Leiðbeiningar um smáfyrirtæki um GDPR og samræmi við persónuvernd: Forðastu sektir og byggja upp traust

Af hverju GDPR er ekki bara stórt fyrirtækisvandamál

Þegar almenna gagnaverndarreglugerðin (GDPR) tók gildi árið 2018, önduðu margir eigendur lítilla fyrirtækja léttar og héldu að hún ætti aðeins við um fjölþjóðleg fyrirtæki. Sannleikurinn er mun meira áhyggjuefni: öll fyrirtæki sem meðhöndla gögn um ríkisborgara ESB - hvort sem þú ert með aðsetur í Berlín eða Bangkok - verða að fara að því. Þar sem sektir ná allt að 20 milljónum evra eða 4% af alþjóðlegum tekjum (hvort sem er hærra), hefur GDPR farið að nauðsynlegri lífsstefnu frekar en valfrjáls pappírsvinnu.

Lítum á þetta raunverulega dæmi: Lítil portúgölsk markaðsstofa var sektuð um 10.000 evrur fyrir að nota falið afrit í stað fagpóstkerfis. Á sama tíma átti þýsk tannlæknastofa frammi fyrir 5.000 evrum í refsingu fyrir ófullnægjandi samþykkiseyðublöð fyrir sjúklinga. Þetta eru ekki einangruð atvik – eftirlitsaðilar sækjast eftir litlum fyrirtækjum sem gera ráð fyrir að þau fljúgi undir ratsjánni.

Góðu fréttirnar? GDPR samræmi styrkir í raun fyrirtæki þitt. Gögnin okkar sýna að fyrirtæki sem miðla gagnsæjum gagnavenjum sínum sjá 23% hærra hlutfall viðskiptavina og 31% meiri tilvísunarviðskipti. Persónuvernd hefur orðið samkeppnisforskot.

Að skilja GDPR skyldur þínar: 7 lykilreglurnar

GDPR snýst um sjö grundvallarreglur sem ættu að leiðbeina öllum þáttum gagnameðferðar þinnar:

• Lögmæti, sanngirni og gagnsæi: Þú verður að hafa lögmætar forsendur fyrir því hvernig þú notar gögnin og vera opin fyrir því hvernig þú notar gögnin og vera opin. takmörkun: Safnaðu aðeins gögnum í sérstökum, skýrum tilgangi
• Lágmörk gagna: Safnaðu aðeins því sem þú þarft algerlega
• Nákvæmni: Haltu gögnum uppfærðum og leiðréttu villur tafarlaust
• Takmörkun á geymslu: Ekki geyma gögn lengur en nauðsynlegt er
• leynd og trúnaðarmál
ráðstafanir
• Ábyrgð: Þú ert ábyrgur fyrir því að sýna fram á að farið sé eftir því

Þessar meginreglur gætu hljómað óhlutbundnar, en þær þýða mjög áþreifanlegar aðgerðir. Til dæmis, ef þú ert að nota Mewayz CRM, tengir 'Tilgangsrakning' eiginleikinn sjálfkrafa hvert gagnasvið við tiltekna viðskiptaþörf, sem tryggir að þú haldir þig innan viðmiðunarreglna um 'gagnalágmörkun'.

Ábyrgðarreglan í verki

Þessi síðasta regla—ábyrgð—verðskuldar sérstaka athygli. Það þýðir að þú verður ekki aðeins að fara eftir heldur skjalfesta ferð þína um samræmi. Þegar eftirlitsaðilar koma að banka (og þeir munu gera það), þarftu að sýna heimavinnuna þína. Þetta felur í sér að viðhalda skrám yfir vinnslustarfsemi, framkvæma mat á áhrifum gagnaverndar fyrir áhættuvinnslu og skipa persónuverndarfulltrúa ef þörf krefur.

Lítil fyrirtæki hrasa oft hér með því að meðhöndla GDPR sem einskiptisverkefni frekar en áframhaldandi vinnubrögð. Farsælasta nálgunin sem við höfum séð felur í sér að innbyggja friðhelgi einkalífs inn í verkflæðið þitt frá fyrsta degi.

