Gudanar da Ayyuka don Ƙungiyoyin da ba na Fasaha ba: Jagoran Ayyuka don Zaɓin Kayan aikinku

Baka buƙatar zama Tech Whiz don Sarrafa ayyuka da kyau

Idan aikin ƙungiyar ku a halin yanzu yana rayuwa cikin ruɗani na zaren imel, bayanin kula, da maƙunsar bayanai marasa iyaka, ba kai kaɗai ba. Don ƙungiyoyin tallace-tallace, ƙungiyoyin aiki, sassan HR, da hukumomin ƙirƙira, duniyar software na sarrafa ayyukan na iya zama kamar fasaha mai ban tsoro. Allolin Trello suna kama da wasan wasa, Jira yana jin kamar an gina shi don injiniyoyi, kuma sanarwar Asana na iya mamayewa. Amma ingantaccen gudanar da ayyukan ba game da hadaddun jargon ba ne ko ƙwarewar ƙididdigewa ba - game da tsabta, haɗin gwiwa, da yin abubuwa ne. Kayan aikin da ya dace yana aiki azaman tsarin juyayi na tsakiya don aikin ƙungiyar ku, yana canza shubuha zuwa aiki. Wannan jagorar ta yanke hayaniya don taimakawa ƙungiyoyin da ba na fasaha ba su sami dandamali wanda ke jin kamar haɓakar yanayin yadda suka rigaya ke aiki, ba yaren waje da suke buƙatar koya.

Me yasa Kayayyakin Fasaha na Gabaɗaya suka gaza Ƙungiyoyin da ba na Fasaha ba

Ƙungiyoyi da yawa suna yin kuskure wajen ɗaukar kayan aikin da aka tsara don masu haɓaka software, suna ɗaukan "ƙarin fasali" daidai "mafi kyau." Wannan yana haifar da shinge nan da nan ga ɗauka. Matsakaicin ɗan kasuwa baya buƙatar bin wuraren labari ko sarrafa zagayowar gudu. Suna buƙatar shirya ƙaddamar da yaƙin neman zaɓe, daidaitawa tare da masu ƙira, da kuma bin diddigin abubuwan da za a iya kaiwa ga ƙarshen ƙarshe. Lokacin da mahaɗin kayan aiki ya cika tare da kalmomi da ayyuka marasa mahimmanci, membobin ƙungiyar sun rabu, suna komawa zuwa tsoffin halaye marasa inganci.

Babban al'amarin shine rashin daidaituwa tsakanin sarkar kayan aiki da ainihin tafiyar aiki na ƙungiyar. Wani bincike na 2023 da Capterra ya yi ya gano cewa kashi 42% na ƙungiyoyin da ba na fasaha ba sun yi watsi da kayan aikin gudanar da ayyuka a cikin watanni shida saboda ƙarancin ƙwarewar mai amfani da tsayayyen tsarin koyo. Manufar ba shine samun kayan aiki mafi ƙarfi ba, amma mafi dacewa. Ya kamata ya ji da hankali tun daga rana ta ɗaya, yana buƙatar ƙaramin horo da haɓaka yawan aiki nan take.

Abubuwan da ba za a iya sasantawa ba don kayan aikin da ba na fasaha ba

Kafin kwatanta takamaiman dandamali, kafa ƙa'idodin tushen ku. Waɗannan su ne fasalulluka waɗanda ke sa kayan aiki samun dama ga gaske da tasiri ga ƙungiyoyi ba tare da tushen fasaha ba.

