Business Operations

Jagoran Ci Gaban Kasuwanci: Yadda Kananan Kamfanoni Zasu Iya Saukar Da Duk Wani Guguwa

Jagoran tsare-tsare na ci gaba na kasuwanci ga ƙananan kamfanoni. Koyi kimar haɗari, dabarun amsawa, hanyoyin fasaha, da tsarin farfadowa a cikin matakai masu sauƙi.

18 min read

Mewayz Team

Editorial Team

Business Operations

Me yasa Kananan Kasuwanci ba za su iya yin watsi da Tsare-tsare na Ci gaba ba

Lokacin da grid ɗin wutar lantarki ya gaza a faɗin Texas yayin guguwar hunturu ta Uri, sama da kashi 40% na ƙananan kasuwancin sun ba da rahoton asarar fiye da $100,000. Lokacin da babban ruwa ya fashe a cikin garin Chicago, gidajen cin abinci guda uku sun rasa dukkan kayansu cikin sa'o'i. Lokacin da ransomware ya ɓoye fayilolin abokin ciniki na hukumar tallace-tallace, sun fuskanci zaɓi: biya $50,000 ko rasa aikin watanni shida. Waɗannan ba yanayi ba ne na hasashe-haƙiƙa ne rushewar da ta rufe wasu ƙananan kasuwancin lafiya. Amma duk da haka bisa ga FEMA, kashi 39 cikin 100 na ƙananan kamfanoni ne kawai ke da tsarin ci gaba da kasuwanci (BCP). Rashin fahimtar cewa "muna kanana da bukatar daya" ko "ba zai faru da mu ba" ya tabbatar da cewa shine matsalar dala biliyan 137 na shekara-shekara ga kananan 'yan kasuwa na Amurka kadai. Ga kamfanoni masu amfani da dandamali kamar Mewayz tare da ayyukan tsakiya, tsarin tsarawa ya zama mafi daidaita amma daidai yake da mahimmanci. Tsarin ci gaba na ku yana wakiltar tsarin garkuwar kamfanin ku-lokacin da barazana ta bayyana, yana kunnawa ta atomatik don kare ayyukanku, kudaden shiga, da kuma suna. Wannan jagorar ya rushe BCP zuwa matakai masu amfani, masu aiki da aka tsara musamman don ƙayyadaddun ƙananan sana'o'in albarkatu.

Tsarin kusurwoyi huɗu na Ci gaban Kasuwancin Ingantacce

Kafin nutsewa cikin samfura da jerin abubuwan dubawa, fahimci waɗannan ƙa'idodin tushe waɗanda ke raba ingantaccen tsare-tsare daga takaddun shelfware. Na farko, ci gaba ba farfadowa ba ne. Farfadowa yana faruwa bayan gaskiya kuma yana mai da hankali kan maido da abin da aka rasa. Ci gaba yana faruwa yayin rushewa kuma yana mai da hankali kan kiyaye ayyuka masu mahimmanci. Na biyu, dole ne tsare-tsare su kasance daidai. Tuntuɓar mutum biyar baya buƙatar BCP mai shafuka 200 iri ɗaya azaman masana'anta. Na uku, mutane suna zuwa kafin tsari. Amincin ƙungiyar ku da ikon sadarwa koyaushe yana fifiko akan bayanai ko wurare. Na hudu,sauki ya bugu da sarƙaƙƙiya. Mafi kyawun BCP shine wanda mutane suke tunawa da gaske kuma suke amfani dasu yayin rikici.

Waɗannan ƙa'idodin suna fassara zuwa fa'idodi masu amfani. Kamfanoni masu gwajin BCPs suna fuskantar 50% guntun lokacin rushewa bisa ga Cibiyar Ci gaba da Kasuwanci. Suna da yuwuwar sau 2.5 don kiyaye gamsuwar abokin ciniki yayin aukuwa. Wataƙila mafi yawan faɗin, suna samun kuɗin kuɗi a mafi kyawun ƙimar-bankunan sun gane cewa ci gaba da tsare-tsaren yana rage haɗari. Ga ƙananan kasuwancin da ke amfani da haɗe-haɗen dandamali, shirin ci gaba yana kasancewa cikin ayyukan yau da kullun maimakon motsa jiki daban. Lokacin da CRM, daftari, da gudanar da ayyukan duk suna rayuwa a cikin tsari ɗaya tare da madaidaicin madaidaicin madaidaicin iko da ikon sarrafawa, kun riga kun aiwatar da matakan ci gaba mai mahimmanci.

