10 mánaðarlegar skýrslur sem skilja blómleg lítil fyrirtæki frá þeim sem eiga í erfiðleikum

Hvers vegna mánaðarlegar skýrslur eru kristalskúla fyrirtækisins þíns

Ímyndaðu þér að reyna að keyra frá Los Angeles til New York án korts, GPS eða jafnvel bensínmælis. Þú gætir giskað á stefnu þína, en þú myndir líklega verða bensínlaus, taka rangar beygjur og sóa dýrmætum tíma. Það er nákvæmlega það sem líður að reka lítið fyrirtæki án reglulegra skýrslna. Mánaðarskýrslur eru ekki bara tölur á síðu – þær eru leiðsögukerfið þitt, viðvörunarkerfið þitt og stefnumótunartæki allt í einu.

Samkvæmt nýlegri könnun vaxa lítil fyrirtæki sem skoða stöðugt lykilskýrslur 30% hraðar en þau sem gera það ekki. Samt viðurkenna næstum 40% eigenda lítilla fyrirtækja að þeir séu ekki með formlegt mánaðarlegt endurskoðunarferli. Munurinn á því að blómstra og lifa af kemur oft niður á einni einföldum vana: að setjast niður með tölurnar þínar á 30 daga fresti.

Mewayz er samþættum skýrslueiningum, það sem áður tók tíma af handvirkri töfluvinnu gerist nú sjálfkrafa. 138.000+ notendur okkar um allan heim hafa uppgötvað að réttar skýrslur, endurskoðaðar reglulega, breyta getgátum í örugga ákvarðanatöku. Við skulum kanna 10 skýrslurnar sem gefa þér algera skýrleika um heilsu og stefnu fyrirtækisins.

1. Hagnaðar- og tapyfirlit: Lífsmerki fyrirtækisins þíns

Gróða- og tapsyfirlýsingin er án efa mikilvægasta skýrslan fyrir öll lítil fyrirtæki. Það segir þér hvort þú ert í raun að græða peninga - grundvallarspurningin sem ákvarðar lifun þína. Þessi skýrsla tekur saman tekjur þínar, kostnað og útgjöld á tilteknu tímabili og gefur þér skýra mynd af arðsemi þinni.

Margir eigendur fyrirtækja gera þau mistök að horfa aðeins á bankainnstæðuna sína, en reiðufé í bankanum jafngildir ekki hagnaði. Þú gætir átt peninga á reikningnum frá sölu síðasta mánaðar á meðan þú ert rekinn með tapi. P&L þín fjarlægir þennan rugling með því að sýna uppsöfnun byggt bókhald – skrá tekjur þegar þær eru aflaðar og gjöld þegar þau stofnast til.

Lykilmælikvarðar til að fylgjast með mánaðarlega

Einbeittu þér að þremur mikilvægum tölum í hverjum mánuði: framlegð (tekjur að frádregnum kostnaði við seldar vörur), framlegð rekstrarhagnaðar (framlegð að frádregnum rekstrarkostnaði) og nettó framlegð (neðsta línan eftir öll gjöld). Ef nettóhagnaðarframlegð þín er stöðugt undir 10% þarftu annað hvort að hækka verð, draga úr kostnaði eða hvort tveggja.

2. Sjóðstreymisyfirlit: Fylgdu peningaslóðinni

Gróði er skoðun, en reiðufé er staðreynd. Mörg arðbær fyrirtæki mistakast vegna þess að þau verða uppiskroppa með reiðufé. Sjóðstreymisyfirlitið rekur hreyfingu peninga inn og út úr fyrirtækinu þínu í þremur flokkum: rekstrarstarfsemi (dagleg viðskipti), fjárfestingarstarfsemi (búnaður, eignir) og fjármögnunarstarfsemi (lán, fjárfestingar).

Þessi skýrsla svarar mikilvægum spurningum: Ert þú að búa til nóg af peningum frá rekstri til að halda uppi rekstrinum? Ertu að treysta á lán til að standa straum af venjubundnum útgjöldum? Er innheimtutími viðskiptakrafna þinna of langur? Neikvætt sjóðstreymi frá rekstri er rauður fáni sem þarfnast tafarlausrar athygli.

