10 skýrslurnar sem allir smáfyrirtæki ættu að skoða mánaðarlega (auk ókeypis sniðmát)

Hættu að giska, byrjaðu að vaxa: Kraftur mánaðarlegrar skýrslugerðar

Ímyndaðu þér að reyna að keyra bíl með myrkvaðri framrúðu. Þú gætir fundið fyrir hreyfingunni, en þú hefur ekki hugmynd um hvort þú ert á leið í átt að kletti eða hreinum þjóðvegi. Fyrir marga eigendur lítilla fyrirtækja er þetta hvernig það er að reka fyrirtæki án reglulegra fjárhagsskýrslna. Þú ert að taka ákvarðanir byggðar á magatilfinningum frekar en erfiðum gögnum.

Samkvæmt rannsókn frá bandarískum banka eru 82% viðskiptabresta vegna lélegrar sjóðstreymisstjórnunar – eitthvað sem rétt skýrsla hefði getað komið í veg fyrir. Góðu fréttirnar? Þú þarft ekki bókhaldsgráðu til að ná góðum tökum á þessum nauðsynlegu skýrslum. Með verkfærum eins og Mewayz geturðu gert ferlið sjálfvirkt og einbeitt þér að því sem skiptir máli: að auka viðskipti þín.

Þessi handbók mun leiða þig í gegnum 10 skýrslur sem mynda grunninn að heilbrigðu, gagnastýrðu fyrirtæki. Fyrir hvern, munum við útskýra hvað það er, hvers vegna það skiptir máli og hvernig á að búa það til—oft með örfáum smellum í rekstrarstýrikerfi fyrirtækisins.

The Financial Health Trio: Vital Signs Business Your Business

Þessar þrjár skýrslur gefa þér strax skyndimynd af fjárhagsstöðu fyrirtækisins. Líttu á þau sem blóðþrýsting, hjartslátt og hitastig fyrirtækisins þíns.

1. Hagnaðar- og tapyfirlitið

Hvað er það: Yfirlit yfir tekjur þínar, kostnað og útgjöld á tilteknu tímabili. Það sýnir þér nákvæmlega hversu mikið fé þú ert að græða (eða tapa).

Af hverju það skiptir máli: P&L þín er fullkomið skorkort. Það segir þér hvort viðskiptamódelið þitt virkar. Ertu arðbær? Eru ákveðin útgjöld að fara úr böndunum? Fljótleg mánaðarleg yfirferð hjálpar þér að koma auga á þróun áður en þau verða vandamál.

Hvernig á að búa það til: Flestir bókhaldshugbúnaður býr þetta til sjálfkrafa. Í Mewayz, farðu að Greining einingunni og veldu Fjárhagsskýrslur. Sía eftir síðustu 30 dögum til að sjá mánaðarlega frammistöðu þína.

2. Sjóðstreymisyfirlit

Hvað er það: Þessi skýrsla fylgist með hreyfingu reiðufjár inn og út úr fyrirtækinu þínu. Það skiptist í þrjá hluta: Rekstrarstarfsemi (dagleg viðskipti), fjárfestingarstarfsemi (kaup/sala eigna) og fjármögnunarstarfsemi (lán/fjárfestingar).

Af hverju það skiptir máli: Arðsemi er ekki jöfn lausafjárstaða. Þú getur verið arðbær á pappír en samt orðið uppiskroppa með reiðufé ef viðskiptavinir eru seinir að borga eða þú hefur lagt í miklar fjárfestingar. Þessi skýrsla tryggir að þú eigir nóg reiðufé til að standa straum af reikningunum þínum.

Ábending fyrir atvinnumenn: Einbeittu þér að rekstrarsjóðstreymi. Stöðugt jákvæð tala hér er sterk vísbending um sjálfbær viðskipti.

3. Efnahagsreikningur

Hvað er það: Yfirlit yfir það sem fyrirtæki þitt á (eignir) og skuldar (skuldir) á ákveðnum tímapunkti, ásamt eigin fé.

Af hverju það skiptir máli: Það gefur langtímasýn á fjárhagslega heilsu þína. Er skuldastig þitt viðráðanlegt? Er hrein eign fyrirtækisins vaxandi? Samanburður á efnahagsreikningum frá mánuði til mánaðar sýnir feril þinn.

'Tekjur eru hégómi, hagnaður er geðheilsa, en reiðufé er konungur.' Þetta gamla orðatiltæki minnir okkur á að þó að hagvöxtur sé spennandi, stjórna sjálfbær fyrirtæki öllum þremur: tekjum, hagnaði og sjóðstreymi.

Rekstrarpúlsinn: Eru daglegar athafnir þínar skilvirkar?

Þessar skýrslur færa fókusinn frá hreinum fjármálum yfir í vélarrúm fyrirtækisins – reksturinn sem knýr þessar fjárhagslegu niðurstöður.

