Бағдарламалық құралға ақшаны ысырап етуді тоқтатыңыз: сізге қажет нәрсені таңдауға арналған қадамдық нұсқаулық

Бағдарламалық құралды қателесудің жоғары құны

Жыл сайын шағын және орта бизнес қажеттіліктеріне сай келмейтін бағдарламалық жасақтамаға мыңдаған доллар жұмсайды. Бес адамнан тұратын команда үшін тым күрделі бағаланған CRM немесе қызметкерлеріңіз пайдаланудан бас тартқан жобаны басқару құралы болсын, қате таңдау бюджетіңізге екі рет әсер етеді: бір рет сатып алу үшін және қайтадан өнімділікті жоғалтқанда. Шағын және орта бизнестің бір қызметкерге бағдарламалық жасақтамаға жыл сайын 1000 доллардан 5000 долларға дейінгі орташа шығыны кезінде ақылды таңдау жасау тек жақсы тәжірибе ғана емес, бұл қаржылық қажеттілік. Жақсы жаңалық мынада, тәртіпті процесті орындау арқылы сіз ресурстарыңызды сарқпай-ақ командаңызға шынайы қуат беретін құралдарды таңдай аласыз.

Мынаны қарастырыңыз: Mewayz сияқты құралдар бұл мәселені шешу үшін дәл бар. Модульдік Business OS сізге қажет нәрседен бастауға және сандық шаңды жинайтын мүмкіндіктер үшін ақы төлеуге жол бермей, ақылды түрде масштабтауға мүмкіндік береді. Бұл нұсқаулық шығындар туралы есептің басқа бір тармағын ғана емес, нақты құнды қамтамасыз ететін іскерлік бағдарламалық құралды бағалау, таңдау және енгізу үшін практикалық, қадамдық процесс арқылы сізге нұсқау береді.

1-қадам: Адал қажеттіліктерді бағалауды жүргізу

Бір бағдарламалық құрал веб-сайтына қарамас бұрын, нақты қандай мәселені шешуге тырысатыныңызды анықтауыңыз керек. Кәсіпорындардың ең көп кездесетін қателігі - олардың нақты ауырсыну нүктелерін түсінбес бұрын шешімдерді сатып алу. Бағдарламаны күнделікті пайдаланатын адамдардан кіріс жинаудан бастаңыз. Олардың алдыңғы қатардағы тәжірибесі жұмыс процесіндегі кедергілер мен қажетсіз күрделіліктерді анықтау үшін өте құнды.

Негізгі ауырсыну нүктелерін анықтау

Қазіргі уақытта тиімсіз немесе көңілсіз болып табылатын нақты тапсырмаларды тізімдеңіз. Бақылау жүйеңіз шамадан тыс электрондық кесте болғандықтан, сатылымдар сызаттар арқылы түсіп жатыр ма? Шот-фактура сіздің қаржы тобыңызды қажет болғаннан екі есе ұзартады ма? Нақты болыңыз. «Бізге жобаны басқаруды жақсарту қажет» дегеннің орнына «бізге тапсырмаларды орындау мерзімі бар тапсырмаларды тағайындау, орындалу барысын визуалды бақылау және файлдарды сақтау жүйесімен біріктіру жолы қажет» дегенге дейін егжей-тегжейлі өтіңіз. Бұл дәлдік сіздің сатып алу тізіміңізге айналады.

Қолдануға болатын нәрселер мен жақсы нәрселерге басымдық беріңіз

Тізіміңізді алғаннан кейін әрбір элементті санатқа бөліңіз. Міндетті - бұл бағдарламалық жасақтама негізгі мәселеңізді шешу үшін пайдасыз болатын мүмкіндік. Жақсы нәрсе тәжірибені жақсартуы мүмкін, бірақ маңызды емес. Мысалы, шот-фактура жасау құралын таңдасаңыз, автоматтандырылған төлем туралы еске салғыштар міндетті түрде болуы керек; шот-фактураны брендтің түстерімен теңшеуге мүмкіндік беретін мүмкіндік - бұл жақсы. Бұл басымдық сіздің негізгі қажеттіліктеріңізді қанағаттандырмайтын жарқыраған мүмкіндіктерге иланудан сақтайды.

