Бизнестің үздіксіздігі аман қалу нұсқаулығы: шағын компаниялар кез келген дауылды қалай жеңе алады

Неліктен шағын бизнес үздіксіздік жоспарлауды елемейді?

Қысқы Uri дауылында Техастағы электр желісі істен шыққанда, шағын бизнестің 40%-дан астамы 100 000 доллардан асатын шығын туралы хабарлады. Чикаго қаласының орталығында су құбыры жарылғанда, үш мейрамхана бірнеше сағат ішінде барлық қорын жоғалтты. Ransomware маркетинг агенттігінің клиенттік файлдарын шифрлағанда, олар таңдау алдында тұрды: 50 000 доллар төлеу немесе алты айлық жұмысын жоғалту. Бұл гипотетикалық сценарийлер емес - олар басқаша сау шағын бизнесті жауып тастаған нақты бұзылулар. Дегенмен, FEMA мәліметтері бойынша, шағын бизнестің тек 39% -ында құжатталған бизнес үздіксіздігі жоспары (BCP) бар. «Бізге бұл қажет емес» немесе «бұл бізде болмайды» деген қате түсінік тек американдық шағын бизнес үшін жыл сайын $137 миллиард доллар проблемасы екені дәлелденді.

Бизнестің үздіксіздігін жоспарлау қиямет күнінің сценарийлеріне дайындалу туралы емес, бұл сіздің компанияңыздың дүйсенбі күні таңертеңгі банкротқа ұшыраған немесе кенеттен жұмыс істейтін жеткізуші серверді істен шығарған жағдайда аман қалуын қамтамасыз ету туралы. ескертусіз. Орталықтандырылған операциялары бар Mewayz сияқты платформаларды пайдаланатын компаниялар үшін жоспарлау процесі жеңілдетілген, бірақ бірдей маңызды болады. Сіздің үздіксіздік жоспарыңыз компанияңыздың иммундық жүйесін білдіреді — қауіптер пайда болған кезде ол операцияларыңызды, кірістеріңізді және беделіңізді қорғау үшін автоматты түрде іске қосылады. Бұл нұсқаулық BCP-ті ресурстары шектеулі шағын бизнес үшін арнайы әзірленген практикалық, әрекет етуге болатын қадамдарға бөледі.

Тиімді бизнес үздіксіздігінің төрт негізгі тасы

Үлгілер мен бақылау парақтарына кіріспес бұрын, тиімді жоспарларды сөре құжаттарынан бөлетін осы негізгі принциптерді түсініңіз. Біріншіден, үздіксіздік қалпына келтіру емес. Қалпына келтіру фактіден кейін болады және жоғалған нәрсені қалпына келтіруге бағытталған. Үздіксіздік бұзылу кезінде орын алады және маңызды функцияларды сақтауға бағытталған. Екіншіден,жоспарлар пропорционалды болуы керек. Бес адамнан тұратын консультацияға өндірістік зауыт сияқты 200 беттік BCP қажет емес. Үшіншіден,адамдар процестерден бұрын келеді. Сіздің командаңыздың қауіпсіздігі мен қарым-қатынас жасау мүмкіндігі әрқашан деректерден немесе құралдардан басым болады. Төртіншіден,қарапайымдылық күрделіліктен асып түседі. Ең талғампаз BCP - дағдарыс кезінде адамдар шынымен есте сақтайтын және қолданатын бір нәрсе.

Бұл принциптер практикалық артықшылықтарға айналады. Сынақталған BCP бар компаниялар Бизнес үздіксіздігі институтының мәліметтері бойынша 50% қысқартылған үзіліс кезеңдерін бастан кешіреді. Олар оқиғалар кезінде тұтынушылардың қанағаттануын 2,5 есе көп сақтайды. Ең бастысы, олар қаржыландыруды жақсырақ мөлшерлемемен қамтамасыз етеді - банктер үздіксіз жоспарлау тәуекелді азайтатынын мойындайды. Біріктірілген платформаларды пайдаланатын шағын бизнес үшін үздіксіздікті жоспарлау жеке жаттығудан гөрі күнделікті операцияларға енгізілген. CRM, шот-фактура және жобаны басқарудың барлығы тиісті сақтық көшірмелері және кіруді басқару элементтері бар бір жүйеде жұмыс істегенде, сіз маңызды үздіксіздік шараларын әлдеқашан іске асырдыңыз.

