарсылығын тудырады. Сіздің іске асыру жоспарыңыз техникалық реттеуге, деректерді тасымалдауға, оқытуға және өзгерістерді басқаруға қатысты болуы керек. «Үлкен жарылыс» ауысудан гөрі кезең-кезеңімен бастаңыз. Бір уақытта бір бөлімді немесе процесті жылжытыңыз, ақауларды анықтаңыз, содан кейін басқа аймақтарға кеңейтіңіз.

   Дұрыс оқыту үшін жеткілікті уақыт пен ресурстарды бөліңіз. Forrester Research мәліметтері бойынша,жан-жақты оқытуға инвестиция салатын компаниялар бағдарламалық қамтамасыз ету инвестициясынан 3 есе жоғары ROIкөреді. Рөлге арналған оқу материалдарын жасаңыз, практикалық сабақтарды жоспарлаңыз және әріптестерге көмектесе алатын ішкі чемпиондарды тағайындаңыз. Сондай-ақ, ауысу кезінде сөзсіз өнімділіктің төмендеуін жоспарлаңыз — адамдар жаңа жүйелерді меңгерген сайын өнім өндірісі уақытша 20-30%-ға төмендейді деп күтіңіз және оны уақыт шкаласына енгізіңіз.

   7-қадам: Тұрақты бағалауды бақылау нүктелерін құру

   Бизнесіңіз өскен сайын бағдарламалық қамтамасыз ету қажеттіліктері дамиды. 10 қызметкерде мінсіз жұмыс істейтін нәрсе 30 жаста қиындықтарға айналуы мүмкін. Құралдарыңыз әлі де қажеттіліктерге сай келетінін бағалау үшін тоқсан сайынғы шолуларды жоспарлаңыз. Пайдалану үлгілері өзгеріп жатыр ма? Ағымдағы бағдарламалық құрал қарастырмайтын жаңа ауырсыну нүктелері бар ма? Сіз енді пайдаланбайтын мүмкіндіктер немесе лицензиялар үшін төлейсіз бе? Тұрақты бағалау «бағдарламалық құралдың дрейфін» болдырмайды, бұл жерде сіз жақсырақ шешімдер іздеудің орнына шектеулерге біртіндеп бейімделесіз.

   Орындауға дейінгі және кейінгі негізгі көрсеткіштерді қадағалаңыз: қолмен орындалатын тапсырмаларға үнемделген уақыт, қателерді азайту жылдамдығы, тұтынушылардың жауап беру уақыты, бір қызметкерге шаққандағы табыс. Бұл қиын сандар сіздің инвестицияңыздың ақталуын көрсетеді. Сондай-ақ қызметкерлердің кері байланысын бақылаңыз - егер олар үнемі уақытша шешімдер әзірлеп жатса немесе белгілі бір мүмкіндіктерге шағымданса, бұл бағдарламалық жасақтаманың енді дұрыс сәйкес келмейтінін көрсететін ерте ескерту белгілері. Mewayz сияқты платформалардың модульдік тәсілі қажеттіліктер өзгерген сайын функционалдылықты қосуға немесе жоюға мүмкіндік береді, бұл бір мақсатты құралдар сәйкес келмейтін икемділікті қамтамасыз етеді.

   Модульдік балама: Неліктен барлығы бір платформалар жеңіп жатыр

   Бизнес бағдарламалық қамтамасыз етудің дәстүрлі тәсілі арнайы құралдардың «сағын» жинауды, басқасы үшін HR және басқасы үшін HR және басқасын қамтиды. Бұл интеграциялық қорқыныштарды, деректер силосын және тез спираль болатын жиынтық шығындарды жасайды. Заманауи балама бір платформада біріктірілген функционалдылықты қамтамасыз ететін модульдік бизнес операциялық жүйелері болып табылады. Әрқайсысы $20-50 (айына $160-400) болатын 8 бөлек жазылым үшін төлеудің орнына, сіз бағаның бір бөлігіне үйлестірілген құралдарды аласыз.