2-қадам: Нақты бюджетті белгілеңіз (және оны ұстаныңыз)

Бағдарламалық қамтамасыз ету құны стикер бағасынан асып түседі. Сіз іске асыру уақытын, оқытуды және әлеуетті теңшеуді есепке алуыңыз керек. Айына $50 тұратын құрал қолжетімді болып көрінуі мүмкін, бірақ оны орнату үшін $75/сағ қызметкердің 40 сағаты қажет болса, сіздің нақты құныңыз айтарлықтай жоғары болады. Әрқашан иеленудің жалпы құнын (ТШО) есептеңіз.

Бюджет құру кезінде құрал әкелетін мәнді ескеріңіз. Жаңа CRM сізге 10% көбірек мәмілелерді жабуға көмектеседі ме? Егер бұл мәмілелердің құны жылына $100 000 болса, дұрыс бағдарламалық құралға жылына $1000 жұмсау тамаша инвестиция болып табылады. Керісінше, бір қызметкерге айына екі сағатты үнемдейтін айына $19 құрал, егер ол қызметкердің уақыты сағатына $10-нан асатын болса, өзін бірден ақтайды. Mewayz сияқты платформалар айына $19-дан басталатын ақысыз баға мен ақылы жоспарларды ұсынады, бұл күтпеген алымдарсыз шығындарды болжауды жеңілдетеді.

3-қадам: Опцияларыңызды зерттеңіз: Барлығы бір жерде және ең жақсы нұсқа

Бұл өте маңызды қиылыс. Сіз бір функцияны (арнайы электрондық пошта маркетинг платформасы сияқты) немесе бірнеше функцияларды басқаратын «барлығы бір жерде» платформаны (бизнес операциялық жүйесі сияқты) орындайтын арнайы «ең үздік» құралды таңдайсыз ба? Әрқайсысының жақсы және жаман жақтары бар.

• Тұқымның ең жақсы жақтары:Көбінесе оның нақты функциясы үшін неғұрлым жетілдірілген, мамандандырылған мүмкіндіктері бар. Бір жұмыс үшін абсолютті ең жақсы құрал болуы мүмкін.
• Тұқымның ең жақсы жақтары:Деректердің силосын жасайды. Сіздің CRM шот-фактура жүйесімен сөйлеспейді, деректерді қолмен енгізуге мәжбүрлейді және қателер қаупін тудырады. Бірнеше жазылым арқылы шығындар тез қосылады.
• Барлығы бір жерде: Функциялар бойынша бірыңғай деректер (мысалы, CRM жүйесіндегі клиент жазбасы шот-фактура мәліметтерін автоматты түрде толтырады). Бірыңғай логин, бірыңғай шот ұсыну және көбінесе үнемдірек.
• Барлығы бір жерде Кемшіліктері: Жеке модульдер арнайы құрал сияқты мүмкіндіктерге бай болмауы мүмкін. Сіз пайдаланбайтын модульдер үшін төлеп жатқан болуыңыз мүмкін.

Шағын және орта бизнестің көпшілігі үшін Mewayz сияқты барлығы бір платформа идеалды теңгерімді сақтайды. Ол 208 біріктірілген модульді ұсынады - CRM және HR-ден аналитикаға дейін - шығындарды болжауға болатындай деректер ағынын үздіксіз қамтамасыз етеді. Сіз көптеген бизнесті қинайтын «жазылымдардың кеңеюінен» аулақ боласыз.

4-қадам: Келісуге жатпайтын нұсқалар: тегін сынақтар және демонстрациялар

Ешқашан іскери бағдарламалық құралды алдымен сынақтан өткізбей сатып алмаңыз. Тегін сынақ нұсқасы - бұл сатып алушының өкінуіне қарсы ең күшті қару. Бұл сізге жеткізушінің шағымдарын тексеруге және бағдарламалық жасақтаманың сіздің нақты ортаңызда қалай жұмыс істейтінін көруге мүмкіндік береді.

