Шағын бизнестің жалақысын HRсіз қалай жүргізуге болады: стресссіз нұсқаулық

Жалақы туралы басқатырғыш: Неліктен шағын бизнес қателіктер жібере алмайды?

Жалақыны жүргізу - салық нысандарын, үстеме жұмыс уақытын есептеулерді және талаптарды орындау мерзімдерін толық меңгергенше оңай көрінетін бизнес тапсырмаларының бірі. Арнайы кадрлар бөлімі жоқ жұмыс істейтін шағын бизнес үшін жалақы ай сайынғы стресс пен ықтимал жауапкершіліктің көзі болуы мүмкін. IRS мәліметтері бойынша, шағын бизнестің 40%-ға жуығы жалақы төлеу қателері үшін жыл сайын орташа есеппен $845 айыппұл төлейді, бұл өсуге жақсы инвестициялауға болатын ақша.

Бірақ шындық мынада: жалақы қоры күрделі болмауы керек. Тиісті жүйелер мен түсіну арқылы сіз өзіңіздің командаңыздың сыйақысын дәл, үйлесімді және тиімді басқара аласыз, тіпті HR сараптамасы болмаса да. Бұл нұсқаулық командаңыз өскен сайын ауқымды болатын практикалық стратегиялармен бастапқы орнатудан бастап тұрақты басқаруға дейінгі бүкіл процесті көрсетеді.

Жалақы бойынша міндеттемелерді түсіну: чектерді жазу ғана емес

Алғашқы жалақыңызды есептемес бұрын, жалақының не екенін түсінуіңіз керек. Бұл қызметкерлерге жай ғана ақша аудару емес, бұл заңды және қаржылық салдары бар жан-жақты процесс.

Жалақы қорының үш құрамдас бөлігі

Еңбекақы қоры өзара байланысты үш элементтен тұрады: өтемақыны есептеу, салықты ұстау және аудару және сәйкестік құжаттамасы. Әрқайсысы егжей-тегжейге мұқият назар аударуды және жүйелі бақылауды талап етеді.

Елеусіз қарауға болмайтын заңды талаптар

Федералдық және штаттық ережелер жалақыны қалай өңдеу керектігін реттейді. Әділ еңбек стандарттары туралы заң (FLSA) ең төменгі жалақыны, үстеме жұмысты және есепке алу талаптарын белгілейді. Сонымен қатар, салық заңдары қызметкерлердің жалақысынан табыс салығын, әлеуметтік қамсыздандыруды және медициналық көмекті ұстауды және сәйкес жұмыс беруші жарналарын төлеуді талап етеді.

Жалақы қорын орнату: Ұшу алдындағы бақылау тізімі

Сәтті жалақы жүйесі дұрыс орнатудан басталады. Бұл негізгі қадамдарды өткізіп жіберу қателерді біріктіруге әкеледі.

• Жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірін (EIN) алу: Бұл федералды салық идентификаторы салықтар туралы есеп беру және қызметкерлерді жалдау үшін маңызды. IRS веб-сайты арқылы тегін өтініш беріңіз.
• Мемлекеттік агенттіктерге тіркелу: Көптеген штаттар жұмыссыздықтан сақтандыру және жұмыс күші агенттіктеріне тіркелуді талап етеді. Мемлекеттің арнайы талаптарын тексеріңіз.
• Төлем кезеңдерін орнату: Апта сайын, екі аптада, жарты айда немесе ай сайын төлейтініңізді шешіңіз. Жүйелілік ақша ағыны үшін де, сәйкестік үшін де маңызды.
• Төлем әдістерін таңдаңыз: Тікелей депозит, қағаз чектер немесе төлем карталары? Командаңызға және әкімшілік мүмкіндіктеріңізге не қолайлы екенін қарастырыңыз.
• Қызметкерлердің құжаттарын жинау: Әрбір қызметкер федералдық салықты ұстауға арналған W-4 нысанын және қажет болса, штаттың баламалы нысандарын толтыруы керек.

Бұл бастапқы орнату әдетте 2-3 аптаға созылады, сондықтан бірінші жалақыны іске қоспас бұрын тиісінше жоспарлаңыз. Әрбір қадамды мұқият құжаттаңыз — сіз бұл ақпаратқа қайта-қайта сілтеме жасайсыз.