<4. Öldrunarskýrsla reikninga

Hvað er það: Sundurliðun á útistandandi reikningum þínum, flokkaðir eftir því hversu lengi þeir hafa verið gjaldfallnir (t.d. 0-30 dagar, 31-60 dagar, 61-90 dagar, 90+ dagar).

Af hverju það er mikilvægt að stjórna reikningnum þínum: Það undirstrikar hvaða viðskiptavinir eru hægir greiðendur og hjálpar þér að forgangsraða innheimtuviðleitni þinni. Því lengur sem reikningur er ógreiddur, því minni líkur eru á að þú innheimtir nokkurn tíma.

Hvernig á að nota hann: Hafðu strax samband við viðskiptavini með reikninga á 31-60 daga fresti. Fyrir allt sem er lengra en 90 daga skaltu íhuga alvarlegri aðgerðir, eins og að nota innheimtustofu.

5. Söluárangursskýrsla

Hvað er það: Greining á sölugögnum þínum, oft sundurliðað eftir vöru/þjónustu, sölumanni, rás eða tegund viðskiptavina.

Af hverju það skiptir máli: Þessi skýrsla svarar mikilvægum spurningum. Hvaða vörur eru söluhæstu þínar? Er nýja markaðsherferðin þín í raun að skapa sölu? Eru ákveðnir söluteymismeðlimir betri en aðrir? Þetta gerir þér kleift að tvöfalda það sem virkar.

6. Veltuskýrsla birgða

Hvað er það: Mælir hversu oft þú selur og skiptir út birgðum þínum á tímabili. Formúlan er: Kostnaður við seldar vörur / meðallagsbirgðir.

Af hverju það skiptir máli (fyrir vörufyrirtæki): Lágt veltuhraði gæti þýtt að þú sért yfir birgðir og bindur reiðufé í óseldar vörur. Mjög hátt hlutfall gæti þýtt að þú eigir á hættu að hætta á lager og tapa sölu. Markmiðið er ákjósanlegt, iðnaðarsértækt jafnvægi.

The Customer & Marketing Lens: Understanding Your Audience

Þessar skýrslur tryggja að þú sért ekki bara að selja, heldur byggir þú upp tryggan viðskiptavinahóp sem mun ýta undir framtíðarvöxt.

7. Customer Acquisition Cost (CAC) skýrsla

Hvað er það: Heildarkostnaður sölu- og markaðsaðgerða deilt með fjölda nýrra viðskiptavina sem aflað hefur verið á tímabili. Til dæmis, ef þú eyddir $1.000 í markaðssetningu og fékkst 10 viðskiptavini, þá er CAC þitt $100.

Af hverju það skiptir máli: Það segir þér hversu skilvirk markaðssetning þín er. Ef CAC þitt er hærra en hagnaðurinn sem þú færð af viðskiptavinum er viðskiptamódelið þitt bilað. Að fylgjast með þessu mánaðarlega hjálpar þér að meta arðsemi mismunandi markaðsleiða.

8. Customer Lifetime Value (LTV) skýrsla

Hvað er það: Mat á heildartekjum sem fyrirtæki getur búist við af einum viðskiptavinareikningi. Það lítur á meðalkaupsverðmæti, kauptíðni og líftíma viðskiptavina.

Af hverju það skiptir máli: Þegar það er skoðað samhliða CAC gefur LTV þér gullna hlutfallið af heilsu fyrirtækja: LTV:CAC. Hlutfallið 3:1 eða hærra er almennt talið hollt. Það er oft gáfulegra að eyða meira í að eignast viðskiptavin sem verður þúsunda virði með tímanum en að elta ódýra einskiptiskaupendur.

9. Greiningarskýrsla vefsíðna og markaðssetningar

Þetta er ekki ein skýrsla heldur mælaborð með lykilmælingum frá verkfærum eins og Google Analytics og samfélagsmiðlum þínum.

Lykilmælikvarðar til að rekja mánaðarlega:

• Umferð um vefsvæði: Heildarfjöldi gesta, einstakir gestir, umferðaruppsprettur. Hlutfall gesta sem óskað er eftir: Hlutfall gesta sem óskað er eftir:
• (t.d. skráðu þig fyrir fréttabréfi, kauptu).
• Opnunarverð í tölvupósti og smellihlutfall: Hversu virkur tölvupóstlistinn þinn er.
• Samfélagsmiðlar: Líkar við, deilir, athugasemdir og vöxtur fylgjenda.

Þessi gögn sýna þér hvað er markhópurinn þinn og hvar þú átt að einbeita þér af orku þinni og hvar þú átt að marka markaðssetninguna þína. Mynd og framtíð

10. Key Performance Indicators (KPI) Mælaborð

Hvað er það: Samantekt á einni síðu yfir 5-10 mikilvægustu mælikvarðana þína. Þetta er persónulega stjórnklefinn þinn fyrir fyrirtækið.