Сынақ кезінде мақсатсыз басып кетпеңіз. 1-қадамда анықтаған ауыртпалықтар негізінде сынақ сценарийін жасаңыз. Жобаны басқару құралын бағалап жатсаңыз, нақты жоба жасаңыз, әріптестерге тапсырмалар тағайындаңыз және есеп беру мүмкіндіктерін тексеріңіз. Пайдаланушы интерфейсіне мұқият назар аударыңыз. Бұл интуитивті ме? Сіздің командаңызға негізгі функцияларды анықтау қанша уақытты алады? Жоғары оқу шығындары жақсы құралды жоғалтуы мүмкін. Сондай-ақ, қолдауды тексеріңіз. Сұрақты олардың анықтамалық үстеліне жіберіп, пайдалы жауап алу үшін қанша уақыт кететінін көріңіз.

5-қадам: Жеткізушінің ұзақ мерзімді өміршеңдігін тексеріңіз

Сіз бүгін ғана бағдарламалық құралды сатып алмайсыз; сіз серіктестікке кіресіз. Бір жылдан кейін жұмысын тоқтататын сатушы сізді тығырыққа тірейді. Компанияның тәжірибесін, қаржылық денсаулығын және тұтынушылардың пікірлерін зерттеңіз. Олар бизнесте қанша уақыт болды? Олардың нақты өнімнің жол картасы бар ма? Олар үнемі жаңартуларды шығарып жатыр ма?

Икемді масштабтау опцияларын ұсынатын жеткізушілерді іздеңіз. Стартапқа бүгін тек Mewayz тегін деңгейі қажет болуы мүмкін, бірақ олар өсіп келе жатқанда, олар HR модулін API арқылы айына 4,99 долларға оңай іске қоса алады немесе қосымша мүмкіндіктер үшін айына $49 жоспарына дейін жаңарта алады. Бұл ауқымдылық сіздің бағдарламалық жасақтаманың сізбен бірге өсуін қамтамасыз етеді, инвестицияңызды қорғайды. Олардың жұмыс уақытына кепілдік беретін қызмет көрсету деңгейі келісімін (SLA) ұсынатынын тексеріңіз, бұл бизнес үшін маңызды қолданбалар үшін өте маңызды.

Ең жақсы бағдарламалық құрал инвестициясы ең арзаны емес; бұл сіздің командаңыздың жұмысының көрінбейтін, біркелкі бөлігі болып, үнемделген уақытта өзін-өзі ақтайтын және қателерді болдырмайтын бөлікке айналады.

6-қадам: Түпкілікті шешіміңіз үшін практикалық бақылау тізімі

Сіз нүктелі сызыққа қол қоймас бұрын осы соңғы бақылау тізімінен өтіңіз. Ол барлық алдыңғы қадамдарды әрекет етуге болатын нүктелерге біріктіреді.

1. Қажеттіліктер:Бағдарламалық құрал 1-қадамда анықталған негізгі ауырсыну нүктелерін шеше ме? Оның барлық міндетті мүмкіндіктері бар ма?
2. Бюджетті теңестіру: Меншіктің жалпы құны (лицензия + енгізу + оқыту) сіздің бюджетіңізге кіреді ме? Баға үлгісі тұрақты ма?
3. Интеграциялық тест:Ол басқа маңызды құралдармен (мысалы, электрондық поштаңыз, күнтізбеңіз, төлем процессоры) біріктіре ме? Немесе ол оларды тиімді ауыстыра ма?
4. Пайдаланушының пікірі: Оны сынаған топ интуитивті және пайдалы деп тапты ма? Оқу қисығы қолайлы болды ма?
5. Жеткізушінің күші: Компания тұрақты, жақсы қолдау және болашаққа нақты жоспары бар ма?

Егер осы ұяшықтардың барлығын белгілей алсаңыз, жеңімпазды тапқан боларсыз. Егер қандай да бір ұяшық белгіленбесе, сатып алуды қайта қарастырыңыз.

