Ақылды бағдарламалық құралды таңдау: сіздің пайдаңызды шынымен арттыратын бизнес құралдарын таңдаудың 7 қадамы

Әрбір бизнес иесі бағдарламалық жасақтамаға өкініш сезімін сезінеді. Жаңа платформаға мыңдаған, кейде ондаған мың ақша саласыз, командаңызды апта бойы жаттықтырасыз және алты айдан кейін ол сізді жылдамдатпай, баяулатып жатқанын байқайсыз. Gartner зерттеулеріне сәйкес, бағдарламалық қамтамасыз етуді енгізудің 70%-ға дейіні уәде етілген құнын жеткізе алмайды, орташа компаниялар үшін босқа жұмсалған шығындар орташа есеппен 1,2 миллион долларды құрайды. Мәселе іскерлік бағдарламалық жасақтаманың ақаулы болуында емес; бұл іріктеу процестерінің көпшілігі. Компаниялар өзекті мәселелерді шешудің орнына жарқыраған мүмкіндіктерді қуып шығады, нақты жұмыс процестерін сынамай-ақ шектеуші келісімшарттарға қол қояды және үнемдегеннен гөрі көбірек жұмыс жасайтын құралдарға ие болады.

Қате бағдарламалық құрал таңдауының жасырын шығындары

Шешімге кіріспес бұрын, шын мәнінде не қауіп төніп тұрғанын қарастырайық. Қате бағдарламалық қамтамасыз ету шешімдері сатып алу бағасын ысырап етіп қана қоймайды, олар жылдар бойы ресурстарды кетіретін каскадты шығындарды тудырады. Іске асырудағы сәтсіздіктер АҚШ бизнесіне жыл сайын 75 миллиард доллардан астам тікелей шығындар мен өнімділікті жоғалтады. Орташа қызметкер нашар интеграцияланған жүйелерді шарлау үшін күніне 22 минут жұмсайды, бұл жыл сайын бір қызметкерге 91 сағатты құрайды. 50 адамнан тұратын команда үшін бұл 4550 сағат жоғалтты — бұл бағдарламалық жасақтаманың үйкелісімен күресуден басқа ештеңе істемейтін 2,5 толық уақытты қызметкерге тең.

Уақытты ұрлаудан басқа, қате бағдарламалық құрал шешім қабылдауға кедергі келтіретін деректер қорын жасайды. Сіздің CRM бухгалтерлік жүйеңізбен сөйлеспесе, сіздің сату тобыңыз қаржы бөлімшесі орындай алмайтын жеңілдіктерді уәде етеді. Жобаны басқару құралдары клиент порталдарынан бөлек болғанда, байланыс үзіліп, мерзімдер жоғалады. McKinsey зерттеуіне сәйкес, бұл интеграциялық олқылықтар бизнестің тиімділігіне 20-30% шығын әкеледі. Мүмкін ең зияны – мүмкіндік құны: сіздің командаңыз күрделі құралдармен күресіп жатқанда, жеңілдетілген жүйелерді пайдаланатын бәсекелестер жылдамырақ қозғалады, клиенттерге жақсырақ қызмет көрсетеді және нарықтағы үлесін иеленеді.

1-қадам: Нақты қажеттіліктеріңізді диагностикалаңыз (қалаусыз)

Бағдарламалық құралды таңдаудағы ең маңызды қате - ақаулардың орнына мүмкіндіктерден бастау. Жалғыз демонстрацияны қарастырмас бұрын, көшбасшылар тобыңызды жинап, осы үш сұраққа жауап беріңіз: Қандай нақты бизнес-процестер ең көп үйкеліс тудырады? Қолмен орындалатын қандай тапсырмалар пропорционалды емес уақытты алады? Қандай деректер олқылығы ақылды шешімдер қабылдауға кедергі жасайды? Қатал түрде нақты болыңыз. «Бізге жақсырақ CRM керек» деген пайда жоқ. "Біздің сату тобымыз клиент жазбаларын қолмен жаңартуға күніне 3 сағат жұмсайды және әлі де қандай маркетингтік науқандар білікті тұтынушыларды тудыратынын бақылай алмайды".