Еңбекақыны кезең-кезеңмен өңдеу әдісі

Негізі берік болғаннан кейін, дәлдік пен сәйкестікті қамтамасыз ету үшін әрбір төлем кезеңінде осы жүйелі тәсілді орындаңыз.

1-қадам: Уақыт пен сабаққа қатысуды қадағалау

Уақытты дәл бақылау келіспейді. Сағаттық қызметкерлер үшін бұл барлық жұмыс уақытын, соның ішінде үстеме жұмыс уақытын жазуды білдіреді. Тіпті жалақы алатын қызметкерлерде бақылауды қажет ететін бонустар немесе комиссия сияқты айнымалы компоненттер болуы мүмкін. Қателерді азайту үшін уақытты бақылаудың сандық құралдарын пайдаланыңыз — электрондық кестелер бастапқыда жұмыс істейді, бірақ арнайы бағдарламалық құрал жақсырақ масштабталады.

2-қадам: Жалпы төлемді есептеу

Босатылмаған қызметкерлер үшін жұмыс уақытын сағаттық мөлшерлемеге көбейтіңіз. Жалақы алатын қызметкерлер үшін жылдық жалақыны еңбекақы төлеу кезеңдерінің санына бөліңіз. Жұмыс аптасында 40-тан асқан сағаттар үшін әдеттегі тарифтен 1,5 есе артық жұмыс уақытын қосуды ұмытпаңыз.

3-қадам: шегерімдерді есептеу

Бұл жерде көптеген шағын бизнес иелері қобалжиды, бірақ оны дұрыс ресурстармен басқаруға болады. Шегерімдер екі санатқа бөлінеді:

• Салық салуға дейінгі шегерімдер: Медициналық сақтандыру сыйлықақылары, зейнетақы жарналары (егер сіз 401(k) ұсынсаңыз) және кейбір басқа жеңілдіктер салық салынатын табысты азайтады.
• Салықтан кейінгі шегерімдер: Оларға гарнирлер, кәсіподақ жарналары және салықтар есептелгеннен кейін басқа да ерікті шегерімдер кіреді.

4-қадам: ұсталатын салықтар

Федералдық табыс салығын ұстауды есептеу үшін IRS 15-T басылымын және қызметкердің W-4 пішініндегі ақпаратты пайдаланыңыз. Әлеуметтік қамсыздандыруды (жылдық шектеуге дейін 6,2%) және Medicare (шектеусіз 1,45%) ұмытпаңыз. Мемлекеттік және жергілікті салықтар айтарлықтай өзгереді — арнайы юрисдикция талаптарын тексеріңіз.

5-қадам: таза төлемді өңдеу және барлығын жазу

Таза төлемді анықтау үшін жалпы төлемнен шегерімдер мен салықтарды шегеріңіз. Таңдалған әдіс арқылы төлемдерді таратыңыз және әрбір есептеудің егжей-тегжейлі жазбаларын жүргізіңіз. IRS жалақы туралы жазбалардың кемінде төрт жыл сақталуын талап етеді.

«Шағын бизнестің жалақыны төлеудегі ең көп тараған қатесі – сәйкес келмейтін есеп жүргізу. Бірінші күннен бастап дәл құжаттаманы автоматты түрде жасайтын жүйелерді енгізіңіз». — Сара Джонсон, шағын бизнес бойынша CPA

Жалақы бойынша салықты сақтау: Сіздің тұрақты жауапкершілігіңіз

Салық міндеттемелері жалақы чектерін берген кезде аяқталмайды. Сізде жиілігі мен юрисдикциясына қарай өзгеретін тұрақты есеп беру және төлем талаптары бар.

Депозит кестелері маңызды

IRS салық міндеттемесіне негізделген депозит кестелерін тағайындайды. Шағын бизнестің көпшілігі ай сайынғы салымшылар болып табылады, яғни сіз ұсталған салықтарды келесі айдың 15-іне дейін аударуыңыз керек. Үлкенірек міндеттемелер жарты апталық депозиттерді талап етуі мүмкін.