• Intuitive, Visual Interface: Nemo aikin ja-da-saukarwa, bayyanannen alamun matsayi (kamar ayyuka masu launi), da shimfidar da baya buƙatar jagora don fahimta. Allolin Kanban galibi babban wurin farawa ne saboda suna kwaikwayon yanayin tafiyar ayyuka daga "Don Yi" zuwa "An yi."
• Sauƙaƙan Aiki da Ƙirƙirar Ƙarfafawa:Ƙara ɗawainiya ya kamata ya ɗauki daƙiƙa, ba mintuna ba. Dole ne kayan aikin cikin sauƙi ya rushe manyan ayyuka zuwa matakan da za a iya sarrafawa tare da bayyanannun masu mallaka da kwanan watan da ya ƙare.
• Haɗin Sadarwa: Neman tattaunawa a cikin imel, Slack, da kayan aikin kanta yana kashe ƙarfi. Zaren sharhin da aka gina a kan ayyuka yana kiyaye duk mahallin da ra'ayoyinsu a wuri guda.
• Madaidaicin Fayil Rarraba:Ikon haɗa hotuna, takardu, da hanyoyin haɗin kai kai tsaye zuwa ayyuka yana kawar da al'ada "Wace siga ce wannan?" tsoro.
• Bayanai da Rahoto da Ƙaddara: A kallo, ya kamata ku ga abin da ke kan hanya, abin da ke cikin haɗari, da abin da ya wuce. Sauƙaƙan sandunan ci gaba da ra'ayoyin kalanda sun fi kima fiye da hadaddun taswirar ƙonawa.

Nisantar Matsaloli: Kurakurai na gama gari a Zaɓin Kayan aiki

Zabar kayan aikin gudanar da ayyuka wani tsari ne mai ma'ana, kuma gaggauce shi kan haifar da bata lokaci da kudi. Kuskuren da ya fi kowa shine barin murya ɗaya, ƙarar murya (sau da yawa mai sarrafa) zaɓi kayan aiki bisa jerin abubuwan ba tare da tuntuɓar ƙungiyar da za ta yi amfani da ita a kullun ba. Wannan yana ba da garantin ƙaramin tallafi. Wani ramuwa kuma shine yawan siyayya- biyan kuɗin da ake samu na babban kamfani lokacin da tsari mafi sauƙi, mai araha zai wadatar.

Yi la'akari da farashi na dogon lokaci, ba kawai biyan kuɗin wata-wata ba. Kayan aiki da ke buƙatar sadaukarwar admin ko zaman horo na mako-mako yana da ɓoyayyiyar farashi a cikin asarar aiki. Mafi kyawun kayan aiki ga ƙungiyar da ba fasaha ba shine wanda ke ba kowane memba damar zama mai dogaro da kansa. Ya kamata ya magance matsalolin fiye da yadda yake haifarwa.

Mafi kyawun kayan aikin sarrafa ayyukan ba shine wanda yake da mafi yawan fasali ba; shi ne wanda gaba dayan kungiyar ku za su yi amfani da shi ba tare da korafi ba.

Yadda ake kimanta Kayan aiki: Tsarin Mataki-da-Mataki

Bi wannan aiki mai amfani, tsari na matakai huɗu don yanke shawara mai ƙwarin gwiwa wanda ya shafi ƙungiyar ku gaba ɗaya da rage haɗari.

Mataki na 1: Gudanar da Tattalin Arziki na Sati ɗaya

Kafin duba kowace manhaja, ku shafe mako guda ana tattara bayanan tsarin ƙungiyar ku na yanzu. A ina ne ke faruwa? Ta yaya kuke keɓance ayyuka a halin yanzu da sadar da sabuntawa? Gano manyan maki uku masu zafi sabon kayan aiki dole ne ya warware. Wannan yana hana ku daga abubuwa masu walƙiya waɗanda ba su dace da ainihin bukatunku ba.

Mataki na 2: Ƙirƙiri Jerin Takaddun Ƙirƙiri Bisa Bukatun Mahimmanci

Yin amfani da maki zafi a matsayin jagora, bincike kayan aikin 3-5 da aka sani don sauƙi da kuma kira mara fasaha. Nemo dandamali kamar Mewayz waɗanda ke ba da matakin kyauta ko lokacin gwaji mai karimci. Wannan yana ba da damar yin gwajin hannu ba tare da sadaukarwar kuɗi ba. Ba da fifiko ga kayan aikin da ke jaddada sauƙin amfani a tallan su.