"Shirin ci gaba da kasuwanci mafi tsada shine wanda kuke buƙata amma ba ku da. Ƙananan kamfanoni suna kashe matsakaicin $ 8,000 a cikin awa ɗaya na raguwa yayin manyan rushewar-kuɗin da galibi ke zuwa kai tsaye daga mai shi's ceto." - Rahoton Ƙididdigar Ƙididdigar Kasuwancin Mai Zaman Kanta na Ƙasa

Mataki-mataki: Gina Tsarin Ci Gaban ku a cikin Kwanaki 90

Wannan tsari mai amfani yana karya tsarin tsarawa zuwa matakai uku na wata-wata, kowannensu yana da takamaiman abubuwan da za a iya bayarwa. Manufar ba kammalawa ba ce amma ci gaba — tsari na asali, mai aiki wanda ke haɓaka tare da kasuwancin ku.

Wata 1: Ƙimar da fifiko

Mako na 1 yana farawa da gano mahimman ayyukan kasuwancin ku. Ƙirƙirar daftarin maƙulli mai sauƙi wanda ke jera duk abin da kasuwancin ku ke yi, sannan sanya maki uku (1-10) ga kowannensu: tasirin kudaden shiga idan ya lalace, tasirin abokin ciniki idan ya rushe, da maƙasudin lokacin dawowa (yadda sauri dole ne a dawo da shi). Ayyukan da ke maki sama da jimlar maki 20 sun zama "Tier 1" ayyuka masu mahimmanci. Yawanci, ayyuka 3-5 za su fito da mahimmancin gaske.

Mako na 2 yana mai da hankali kan taswirar barazana. Rarraba yiwuwar rushewar kwakwalwa tare da ƙungiyar ku, rarraba su azaman: fasaha (raƙuwar uwar garken, cyberattack), aiki (raƙuwar mai siyarwa, tashi mai mahimmanci), muhalli (yanayi, rashin amfani), ko ɗan adam (yajin aiki, kuskure). Sanya kowane yuwuwar (ƙananan / matsakaici / babba) da tasiri mai yuwuwar (ƙananan / matsakaici / mai tsanani). Kada ku yi yawa - yi amfani da bayanan kula akan bango idan hakan yana taimakawa gani.

Mako na 3 yana nazarin abubuwan dogaro. Ga kowane aiki mai mahimmanci, gano abin da yake buƙata: takamaiman mutane (tare da bayanin lamba), fasaha (tsari, bayanai), masu kaya / masu siyarwa, wurare, da kayan aiki. Wannan yana bayyana maki guda na gazawa-kamar ma'aikaci ɗaya wanda ya san kalmar sirrin tsarin biyan kuɗi.

Mako na 4 yana kafa manufofin dawowa. Ga kowane aiki mai mahimmanci, ƙayyade: Matsakaicin Haƙuri Downtime (MTD), Maƙasudin Lokaci na Farko (RTO-yadda kuke buƙatar dawo da sauri), da Maƙasudin Farko na Farko (RPO-nawa aka yarda da asarar bayanai). Waɗannan sun zama maƙasudin ma'auni na shirin ku.

Wata 2: Ƙirƙirar Dabarun & Takaddun bayanai

Mako na 5 yana tsara dabarun ci gaba. Ga kowane aiki mai mahimmanci, haɓaka hanyoyin aiki don yuwuwar yanayi. Idan ofishin ku ya ambaliya, membobin ƙungiyar za su iya yin aiki daga gida ta amfani da tsarin girgije? Idan babban mai samar da ku ya gaza, kun amince da wasu hanyoyin? Idan babu mai lissafin ku, wa ke da damar madadin? Ya kamata waɗannan dabarun su kasance masu amfani kuma a gwada su a inda zai yiwu.

Mako na 6 ya rubuta ka'idojin sadarwa. Ƙirƙirar lissafin tuntuɓar (ma'aikata, manyan abokan ciniki, masu kaya masu mahimmanci, sabis na gaggawa), bishiyar sanarwa (wanda ya kira wane), da saƙon samfuri don yanayi daban-daban. Ƙaddamar da firamare da sakandare "kwamandan abin da ya faru" tare da cikakken iko yayin rushewa.