Тоқсандық және жылдық өтінімдер

941-форма тоқсан сайынғы жалақы мен салықтарды, ал 940-формасы жылдық федералдық жұмыссыздық салығын хабарлайды. Мемлекеттерде баламалы өтінімдер бар — мерзімін өткізіп алмау үшін осы мерзімдерді күнтізбеге енгізіңіз.

Жыл соңындағы есеп

31 қаңтарға дейін қызметкерлерге W-2 пішіндерін және мердігерлерге 1099 пішінді беріңіз. Ақпан айының соңына дейін (немесе электронды түрде тапсырылған жағдайда наурызда) Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасына файл көшірмелері беріледі.

Құралдар мен технологиялар: Жалақы төлеу процесін масштабтау

Жалақыны қолмен есептеу тез тұрақсыз болады. Дұрыс құралдар қателерді 80%-ға дейін азайтады және әкімшілік уақытта ай сайын 5-10 сағатты үнемдейді.

Электрондық кестелер жұмыс істегенде (және олар істемейтін кезде)

Тікелей сыйақысы бар 1-3 қызметкерден тұратын командалар үшін электрондық кестелер уақытша жеткілікті болуы мүмкін. Бірақ артықшылықтарды, бірнеше төлем мөлшерлемелерін немесе үстеме жұмысты қосқаннан кейін арнайы бағдарламалық құрал маңызды болады.

Еңбекақы төлеуге арналған бағдарламалық құрал опциялары

Заманауи жалақы платформалары есептеулерді, салықтық өтініштерді және төлемдерді автоматтандырады. Олардың көпшілігі уақытты бақылау, бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету және банк жүйелерімен біріктірілген. Автоматты салық жаңартулары, мобильді қолжетімділік және қызметкерлердің өзіне-өзі қызмет көрсету порталдары сияқты мүмкіндіктерді іздеңіз.

Mewayz артықшылығы

Mewayz сияқты платформалар CRM, шот-фактуралар және басқа бизнес операцияларымен синхрондалатын біріктірілген жалақы модульдерін ұсынады. Бұл деректерді қайта енгізуді болдырмайды және бизнес қаржыңыздың бірыңғай көрінісін береді. Көптеген шағын командалар үшін айына $19-49, уақытты үнемдеу көбінесе алғашқы бірнеше айдағы инвестицияны ақтайды.

Жалақы бойынша жалпы қателіктер және олардан қалай құтылуға болады

Басқалардың қателерінен сабақ алу өз қателіктеріңізді жасағаннан арзанырақ. Мұнда ең жиі жалақы төлеу қателері және олардың алдын алу жолдары берілген.

• Қызметкерлерді қате жіктеу:Тәуелсіз мердігерлер мен қызметкерлердің салықтық салдары айтарлықтай. Тиісті жіктеуді анықтау үшін IRS нұсқауларын пайдаланыңыз.
• Жоғарылмаған мерзімдер: Барлық федералдық, штаттық және жергілікті өтінім беру мерзімдерін алдын ала белгіленген еске салғыштары бар күнтізбе.
• Үстеме жұмыс уақытын дұрыс емес есептеу: Есіңізде болсын, үстеме жұмыс күніне емес, аптасында 40-тан астам жұмыс істеген сағаттарға негізделеді (мемлекеттік заңда өзгеше болмаса).
• Есеп жүргізудің нашарлығы: Жұмыс уақытының табельдерін, салық нысандарын және төлем жазбаларын қоса алғанда, жалақы туралы жазбаларды сақтаудың дәйекті жүйесін енгізіңіз.
• Мемлекетке тән талаптарды елемеу: Кейбір штаттарда ақылы ауру демалысы, әртүрлі үстеме жұмыс ережелері немесе қосымша салықтар сияқты бірегей талаптар бар.

Жалақыны аутсорсингпен қамтамасыз етуді қашан қарастыру керек

Сіздің бизнесіңіз өскен сайын, аутсорсингпен жалақы төлеудің қаржылық мағынасы бар. Мына көрсеткіштерді қарастырыңыз:

Егер ай сайын 5-8 сағаттан астам жалақыны төлеу тапсырмаларына жұмсасаңыз, жиі қателер жіберсеңіз немесе сәйкестікке күмәндансаңыз, кәсіби көмек қажет болуы мүмкін. Аутсорсинг әдетте ай сайын 50-150 долларды және бір қызметкерге ақы төлейді, бірақ қымбат айыппұлдардың алдын алады және табыс әкелетін әрекеттерге уақытыңызды босатады.