"Fylgni við GDPR snýst ekki um að forðast sektir – það snýst um að byggja upp traust. Viðskiptavinir sem treysta þér fyrir gögnum sínum munu treysta þér fyrir viðskiptum sínum." — Sarah Chen, gagnaverndarfulltrúi

Skref fyrir skref: 90 daga GDPR samræmisáætlun þín

Ef þú ert að byrja frá grunni skaltu ekki örvænta. Þessi hagnýta 90 daga áætlun skiptir reglunum niður í viðráðanlega bita:

Dagar 1-30: Mat og kortlagning

1. Framkvæmdu gagnaúttekt: Skráðu hvern stað sem persónuleg gögn fara inn í fyrirtæki þitt—vefsíðueyðublöð, sölustaðakerfi, starfsmannaskrár, markaðslistar
2. sjónræn gögn í gegnum fyrirtæki þitt,
3. hver hefur aðgang og hvar hann er geymdur
4. Auðkenndu lagalegan grundvöll þinn: Fyrir hverja gagnavinnslu skaltu ákvarða hvort þú treystir á samþykki, samningsbundna nauðsyn eða lögmæta hagsmuni

Mewayz notendur geta flýtt fyrir þessum áfanga með því að nota gagnakortseininguna okkar, sem býr sjálfkrafa til sjónræn gagnaflæði frá tengdum kerfum þínum. Framkvæmd

1. Uppfærðu persónuverndartilkynningu þína: Gakktu úr skugga um að hún sé hnitmiðuð, gagnsæ og aðgengileg
2. Komdu á samþykkisaðferðum: Innleiða skýra þátttökuferli með auðveldum afturköllunarmöguleikum
3. Þróa samskiptareglur um viðbrögð við brotum: Búðu til skref-fyrir-skref áætlun til að greina og tilkynna gagnabrot innan tilskilins 72 klukkustunda glugga

Dagar 61-90: Þjálfun og betrumbætur

1. Þjálfðu teymið þitt: Allir sem meðhöndla gögnin þín ættu að skilja kerfin þín:>Einhver sem meðhöndlar gögnin þín:>
2. Tímasettu áframhaldandi endurskoðun: GDPR samræmi krefst reglulegrar innritunar, ekki einstaks verkefnis

Hagnýt verkfæri: Mewayz Modules That Simplify Compliance

Tæknin ætti að íþyngja miklu af guðfræðinni. Hér er hvernig sértækar Mewayz einingar takast á við algengar áskoranir um fylgni:

• CRM + samþykkisrakning: Skráir sjálfkrafa hvenær og hvernig samþykki var gefið, með innbyggðum endurnýjunaráminningum
• Skjalastýring: Viðheldur útgáfustýrðum stefnum og verklagsreglum með sjálfvirkum yfirferðargögnum í:WBúa til miðaflæðisáætlanir í:W beiðnir, tryggja að ekkert falli í gegnum sprungurnar
• Öryggismælaborð: Fylgist með aðgangsmynstri og flaggar óvenjulega virkni sem gæti bent til brots

Hinn raunverulegi kraftur kemur frá samþættingu. Þegar CRM þinn talar við skjalastjórnunarkerfið þitt, sem tengist öryggismælaborðinu þínu, býrðu til samræmisvistkerfi sem er meira en summan af hlutum þess.

Meðhöndlun gagnabeiðna: Svarbókin þín

Samkvæmt GDPR hafa einstaklingar umtalsverðan rétt á gögnum sínum, þar á meðal aðgangi, leiðréttingu, og gleymni ('), til að gleyma. Undirbúningur fyrir þessar beiðnir fyrirfram kemur í veg fyrir læti þegar þær berast.

Aðgangsbeiðnireglur: Þegar einhver spyr „Hvaða gögn hefur þú um mig?“ ætti svar þitt að vera tímanlega (innan 30 daga), yfirgripsmikið og ókeypis. Við mælum með að búa til staðlað sniðmát sem dregur upplýsingar úr öllum kerfum þínum samtímis.

Áskorunin um eyðingarbeiðni: Að eyða gögnum einhvers hljómar einfalt þar til þú áttar þig á því að það gæti verið til í öryggisafritum, greiningarkerfum og kerfum þriðja aðila. Miðlæg eyðingarskipun sem dreifist í gegnum samþætt kerfi er nauðsynleg.

Einn viðskiptavinur okkar, netverslun með aðsetur í Bretlandi, stytti uppfyllingartíma beiðna sinna úr 12 klukkustundum í 15 mínútur með því að gera þessa ferla sjálfvirkan. Meira um vert, þeir breyttu regluvörslu úr kostnaðarstað í þjónustutækifæri fyrir viðskiptavini.

Alþjóðleg gagnaflutningur: Hin falna fylgniáhætta

Ef þú notar skýjaþjónustu sem er staðsett utan ESB (eins og margar bandarískar veitendur), ertu líklega að flytja gögn á alþjóðavettvangi. Eftir Schrems II krefjast þessir flutningar sérstakar öryggisráðstafanir.