Mako na 7 yana magance juriyar fasaha. Tabbatar cewa madadin sun bi ka'idar 3-2-1: kwafin bayanai 3, akan kafofin watsa labarai daban-daban 2, tare da 1 a waje. Gwaji maidowa daga madogarawa-34% na gwaje-gwajen ajiya sun gaza bisa ga bayanan masana'antu. Don tsarin tushen gajimare kamar Mewayz, tabbatar da cewa kun fahimci abubuwan ci gaba da aka gina a cikin dandamali, jadawalin ajiyar kuɗi, da ayyukan sabuntawa.

Mako na 8 ya ƙirƙiri daftarin tsari. Yi amfani da samfuri mai sauƙi tare da: lissafin ayyuka masu mahimmanci, matsayi/ nauyi na ƙungiya, bayanin lamba, hanyoyin amsawa ta hanyar labari, bayanin mai siyarwa/mai bayarwa, da hanyoyin dawo da su. A kiyaye shi a ƙarƙashin shafuka 10 da farko.

Wata 3: Gwaji, Koyarwa & Kulawa

Mako na 9 yana gudanar da motsa jiki na tebur. Tattara ƙungiyar ku na mintuna 90 kuma kuyi tafiya cikin yanayi: "Idan ofishinmu ya rasa iko na kwana uku fa?" Yi amfani da takaddar shirin ku don jagorantar tattaunawa. Rubuta abin da ke aiki da abin da ba ya aiki.

Mako na 10 yana ba da horo na asali. Tabbatar kowa ya sani: inda aka adana shirin (na dijital da na zahiri), rawar da suke takawa yayin rushewa, yadda ake samun damar tsarin nesa, da mahimman hanyoyin aminci. Don dandamali kamar Mewayz, tabbatar da membobin ƙungiyar da yawa sun fahimci ayyuka masu mahimmanci.

Mako na 11 yana kafa hanyoyin kulawa. Sanya wani don yin bita da sabunta shirin kowane wata. Saita masu tuni na kalanda zuwa: gwada madaidaitan kowane wata, bitar lissafin tuntuɓar kowane wata, da gudanar da cikakken atisaye kowace shekara. Haɗa sabunta shirin zuwa canje-canjen kasuwanci-sabbin ma'aikata, tsarin aiki, ko ayyuka.

Mako na 12 yana haɗawa da ayyukan yau da kullun. Mafi kyawun tsare-tsaren ci gaba sun zama wani ɓangare na kasuwanci-kamar yadda aka saba. Lokacin shiga sabbin ma'aikata, haɗa da alhakin ci gaba. Lokacin aiwatar da sababbin tsarin, la'akari da abubuwan ci gaba. Lokacin tsara ayyukan, gano abubuwan da ake buƙata na ci gaba.

Matsayin Fasaha: Daga Rashin Lalacewa zuwa Ƙarfafawa

Tsarin kasuwanci na zamani yana canza tsarin ci gaba. Inda hanyoyin gargajiya ke buƙatar kwafin abubuwan more rayuwa masu rikitarwa, haɗaɗɗen tsarin yau suna ba da ƙarfin ƙarfi a wuraren farashi mai isa. Ga ƙananan 'yan kasuwa, wannan yana wakiltar dama da alhaki.