   208 біріктірілген модульдері бар Mewayz модульдік тәсілі сізге дәл қажет нәрседен (CRM, шот-фактура және т.б.) бастайтыныңызды білдіреді, содан кейін жалақыны қосасыз, бизнесіңіздің өсімін қоса аласыз. бірдей дерекқор, пайдаланушы рұқсаттары және интерфейс. Бұл деректердің қайталануын болдырмайды, оқыту күрделілігін азайтады және әрекеттеріңіздің бірыңғай көрінісін береді. Айына $100 ақ белгі опциясы агенттіктер мен кеңесшілерге өз клиенттері үшін платформаны ребрендинг жасауға мүмкіндік береді, ал кәсіпорын келіссөздері үлкен ұйымдардың сәйкес теңшелім алуын қамтамасыз етеді. Бұл ауқымдылық ажыратылған нүктелік шешімдерді пайдаланатын бизнесті мазалайтын ауыр және қымбат «жырту және ауыстыру» циклдарының алдын алады.

   Бизнес бағдарламалық құралын таңдау компанияңыздың тиімділігі мен өсуі үшін ең маңызды шешімдердің бірі болып табылады. Осы жүйелі негізге сүйене отырып - нақты ауыртпалық нүктелерін диагностикалау, шынайы талаптарды анықтау, жалпы шығындарды есептеу, жеткізушілерді мұқият тексеру, нақты сценарийлермен тестілеу, стратегиялық енгізу және жүйелі түрде бағалау - сіз бағдарламалық жасақтаманы таңдауды қауіпті құмар ойыннан есептелген инвестицияға айналдырасыз. Дұрыс құралдар сіздің командаңыздың мүмкіндіктерін табиғи кеңейту сияқты сезінуі керек, олар айналадағы кедергілер емес. Бүгінгі бәсекеге қабілетті ландшафтта бағдарламалық жасақтамаға қатысты шешімдер сіздің ептілігіңізге, табыстылығыңызға және тиімді масштабтау қабілетіңізге тікелей әсер етеді. Технологияға шығындарды азайту үшін емес, ақылмен инвестициялау мүмкіндігінің мультипликаторы ретінде қарайтын компаниялар гүлденеді.

   Жиі қойылатын сұрақтар

   Бағдарламалық құралды дұрыс бағалау процесі қанша уақытқа созылуы керек?

   Мұқтаждық бағалауды, жеткізушіні зерттеуді, тестілеуді және енгізуді жоспарлауды қоса алғанда, мұқият бағалау әдетте 4-8 аптаға созылады. Бұл процесті асықтыру қате шешімді таңдау қаупін арттырады.

   Бағдарламалық құрал жеткізушілерін бағалау кезінде ең үлкен қызыл жалау қандай?

   Баға белгілеудегі ашықтықтың жоқтығы - басты ескерту белгісі. Егер сатушы нақты бағаны сатуға шақырусыз ұсынбаса немесе іске асыру шығындарын жасырса, олар сізді кейінірек айтарлықтай қымбаттатуды жоспарлап отырған болуы мүмкін.

   Мен өз командамды жаңа бағдарламалық құралды қабылдауға қалай сендіруге болады?

   Оларды іріктеу үдерісіне ертерек қатыстырыңыз, жаңа шешіммен олардың ерекше ауыртпалық тұстарын шешіңіз, жан-жақты дайындықтан өтіңіз және бала асырап алуға қолдау көрсету үшін ішкі чемпиондарды тағайындаңыз.

   Арнайы құралдарды немесе барлығы бір платформаны таңдауым керек пе?

   Шағын және орта бизнестің көпшілігі үшін модульдік барлығы бір жерде платформалар жақсы интеграцияны, жалпы құнын төмендетуді және оңай масштабтауды ұсынады. Арнайы құралдар платформалар шеше алмайтын өте нақты, күрделі қажеттіліктер үшін ғана мағынасы бар.

   Бағдарламалық құрал стегін қаншалықты жиі қарап шығуым керек?

   Жыл сайын жан-жақты бағалау арқылы пайдалану және қанағаттану туралы ресми тоқсан сайынғы шолуларды жүргізіңіз. Бизнес қажеттіліктері тез өзгереді және сіздің құралдарыңыз сәйкесінше дамуы керек.

   Mewayz көмегімен бизнесіңізді жеңілдетіңіз

   Mewayz 208 бизнес модулін бір платформаға біріктіреді — CRM, шот-фактура, жобаны басқару және т.б. Жұмыс процесін жеңілдеткен 138 000+ пайдаланушыға қосылыңыз.

   Бүгін тегін бастаңыз→