Процесс аудитін жүргізу

Екі апта бойы қызметкерлерге ағымдағы жұмыс процестерін құжаттаңыз. Қолданбалар арасында қайда ауысатынын, деректерді қай жерде қолмен қайта енгізетінін және қателер немесе кідірістерге тап болған жерлерін қадағалаңыз. Бұл аудит көбінесе шешімнің міндетті түрде жаңа бағдарламалық құрал емес, бар құралдар арасындағы жақсы интеграция екенін көрсетеді. 138K Mewayz пайдаланушыларымен жұмыс барысында біз «бағдарламалық қамтамасыз ету олқылықтарының» 40%-ы API интерфейстері немесе жұмыс процесін автоматтандыру арқылы шешілетін интеграциялық мәселелер екенін анықтадық.

Жақсы болуы керек нәрселерден бөлек алыңыз

Екі тізімді жасаңыз: келісілмейтін талаптар (негізгі операциялар үшін маңызды мүмкіндіктер) және жақсарту мүмкіндіктері (жақсы болар еді, бірақ күтуге болады). Міндетті түрде болуы керек нәрселерге мыналар жатады: бар жүйелермен арнайы интеграциялар, сәйкестік талаптары (GDPR, HIPAA және т.б.), маңызды есеп беру мүмкіндіктері және пайдаланушының рұқсат құрылымдары. Қолданбалы нәрселер мыналарды қамтуы мүмкін: сіз бірден пайдаланбайтын кеңейтілген аналитика, сирек мобильді топтарға арналған мобильді мүмкіндіктер немесе ағымдағы қажеттіліктерден тыс автоматтандыру мүмкіндіктері.

2-қадам: Сатып алу алдында шынайы ROI-ді есептеңіз

Бағдарламалық қамтамасыз ету шешімдері ең алдымен қаржылық шешімдер болуы керек. Сатып алу бағасынан асатын қарапайым ROI үлгісін жасаңыз. Есептеңіз: енгізу шығындары (оқыту, деректерді көшіру, орнату), айлық/жылдық жазылым ақысы, болжамды өнімділік өсімі (үнемделген сағаттар × орташа сағаттық жалақы), кіріске әсер (жылдамырақ сату циклдары, қателер азаяды, тұтынушыларды жақсырақ ұстау) және мүмкіндік шығындары (үнемделген уақыт/ақшамен не істей аласыз).

Міне, табысты Mewayz тұтынушылары пайдаланатын практикалық жүйе:

1. Уақыт үнемдеу есебі: (Тапсырманы орындауға жұмсалған ағымдағы сағат × қызметкердің бір сағаттағы құны) − (Жаңа бағдарламалық құралмен есептелген сағаттар × қызметкердің сағатына құны) = Ай сайынғы уақыт мәні
2. Қатені азайту мәні: (Ағымдағы қате деңгейі × бір қатенің құны) − (Жаңа бағдарламалық құралмен болжалды қате деңгейі × қатенің құны) = Ай сайынғы қате үнемдеу
3. Табыс әсерінің болжамы: (Ағымдағы конверсия жылдамдығы × мәміленің орташа мөлшері) қарсы (болжалды жақсартылған конверсия жылдамдығы × мәміленің орташа мөлшері) = Ай сайынғы кірістің көтерілуі
4. Жалпы айлық құн: Уақытты үнемдеу + қателерді үнемдеу + кіріс әсері − ай сайынғы бағдарламалық құрал құны = Таза айлық құн

Егер бағдарламалық құрал 12 ай ішінде оң ROI көрсетпесе (күрделі жүйелер үшін 18 ай), қайта қарастырыңыз. Біздің деректеріміз дұрыс таңдалған сәтті енгізу әдетте бірінші жыл ішінде 200-300% ROI беретінін көрсетеді.

3-қадам: Драйвты орындамас бұрын сынақтан өткізіңіз

Ешқашан демонстрацияларға негізделген бизнес бағдарламалық құралын сатып алмаңыз. Демонстрациялар сарапшы пайдаланушылармен тамаша сценарийлерді көрсетеді. Сіздің шындық басқаша. Нақты деректеріңіз бен жұмыс процестеріңізбен толық мүмкіндікті сынақ мерзімін (кемінде 14 күн, жақсырақ 30) талап етіңіз. Сынақ барысында сіздің командаңызға жаңа жүйеде 5-7 нақты бизнес-процестерді орындауға рұқсат етіңіз. Жол: Ағымдағы әдістермен салыстырғанда қанша шерту? Олар қай жерде шатастырды? Олар қандай шешімдер жасады?