3. Öldrunarskýrsla viðskiptakrafna: Vegvísir innheimtu þinnar

Ef þú veitir viðskiptavinum lánstraust er öldrunarskýrsla viðskiptakrafna ekki samningsatriði. Þessi skýrsla flokkar útistandandi reikninga eftir því hversu lengi þeir hafa verið ógreiddir - venjulega 0-30 dagar, 31-60 dagar, 61-90 dagar og 90+ dagar. Því eldri sem reikningur verður, því minni líkur eru á að þú innheimtir hann.

Gögn iðnaðarins sýna að reikningar eldri en 90 daga gamlir hafa aðeins 70% möguleika á innheimtu, en þeir sem eru eldri en 6 mánuðir fara niður í 50%. Með því að fara yfir þetta mánaðarlega er hægt að innleiða kerfisbundið innheimtuferli. CRM-eining Mewayz flaggar sjálfkrafa öldrun reikninga og getur jafnvel sent sjálfvirkan áminningarpóst og breytt því sem áður var sársaukafullt handvirkt ferli í hnökralaust kerfi.

4. Sala eftir vöru/þjónustuskýrslu: Hvað er í raun að selja

Ekki eru allar tekjur jafnar. Sala eftir vöru eða þjónustuskýrslu sýnir þér nákvæmlega hvaðan peningarnir þínir koma. Þú gætir uppgötvað að 80% af tekjum þínum koma frá aðeins 20% af tilboðum þínum - algengt mynstur þekkt sem Pareto meginreglan.

Þessi innsýn gerir þér kleift að tvöfalda það sem virkar og annað hvort bæta eða eyða því sem virkar ekki. Horfðu lengra en aðeins tekjur til arðsemi eftir vöru. Hlutur gæti myndað mikið sölumagn en lága hagnaðarmun vegna framleiðslukostnaðar eða afsláttar. Greiningareining Mewayz reiknar sjálfkrafa út arðsemi eftir vöru, sem gefur þér hagkvæma upplýsingaöflun.

5. Customer Acquisition Cost (CAC) skýrsla: Markaðsarðsemi þín

Hvað kostar það í raun og veru að eignast nýjan viðskiptavin? Margir eigendur fyrirtækja vanmeta þessa tölu verulega. Kaupkostnaður viðskiptavina er reiknaður út með því að deila heildar markaðs- og sölukostnaði þínum með fjölda nýrra viðskiptavina sem aflað hefur verið á tímabili. Ef þú eyðir $5.000 í markaðssetningu og eignast 50 viðskiptavini er CAC þitt $100.

Töfrarnir gerast þegar þú berð CAC saman við Customer Lifetime Value (LTV). Heilbrigt fyrirtæki hefur venjulega LTV:CAC hlutfallið 3:1 eða hærra. Ef þú ert að eyða $100 til að eignast viðskiptavin sem skilar aðeins $150 í heildartekjur, þarf markaðsstefna þín tafarlaus endurskoðun. Að fylgjast með CAC mánaðarlega hjálpar þér að hámarka markaðsútgjöldin þín áður en lítill leki verður að rennandi holum.

6. Veltuskýrsla birgða: Handbært fé í hillum

Fyrir vörutengd fyrirtæki getur birgðastjórnun skapað eða brotið sjóðstreymi þitt. Veltuhlutfall birgða mælir hversu oft þú hefur selt og skipt út birgðum þínum á tímabili. Lítil velta bendir til veikrar sölu eða umfram birgða, á meðan mjög hátt hlutfall gæti þýtt ófullnægjandi birgðastig sem leiðir til birgðahalds.

Reiknið birgðaveltu með því að deila kostnaði seldra vara með meðalbirgðum. Viðmið iðnaðarins eru mismunandi, en almennt er meiri velta betri. Hægvirkar birgðir bindur reiðufé sem hægt væri að nota til vaxtarframtaks. Birgðaeining Mewayz fylgist sjálfkrafa með veltu og getur látið þig vita þegar hlutir eru að nálgast úreldingu.

"Fyrirtækin sem lifa af efnahagslega niðursveiflu eru ekki endilega þau sem hafa mestar tekjur, heldur þau sem hafa mest sýnileika í fjölda þeirra. Mánaðarlegar skýrslur eru viðvörunarkerfi þitt." - Sarah Chen, fjármálaráðgjafi fyrir smáfyrirtæki

7. Fjárhagsáætlun vs. raunveruleg skýrsla: Fjárhags-GPS þitt

Fjárhagsáætlun án rakningar er bara óskalisti. Fjárhagsáætlun vs raunveruleg skýrsla ber saman fyrirhugaðar tekjur og gjöld við það sem raunverulega gerðist. Meira en 10% frávik í hvora áttina gefa tilefni til rannsóknar. Að fara stöðugt yfir sölumarkmið gæti bent til þess að þú sért of íhaldssamur, á meðan regluleg ofeyðsla á fjárhagsáætlunum gefur til kynna þörf fyrir betri kostnaðarstjórnun.