Mataki na 3: Gudu matukin jirgi na sati Biyu tare da Haƙiƙanin Aiki

Zaɓi ƙaramin aiki, aikin duniyar gaske kuma gudanar da shi ta cikin manyan ƴan takarar kayan aiki guda biyu. Haɗa ɓangaren ƙungiyar ku a cikin matukin jirgi. Ra'ayinsu yana da mahimmanci. Kula da kwarewar hawan jirgi: Yaya sauri za su iya ƙirƙirar aikinsu na farko? Shin app ɗin wayar hannu yana da amfani? Bi diddigin duk wata tambaya ko takaici da suka taso.

Mataki na 4: Yi Shawarar Da Aka Koyar da Bayanai

A ƙarshen matukin jirgin, tattara ra'ayi. Wanne kayan aiki ya sami tallafi mafi girma? Wanne ne ya rage yawan saƙon imel? Shin da gaske ya sa aikin ya sami sauƙin gudanarwa? Zaɓi kayan aikin da ya nuna mafi girman tasiri mai inganci akan ainihin tafiyar aikin ƙungiyar ku.

Nazarin Harka: Gudanar da Gangamin Talla da Kayan Aikin Dama

Tawagar tallace-tallacen kamfanin e-commerce mai matsakaicin girman tana shirin yaƙin neman zaɓe ta amfani da maƙunsar rubutu da kuma tashar Slack mai hargitsi. Ana rasa mahimman bayanai akai-akai, kwanakin ƙarshe ba su da tabbas, kuma manajan aikin ya kwashe sa'o'i yana neman sabunta matsayi. Sun canza zuwa kayan aikin sarrafa aikin gani a cikin dandalin Mewayz.

Sun ƙirƙiri allo mai ginshiƙai don kowane mataki: Ideation, Ƙirƙirar Abun ciki, Zane, Amincewa, da Tsara. Kowane katin ɗawainiya ya ƙunshi taƙaitaccen, ɗan ƙungiyar da aka sanya, kwanan wata, da duk fayilolin da suka dace. An mayar da sharhi. A cikin zagayowar yakin neman zabe guda daya, an rage lokacin da ake kashewa wajen gudanar da tarurrukan matsayi da kashi 60 cikin 100, kuma an fara kamfen na kwanaki biyu gabanin lokacin da aka tsara, saboda ana ganin kura-kurai ga kowa nan take.

Inda Mewayz Yayi Daidai don Gudanar da Ayyukan da ba na Fasaha ba

Don ƙungiyoyin da ke neman haɗin kai, Mewayz yana ba da fa'ida ta musamman. Maimakon gudanar da biyan kuɗin gudanarwa na daban, ayyukan ƙungiyar ku, daftari, lambobin abokan ciniki, da nazari na iya rayuwa a cikin OS na kasuwanci mai haɗin gwiwa. An tsara tsarin aikin don tsabta, ba rikitarwa ba, tare da allunan gani da sarrafa ayyuka masu sauƙi waɗanda kowa zai iya fahimta.

Wannan yana da ƙarfi musamman ga ƙungiyoyin da ba na fasaha ba waɗanda kuma suke ɗaukar CRM, daftari, da sauran ayyuka. Mahallin da ke sauyawa tsakanin apps daban-daban guda biyar ya ɓace. Lokacin da aka kammala aikin, ƙirƙirar daftari ga abokin ciniki ko shiga lokacin biyan kuɗi na iya faruwa a cikin wannan tsarin, adana ciwon kai na gudanarwa da rage kurakurai. Farawa daga matakin kyauta yana bawa ƙungiyar damar tantance iyawar gudanar da aikin kafin kowace alƙawarin kuɗi.

Gina Al'adun Gudanar da Aiki, Ba Kawai Sanya Software ba

Aiwatar da sabon kayan aiki rabin yaƙi ne kawai. Haƙiƙanin sauyi yana faruwa ne lokacin da ƙungiyar ta rungumi al'adar fayyace hanyar sadarwa da riƙon amana. Kayan aiki ya kamata ya sauƙaƙe wannan, ba ya ba da umarni ba. Kafa ƙa'idodi masu sauƙi: Kowane ɗawainiya dole ne ya kasance mai shi ɗaya. Ya kamata a ba da amsa mai mahimmanci a cikin maganganun aiki, ba DMs ba. Kwamitin aikin ya kamata ya zama tushen gaskiya guda ɗaya don matsayin aikin.