Abubuwan da ke tushen girgije kamar Mewayz suna ba da fa'idodi masu mahimmanci: sabuntawa ta atomatik suna kawar da rikice-rikicen gudanarwa na faci, adanawa na yau da kullun (sau da yawa tare da maidowa lokaci-lokaci), raguwar yanki a cikin cibiyoyin bayanai, da samun damar 24/7 daga kowane haɗin intanet. Duk da haka, suna gabatar da sababbin la'akari: sarrafa kalmar sirri ya zama mahimmanci (amfani da mai sarrafa kalmar sirri tare da damar gaggawa), tabbatar da abubuwa da yawa ya kamata ya zama wajibi don asusun gudanarwa, kuma tsarin izinin mai amfani dole ne ya daidaita tsaro tare da bukatun samun damar gaggawa. Aiwatar da izini na tushen rawar da ke ba da damar haɓaka na ɗan lokaci a lokacin gaggawa.
  • Rayuwar Sadarwa: Rike aƙalla tashoshin sadarwa daban-daban guda biyu (imel, SMS, sanarwar aikace-aikacen, itacen waya). Ayyuka kamar cibiyar sanarwa ta Mewayz na iya sarrafa wannan.
  • Data Integrity: Don mahimman bayanai a wajen babban dandalin ku, yi amfani da mafita ta atomatik. Gwaji maidowa kwata-kwata-minti 15 da aka kashe gwajin yana hana kwanaki na firgita.
  • Dabarun Na'ura: Aiwatar da manufar "BYOD tare da gudanarwa" inda ma'aikata za su iya amfani da na'urori na sirri amintattu yayin rushewa. Samun hanyar wayar hannu zuwa tsarin kasuwanci ya zama fa'idar ku ta ci gaba.Maƙasudin ba shine kawar da dogaro da fasaha ba-wanda ba zai yuwu ga kasuwancin zamani ba-amma tabbatar da cewa dogaro ba ya zama rauni. Lokacin da dandalin ayyukan kasuwancin ku ya haɗa da abubuwan ci gaba kamar madogara ta atomatik, samun dama ga masu gudanarwa da yawa, da ayyukan wayar hannu, ba kawai kuna siyan software ba; kana saka hannun jari a cikin juriya na aiki.

    💡 DID YOU KNOW?

    Mewayz replaces 8+ business tools in one platform

    CRM · Invoicing · HR · Projects · Booking · eCommerce · POS · Analytics. Free forever plan available.

    Start Free →

    Hanyoyi na yau da kullun & Yadda za a Guje musu

    Bayan taimaka wa ɗaruruwan ƙananan masana'antu haɓaka tsare-tsaren ci gaba, alamu da yawa suna fitowa cikin abin da ya raba aiwatar da nasara daga ƙoƙarin da ba a yi nasara ba. Ƙirƙirar kyakkyawar ɗaure wanda ke tattara ƙura yana tabbatar da gazawar. Magani: Haɗa ci gaba cikin ayyukan yau da kullun. Yi bitar tsarin yayin tarurrukan kwata-kwata. Sabunta shi lokacin hawa sabbin membobin ƙungiyar. Gwajin abubuwan da aka gyara tare da kiyaye tsarin na yau da kullun.

    Pitfall 2: Over-Ingineering for Catastrophe. Shirye-shiryen asteroid ya afku yayin yin watsi da hadarin uwar garken da safiyar Litinin. Magani: Fara mayar da hankali kan rikice-rikice masu yuwuwa da farko. Kashi 78 cikin 100 na rikice-rikicen ƙananan kasuwanci suna zuwa ne daga al'amuran yau da kullun: rashin wutar lantarki, gazawar intanet, lalata bayanai, ko rashin samun mahimmin mutum.

    Pitfall 3: Single Point of Failure Individuals. Mai shi ko babban ma'aikaci wanda ke riƙe duk kalmomin shiga, alaƙa, da ilimi. Magani: Aiwatar da tsarin raba ilimi. Yi amfani da manajojin kalmar sirri tare da shiga gaggawa. Takaddun matakai masu mahimmanci. Membobin ƙungiyar ƙwallon ƙafa ta hanyar haɗin gwiwa akan mahimman ayyuka.

    Pitfall 4: Assuming Cloud Means Immune. Duk da yake dandamalin girgije suna ba da ingantaccen ci gaba na ababen more rayuwa, ba sa warware ɗan adam ko aiwatar da ci gaba. Mafi: Fahimtar tsarin haɗin gwiwar ku. Dandalin yana sarrafa abubuwan more rayuwa; kuna sarrafa damar shiga, amincin bayanai, da ci gaba da tsarin kasuwanci.

    Pitfall 5: Ignoring Supplier Risk. Ci gaban ku yana da ƙarfi kawai kamar mafi raunin mai kawo ku. Magani: Taswirar dogaro mai mahimmanci. Tambayi manyan masu kawo kayayyaki game da tsare-tsaren ci gaba da su. Gano mafita don masu samar da tushe guda ɗaya. Yi la'akari da kiyaye ƙananan kayan tsaro don kayan aiki masu mahimmanci.