7-қадам: Іске асыру және қабылдау жоспары

Соңғы қадам жиі назардан тыс қалады: бағдарламалық құралды тиімді түрде шығару. Егер сіздің команда оны қолданбаса, тамаша құрал сәтсіздікке ұшырайды. Қарапайым іске асыру жоспарын жасаңыз. Ойынға жетекшілік ететін чемпионды тағайындаңыз. Жаттығу сабақтарын жоспарлаңыз және жылдам анықтамалық нұсқаулықтарды жасаңыз. Бүкіл компанияға таратпастан бұрын пилоттық топтан бастаңыз.

Ең бастысы, үлгі көрсетіңіз. Егер басшылық жаңа құралды қабылдаса, команда оны ұстанатын болады. Оны қалай және қашан пайдалану керектігі туралы нақты күтулерді белгілеңіз. Бала асырап алу деңгейін бақылаңыз және қосымша қолдау көрсетуге дайын болыңыз. Мақсаты - бағдарламалық құралды жұмыс үрдістерімен интегралды ету, оны пайдалану екінші сипатқа ие болу.

Болашаққа арналған ақылды бағдарламалық құрал стекін құру

Бизнес ландшафты үнемі өзгеріп отырады және сіздің бағдарламалық жасақтамаға деген қажеттіліктеріңіз дамиды. Ең икемді тәсіл – өз операцияларыңызды икемді негізге салу. Модульдік платформа әр уақытта нөлден бастамай бейімделуге мүмкіндік береді. Сіз тек бір мәселе үшін құралды таңдамайсыз; сіз бизнесіңізбен бірге масштабтауға және бұруға болатын жүйені құрастырып жатырсыз. Бүгін саналы, саналы таңдау жасау арқылы сіз шынымен маңызды нәрсеге назар аудару үшін қаржылық және адами ресурстарды босатасыз: бизнесіңізді дамыту.

Жиі қойылатын сұрақтар

Бағдарламалық құралды таңдауда бизнестің ең үлкен қателігі қандай?

Ең үлкен қате - алдымен олардың нақты қажеттіліктерін анықтамау. Олар маркетинг пен мүмкіндіктер тізімдеріне еріп, олардың тобы тиімді пайдаланбайтын тым қымбат немесе тым күрделі бағдарламалық құралды сатып алуға итермелейді.

Шағын бизнес бағдарламалық жасақтамаға қанша бюджет керек?

Барлық өлшемге сәйкес келетін сан жоқ, бірақ ол беретін мәнді есептеу жақсы ереже болып табылады. Құны үнемдейтін уақыттан немесе табыстан аз болатын құралды мақсат етіңіз. Меншіктің шынайы жалпы құны үшін енгізу және оқыту шығындарын әрқашан ескеріңіз.

Барлығы бір платформаны немесе бөлек арнайы құралдарды пайдалану жақсы ма?

Шағын және орта бизнестің көпшілігі үшін барлығы бір платформа үнемді және тиімдірек. Ол деректер силостары мен жазылымдардың кеңеюіне жол бермейді. Mewayz сияқты модульдік Business OS екі әлемнің ең жақсысын ұсынады: қажет болған жағдайда қосуға болатын біріктірілген модульдер.

Бағдарламалық құралды дұрыс бағалау үшін тегін сынақ нұсқасы қанша уақыт болуы керек?

Сынақ нұсқасы сізге қажет негізгі тапсырмалардың толық циклін орындау үшін жеткілікті ұзақ болуы керек. Бұл әдетте кемінде 14-30 күн. Несие картасын алдын ала талап ететін сынақтардан аулақ болыңыз, себебі олардан бас тарту қиын болуы мүмкін.

Егер менің бизнесім мен таңдаған бағдарламалық құралдан асып кетсе ше?

Ашық масштабтау жолы бар жеткізушіні таңдаңыз. Mewayz сияқты платформалар сізге тегін бастауға, содан кейін API арқылы арнайы модульдерді белсендіруге немесе бағдарламалық жасақтамаға инвестицияңыздың бизнесіңізбен бірге өсуін қамтамасыз ете отырып, жоспарларды үздіксіз жаңартуға мүмкіндік береді.