5 күндік нақты жұмыс сынағы

Біз Mewayz сынақ нұсқасын пайдаланушыларға осы құрылымдық тәсілді ұсынамыз:

• 1-2 күн: Бір нақты жобаны/клиентті/деректер жинағын жаңа жүйеге көшіріңіз
• 3-күн: 2-3 топ мүшесіне тек жаңа бағдарламалық құралды пайдаланып қалыпты күнделікті тапсырмаларын орындауға рұқсат етіңіз
• 4-күн: Басқа жүйелермен интеграцияны сынау (деректерді экспорттау/импорттау, API қосылымдарын тексеру)
• 5-күн: Өзіңіз қолданатын есептерді жасаңыз және ағымдағы нәтижелермен салыстырыңыз

Бұл сынақ бағдарламалық құрал жұмыс үрдісіңізге сәйкес келетінін немесе сізді оның шектеулеріне бейімделуге мәжбүр ететінін анықтайды. Дала топтары оны пайдаланатын болса, мобильді тәжірибеге ерекше назар аударыңыз және интернет сенімділігі мәселе болса, офлайн режимін тексеріңіз.

4-қадам: Масштабтауды және икемділікті бағалау

Бизнес бағдарламалық қамтамасыз ету сізді шектемей, сізбен бірге өсуі керек. Көптеген компаниялар 50 немесе 100 қызметкерде жарамсыз болып қалатын қазіргі 20 адамдық командасы үшін тамаша құралдарды таңдайды. Жеткізушілерден сұраңыз: пайдаланушыларды қосқанда сіздің баға деңгейлеріңіз қандай? Әртүрлі деңгейлерде мүмкіндіктерге қол жеткізу қалай өзгереді? Кәсіпорын жоспарларына көшу нені қамтиды? Нақтырақ айтқанда, пайдаланушы рұқсаттарының түйіршіктілігін тексеріңіз — бөлімдер маманданған кезде теңшелетін рөлдерді жасай аласыз ба?

Икемділік бірдей маңызды. Қажет болған жағдайда мүмкіндіктерді қосу/өшіру мүмкін бе? Mewayz модульдік тәсілімен бизнес нақты пайдаланатын 3-5 модуль үшін ғана төлейді (API арқылы $4,99/модуль), содан кейін платформаларды өзгертпей маркетингтік автоматтандыруды немесе кеңейтілген аналитиканы қосады. Бұл тек 8 функциясын пайдаланған кезде 30 функция үшін төлеудің әдеттегі тұзағынан сақтайды.

"Ең қымбат бағдарламалық құрал - ең жоғары баға белгісі бар бағдарламалық құрал емес — бұл сізді бизнес эволюциясына сәйкес келмейтін жұмыс процестеріне құлыптайтын бағдарламалық құрал. Монолитті шешімдерді емес, модульдік өсуді ұсынатын платформаларды таңдаңыз."

5-қадам: Іске асыру мен қолдауды мұқият тексеріңіз

Қолдау жеткіліксіз болған кезде іске асырудың сәтсіздігі деңгейі жоғарылайды. Кез келген келісім-шартқа қол қоймас бұрын мынаны зерттеңіз: борттық көмекке қандай көмек кіреді? Жаттығу тікелей ме, әлде жазылған ба? Маңызды мәселелер бойынша қолдау көрсету уақыттары қандай? Ағымдағы тұтынушылармен олардың тәжірибесі туралы сөйлесе аласыз ба? 2-деңгей мәселелерін шешудің орташа уақыты туралы нақты сұраңыз (функционалдық мәселелер, қарапайым сұрақтар емес).

Біздің талдауымыз табысты енгізулер үш қолдау сипаттамасын бөлісетінін көрсетеді:

• Алғашқы 30-60 күн ішінде арнайы борттық маман
• Іздеуге болатын шешімдері бар білім базасы (тек ЖҚС беттері емес)
• Бірнеше қолдау арналары (чат, электрондық пошта, жоғары деңгейлер үшін телефон) мөлдір SLAs

Mewayz пайдаланушылары үшін біз бизнес түріне (агенттік, электрондық коммерция, кәсіби қызметтер және т.б.) негізделген іске асыру үлгілерін береміз, бұл нөлден бастаумен салыстырғанда орнату уақытын 65%-ға азайтады.