    Shirye-shiryen ci gaba da ƙananan kasuwancin da suka fi nasara suna raba halaye uku: suna sabunta takardun rayuwa akai-akai, suna mai da hankali kan yiwuwar maimakon matsanancin yanayi, kuma suna da sauƙi wanda membobin ƙungiyar zasu iya tunawa da mahimman abubuwa yayin damuwa. Platforms waɗanda ke daidaita ayyuka a zahiri suna sauƙaƙe wannan tsari-lokacin da kasuwancin ku ke gudana akan tsarin haɗin kai, ci gaba da tsarawa ya zama wani ɓangare na sarrafa tsarin maimakon wani horo daban.Tsare-tsare na ci gaba da kasuwanci ba aiki ba ne da ke da ƙarshen kwanan wata- iyawa ce da ta girma tare da kasuwancin ku. Ingantacciyar ma'auni yana mai da hankali kan alamomi masu amfani maimakon akwatunan bin ka'ida.

    Fara da waɗannan ma'auni na kwata:

    1. Kudin Tsari: Kashi na bayanan tuntuɓar da aka tabbatar na yanzu, hanyoyin da aka sabunta don canje-canjen tsarin, da makasudin dawowa har yanzu suna aiki. Manufa: 95%+
    2. Shirye-shiryen Ƙungiya: Kashi na membobin ƙungiyar waɗanda za su iya kwatanta rawar da suke takawa da samun damar tsarin mahimmanci daga nesa. Manufa: 100% don ayyuka masu mahimmanci
    3. Tsarin Tsari: Nasarar gwaje-gwajen sabuntawa na madadin, rashin samun dama ga tsarin mahimmanci, da ma'aunin lokacin dawowa. Manufa: 100% Nasara na gwadawa
    4. Masanin Hatsari: Don ainihin rushewa (har ma da ƙananan), lokacin amsawa, tasiri, da darussan da aka koya.

    Bayan ma'auni, gina ci gaba cikin al'adun kasuwancin ku. Biki lokacin da matakan ci gaba suka hana ko rage rushewa. Raba darussa daga motsa jiki na tebur a bayyane. Lokacin da sababbin ma'aikata suka shiga, ci gaba da daidaitawa ya kamata ya zama daidaitaccen tsarin saitin kwamfuta. Don kasuwancin da ke amfani da haɗe-haɗen dandamali, yawancin matakan ci gaba suna zama ta atomatik - sigar tarihin daftarin canje-canje, madogara ta atomatik tana kare bayanai, da tsarin ikon sarrafa damar shiga. Dandalin da kansa ya zama wani ɓangare na abubuwan ci gaba na ku.

    Yayin da kasuwancin ku ke haɓaka, shirin ku na ci gaba ya kamata ya samo asali cikin haɓaka. Abin da ya fara a matsayin takarda mai shafuka 10 don ƙungiyar mutum biyar na iya haɓaka zuwa tsare-tsare na sassan, ƙarin ƙayyadaddun haɗarin haɗari, da ƙa'idodin gwaji. Makullin farawa mai sauƙi, kiyaye daidaito, da barin shirin ya girma tare da ayyukan kasuwancin ku.

    Daga Tsare-tsare zuwa Shirye-shiryen: Yin Ci gaba ta atomatik

    Maƙasudin ƙarshe ba shine samun takaddun tsari ba amma haɓaka juriya na ƙungiya wanda ke aiki ta atomatik yayin rushewa. Wannan yana faruwa lokacin da ci gaba da tunani ya mamaye yanke shawara da tsarin yau da kullun.

    Ka yi la'akari da yadda zaɓin dandamali ke tasiri ci gaba. Lokacin da kuka zaɓi software na kasuwanci, kimantawa: Shin yana ba da tallafi ta atomatik tare da maidowa-in-lokaci? Yana tallafawa masu gudanarwa da yawa tare da izini granular? Shin yana samar da hanyoyin duba canje-canje? Za a iya samun isa gare ta amintacce daga ko'ina? Platforms kamar Mewayz suna gina waɗannan fasalulluka a cikin gine-ginen su, ma'ana ƙananan 'yan kasuwa suna samun kayan aikin ci gaba na kasuwanci a wuraren farashi masu dacewa. matakai masu mahimmanci a cikin tsarin yau da kullum. Yi amfani da rikodin allo don hadaddun ayyuka. Ajiye takaddun inda za'a iya samunsa yayin rushewa.