Þessi skýrsla breytir fjárhagsáætlun úr árlegri æfingu í áframhaldandi samtal við fyrirtækið þitt. Það hjálpar þér að leiðrétta námskeiðið áður en lítil frávik verða stór vandamál. Mewayz býr sjálfkrafa til þessa skýrslu með því að samþætta fjárhagsáætlunargögn þín við raunveruleg viðskipti, ásamt sjónrænum fráviksgreiningum.

8. Sölutrektarskýrsla: Heilsufarsskoðun á leiðslum þínum

Framtíðartekjur búa í sölutrekt þinni. Þessi skýrsla sýnir hvernig hugsanlegir viðskiptavinir fara í gegnum söluferlið þitt - frá fyrstu snertingu til lokaðs samnings. Lykilmælikvarðar eru viðskiptahlutfall á hverju stigi, meðaltími í trektinni og gildi tækifæra á hverju stigi.

Heilbrig trekt hefur stöðugt form frá mánuði til mánaðar. Ef þú tekur eftir því að leiðarar stöðvast á tilteknu stigi, hefur þú greint ferli flöskuháls. Ef toppurinn á trektinni þinni er að minnka þarftu meiri forystuframleiðslu. Ef þú skoðar þetta mánaðarlega tryggir þú að þú sért ekki að fara að lenda í tekjum vegna þess að leiðslan þín er að þorna upp.

9. Framleiðniskýrsla starfsmanna: Framleiðsla teymis þíns

Liðið þitt er stærsti kostnaðurinn þinn og hugsanlega mesti eignin þín. Framleiðniskýrsla starfsmanna mælir framleiðslu miðað við kostnað. Mælingar eru mismunandi eftir atvinnugreinum – tekjur á starfsmann fyrir söluteymi, einingar framleiddar fyrir framleiðslu, málum lokað fyrir þjónustufyrirtæki.

Þetta snýst ekki um örstjórnun heldur um að bera kennsl á þjálfunarþarfir, endurbætur á ferlum og úthlutun fjármagns. Einn starfsmaður sem gengur illa getur dregið niður heildarframleiðni, á meðan þeir sem standa sig best gætu haft aðferðir sem vert er að deila. HR-eining Mewayz samþættir tímamælingu með framleiðslumælingum fyrir alhliða framleiðnigreiningu.

10. Ánægju viðskiptavina og varðveislumælingar: spá fyrir um framtíðartekjur þínar

Að afla nýrra viðskiptavina er mikilvægt, en það er hagkvæmara að halda þeim sem fyrir eru. Rannsóknir Bain & Company sýna að hækkun viðskiptavina um 5% eykur hagnað um 25% til 95%. Fylgstu með mælingum eins og Net Promoter Score (NPS), ánægju viðskiptavina (CSAT), viðskiptahlutfalli og hlutfalli endurtekinna kaupa.

Þessar leiðandi vísbendingar spá oft fyrir um fjárhagslega afkomu í framtíðinni áður en hún birtist í P&L þínum. Minnkun í ánægju viðskiptavina í þessum mánuði þýðir líklega minni varðveislu og tekjur eftir sex mánuði. CRM frá Mewayz inniheldur endurgjöfarverkfæri viðskiptavina sem reikna sjálfkrafa þessar mælikvarðar út frá könnunum og stuðningssamskiptum.