"Ең қымбат бизнес үздіксіздігі жоспары - сізге қажет, бірақ жоқ. Шағын бизнес тоқтап тұрған уақыттың бір сағатына орташа есеппен $8 000 жұмсайды, бұл көбінесе меншік иелерінің тікелей есебінен болады." — Бизнес тәуекелдерін тәуелсіз бағалаудың ұлттық федерациясының есебі

Қадам бойынша: 90 күн ішінде үздіксіздік жоспарын құру

Бұл практикалық құрылым жоспарлау процесін үш айлық кезеңге бөледі, олардың әрқайсысында нақты нәтижелер бар. Мақсат - жетілдіру емес, прогресс — бизнесіңізбен бірге дамитын негізгі, функционалды жоспар.

1-ай: Бағалау және басымдықтарды белгілеу

1-ші апта маңызды бизнес функцияларын анықтаудан басталады. Сіздің бизнесіңіздің барлығын тізімдейтін қарапайым электрондық кестені жасаңыз, содан кейін әрқайсысы үшін үш ұпай (1-10) тағайындаңыз: егер бұзылса, табыс әсері, бұзылған жағдайда тұтынушы әсері және қалпына келтіру уақытының мақсаты (оны қаншалықты жылдам қалпына келтіру керек). 20 жалпы ұпайдан жоғары ұпай жинаған функциялар сіздің "1-деңгейдегі" маңызды функцияларыңызға айналады. Әдетте, 3-5 функция шын мәнінде маңызды болып шығады.

2-апта қауіптерді картаға түсіруге бағытталған. Технологиялық (сервердің істен шығуы, кибершабуыл), операциялық (жеткізуші ақауы, негізгі тұлғаның кетуі), экологиялық (ауа-райы, коммуналдық қызметтің үзілуі) немесе адамдық (ереуіл, қате) деп жіктей отырып, командаңызбен ықтимал бұзылуларды талқылаңыз. Әрқайсысына ықтималдық (төмен/орта/жоғары) және ықтимал әсерді (аз/орташа/ауыр) тағайындаңыз. Асқындырмаңыз — визуализацияға көмектесетін болса, қабырғаға жабысқақ жазбаларды пайдаланыңыз.

3-апта тәуелділіктерді талдайды. Әрбір маңызды функция үшін не қажет екенін анықтаңыз: нақты адамдар (байланыс ақпараты бар), технология (жүйелер, деректер), жеткізушілер/жеткізушілер, қондырғылар және жабдық. Бұл жалақы жүйесінің құпия сөзін білетін бір қызметкер сияқты ақаулардың жалғыз нүктелерін көрсетеді.

4-апта қалпына келтіру мақсаттарын белгілейді. Әрбір маңызды функция үшін мыналарды анықтаңыз: Максималды рұқсат етілген тоқтау уақыты (MTD), қалпына келтіру уақытының мақсаты (RTO — оны сізге қаншалықты жылдам қайтару керек) және қалпына келтіру нүктесінің мақсаты (RPO — деректердің қаншалықты жоғалуы қолайлы). Бұл сіздің жоспарыңыздың өлшенетін мақсаттарына айналады.

2-ай: Стратегияны әзірлеу және құжаттау

5-ші апта үздіксіздік стратегияларын әзірлейді. Әрбір маңызды функция үшін ықтимал сценарийлер үшін уақытша шешімдерді әзірлеңіз. Кеңсеңіз су басқан болса, топ мүшелері бұлттық жүйелерді пайдаланып үйден жұмыс істей ала ма? Егер сіздің негізгі жеткізуші сәтсіз болса, сізде мақұлданған баламалар бар ма? Егер сіздің бухгалтеріңіз қолжетімсіз болса, резервтік көшірмеге кім қол жеткізе алады? Бұл стратегиялар практикалық және мүмкіндігінше сыналған болуы керек.

