Como unha cadea de ximnasios brasileira automatizou a subscrición e a recollida de pagos con Mewayz
Estudo de caso: como Força Fitness, unha cadea de ximnasios brasileira de 12 locais, reduciu os fallos de pago nun 73 % e aforrou máis de 160 horas ao mes usando as ferramentas de automatización de Mewayz.
8 min read
MT
Mewayz Team
Editorial Team
Business Operations
Estudo de caso: industria do fitness
Como unha cadea de ximnasios brasileira automatiza a subscrición e a recollida de pagos
Força Fitness pasou de perder 38.000 R$/mes a pagar erros a executar un motor de subscrición totalmente automatizado en 12 localizacións, en menos de 90 días.
Resultados dunha ollada
73 %
Redución dos pagos errados
162 horas
Gardado ao mes no administrador
456 000 R$
Recuperáronse ingresos anuais
41 %
Diminución do número de membros
Empresa: Força Fitness (composición ficticia baseada en patróns reais da industria) Localización: área metropolitana de São Paulo, Brasil Tamaño: 12 localizacións, máis de 8.400 membros activos Industria: Saúde e fitness Ferramentas utilizadas: Mewayz CRM, facturación, automatización de pagos, secuencias de correo electrónico, páxinas de destino
O mercado brasileiro do ximnasio: unha oportunidade de 3,2 millóns de dólares cun problema de pago
Brasil é o segundo mercado de ximnasios máis grande do mundo, só por detrás dos Estados Unidos. Segundo a International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) e a investigación de mercado de WorldMetrics, o país conta con máis de 31.000 instalacións de fitness que dan servizo a aproximadamente 9,6 millóns de membros do ximnasio, xerando uns 3.200 millóns de dólares en ingresos anuais a partir de 2025.
Pero debaixo desas impresionantes cifras atópase un desafío operativo persistente: a recadación de pagos. As enquisas do sector indican que os ximnasios brasileiros perden entre o 15% e o 28% dos ingresos mensuais esperados por erros de pago, tarxetas caducadas e erros de facturación manual. Para unha cadea de tamaño medio como Força Fitness, esa brecha traduciuse en que decenas de miles de reais desaparecen cada mes.
Esta é a historia de como unha cadea de ximnasios atacou esa fuga de ingresos e transformou toda a súa operación no proceso.
O reto: os procesos manuais esgotan os ingresos e o tempo do persoal
Ricardo Menezes fundou Força Fitness en 2017 cunha única localización no barrio dos Pinheiros de São Paulo. A principios de 2024, a cadea expandiuse a 12 locais na área metropolitana da cidade, cunha adhesión combinada de máis de 8.400 membros activos.
Non obstante, o crecemento trouxo complexidade. A cadea do ximnasio funcionaba sobre un mosaico de ferramentas desconectadas:
Un sistema de xestión de ximnasios antigo (só para escritorio, sen integracións de API) para os rexistros
Follas de cálculo para rastrexar as renovacións de membros e o estado dos pagos
Transferencias bancarias manuais e boletos (un método de pago común brasileiro) para a facturación
Grupos de WhatsApp para a comunicación interna entre localizacións
Un sitio web básico sen capacidade de rexistro en liña
"Estabamos crecendo, pero os nosos sistemas non medraban connosco. Todos os meses, o meu persoal administrativo pasou as dúas primeiras semanas só perseguindo pagos. Tiñamos tres persoas a tempo completo cuxo traballo principal era chamar aos membros sobre facturas atrasadas. Era insostible".
— Ricardo Menezes, fundador e CEO de Força Fitness
Os problemas eran cuantificables e dolorosos:
Área problemática
Impacto mensual
Pagos fallidos ou perdidos
38.000 R$ en ingresos non recaudados
Horario do persoal no seguimento manual do pago
~180 horas en todas as localizacións
Taxa de abandono dos membros (mensual)
7,2 %, moi por riba do obxectivo do sector 4-5 %
Hora de incorporación de novos membros
25-30 minutos por membro (só en persoa)
Días para resolver unha disputa de facturación
5-8 días laborables de media
O peaxe financeiro foi elevado. Só con 38.000 R$ ao mes en pagamentos errados, a cadea deixaba sobre a mesa 456.000 R$ ao ano, o que é suficiente para financiar a apertura dun local totalmente novo.