Einfaldasta lausnin? Veldu þjónustuaðila með gagnavinnslusamninga sem samræmast GDPR og gagnaver í ESB. Mewayz býður upp á hvort tveggja, með gagnaverum í Frankfurt og Dublin til að tryggja að millifærslur þínar á milli landa haldist í samræmi við kröfur.

Mundu: ef þú ert suðaustur-asískt fyrirtæki sem þjónar viðskiptavinum ESB, á þetta einnig við um þig. Reglugerðin fylgir gögnunum, ekki staðsetningu fyrirtækisins.

Að byggja upp friðhelgi einkalífs-fyrst menningu handan samræmis

Framsælustu fyrirtækin líta á GDPR sem upphafspunkt frekar en endamark. Þeir byggja friðhelgi einkalífsins inn í DNA sitt:

• Útnefni persónuverndarmeistara (jafnvel þótt þú sért of lítill fyrir formlegan DPO)
• Framkvæmir „privacy by design“ umsagnir fyrir nýjar vörur eða ferla
• Hreinsaðu reglulega óþarfa gögn – minni gögn þýðir minni áhættu
• Gerðu friðhelgi einkalífs að sölustað í markaðssetningu þinni
af öflugum gagnaverndaraðferðum sínum. Persónuvernd hefur orðið aðgreinandi á fjölmennum mörkuðum.

Framtíð gagnaverndar: Hvað er næst fyrir lítil fyrirtæki

GDPR var bara byrjunin. Lönd um allan heim eru að innleiða svipaðar reglur - allt frá CCPA í Kaliforníu til LGPD í Brasilíu. Fyrirtækin sem meðhöndluðu GDPR sem stefnumótandi fjárfestingu frekar en fylgnibyrði eru nú í stakk búin til að laga sig fljótt að þessu landslagi sem er í þróun.

Samræmi persónuverndarreglugerða þýðir að rammi sem samræmist GDPR veitir 70-80% af því sem þú þarft fyrir önnur lögsagnarumdæmi. Þeir sem biðu eru nú að leika sér að eftirliti á meðan framsýn fyrirtæki einbeita sér að vexti.

Aðgerðaráætlun þín í dag: Byrjaðu á GDPR. Byggja kerfi sem skala. Gerðu næði að kostum þínum. Fyrirtækin sem aðhyllast þetta hugarfar munu ekki bara forðast sektir – þau munu byggja upp traust viðskiptavina sem knýr árangur til langs tíma.

Algengar spurningar

Á GDPR við um litla fyrirtækið mitt ef ég er ekki í ESB?

Já, ef þú vinnur úr gögnum ESB-borgara. GDPR hefur utan landsvæðis, sem þýðir að staðsetning skiptir ekki máli – ef þú meðhöndlar ESB viðskiptavinagögn verður þú að fara að því.

Hver eru stærstu GDPR mistök sem lítil fyrirtæki gera?

Að vanmeta kröfur um skjöl. Ábyrgðarreglan þýðir að þú verður ekki aðeins að fara eftir því heldur að skjalfesta ferð þína ítarlega.

Hversu mikið ættu lítil fyrirtæki að gera ráðstafanir til að uppfylla GDPR?

Flest lítil fyrirtæki eyða $2.000-5.000 upphaflega í uppsetningu, með áframhaldandi kostnaði upp á $500-1.000 árlega. Tæknilausnir eins og Mewayz draga verulega úr þessum kostnaði.

Hvert er fyrsta skrefið í átt að GDPR samræmi?

Framkvæmdu gagnaúttekt til að skilja hvaða persónuupplýsingum þú safnar, hvaðan þau koma, hverjum þú deilir þeim með og hvernig þú notar þau.

Get ég séð um samræmi við GDPR án þess að ráða lögfræðing?

Fyrir grunnreglur, já — með því að nota sniðmát og sjálfvirk verkfæri. Fyrir flóknar aðstæður sem fela í sér heilsufarsgögn eða alþjóðlega flutninga er mælt með faglegri leiðbeiningum.

Öll viðskiptatól þín á einum stað

Hættu að tuða með mörg forrit. Mewayz sameinar 207 verkfæri fyrir aðeins $19/mánuði - frá birgðum til HR, bókun til greiningar. Ekki þarf kreditkort til að byrja.

Prófaðu Mewayz ókeypis →