Hvernig á að innleiða mánaðarlega skoðunarferlið þitt á 30 mínútum

Margir eigendur fyrirtækja forðast mánaðarlegar skýrslur vegna þess að þeir ímynda sér tíma af leiðinlegri vinnu. Með réttu kerfi ætti mánaðarleg skoðun þín ekki að taka meira en 30 mínútur. Svona:

1. Sjálfvirku gagnasöfnun (5 mínútur): Tengdu bankareikninga þína, POS-kerfi og önnur verkfæri við Mewayz. Vettvangurinn flytur sjálfkrafa inn og flokkar viðskipti.
2. Tímasett skýrslugerð (2 mínútur): Stilltu Mewayz til að búa til 10 nauðsynlegar skýrslur þínar sjálfkrafa á síðasta virka degi hvers mánaðar.
3. Skannaðu að rauðum fánum (8 mínútur): Farðu fljótt yfir hverja skýrslu fyrir veruleg frávik, þróun eða tölur utan væntanlegra marka.
4. Kafaðu dýpra í lykilniðurstöðum (10 mínútur): Leggðu áherslu á 2-3 mælikvarða sem þarfnast athygli. Notaðu Drill-down getu Mewayz til að skilja „af hverju“ á bak við tölurnar.
5. Aðgerðaratriði í skjölum (5 mínútur): Miðað við niðurstöður þínar skaltu athuga 1-3 sérstakar aðgerðir sem þú ættir að grípa til á komandi mánuði.

Þetta straumlínulagaða ferli breytir mánaðarlegri skýrslugerð úr verki í stefnumótandi kost. Eigendur fyrirtækja í samfélaginu okkar sem innleiða þessa venju segja stöðugt frá betri ákvarðanatöku og minni streitu.

Fréttatilkynningakosturinn á óvissum tímum

Efnahagsleg óvissa gerir reglulega skýrslugjöf verðmætari en nokkru sinni fyrr. Þegar markaðsaðstæður breytast hratt geta fyrirtæki með sterk skýrslukerfi snúist hratt á meðan aðrir eru enn að safna upplýsingum. Skýrslurnar 10 sem við höfum rætt gefa yfirgripsmikla mynd sem gerir þér kleift að sjá fyrir áskoranir og grípa tækifærin.

Þegar þú innleiðir mánaðarlega endurskoðunarferlið þitt skaltu muna að skýrslur eru leið að markmiði – betri ákvarðanir. Tölurnar sjálfar skipta minna máli en samtölin sem þær kveikja og aðgerðirnar sem þær hvetja til. Hvort sem þú ert að nota ókeypis þrep Mewayz eða háþróaðar greiningareiningar okkar, þá er það mikilvægasta að byrja á vana að fara reglulega yfir.

Ágæti í viðskiptum snýst ekki um að hafa öll svörin – það snýst um að spyrja réttu spurninganna í hverjum mánuði. Skýrslur þínar eru þar sem þessar spurningar lifa og vaxandi arðsemi þín verður svarið.

Algengar spurningar

Hversu langan tíma ætti það að taka að fara yfir þessar mánaðarlegu skýrslur?

Með sjálfvirkum kerfum eins og Mewayz ætti alhliða mánaðarleg endurskoðun að taka 30 mínútur eða minna. Lykillinn er sjálfvirkni og að einblína á undantekningar frekar en að skoða hvern gagnapunkt.

Hver er mikilvægasta skýrslan fyrir nýtt fyrirtæki?

Sjóðstreymisyfirlitið er mikilvægt fyrir ný fyrirtæki, þar sem skortur á peningum er aðalástæðan fyrir því að sprotafyrirtæki mistakast. Eftirlit með sjóðstreymi hjálpar til við að tryggja að þú verðir ekki uppiskroppa með peninga þrátt fyrir að sýna pappírshagnað.

Get ég búið til þessar skýrslur ef ég er ekki að nota bókhaldshugbúnað?

Þótt það sé hægt handvirkt er það mjög tímafrekt. Ókeypis þrep Mewayz býr til þessar skýrslur sjálfkrafa, sparar vinnutíma og dregur úr villum við handvirka innslátt gagna.

Hversu langt aftur á bak ætti ég að halda mánaðarskýrslum til samanburðar?

Viðhalda að minnsta kosti tveggja ára mánaðarlegum skýrslum til að bera kennsl á árstíðabundið mynstur og langtímaþróun. Mewayz geymir söguleg gögn þín endalaust til að auðvelda samanburð á milli ára.

Hvað ætti ég að gera ef ég uppgötva neikvæða þróun í skýrslum mínum?

Í fyrsta lagi, ekki örvænta. Neikvæð þróun eru tækifæri til leiðréttingar á námskeiði. Finndu rót orsökarinnar, búðu til aðgerðaáætlun og fylgstu með næstu mánaðarskýrslu til að sjá hvort inngripin þín virki.