6-апта байланыс хаттамаларын құжаттайды. Байланыс тізімдерін (қызметкерлер, негізгі тұтынушылар, маңызды жеткізушілер, төтенше жағдайлар қызметтері), хабарландыру ағаштарын (кім кімге қоңырау шалады) және әртүрлі сценарийлер үшін үлгі хабарларын жасаңыз. Үзілістер кезінде нақты өкілеттігі бар негізгі және қосымша «оқиға командирін» тағайындаңыз.

7-апта технологияның тұрақтылығын қарастырады. Сақтық көшірмелердің 3-2-1 ережесіне сай болуын қамтамасыз етіңіз: деректердің 3 көшірмесі, 2 түрлі тасымалдағышта, 1 сайттан тыс. Сақтық көшірмелерден сынақты қалпына келтіру — сала деректеріне сәйкес сақтық көшірме сынақтарының 34% сәтсіз аяқталады. Mewayz сияқты бұлтқа негізделген жүйелер үшін платформаның ендірілген үздіксіздік мүмкіндіктерін, сақтық көшірме кестелерін және қалпына келтіру процестерін түсінетініңізді тексеріңіз.

8-ші аптада жоспар құжаты жасалады. Қарапайым үлгіні келесілермен пайдаланыңыз: маңызды функциялар тізімі, топ рөлдері/жауапкершілігі, байланыс ақпараты, сценарий бойынша жауап беру процедуралары, жеткізуші/жеткізуші ақпараты және қалпына келтіру процедуралары. Бастапқыда оны 10 бетке дейін сақтаңыз.

3-ай: Тестілеу, оқыту және техникалық қызмет көрсету

9-апта үстел үстіндегі жаттығуды орындайды. Командаңызды 90 минутқа жинап, сценарий бойынша жүріңіз: «Егер біздің кеңсе үш күн бойы қуатсыз қалса ше?» Талқылауды жүргізу үшін жоспар құжатыңызды пайдаланыңыз. Ненің жұмыс істейтінін және нені істемейтінін құжаттаңыз.

10-апта негізгі оқытуды қамтамасыз етеді. Барлығы білетініне көз жеткізіңіз: жоспардың қайда сақталатынын (цифрлық және физикалық), олардың үзілістер кезіндегі рөлін, жүйелерге қашықтан қалай кіруге болатынын және негізгі қауіпсіздік процедураларын. Mewayz сияқты платформалар үшін бірнеше топ мүшелері маңызды функцияларды түсінетініне көз жеткізіңіз.

11-апта техникалық қызмет көрсету процедураларын белгілейді. Тоқсан сайын жоспарды қарап шығу және жаңарту үшін біреуді тағайындаңыз. Күнтізбе еске салғыштарын келесіге орнатыңыз: ай сайын сақтық көшірмелерді сынау, тоқсан сайын контактілер тізімін қарап шығу және жыл сайын толық жаттығуларды орындау. Жоспар жаңартуларын бизнес өзгерістерімен байланыстырыңыз — жаңа қызметкерлер, жүйелер немесе қызметтер.

12-апта күнделікті операциялармен біріктірілген. Үздіксіздік жоспарлары әдеттегідей бизнестің бір бөлігіне айналады. Жаңа қызметкерлерді жұмысқа қабылдаған кезде үздіксіздік жауапкершілігін қосыңыз. Жаңа жүйелерді енгізу кезінде үздіксіздік салдарын қарастырыңыз. Жобаларды жоспарлау кезінде үздіксіздік талаптарын анықтаңыз.

Технологияның рөлі: осалдықтан тұрақтылыққа дейін

Қазіргі заманғы бизнес платформалар үздіксіздікті жоспарлауды түбегейлі өзгертеді. Дәстүрлі тәсілдер күрделі инфрақұрылымды қайталауды қажет еткен жағдайда, бүгінгі интеграцияланған жүйелер қол жетімді баға нүктелерінде кірістірілген тұрақтылықты ұсынады. Шағын бизнес үшін бұл мүмкіндікті де, жауапкершілікті де білдіреді.