Көптеген кәсіпорындар гибридті тәсілді пайдаланады: салықтық өтініштерді аутсорсингке тапсыру және сарапшылардың талаптарын орындау кезінде күнделікті жалақыны ішкі басқару. Бұл шығындарды бақылау мен тәуекелді азайтуды теңестіреді.

Бизнесіңізбен бірге өсетін жалақы жүйесін құру

Ең тиімді жалақы жүйелері масштабтау үшін жасалған. Ағымдағы топ өлшеміне сәйкес келетін, бірақ өскен сайын кеңеюі мүмкін процестерден бастаңыз.

Топ мүшелері қажет кезде кірісе алатындай әрбір процедураны құжаттаңыз. Бизнестің үздіксіздігін қамтамасыз ету үшін кем дегенде бір басқа адамды жалақы негіздеріне оқытыңыз. Тиімділікті арттыру үшін процестеріңізді жүйелі түрде қарап шығыңыз — 5 қызметкер үшін жұмыс істейтін жұмыс 15 қызметкерде жұмыс істемеуі мүмкін.

Жалақы төлеу әкімшілік тапсырма емес, бұл қызметкердің моральдық деңгейіне, заңды талаптарға сәйкестігіне және бизнесіңіздің қаржылық денсаулығына әсер ететін маңызды функция екенін есте сақтаңыз. Оны дұрыс жасау командаңызға деген сенімді арттырады және компанияңызды болдырмайтын жазалардан қорғайды.

Осы стратегияларды жүзеге асырған кезде, жалақы төлеу ай сайынғы бас ауруы емес, басқа да басқарылатын бизнес-процесске айналатынын көресіз. Сондай-ақ дұрыс құралдар мен жүйелердің көмегімен сіздің командаңызға әр уақытта дәл және уақтылы төленетінін білу сізге пайдалы болуы мүмкін.

Жиі қойылатын сұрақтар

Шағын бизнес жалақы төлеуде қандай қателік жібереді?

Ең көп тараған қате - қызметкерлерді қате жіктеу — жұмысшыларды жұмысшы болуы керек кезде тәуелсіз мердігерлер ретінде қарастыру. Бұл айтарлықтай салық айыппұлдары мен кері төлемдерге әкелуі мүмкін.

Шағын командам үшін жалақыны қаншалықты жиі жүргізуім керек?

Шағын бизнестің көпшілігі екі апта сайын (екі апта сайын) немесе жарты айлық (айына екі рет) кестелерді пайдаланады. Жүйелілік жиіліктен маңыздырақ — сенімді түрде сақтай алатын кестені таңдаңыз.

Маған жалақыны есептеу үшін арнайы бағдарламалық құрал қажет пе?

Электрондық кестелер өте кішкентай командалар үшін жұмыс істегенімен, сізде бірнеше қызметкер, жеңілдіктер немесе күрделі жалақы құрылымдары болған кезде жалақыны есептеу бағдарламалық құралы маңызды болады. Ол қателерді азайтады және айтарлықтай уақытты үнемдейді.

Қандай жалақы туралы жазбаларды сақтауым керек?

Кемінде төрт жыл жұмыс істеген сағаттардың, төлем мөлшерлемелерінің, салық ұсталуының және төлем күндерінің есебін жүргізіңіз. Сондай-ақ, W-4 және уақытты есепке алу жазбалары сияқты қызметкерлердің үлгілерін сақтаңыз.

Жалақыны аутсорсингпен қамтуды қашан қарастыруым керек?

Ай сайын жалақыға 5-8 сағаттан астам уақыт жұмсағанда, жиі қателіктер жібергенде немесе сәйкестікке күмәндансаңыз, аутсорсингті қарастырыңыз. Құны көбінесе уақытты үнемдеу және тәуекелді азайту арқылы негізделеді.