Els 10 informes que tots els propietaris de petites empreses haurien de revisar mensualment (a més de plantilles gratuïtes)

Deixa d'endevinar, comença a créixer: el poder dels informes mensuals

Imagineu-vos que intenteu conduir un cotxe amb el parabrisa enfosquit. És possible que sentiu el moviment, però no teniu ni idea de si aneu cap a un penya-segat o una carretera clara. Per a molts propietaris de petites empreses, això és el que se sent dirigir una empresa sense informes financers regulars. Esteu prenent decisions basant-vos en els vostres sentiments més que en dades concretes.

Segons un estudi del Banc dels Estats Units, el 82% dels fracassos empresarials es deuen a una mala gestió del flux d'efectiu, cosa que podria haver evitat un informe adequat. La bona notícia? No necessiteu un títol de comptabilitat per dominar aquests informes essencials. Amb eines com Mewayz, podeu automatitzar el procés i centrar-vos en allò que importa: fer créixer el vostre negoci.

Aquesta guia us guiarà a través dels 10 informes que formen la base d'un negoci saludable basat en dades. Per a cadascun, explicarem què és, per què és important i com crear-lo, sovint amb uns quants clics al sistema operatiu de la vostra empresa.

The Financial Health Trio: Your Business's Vital Signs

Aquests tres informes us ofereixen una instantània immediata de la situació financera de la vostra empresa. Penseu en ells com la pressió arterial, la freqüència cardíaca i la temperatura de la vostra empresa.

1. El compte de pèrdues i guanys (P&L)

Què és: un resum dels vostres ingressos, costos i despeses durant un període específic. Et mostra exactament quants diners estàs guanyant (o perdent).

Per què és important: el teu P&L és el quadre de comandament definitiu. Us indica si el vostre model de negoci funciona. Ets rendible? S'estan descontrolant determinades despeses? Una revisió mensual ràpida us ajuda a detectar les tendències abans que es converteixin en problemes.

Com crear-la: la majoria de programari de comptabilitat ho genera automàticament. A Mewayz, aneu al mòdul Analytics i seleccioneu Informes financers. Filtreu pels últims 30 dies per veure el vostre rendiment mensual.

2. L'estat de flux d'efectiu

Què és: aquest informe fa un seguiment del moviment d'entrades i sortides d'efectiu de la vostra empresa. Es divideix en tres seccions: activitats d'explotació (activitats del dia a dia), activitats d'inversió (compra/venda d'actius) i activitats de finançament (préstecs/inversions).

Per què és important: la rendibilitat no és igual a la liquiditat. Podeu ser rendible en paper, però encara quedareu sense efectiu si els clients tarden a pagar o heu fet grans inversions de capital. Aquest informe garanteix que teniu prou efectiu per cobrir les vostres factures.

Consell professional: centreu-vos en el Flux d'efectiu operatiu. Un nombre constantment positiu aquí és un fort indicador d'un negoci sostenible.

3. El balanç

Què és: una instantània del que la vostra empresa té (actius) i deu (passius) en un moment concret, juntament amb el patrimoni del propietari.

Per què és important: ofereix una visió a llarg termini de la vostra salut financera. El vostre nivell d'endeutament és manejable? El patrimoni net de l'empresa està creixent? Comparar els balanços d'un mes a un altre mostra la teva trajectòria.

"Els ingressos són vanitat, els beneficis són seny, però l'efectiu és el rei". Aquest vell adagi ens recorda que, tot i que el creixement de la línia principal és emocionant, les empreses sostenibles gestionen els tres: ingressos, beneficis i flux d'efectiu.

El pols operatiu: són eficients les vostres activitats diàries?

Aquests informes canvien el focus de les finances pures a la sala de màquines del vostre negoci: les operacions que impulsen aquests resultats financers. Informe d'antiguitat dels comptes

Què és: un desglossament de les vostres factures pendents, categoritzades per quant de temps han estat vençudes (p. ex., 0-30 dies, 31-60 dies, 61-90 dies, més de 90 dies).

Per què és important aquesta eina per a la gestió de comptes: Destaca quins clients paguen lents i us ajuda a prioritzar els vostres esforços de cobrament. Com més temps no es pagui una factura, menys probabilitats hi haurà de cobrar.

Com utilitzar-la: poseu-vos en contacte immediatament amb els clients amb les factures entre 31 i 60 dies. Durant més de 90 dies, considereu accions més serioses, com ara utilitzar una agència de cobrament.

5. Informe de rendiment de vendes

Què és: una anàlisi de les vostres dades de vendes, sovint desglossades per producte/servei, venedor, canal o tipus de client.

Per què és important: aquest informe respon a preguntes crítiques. Quins productes són els teus més venuts? La teva nova campanya de màrqueting realment genera vendes? Alguns membres de l'equip de vendes superen els altres? Això us permet duplicar el que funciona.

6. Informe de rotació d'inventari

Què és: mesura la freqüència amb què veneu i substituïu l'inventari durant un període. La fórmula és: Cost de les mercaderies venudes/Inventari mitjà.