Mentres tanto, a taxa de abandono mensual do 7,2% significaba que a cadea substituía efectivamente toda a súa base de membros cada 14 meses. Unha parte importante desa rotación foi involuntaria: membros cuxos pagos fallaron e que nunca foron debidamente contratados.
Por que Força Fitness escolleu Mewayz
O equipo de Ricardo avaliou varias solucións, incluíndo plataformas específicas para ximnasios como Tecnofit e EVO, así como ferramentas comerciais de propósito xeral. Os requisitos eran claros:
Pagos recorrentes automatizados con lóxica de reintento para transaccións erradas
Funcionalidade de CRM para rastrexar o ciclo de vida dos membros nas 12 localizacións
Rexistro en liña e autoservizo para membros novos e existentes
Automatización de correo electrónico e mensaxería para recordatorios de pago e reactivación
Asequibilidade: a solución necesaria para funcionar dentro das súas marxes operativas
"A maioría do software específico do ximnasio fixo unha ou dúas cousas ben, pero obrigounos a seguir usando outras ferramentas para o resto. Mewayz foi a primeira plataforma onde todo (CRM, pagos, correo electrónico, páxinas de destino, facturación) vivía nun só lugar. E o prezo era unha fracción do que estabamos pagando pola nosa pila desconectada".
— Ricardo Menezes
Coa arquitectura modular de Mewayz (máis de 207 ferramentas integradas nunha única plataforma), Força Fitness podería activar exactamente os módulos que necesitaban sen pagar por un software empresarial inchado. A 49 USD ao mes para o nivel premium, o custo foi inferior ao que estaban gastando só en complementos de follas de cálculo.
A solución: unha transformación de 90 días
A implementación seguiu un enfoque gradual, implementando as capacidades nas 12 localizacións durante tres meses.
Cronoloxía de implementación
Semanas 1–2: Fundación
Migraron 8.400 rexistros de membros a Mewayz CRM. Configura a segmentación baseada na localización. Pasarela de pago conectada (integración de Stripe con compatibilidade con PIX e boleto).
Semanas 3–4: automatización de pagos
Facturación recorrente automática configurada para todos os niveis de adhesión. Creouse unha secuencia de reclamación de 5 pasos: recordatorios automáticos o día 1, o día 3, o día 5, o día 7 e o día 14 despois dun pago fallido. Engadíronse avisos de actualización automática da tarxeta por correo electrónico.
Semanas 5–8: experiencia dos membros
Lanzaron 12 páxinas de destino específicas de localización con formularios de rexistro en liña. Creouse un portal de autoservizo para membros para cambios no plan, actualizacións de pago e solicitudes de conxelación. Creación de secuencias de correo electrónico de incorporación automatizadas (series de benvida, horarios de clases, presentacións de formadores).
Semanas 9-12: optimización e escalado
Fluxos de traballo de prevención de abandono implantados: secuencias de reactivación automatizadas desencadeadas cando a asistencia dos membros caeu por debaixo de 2 visitas/semana. Engadiuse o seguimento de referencias e os pagos de comisións automatizados para os adestradores. Consolidou as 12 localizacións nun único panel con informes de ingresos en tempo real.