6-қадам: Ақылды келісім-шарт шарттарын келіссөздер жүргізу

Бағдарламалық жасақтама жеткізушілері келіссөздер күтеді, бірақ көптеген компаниялар кері шегінбейді. Келісуге болатын негізгі шарттар: стандартты ұсыныстан тыс сынақ мерзімін ұзарту, іске асыруды қолдау қосулары, 24-36 айға баға құлыптары, бас тарту шарттары (30 күндік ескерту және жыл сайынғы құлыптау), күшін жою кезінде деректерді экспорттау кепілдіктері және реттелетін интеграциялық қолдау. Әрқашан нақты келісімсіз қымбатырақ жоспарларға түрлендіретін автоматты жаңарту ережелерінен аулақ болыңыз.

Бағдарламалық қамтамасыз ету келісім-шарттарындағы қызыл жалаулар

Осы қауіпті тармақтарды қадағалаңыз: деректерді иеленуге қатысты шамадан тыс шағымдар (сатып алушы сіздің деректеріңізге құқықты талап етеді), заңды жүгінуді шектейтін міндетті арбитраж талаптары, бағаны ескертусіз көтеруге мүмкіндік беретін біржақты өзгерту шарттарын және тым көп тоқтату төлемдері. Заң кеңесшіңізден ай сайынғы қарапайым келісімдерден басқа кез келген нәрсені қарастырыңыз. Өсіп келе жатқан бизнес үшін Mewayz компаниясының мөлдір бағасы (барлық мүмкіндіктері бар айына $19-49, ақ белгі үшін $100/ай) кәсіпорын деңгейіндегі мүмкіндіктерді қамтамасыз ете отырып, келіссөздер кезіндегі алаңдаушылықты жояды.

7-қадам: Бала асырап алу стратегияңызды жоспарлау

Ең жақсы бағдарламалық құрал дұрыс қабылданбайды. Келесілерді қамтитын шығару жоспарын жасаңыз: Бөлім бойынша кезең-кезеңмен енгізу (компания бойынша бір түнде емес), әр команда үшін ішкі чемпиондар, өлшенетін қабылдау кезеңдері және үздіксіз жақсарту үшін кері байланыс циклдері. Prosci зерттеулері өзгерістерді тамаша басқаратын жобалардың мақсаттарға жету ықтималдығы 6 есе жоғары екенін көрсетеді.

Міне, бала асырап алудың 30-60-90 күндік практикалық құрылымы:

1. 1-30 күндер: Негізгі топты оқыту, бір бөлім үшін деректерді тасымалдау, жұмыс процесінің маңызды мәселелерін шешу
2. 31-60-күндер: Бөлім бойынша кеңейту, негізгі интеграцияларды қосу, уақытты үнемдеуді өлшеу
3. 61-90-шы күндер: Компания бойынша қабылдау, кеңейтілген мүмкіндіктерді оқыту, болжамдарға қарсы ROI бағалау

Әр кезеңге арнайы көрсеткіштерді тағайындаңыз: Жүйені белсенді пайдаланатын мақсатты пайдаланушылардың пайызы, қайталанатын деректерді енгізуді азайту, процесті аяқтау уақытын азайту және пайдаланушының қанағаттану ұпайлары. Жеңістерді көпшілік алдында атап өтіңіз — сату тобы жаңа CRM көмегімен мәмілелерді тезірек жапқанда, сол табысты бүкіл компаниямен бөлісіңіз.

Модульдік балама: пайдаланғаныңыз үшін төлеңіз

Дәстүрлі кәсіпорын бағдарламалық құралы сізді 15-ті пайдалану кезінде 100 мүмкіндік үшін төлейтін "Бәрі немесе ештеңе" пакеттеріне мәжбүрлейді. Жаңа тәсіл — модульдік бизнес операциялық жүйелер — дәл қажет нәрседен бастауға және талаптар өзгерген сайын мүмкіндіктерді қосуға мүмкіндік береді. Бұл әсіресе жылдам өзгерістерді бастан кешіретін немесе маусымдық қажеттіліктері құбылмалы компаниялар үшін өте маңызды.