Af hverju það skiptir máli: Í stað þess að vaða í gegnum 10 aðskildar skýrslur gefur KPI mælaborð þér yfirsýn yfir heildarheilbrigði. Það sparar tíma og hjálpar þér að einbeita þér að því sem er raunverulega mikilvægt.

Hvað á að innihalda: Þetta er mismunandi eftir fyrirtækjum, en felur oft í sér: mánaðarlegar endurteknar tekjur (MRR), nettóhagnaðarframlegð, CAC, LTV, viðskiptavinahraði og söluvöxtur.

Þín 5-þrepa mánaðarleg skýrsla mánaðarlega. gæti virst mikið, en með sjálfvirkni getur mánaðarleg endurskoðun verið fljótleg og sársaukalaus.

1. Tímasettu hana (5 mínútur): Settu 30 mínútur á dagatalið þitt fyrsta virka dag hvers mánaðar. Þetta gerir það að óumdeilanlegum vana.
2. Gerðu sjálfvirkan innheimtu (0 mín.): Notaðu vettvang eins og Mewayz til að tengja bankareikninga þína, greiðslumiðla og CRM. Skýrslurnar búa til sjálfar.
3. Skanna fyrir rauða fána (10 mín): Farðu fljótt yfir hverja skýrslu. Leitaðu að neikvæðri þróun: minnkandi sjóðstreymi, hækkandi CAC, hækka gjalddaga reikninga.
4. Spyrðu 'Af hverju?' (10 mín): Fyrir allar verulegar breytingar (góðar eða slæmar), tilgreinið orsökina. Lækkaði ný markaðsherferð CAC? Fór stór viðskiptavinur og jók afföll?
5. Ákvörðun um eina aðgerð (5 mínútur): Byggt á umsögninni þinni skaltu velja eina eina aðgerð til að gera þann mánuð. Dæmi: "Hringdu í viðskiptavinina þrjá með reikninga sem eru eldri en 60 daga gamlir" eða "Aukaðu kostnaðarhámarkið fyrir markaðsrásina sem lækkaði CAC okkar."

Frá gagnaofhleðslu til stefnumótandi innsýnar

Skýrslur eru ekki bara söguleg skrár; þeir eru áttaviti fyrir framtíðina. Veitingahúseigandi sem fer yfir P&L þeirra gæti tekið eftir því að áfengissala er með 70% hagnaðarmun samanborið við 15% fyrir mat. Sú innsýn gæti leitt til nýs kokteilvalseðils og markaðsherferðar, sem beinlínis eykur arðsemi.

Markmiðið er ekki að drukkna í gögnum heldur að koma upp á yfirborðið 2-3 innsýn sem munu hafa mest áhrif á fyrirtæki þitt í næsta mánuði. Með því að gera þessar 10 skýrslur að mánaðarlegum helgisiði, breytist þú frá því að vera viðbragðsgóður slökkviliðsmaður yfir í fyrirbyggjandi skipstjóra, sem stýrir fyrirtækinu þínu með sjálfstrausti í átt að langtímavexti.

Algengar spurningar

Ég er einkafrumkvöðull. Þarf ég virkilega allar 10 skýrslurnar?

Byrjaðu á kjarnanum þremur: Hagnaður og tapi, sjóðstreymisyfirliti og öldrunarskýrslu reikninga. Þetta eru ekki samningsatriði til að skilja fjárhagslega heilsu þína. Þegar þú stækkar geturðu lagað hina.

Hvernig get ég gert þessar skýrslur sjálfvirkar án dýrs hugbúnaðar?

Ókeypis þrep Mewayz inniheldur grunnskýrslur fyrir P&L, reikningagerð og tengiliði. Með því að tengja bankastrauminn þinn fyllast mikið af gögnunum sjálfkrafa, sem sparar þér tíma handvirkt.

Hver er mikilvægasta skýrslan fyrir nýtt fyrirtæki?

Sjóðstreymisyfirlitið. Ný fyrirtæki eru viðkvæmust fyrir því að verða uppiskroppa með reiðufé, jafnvel þegar þau eru arðbær á pappír. Eftirlit með sjóðstreymi er nauðsynlegt til að lifa af.

Hvernig veit ég hvort tölurnar mínar séu „góðar“?

Berðu þær saman við fyrri mánuði til að fylgjast með þróun. Fyrir atvinnuviðmið, athugaðu tilföng frá iðnaðarsamtökunum þínum eða Small Business Administration. Einbeittu þér að framförum, ekki fullkomnun.

Getur Mewayz hjálpað mér að búa til KPI mælaborð?

Já. Mewayz Analytics einingin gerir þér kleift að draga og sleppa þeim mælingum sem skipta þig mestu máli á eitt mælaborð sem uppfærist í rauntíma. Það er innifalið í öllum greiddum áætlunum.

Tilbúinn til að einfalda starfsemi þína?

Hvort sem þú þarft CRM, reikningagerð, HR eða allar 208 einingarnar — Mewayz hefur þig. 138K+ fyrirtæki hafa þegar skipt um.

Byrjaðu ókeypis →