Mewayz сияқты бұлтқа негізделген платформалар өзіне тән артықшылықтарды қамтамасыз етеді: автоматты жаңартулар патчтарды басқару дағдарыстарын, тұрақты сақтық көшірмелерді (көбінесе уақытында қалпына келтірумен), деректер орталықтарында географиялық артықшылықты және кез келген интернет қосылымынан тәулік бойы қол жетімділікті жояды. Дегенмен, олар жаңа ойларды енгізеді: құпия сөзді басқару маңызды бола бастайды (төтенше қатынасы бар құпия сөз реттеушісін пайдаланыңыз), көп факторлы аутентификация әкімшілік тіркелгілер үшін міндетті болуы керек және пайдаланушы рұқсатының құрылымдары қауіпсіздік пен төтенше жағдайға қол жеткізу қажеттіліктерін теңестіруі керек.

Атап айтқанда, шағын кәсіпорындар осы технология үздіксіздігі шараларын орындауы керек:

• Әрбір сыни жүйе үшін әр екі маңызды administrator жүйесіне кіру рұқсаты. Төтенше жағдайлар кезінде уақытша көтеруге мүмкіндік беретін рөлге негізделген рұқсаттарды іске қосыңыз.
• Байланыстың артық болуы: Кем дегенде екі бөлек байланыс арнасын (электрондық пошта, SMS, қолданба хабарландырулары, телефон ағашы) ұстаңыз. Mewayz хабарландыру орталығы сияқты қызметтер мұны автоматтандыруы мүмкін.
• Деректердің тұтастығы: Негізгі платформаңыздан тыс маңызды деректер үшін автоматтандырылған сақтық көшірме шешімдерін пайдаланыңыз. Тоқсан сайын сынақты қалпына келтіру — тестілеуге жұмсалған 15 минут дүрбелең күндерін болдырмайды.
• Құрылғы стратегиясы: Қызметкерлер үзілістер кезінде жеке құрылғыларды қауіпсіз пайдалана алатын "Басқарумен BYOD" саясатын жүзеге асырыңыз. Бизнес-жүйелерге мобильді қол жеткізу сіздің үздіксіздік артықшылығыңызға айналады.

Мақсат технологияға тәуелділікті жою емес - бұл заманауи бизнес үшін бұл мүмкін емес - бірақ тәуелділіктің осалдыққа айналмауын қамтамасыз ету. Іскерлік операциялар платформасында автоматтандырылған сақтық көшірмелер, көп әкімшіге қолжетімділік және мобильді функциялар сияқты үздіксіздік мүмкіндіктері болса, сіз жай ғана бағдарламалық құралды сатып алмайсыз; сіз операциялық икемділікке инвестиция салып жатырсыз.

Жалпы қателіктер және олардан қалай аулақ болуға болады

Жүздеген шағын бизнеске үздіксіздік жоспарларын жасауға көмектескеннен кейін сәтті іске асыруды сәтсіз әрекеттерден ажырататын бірнеше үлгілер пайда болады.

1-шұңқыр: "Жоспар орнату және ұмыту". Шаңды жинайтын әдемі байланыстырғыш жасау сәтсіздікке кепілдік береді. Шешімі: Үздіксіздікті тұрақты операцияларға біріктіру. Тоқсан сайынғы отырыстарда жоспарды қарап шығыңыз. Жаңа топ мүшелерін қосқан кезде оны жаңартыңыз. Компоненттерді қалыпты жүйеге техникалық қызмет көрсетумен қатар сынақтан өткізіңіз.

2-тұзақ: Апат үшін шамадан тыс инженерия. Дүйсенбі күні таңертеңгі сервер апатын елемеу кезінде астероидтардың соғуын жоспарлау. Шешімі: Алдымен ықтимал үзілістерге назар аударыңыз. Шағын бизнестегі үзілістердің 78%-ы кәдімгі оқиғалардан туындайды: электр қуатының үзілуі, интернеттің істен шығуы, деректердің бүлінуі немесе негізгі тұлғаның қолжетімсіздігі.