Deep Dive: o motor de automatización de pagos
O núcleo da transformación foi o fluxo de traballo de automatización de pagos de Mewayz. Así é como funcionou a secuencia de reclamación na práctica:
Disparador
Acción
Taxa de recuperación
Fallo no pago (día 0)
Reintento automático + correo electrónico cunha ligazón de pago cun só clic
Recuperouse un 34 %
Aínda non se pagou (día 3)
Segundo reintento + SMS con ligazón de pago + solicitude de actualización da tarxeta
Recuperouse un 22 %
Aínda non se pagou (día 5)
Correo electrónico que ofrece PIX ou boleto como pago alternativo
Recuperouse o 11 %
Aínda non se pagou (día 7)
Correo electrónico persoal do xestor de localización (modelo automatizado)
4 % recuperado
Aínda non se pagou (día 14)
Aviso final + aviso de suspensión da adhesión + oferta de recuperación
2 % recuperado
O resultado acumulado: o o 73 % dos pagos fallidos anteriormente recuperáronse agora automaticamente, sen unha soa chamada telefónica do persoal. O 27 % restante foi marcado para a divulgación manual, unha carga de traballo moito menor que antes.
Críticamente, o sistema de Mewayz tamén abordou un desafío específico de Brasil: a popularidade de PIX (o sistema de pago instantáneo de Brasil, utilizado por máis de 150 millóns de brasileiros) e os boletos (recibos de pago emitidos polos bancos). Ao ofrecer unha alternativa automática a estes métodos cando fallaron os pagos con tarxeta, Força Fitness obtivo ingresos que se perderían por completo nun sistema só con tarxeta.
Os resultados: antes e despois de Mewayz
Seis meses despois da implementación total, os números contaron unha historia convincente:
Métrica
Antes de Mewayz
Despois de Mewayz
Cambiar
Perdas mensuais por erros de pago
38.000 R$
10.260 R$
↓ 73 %
Horas de administración nas tarefas de facturación
1. CRM — Fonte única de verdade para 8.400 membros
Antes de Mewayz, os datos dos membros estaban espallados por follas de cálculo, o sistema de rexistro de entrada antigo e as memorias do persoal da recepción. O módulo CRM de Mewayz proporcionou a Força Fitness unha base de datos de membros unificada con campos personalizados para o nivel de adhesión, o estado de pago, a frecuencia de asistencia, a localización preferida, a asignación do adestrador e as datas do contrato.
O motor de segmentación do CRM permitiu ao equipo crear listas dinámicas, por exemplo, "membros da localización de Moema cuxa asistencia caeu por debaixo dunha vez por semana nos últimos 30 días" e activar fluxos de traballo automatizados contra eses segmentos.
2. Automatización de facturación e pago: o motor de recuperación de ingresos
O módulo de facturación de Mewayz xestionaba a facturación periódica dos cinco niveis de adhesión (desde 89 R$/mes para o acceso básico ata 349 R$/mes para o plan premium de todas as localizacións). A capa de automatización xestionaba a lóxica de reintento, as secuencias de reclamación e o cambio de método de pago, todo sen intervención manual.
O sistema procesou unha media de 8.400 facturas ao mes e resolveu automaticamente o 73 % dos erros de pago mediante a secuencia de reclamación de 5 pasos descrita anteriormente.
3. Secuencias de correo electrónico — Retención a escala
Força Fitness implantou cinco secuencias de correo electrónico automatizadas a través de Mewayz:
Serie de benvida (5 correos electrónicos en 14 días): taxa de apertura do 68 %
Baixa de asistencia (activada cando as visitas caeron por debaixo do limiar): recuperouse o 23 % dos membros en risco
Recordatorios de renovación (30, 14 e 7 días antes do vencemento do plan anual): taxa de renovación do 81 % fronte ao 64 % anterior
Campaña de recuperación (para membros cancelados, enviada aos 30, 60 e 90 días): taxa de reactivación do 12 %
Solicitudes de referencia (enviadas despois da 30ª visita dun membro): xeraron máis de 140 referencias nos primeiros 6 meses
4. Páxinas de destino — Abrir a canle en liña
Cada unha das 12 localizacións recibiu unha páxina de destino dedicada construída co editor de arrastrar e soltar de Mewayz. Nestas páxinas aparecen imaxes específicas da localización, horarios de clases, táboas de prezos e formularios de rexistro integrados conectados directamente ao CRM e ao sistema de pago.