  • Gudanar da Dangantaka: Kula da alaƙa tare da madadin masu kaya kafin ku buƙaci su. Yi tattaunawa game da tsare-tsaren ci gaba da su yayin kasuwanci na yau da kullun.
  • Rikicin Kuɗi: Kula da kudaden gaggawa daidai da watanni 1-2 na kashe kuɗi masu mahimmanci. Bincika inshora katse kasuwancin da ya dace da haɗarinku.

    • Ƙananan kasuwancin da suka fi dacewa ba kawai suna tsira daga rugujewa ba—wani lokaci suna fitowa da ƙarfi. Suna nuna dogaro ga abokan cinikin da suka fuskanci gazawar masu fafatawa. Suna kula da tsabar kuɗi lokacin da wasu ke kokawa. Suna riƙe da ma'aikata waɗanda ke darajar kwanciyar hankali. Kuma sun fi yin barci da sanin cewa sun shirya don abin da ba zato ba tsammani.

    Tafiya ta ci gaba ta fara da yarda cewa rushewa ba al'amuran "idan" ba ne amma "lokacin." Guguwa zai zo, uwar garken zai kasa, mabuɗin zai tafi. Tambayar ba ita ce ko za ku fuskanci ƙalubale ba amma ko za ku kasance a shirye don ci gaba da gudanar da ayyuka yayin magance su. Tare da kayan aikin zamani da tsare-tsare masu amfani, ƙananan 'yan kasuwa za su iya samun ci gaba da haɓakawa wanda ke fafatawa da manyan fafatawa - suna canza rauni zuwa fa'idar gasa.

    Tambayoyin da ake yawan yi

    Nawa ne ƙaramin kasuwanci ya kamata ya kashe don tsara ci gaban kasuwanci?

    Mayar da hankali kan saka hannun jari na lokaci maimakon kasafin kuɗi-mafi yawan ƙananan kasuwancin na iya haɓaka ingantaccen tsari na asali tare da sa'o'i 40-60 na aikin mai da hankali kan kwanaki 90. Kudin kuɗi yawanci sun haɗa da mafita na ajiya ($ 10-50/wata), masu sarrafa kalmar sirri ($ 2-10/mai amfani/wata), da yuwuwar tuntuɓar wurare masu rikitarwa ($ 500-2,000).

    Shin dandalin kasuwanci na tushen girgije kamar Mewayz zai iya maye gurbin tsarin ci gaba na gargajiya?

    Tsarin gajimare suna ba da ingantaccen ci gaba na ababen more rayuwa amma ba sa magance ci gaban ɗan adam, tsari, ko ci gaban mai samarwa. Sun kasance muhimmin sashi na tsare-tsare na ci gaba na zamani amma dole ne a cika su da tsare-tsare masu mayar da hankali kan mutane, ka'idojin sadarwa, da hanyoyin aiwatar da kasuwanci.

    Sau nawa ya kamata mu gwada tsarin ci gaban kasuwancin mu?

    Ku gudanar da atisayen tebur a cikin kwata na shekara ta farko, sannan a duk shekara. Gwada sabuntawa kowane wata. Yi bita da sabunta bayanan tuntuɓar kowane wata. Yi cikakken gwajin yanayin kowace shekara, wanda ya dace daidai da lokacin kasuwanci a hankali.

    Mene ne mafi mahimmancin kashi ɗaya na ƙaramin shirin ci gaba da kasuwanci?

    Tsabtace ka'idojin sadarwa - sanin wanda ya kamata a tuntube shi, yadda za a kai su, abin da ya kamata ya yi, da kuma wanda ke kula da lokacin rikici yana hana rudani da jinkirta da ke haifar da matsalar farko.

    Ta yaya muke gudanar da tsare-tsaren ci gaba yayin da yawancin ƙungiyarmu ke aiki daga nesa?

    Ayyukan nesa suna sauƙaƙe wasu abubuwan ci gaba - an riga an rarraba membobin ƙungiyar. Mayar da hankali kan sakewa ta intanit (ajiya na salula), amintaccen damar yin amfani da tsarin, sake fasalin tashar sadarwa, da tabbatar da ingantaccen ilimi ba a keɓance shi da ma'aikatan nesa ba.