3-тұзақ: жалғыз сәтсіздік нүктесі жеке тұлғалар. Барлық құпия сөздерді, қарым-қатынастарды және білімді ұстайтын иесі немесе негізгі қызметкері. Шешімі: жүйелі білім алмасуды жүзеге асыру. Төтенше қатынасы бар құпия сөз басқарушыларын пайдаланыңыз. Маңызды процедураларды құжаттау. Команда мүшелерін маңызды функциялар бойынша оқыту.

4-тұңқыр: бұлтты болжау иммунитетті білдіреді. Бұлтты платформалар тамаша инфрақұрылым үздіксіздігін қамтамасыз еткенімен, олар адамның немесе процестің үздіксіздігін шешпейді. Шешімі: ортақ жауапкершілік үлгісін түсініңіз. Платформа инфрақұрылымды басқарады; сіз қол жеткізуді, деректер тұтастығын және бизнес процесінің үздіксіздігін басқарасыз.

5-тұзақ: Жеткізуші тәуекелін елемеу. Сіздің үздіксіздігіңіз ең әлсіз жеткізушіңіз сияқты күшті. Шешімі: Критикалық тәуелділіктерді картаға түсіріңіз. Негізгі жеткізушілерден олардың үздіксіздік жоспарлары туралы сұраңыз. Бір көзден жеткізушілер үшін баламаларды анықтаңыз. Маңызды материалдар үшін шағын қауіпсіздік қорын сақтауды қарастырыңыз.

Шағын бизнесті жалғастыру бойынша ең табысты жоспарлардың үш сипаттамасы бар: олар тұрақты түрде жаңартылып тұратын тірі құжаттар, олар төтенше сценарийлерге емес, ықтималдылыққа бағытталған және команда мүшелері стресс кезінде негізгі элементтерді еске түсіре алатындай қарапайым. Операцияларды орталықтандыратын платформалар іс жүзінде бұл процесті жеңілдетеді — бизнесіңіз бірыңғай жүйеде жұмыс істегенде, үздіксіздікті жоспарлау жеке пән емес, жүйені басқарудың бір бөлігіне айналады.

Табыс пен үздіксіз жетілдіруді өлшеу

Бизнестің үздіксіздігін жоспарлау аяқталу күні бар жоба емес — бұл сіздің бизнесіңізбен бірге жетілетін мүмкіндік. Тиімді өлшеу сәйкестік құсбелгілерінен гөрі практикалық көрсеткіштерге бағытталған.

Мына тоқсандық көрсеткіштерден бастаңыз:

1. Жоспар валютасы: ағымдағы тексерілген контакт ақпаратының пайызы, жүйе өзгерістері үшін жаңартылған процедуралар және әлі де жарамды қалпына келтіру мақсаттары. Мақсат: 95%+
2. Топтың дайындығы: өздерінің үздіксіздік рөлін сипаттай алатын және маңызды жүйелерге қашықтан қол жеткізе алатын топ мүшелерінің пайызы. Мақсат: маңызды функциялар үшін 100%
3. Жүйе тұрақтылығы: Сақтық көшірмелерді қалпына келтірудің сәтті сынақтары, маңызды жүйелер үшін артық рұқсат және қалпына келтіру уақытын өлшеу. Мақсат: 100% сынақ сәттілігі
4. Оқиғаға жауап беру: Нақты үзілістер (тіпті болмашы болса да), құжатқа жауап беру уақыты, тиімділік және алынған сабақтар үшін.

Көрсеткіштерден басқа бизнес мәдениетіңізге сабақтастық орнатыңыз. Үздіксіздік шаралары үзілістерді болдырмайтын немесе азайтқан кезде мерекеленіңіз. Үстел үстіндегі жаттығулардан алынған сабақтарды ашық бөлісіңіз. Жаңа қызметкерлер қосылғанда, үздіксіздік бағдары компьютерді орнату сияқты стандартты болуы керек. Біріктірілген платформаларды пайдаланатын кәсіпорындар үшін көптеген үздіксіздік шаралары автоматты түрде өзгереді — нұсқалар журналы құжат өзгерістері, автоматтандырылған сақтық көшірмелер деректерді қорғайды және рұқсат жүйелері кіруді басқарады. Платформаның өзі сіздің үздіксіздік инфрақұрылымыңыздың бір бөлігіне айналады.