Jagoranci ta misali kuma ku yi murna da nasarorin da sabon kayan aikin ya kunna. Lokacin da aikin ya ƙare lafiya, haskaka yadda bayyanannen gani ya taimaka wa ƙungiyar ta yi nasara. Wannan yana ƙarfafa ƙimar sabon tsari kuma yana juya kayan aiki daga wata software zuwa wani yanki mai mahimmanci na DNA na ƙungiyar ku.

Makomar Haɗaɗɗe ce kuma ba ta da ƙarfi

Juyin halittar gudanarwar ayyuka don ƙungiyoyin da ba na fasaha ba suna nuni zuwa ga haɗin kai mara kyau. Kayan aikin da za su ci nasara su ne waɗanda ke haɗa ayyukan aikin kai tsaye zuwa wasu ayyukan kasuwanci-kamar samar da daftari ta atomatik daga aikin da aka kammala ko ƙirƙira rikodin CRM daga sabon nau'in cin abokin ciniki. Wannan yana kawar da shigar da bayanai da yawa kuma yana ba ƙungiyoyin da ba na fasaha ba cikakkiyar ra'ayi game da aikinsu da tasirinsa akan kasuwancin. Manufar ita ce ciyar da ɗan lokaci don sarrafa kayan aiki da ƙarin lokaci don yin aiki mai ma'ana wanda ke ciyar da ƙungiyar ku gaba. Ta zaɓar kayan aiki wanda ya dace da bukatun ƙungiyar ku ta zahiri, ba kawai kuna siyan software ba; kuna saka hannun jari a cikin tsabta, inganci, da ƙarin haɗin gwiwa a nan gaba.

Tambayoyin da ake yawan yi

Mene ne babban kuskuren ƙungiyoyin da ba na fasaha ba yayin zabar kayan aikin gudanarwa?

Babban kuskure shine zabar kayan aiki bisa dogon jerin fasali maimakon sauƙin amfani. Wannan yana haifar da ƙarancin karɓuwa yayin da membobin ƙungiyar suka sami software mai rikitarwa kuma suka koma ga tsoffin halaye.

Za mu iya amfani da kayan aikin sarrafa ayyukan kyauta don ƙungiyar mutane 10?

Ee, yawancin kayan aikin kamar Mewayz suna ba da ingantattun matakan kyauta waɗanda suka dace da ƙananan ƙungiyoyi. Suna samar da mahimman abubuwa kamar sarrafa ɗawainiya, raba fayil, da haɗin gwiwa ba tare da farashi ba, yana ba ku damar gwada dandamali sosai.

Yaya tsawon lokacin da ake ɗauka don ƙungiyar da ba ta fasaha ba don samun kwanciyar hankali da sabon kayan aiki?

Tare da ingantaccen kayan aiki, yawancin membobin ƙungiyar za su iya ƙware a cikin mako guda. Fitowar nasara ta ƙunshi ɗan gajeren aikin matukin jirgi inda kowa zai iya koyo ta yin a cikin yanayi mara ƙarfi.

Me zai faru idan ƙungiyarmu tana aiki sosai tare da abokan ciniki? Shin ya kamata kayan aikin ya sami fasali masu fuskantar abokin ciniki?

Babban fa'ida ce. Nemo kayan aikin da ke ba ku damar ƙirƙirar asusun baƙo ko raba ra'ayoyin karantawa kawai na allon ayyukan. Wannan yana sanar da abokan ciniki ba tare da ba su damar yin amfani da hanyoyin sadarwar ku ba.

Muna kuma sarrafa daftari da CRM. Ya kamata mu nemi dandalin duk-in-one?

Lallai. Haɗin Kasuwancin OS kamar Mewayz yana da kyau. Yana haɗa aikin kammala aikin kai tsaye zuwa lissafin kuɗi da bayanan abokin ciniki, yana kawar da shigar da bayanan hannu da samar da tushen gaskiya guda ɗaya ga duka aikinku.