En seis meses, o 38 % de todas as novas subscricións orixináronse en liña, unha canle que simplemente non existía antes. A taxa de conversión media en todas as páxinas de destino foi do 4,7 %, en comparación co índice de referencia da industria do fitness do 2 - 3 %.
Os efectos ondulatorios: máis aló dos pagos
A automatización non só solucionou o problema de pago, senón que cambiou fundamentalmente o funcionamento de Força Fitness.
Redistribución do persoal: os tres funcionarios administrativos a tempo completo que antes dedicaban a maior parte do seu tempo ao seguimento dos pagos foron redistribuídos para os roles de experiencia dos membros. Dous convertéronse en "coordinadores de éxito dos membros" centrados na retención e na venta de paquetes de adestramento persoal. Un pasou a desempeñar un papel de mercadotecnia dixital, xestionando as páxinas de destino e as redes sociais, unha función para a que a cadea nunca tiña ancho de banda.
Decisións baseadas en datos: con todos os datos dos membros, o historial de pagos e os patróns de asistencia nunha soa plataforma, Ricardo finalmente puido ver que localizacións tiñan un rendemento inferior, que niveis de subscrición tiñan o maior valor de por vida e que horas do día tiñan máis rexistros. Isto informou as decisións sobre a programación das clases, os niveis de persoal e mesmo a localización do seu ximnasio número 13 (aberto no cuarto trimestre de 2025).
Satisfacción dos membros: as enquisas de Net Promoter Score (NPS), agora enviadas automaticamente a través de Mewayz, mostraron un salto de 32 a 51, un salto significativo no sentimento dos membros impulsado en gran parte pola eliminación das chamadas telefónicas de pago incómodas e a comodidade da xestión de contas de autoservizo.
"A maior sorpresa non foi o diñeiro que recuperamos, senón o moito que mellorou a moral do noso equipo. Ninguén entrou no negocio do fitness para facer chamadas de recollida. Agora o noso persoal pasa o tempo axudando aos membros a alcanzar os seus obxectivos, que é o que deberíamos estar facendo todo o tempo".
— Ricardo Menezes
Contexto da industria: por que isto é importante para as empresas de fitness brasileiras
A historia de Força Fitness reflicte un desafío máis amplo da industria. Segundo IHRSA e os datos do sector agregados por WorldMetrics e WifiTalents:
Brasil ten aproximadamente 31.000 instalacións de fitness, a maior parte de calquera país fóra dos Estados Unidos.
O mercado de fitness brasileiro xera un estimado de 3.200 millóns de dólares anuais, pero as marxes de beneficio dos ximnasios independentes son de só un 10-15 %, o que significa que a fuga de ingresos por pagos fallidos pode ser a diferenza entre beneficios e perdas.
A adopción de fitness dixital despois da pandemia en Brasil aumentou. Os membros agora esperan rexistro en liña, xestión de contas de autoservizo e métodos de pago flexibles, incluíndo PIX, que só procesou máis de 42.000 millóns de transaccións só en 2024 (Banco Central do Brasil).
A baixa dos membros do ximnasio en Brasil ten unha media de 6-8 % mensual para as cadeas orzamentarias e do mercado medio, e as baixas involuntarias (fallos de pago) representan ata o 40 % do total de abandonos (estimacións da asociación da industria Fitness Brasil).
Para os propietarios de ximnasios que operan neste entorno, as matemáticas son sinxelas: automatizar a recollida de pagos e a xestión dos membros non é un luxo, é unha estratexia de supervivencia.
Principais conclusións para os propietarios de empresas de fitness
A eliminación involuntaria pódese corrixir. Unha secuencia de reclamación estruturada con varias opcións de reserva de pago pode recuperar automaticamente o 60-75 % dos pagos errados.