Мевейздің 208 модулімен консалтингтік фирма CRM, шот-фактура және құжаттарды басқарудан (айына $19-49) бастай алады, содан кейін кеңейту кезінде жобаны басқаруды, жалдау жеделдету кезінде HR және стратегиялық жоспарлау циклдарына дейін кеңейтілген аналитиканы қосуы мүмкін. Әрбір қосымша біркелкі біріктіріледі, өйткені ол бір экожүйенің бөлігі болып табылады, 8 түрлі нүктелік шешімдерді біріктірудің интеграциялық бас ауруларына жол бермейді. API рұқсаты ($4,99/модуль) әзірлеушілерге өзіңіз жақсы көретін арнайы құралдармен реттелетін қосылымдар жасауға мүмкіндік береді.

Бұл тәсіл ауқымды емес бастапқы деңгейдегі құралдармен ортақ 18-24 айлық ауыстыру циклін жоя отырып, кешенді жинақтармен салыстырғанда бастапқы шығындарды 40-60%-ға азайтады. Оңтүстік-Шығыс Азияның әртүрлі нарықтарына қызмет көрсететін компаниялар үшін бұл икемділік әртүрлі сәйкестік талаптары мен іскерлік тәжірибелері бар елдерде жұмыс істегенде өте маңызды.

Бизнес бағдарламалық құралын таңдау - бұл "ең жақсы" құралды табу емес, бұл нақты өсу сатысында нақты бизнесіңізге сәйкес құралды табу. Жарқыраған мүмкіндіктерге емес, өзекті мәселелерге назар аудару, шынайы ROI есептеу, нақты жұмыс арқылы тестілеу және қабылдау мен эволюцияны жоспарлау арқылы сіз бағдарламалық құралды шығындар орталығынан бәсекелестік артықшылыққа айналдырасыз. Ең табысты бизнес – ең озық технологиялары бар компаниялар емес, құралдары олардың командасының мүмкіндіктерінің көрінбейтін кеңейтілуіне айналады, бұл шын мәнінде маңызды нәрсеге назар аударуға мүмкіндік береді: тұтынушыларға қызмет көрсету және өсуді ынталандыру.

Жиі қойылатын сұрақтар

Бағдарламалық құралдың сынақ мерзімі қанша болуы керек?

Кемінде 14-30 күнді мақсат етіңіз. Бұл мүмкіндіктерді зерттеп қана қоймай, нақты деректермен және жұмыс процестерімен сынауға уақыт береді. Күрделі енгізулерді бағалап жатсаңыз, кейбір жеткізушілер кеңейтілген сынақ нұсқаларын ұсынады.

Бағдарламалық құралды таңдаудағы ең үлкен қателік неде?

Жұмыс процесінің нақты мәселелерін шешудің орнына мүмкіндіктерге негізделген таңдау. Компаниялар жиі тым күрделі жүйелерді сатып алады, бірақ олар өте қажет маңызды интеграцияларды жіберіп алады.

Бағдарламалық құралдың ROI-ін қалай дәл есептеуге болады?

Уақытты үнемдеу (үнемделген сағаттар × сағаттық тарифтер), қателерді азайту шығындары, жақсартылған процестерден түсетін кіріс әсерін қосыңыз және барлық шығындарды шегеріңіз: жазылым, енгізу, оқыту және ағымдағы басқару.

Барлығы бір люкс немесе ең жақсы нүктелік шешімдерді таңдауым керек пе?

Бұл сіздің интеграциялық мүмкіндіктеріңізге және топ өлшеміне байланысты. Барлығы бір жерде интеграциялық бас ауруларын азайтады, бірақ тереңдігі болмауы мүмкін. Mewayz сияқты модульдік платформалар арнайы модульдері бар біріктірілген экожүйені ұсынады.

Егер біз 12-18 ай ішінде бағдарламалық жасақтаманың көлемін арттырсақ ше?

Жаңарту жолдары анық платформаларды таңдаңыз. Сатушылардан деңгейлер арасындағы тасымалдау процестері, деректерді тасымалдау кепілдігі және негізгі жүйелерді өзгертпестен модульдер/мүмкіндіктер қосуға болатын-болмайтындығы туралы сұраңыз.