Per què és important (per a empreses basades en productes): una taxa de rotació baixa pot significar que esteu excés d'existències, i que s'emparen efectiu en béns no venuts. Una taxa molt alta pot significar que esteu en risc d'exhaurir-vos i perdre vendes. L'objectiu és un equilibri òptim i específic del sector.

La lent del client i del màrqueting: entendre el vostre públic

Aquests informes asseguren que no només feu vendes, sinó que construïu una base de clients fidels que impulsarà el creixement futur.

7. Informe del cost d'adquisició de clients (CAC)

Què és: el cost total de vendes i esforços de màrqueting dividit pel nombre de nous clients adquirits en un període. Per exemple, si heu gastat 1.000 $ en màrqueting i heu guanyat 10 clients, el vostre CAC és de 100 $.

Per què és important: us indica l'eficiència del vostre màrqueting. Si el vostre CAC és superior al benefici que obteniu d'un client, el vostre model de negoci està trencat. El seguiment d'aquest mensual us ajuda a avaluar el ROI de diferents canals de màrqueting.

8. Informe del valor vital del client (LTV)

Què és: una estimació dels ingressos totals que una empresa pot esperar d'un sol compte de client. Analitza el valor mitjà de compra, la freqüència de compra i la vida útil del client.

Per què és important: quan es visualitza juntament amb CAC, LTV us ofereix la proporció àuria de la salut empresarial: LTV:CAC. Una proporció de 3:1 o superior es considera generalment saludable. Sovint és més intel·ligent gastar més per adquirir un client que valdrà milers amb el temps que perseguir compradors barats i puntuals.

9. Informe d'anàlisi de llocs web i màrqueting

Aquest no és un informe, sinó un tauler de mètriques clau d'eines com Google Analytics i les vostres plataformes de xarxes socials.

Mètriques clau per fer un seguiment mensual:

• Trànsit del lloc web: Visitants totals, visitants únics, fonts de trànsit que reben el percentatge de conversions desitjat.
• acció (p. ex., registrar-se per rebre un butlletí informatiu, fer una compra).
• Percentatges d'obertura i percentatges de clics per correu electrònic: quina implicació té la vostra llista de correu electrònic.
• Interacció amb les xarxes socials: M'agrada, comparteix, comenta i creixement dels seguidors.

Aquesta informació de màrqueting us mostren les dades i en què us enfoca el màrqueting. energia.

La imatge general i el futur

10. Tauler d'indicadors clau de rendiment (KPI)

Què és: un resum d'una sola pàgina de les teves 5-10 mètriques més importants. Aquesta és la vostra cabina personalitzada per a l'empresa.

Per què és important: en comptes de passar per 10 informes separats, un tauler d'indicadors de KPI us ofereix una visió d'un cop d'ull de la salut general. Estalvia temps i us ajuda a centrar-vos en allò que és realment crític.

Què cal incloure: això varia segons l'empresa, però sovint inclou: ingressos recurrents mensuals (MRR), marge de benefici net, CAC, LTV, percentatge d'abandonament del client i creixement de vendes.

Els vostres informes mensuals de 5 minuts. Màx.)

Això pot semblar molt, però amb l'automatització, una revisió mensual pot ser ràpida i indolora.

1. Programeu-la (5 minuts): bloquegeu 30 minuts al vostre calendari el primer dia laborable de cada mes. Això fa que sigui un hàbit no negociable.
2. Automatitza la recollida (0 minuts): fes servir una plataforma com Mewayz per connectar els teus comptes bancaris, processadors de pagaments i CRM. Els informes es generaran ells mateixos.
3. Busca banderes vermelles (10 minuts): revisa ràpidament cada informe. Busqueu tendències negatives: disminució del flux d'efectiu, augment del CAC, augment de les factures vençudes.
4. Pregunteu "Per què?" (10 minuts):Per a qualsevol canvi significatiu (bon o dolent), identifiqueu-ne la causa. Una nova campanya de màrqueting va reduir el CAC? Va marxar un client important, augmentant la rotació?
5. Decideix una acció (5 minuts): segons la teva revisió, tria una acció única per dur a terme aquest mes. Exemple: "Truqueu als tres clients amb factures de més de 60 dies" o "Augmenteu el pressupost del canal de màrqueting que va baixar el nostre CAC".

De la sobrecàrrega de dades a la visió estratègica

Els informes no són només registres històrics; són una brúixola per al futur. Un propietari d'un restaurant que revisa el seu P&L pot notar que les vendes de licors tenen un marge de benefici del 70% en comparació amb el 15% dels aliments. Aquesta visió podria donar lloc a una nova campanya de màrqueting i menú de còctels, que augmentarà directament la rendibilitat.

L'objectiu no és ofegar-se en dades, sinó donar a conèixer les 2-3 estadístiques que tindran un impacte més gran en el vostre negoci el mes vinent. En convertir aquests 10 informes en un ritual mensual, passareu de ser un bomber reactiu a un capità proactiu, dirigint el vostre negoci amb confiança cap al creixement a llarg termini.