Consolida as túas ferramentas. Executar 4-5 sistemas desconectados custa máis e crea silos de datos. Unha plataforma unificada como Mewayz elimina os dores de cabeza de integración e ofrécelle unha única fonte de verdade.
Ofrece PIX e boleto. En Brasil, a facturación só con tarxeta de crédito deixa diñeiro sobre a mesa. A alternativa automática aos métodos de pago locais mellora significativamente as taxas de cobro.
Automatiza a comunicación dos membros. As secuencias de benvida, os activadores baseados na asistencia e os recordatorios de renovación son ferramentas comprobadas de retención que ningún equipo humano pode executar de forma consistente a escala.
Abre a canle en liña. Mesmo para unha empresa física como un ximnasio, a capacidade de rexistro en liña pode xerar entre o 30 e o 40 % das novas subscricións, membros que quizais nunca entraran durante o horario de recepción.
Volver implantar, non reducir. A automatización libera ao persoal para traballos de maior valor. O ROI aumenta cando o antigo persoal administrativo se converte en funcións xeradoras de ingresos.
Nota metodolóxica
Este estudo de caso é unha narración composta baseada nos patróns comúns observados en empresas de fitness que utilizan plataformas de negocio todo en un. "Força Fitness" e "Ricardo Menezes" son representacións ficticias. As estatísticas do sector obtéñense de IHRSA, WorldMetrics, WifiTalents e Banco Central do Brasil. Os resultados individuais poden variar segundo o tamaño da empresa, o mercado e o enfoque de implementación.
¿Estás preparado para automatizar a subscrición e os pagos do teu ximnasio?
Únete a máis de 138.000 empresas que usan Mewayz para automatizar a facturación, reducir o abandono e recuperar os ingresos perdidos. Comeza gratuíto, sen necesidade de tarxeta de crédito.
Cal foi o principal reto económico ao que se enfrontaba Força Fitness?
Força Fitness estaba a perder aproximadamente R$ 38.000 cada mes debido a que non se cobraban os pagos. Esta carga administrativa requiriu que o persoal dedicase incontables horas a rastrexar manualmente os pagos, enviando recordatorios e actualizando o estado dos membros. Esta ineficiencia non só prexudicou o seu fluxo de caixa inmediato, senón que tamén contribuíu a unha maior taxa de abandono dos membros, xa que os pagos vencidos adoitan levar a cancelación de subscricións.
Como axudou Mewayz a reducir nun 73 % os pagos fallidos?
Mewayz automatizou todo o proceso de cobro de pagos. O seu sistema intégrase perfectamente coas pasarelas de pago locais brasileiras, tentando automaticamente transaccións erradas cunha lóxica intelixente e enviando recordatorios automáticos aos membros para que os métodos de pago actualizados. Este enfoque de non intervención garantiu que os pagos se cobrasen de forma consistente, recuperando R$ 456.000 en ingresos anuais que se estaban perdendo anteriormente.
Como puido o persoal aforrar 162 horas ao mes en administración?
Antes de Mewayz, o persoal xestionaba manualmente a facturación, perseguía pagos e actualizaba follas de cálculo. A automatización da plataforma xestiona todo isto, liberando ao equipo para centrarse na experiencia dos membros e nas operacións do ximnasio en lugar de tarefas administrativas tediosas. Este importante aforro de tempo tradúcese nun mellor servizo e nuns custos laborais reducidos.
Un sistema como este é accesible para unha cadea de ximnasios de varias localizacións?
Si. Mewayz está deseñado para ser altamente escalable e rendible. Con plans a partir de 19 dólares ao mes para acceder aos seus módulos principais, o retorno do investimento foi claro para Força Fitness. A solución pagouse rapidamente por si mesma recuperando os ingresos perdidos e reducindo os gastos administrativos nas súas 12 localizacións.
Try Mewayz Free
All-in-one platform for CRM, invoicing, projects, HR & more. No credit card required.