Бизнесіңіз өскен сайын, үздіксіздік жоспарыңыз жетілдірілген болуы керек. Бес адамнан тұратын командаға арналған 10 беттік құжат ретінде басталатын құжат ведомстволық жоспарларға, күрделі тәуекелдерді бағалауға және ресми тестілеу хаттамаларына айналуы мүмкін. Ең бастысы - қарапайымдылықтан бастау, жүйелілікті сақтау және жоспардың іскерлік операциялармен қатар жетілуіне мүмкіндік беру.

Жоспарлаудан дайындыққа дейін: үздіксіздікті автоматты ету

Түпкілікті мақсат жоспар құжатына ие болу емес, үзілістер кезінде автоматты түрде жұмыс істейтін ұйымның тұрақтылығын дамыту. Бұл үздіксіздік туралы ойлау күнделікті шешімдер мен жүйелерге енгенде орын алады.

Платформа таңдауларының үздіксіздікке қалай әсер ететінін қарастырыңыз. Іскерлік бағдарламалық құралды таңдаған кезде мынаны бағалаңыз: ол уақытында қалпына келтірілетін автоматты сақтық көшірмелерді ұсынады ма? Ол түйіршікті рұқсаттары бар бірнеше әкімшілерге қолдау көрсете ме? Ол өзгерістердің аудит іздерін қамтамасыз ете ме? Оған кез келген жерден қауіпсіз кіруге болады ма? Mewayz сияқты платформалар бұл мүмкіндіктерді архитектурасына енгізеді, яғни шағын бизнес қолжетімді баға нүктелерінде кәсіпорын деңгейіндегі үздіксіздік инфрақұрылымын алады.

Үздіксіздікті институционализациялаудың практикалық қадамдары:

• Шешім сүзгілері: маңызды бизнес шешімдерін қабылдағанда (жаңа жалдаулар, жүйені сатып алулар, кеңсенің ауысуы) мынаны сұраңыз: үздіксіздік?"
• Процесс құжаттамасы: Күнделікті жүйелеріңіздегі маңызды процедураларды түсіріңіз. Күрделі тапсырмалар үшін экранды жазуды пайдаланыңыз. Құжаттарды үзілістер кезінде қол жетімді жерде сақтаңыз.
• Қарым-қатынасты басқару: Балама жеткізушілермен қарым-қатынасты қажет болғанға дейін сақтаңыз. Қалыпты бизнес кезінде олардың үздіксіздік жоспарлары туралы әңгімелесіңіз.
• Қаржылық тұрақтылық: 1-2 айлық маңызды шығындарға тең төтенше жағдай қорларын ұстаңыз. Тәуекелдеріңізге сәйкес келетін бизнестің үзілуінен сақтандыруды зерттеңіз.

Ең төзімді шағын бизнес үзілістерге төтеп беріп қана қоймайды, олар кейде күштірек болып шығады. Олар бәсекелестер сәтсіздікке ұшыраған тұтынушыларға сенімділікті көрсетеді. Басқалар күрескен кезде олар ақша ағынын сақтайды. Олар тұрақтылықты бағалайтын қызметкерлерді сақтайды. Және олар күтпеген жағдайға дайын екендіктерін біле отырып, жақсы ұйықтайды.

Сіздің үздіксіздік сапарыңыз үзілістердің «егер» емес, «қашан» мәселесі екенін мойындаудан басталады. Дауыл соғады, сервер істен шығады, негізгі адам кетеді. Мәселе сізде қиындықтарға кезігуде емес, оларды шешу кезінде операцияларды сақтауға дайын болуда. Заманауи құралдар мен практикалық жоспарлаудың көмегімен шағын бизнес үлкен бәсекелестермен бәсекелесетін үздіксіздік жетілдірілуіне қол жеткізе алады — осалдықты бәсекелестік артықшылыққа айналдырады.